(1) ¹Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. ²Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. ³Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. ⁴In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) ¹Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften. ²In allen anderen Fällen kann die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts sowie die Generalstaatsanwältin oder der Generalstaatsanwalt Anordnungen treffen. ³Hierüber ist die oberste Landesbehörde zu informieren.

(1) ¹Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. ²Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. ³Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise eine Angelegenheit betreffen, mit der das Gericht oder die Staatsanwaltschaft befasst ist oder war, zum Beispiel betreffend

1. 1.

   Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sowie Stundung der Kosten des Insolvenzverfahrens,

2. 2.

   Zwangs- und Ordnungsmittel,

3. 3.

   Berichtigung und Ergänzung,

4. 4.

   Aufhebung und Abänderung,

5. 5.

   Rechtsbehelfe,

6. 6.

   Rügen,

7. 7.

   Straf- und Zwangsvollstreckung,

8. 8.

   Fortführung nach Aussetzung, Nichtbetrieb, Ruhen oder Unterbrechung,

9. 9.

   Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

10. 10.

    Kosten- und Vergütungsfestsetzung,

11. 11.

    Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

12. 12.

    Kostenansatz und Mitteilungen,

13. 13.

    Ablehnung von Gerichtspersonen.

⁴Abänderungsklagen nach §§ 323, 323a ZPO, Abänderungsanträge nach §§ 225 bis 227 und §§ 238 bis 240 FamFG, Restitutions- und Nichtigkeitsklagen nach § 578 ZPO und Wiederaufnahmeanträge nach § 48 Absatz 2, §§ 118, 185 FamFG erhalten ein neues Aktenzeichen. ⁵Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, kann ein neues Aktenzeichen vergeben werden. ⁶Wird ein Verfahren von einem anderen Gericht oder einer Staatsanwaltschaft übernommen, muss ein neues Aktenzeichen vergeben werden.

(2) ¹Das Aktenzeichen wird, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt, gebildet aus:

1. 1.

   der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers, des Güterichters oder Dezernenten,

2. 2.

   dem Registerzeichen nach Anlage 1,

3. 3.

   der fortlaufenden Nummer der Registrierung,

4. 4.

   bei jahrgangsweiser Registrierung einem Schrägstrich und den beiden Endziffern grundsätzlich des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist,

5. 5.

   gegebenenfalls weiteren in Anlage 2 definierten Zusatzzeichen.

²Das Aktenzeichen dient grundsätzlich auch als Geschäftsnummer.

(3) ¹Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. ²Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. ³Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(1) ¹Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. ²Nur soweit in dieser Aktenordnung oder einer Rechtsvorschrift bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).

(2) ¹Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. ²Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:

1. 1.

   das Gericht oder die Behörde,

2. 2.

   das Aktenzeichen,

3. 3.

   die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreter,

4. 4.

   die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

5. 5.

   weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.

³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. ⁴Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) ¹Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. ²Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. ³Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. ⁴Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. ⁵Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. ⁶Wenn Zustellungsdokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. ⁷Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) ¹Die Seiten einer elektronischen Akte sind, mit Ausnahme der Registerakten, fortlaufend zu nummerieren. ²Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. ³Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. ⁴Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. ⁵Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. ⁶Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) ¹Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). ²Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) ¹Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der Kostenverfügung (KostVfg). ²§ 3 Absatz 3, 3a KostVfg gilt entsprechend für die Niederschriften über vereinnahmte Sicherheitsleistungen sowie Hinterlegungsquittungen. ³Die Behandlung der die Prozess- und Verfahrenskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach den Durchführungsbestimmungen zur Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sowie zur Stundung der Kosten des Insolvenzverfahrens (DB-PKH).

(7) ¹Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. ²Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. ³Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. ⁴Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) ¹Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. ²Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) ¹Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichts- oder Behördenleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. ²Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. ³Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.