VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung

1. Zuständigkeiten der anordnenden Dienststellen

Die anordnenden Dienststellen sind für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln zuständig. Die Bewirtschaftung umfasst Maßnahmen zur Mittelverteilung und Mittelverwendung sowie die dazu erforderlichen Buchungen. Die anordnenden Dienststellen sind darüber hinaus zuständig für:

• Verwahr- und Vorschussaufklärung (Umbuchung, Weiterleitung, Rückzahlung) soweit diese auf den dienststellenbezogenen Girokonten eingehen und nicht automatisch den gebuchten Forderungen und Verbindlichkeiten zugeordnet werden können,

• Überprüfung/Bearbeitung der Offenen Posten,

• Überprüfung/Bearbeitung der Wiedervorlagen,

• Berechnung von Stundungs- und Verzugszinsen sowie von Säumniszuschlägen sofern eine automatische Berechnung nicht erfolgt,

• Verrechnungen im Wege der Aufrechnung,

• Abrechnung der Gerichtsvollzieher-Gebührenanteile,

• Meldung der mit zu versteuernden Nebenbezüge an die Bezüge abrechnende Dienststelle,

• Verwaltung der Wertgegenstände, sofern nicht die Zuständigkeit der Gerichtszahlstelle nach den Bestimmungen des NHintG und den hierzu ergangenen Ausführungsbestimmungen gegeben ist,

• Ermittlung der aktuellen Anschrift von Zahlungspflichtigen

soweit nicht die Zentrale Vollstreckungsstelle zuständig ist.

Bestimmungen der Finanzverwaltung (Steuer) bleiben unberührt. Regelungen von grundsätzlicher Bedeutung hat die Aufsichtsbehörde im Einvernehmen mit dem MF zu erlassen.

2. Anordnungen

2.1 Anforderungen

2.1.1 Anordnungen (Sollbuchungen) sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten und um diese ggf. im Nachhinein zu ändern. Die Anordnungen sind das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Änderung wahrgenommen werden.

2.1.2 Das MF kann einwilligen, dass bei Einzahlungen auf eine Anordnung (Sollbuchung) verzichtet wird (Nicht-Soll-Buchung).

2.1.3 An einer Anordnung müssen grundsätzlich zwei Personen beteiligt sein (Vier-Augen-Prinzip). Ausnahmen davon sind nur bei Annahmeanordnungen zulässig (siehe Nummer 2.2).

Dazu ist eine Einwilligung des MF erforderlich. Das MF führt das Einvernehmen mit dem LRH herbei.

2.1.4 Anordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn in den anordnenden Dienststellen oder in den für Zahlungen zuständigen Stellen Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlungen begründen (begründende Unterlagen, siehe Nummer 5.3) und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten, die Bankverbindung, der Fälligkeitstermin sowie die Haushaltsstellen ersichtlich sind.

2.2 Allgemeine Anordnungen

2.2.1 Für bestimmte, mehrfach vorkommende, gleichartige Einzahlungen können Allgemeine Anordnungen erteilt werden. Sie ersetzen die förmliche Annahmeanordnung. Die Ausübung einer Anordnungsbefugnis ist hier nicht erforderlich und somit unterliegen sie nicht dem Vier-Augen-Prinzip. Eine Allgemeine Anordnung bedarf der Einwilligung des MF.

2.2.2 Allgemeine Anordnungen können zugelassen werden für:

• Einzahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife und amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind (z. B. Kosten für den unbaren Zahlungsverkehr, Zinsen, Säumniszuschläge),

• Einzahlungen von gleichartigen Zahlfällen,

• in anderen Fällen zur Erzielung von Einnahmen im Einvernehmen mit dem LRH.

2.2.3 Allgemeine Anordnungen können mit Einwilligung des MF auch durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften erteilt werden.

Für die Annahme von Gerichtskosten, Geldstrafen und Geldbußen bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften gelten besondere Vorschriften.

Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH abweichende Regelungen treffen.

2.3 Verantwortlichkeiten

2.3.1 Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch

• die Feststellung der sachlichen Richtigkeit,

• die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit,

• die Erfassung der Anordnungsdaten in automatisierten Verfahren sowie

• die Ausübung der Anordnungsbefugnis

wahrgenommen.

2.3.2 Zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sind alle Bediensteten befugt, die die Sachverhalte, deren Richtigkeit sie zu bescheinigen haben, vollumfänglich beurteilen können und die dazu durch die Beauftrage oder den Beauftragten für den Haushalt (BfdH) im Verfahren berechtigt wurden und deshalb befugt sind.

2.3.2.1 Die Bescheinigung der Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst, dass

• die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,

• nach den geltenden Vorschriften, insbesondere dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist; hierzu gehört, dass die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war und die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,

• Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,

• die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für eine Zahlung vorliegen (z. B. Mittelverfügbarkeit, insbesondere für den Fall einer deaktivierten Mittelkontrolle),

• der angeforderte Betrag nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.

2.3.2.2 Die Bescheinigung der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit beinhaltet die Verantwortung, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Anordnung und den sie begründenden Unterlagen rechnerisch richtig sind.

2.3.3 Die oder der BfdH der anordnenden Dienststellen bestimmt, welche Verantwortlichkeiten die Bediensteten im Anordnungsverfahren haben.

2.4 Datenerfassung

Anordnungen sind unverzüglich nach Prüfung der zahlungsbegründenden Unterlagen zu erfassen. Dieses dient insbesondere auch der Sicherstellung einer fälligkeitsgerechten Zahlung bzw. einem fälligkeitsgerechten Einzug.

2.5 Freigabe und elektronische Signatur

Das Freigabeverfahren erfolgt in Einzelfreigabe oder pauschaler Freigabe mit anschließender elektronischer Signatur.

2.6 Journalisierung

Mit der Journalisierung der freigegebenen und signierten Anordnung gilt die Buchung in den Büchern (Sachbücher) als erfolgt.

2.7 Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung muss mindestens die in den Nummern 2.7.1 bis 2.7.14 aufgeführten Angaben enthalten:

1. 2.7.1

   die Bezeichnung der für die Anordnung zuständigen Stelle (Dienststelle; die Angabe erfolgt automatisch),

2. 2.7.2

   die Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

3. 2.7.3

   die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr notwendigen Angaben,

4. 2.7.4

   den Betrag mit Währungsbezeichnung,

5. 2.7.5

   die Kennzeichnung der Art der Anordnung (z. B. Einzahlung, Auszahlung),

6. 2.7.6

   bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes Kennzeichen,

7. 2.7.7

   die Fälligkeit,

8. 2.7.8

   das Zahlungsverfahren,

9. 2.7.9

   das Haushaltsjahr,

10. 2.7.10

    die für Mahnung, Vollstreckung und sonstige Verzugsfolgen notwendigen Angaben,

11. 2.7.11

    das Kassenzeichen,

12. 2.7.12

    Leitmerkmale im Zahlungsverkehr (BIC, IBAN, Bankidentifikation, Kontonummer),

13. 2.7.13

    Zahlungsgrund, Verwendungszweck,

14. 2.7.14

    die Buchungszeilen, Unterkonten.

2.8 Abweichender Inhalt der Anordnung

Das MF oder die von ihm ermächtigte Stelle kann zulassen, dass einzelne Angaben nach Nummer 2.7 in Anordnungen nicht enthalten sein müssen oder erst nach der Zahlung ergänzt werden, oder dass zusätzliche Angaben in die Anordnung aufzunehmen sind. Soweit nach § 79 Abs. 4 LHO erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

2.9 Änderung einer Anordnung

Ist eine bereits journalisierte Anordnung zu ändern, wird die sachliche und zeitliche Zuordnung mit der Auswahl dieses Ursprungsbelegs in der Änderungsanordnung gewährleistet.

2.10 Ausgeschlossene Personen

Bei der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (z. B. ausgeschlossene Personen in Verwaltungsverfahren nach dem VwVfG, dem SGB X und der AO).

3. Zahlungen

3.1 Zahlungsmöglichkeiten

Zahlungen sind durch

1. 3.1.1

   Überweisung,

2. 3.1.2

   Lastschrifteinzugsverfahren,

3. 3.1.3

   Kartenzahlungsverfahren,

4. 3.1.4

   elektronische Zahlungssysteme,

5. 3.1.5

   elektronische Kostenmarke und

6. 3.1.6

   Verrechnung (einschließlich Aufrechnung gemäß § 387 BGB)

anzunehmen oder zu leisten.

In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlung bar, durch Zahlungsanweisung zur Verrechnung oder durch Scheck angenommen oder geleistet werden.

Die Leistung einer Zahlung durch Scheck setzt voraus, dass andere Zahlungsverfahren nicht oder nicht in sachdienlicher Weise geeignet sind, die Zahlungsverpflichtung zu erfüllen. An die Prüfung sind strenge Maßstäbe anzulegen.

Für Zahlungsmittel (Euro-Münzen und -Banknoten sowie zugelassene Schecks) gelten die Bestimmungen der Anlage 1 .

3.2 Zahlungen in anderen Geldsorten als EUR

Die Annahme von Sorten ist nicht erlaubt.

3.3 Konten bei Kreditinstituten

3.3.1 Konten bei Kreditinstituten unter der Inhaberschaft und Verfügungsberechtigung einer Dienststelle dürfen nur mit vorheriger Einwilligung des MF eingerichtet werden.

3.3.2 Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von zwei Personen der für Zahlungen zuständigen Stelle gemeinsam verfügt werden. Das MF kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.

3.4 Kartenzahlungsverfahren, elektronische Zahlungssysteme

Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlungsverfahren und elektronischen Zahlungssystemen für Auszahlungen bedürfen der Einwilligung des MF. Das MF stellt, soweit erforderlich, das Einvernehmen mit dem LRH her.

Die Einzahlung mittels Kartenzahlungsverfahren und über elektronische Zahlungssysteme darf von der zuständigen obersten Landesbehörde eigenverantwortlich im Rahmen der Wirtschaftlichkeit zugelassen werden.

Die Zulassung ist dem MF anzuzeigen.

3.5 Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen

Die für die Anordnung von Zahlungen verantwortliche Stelle hat für Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverfahren das erforderliche Lastschrifteinzugsmandat zu erteilen. Ihr sind dabei die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen. Unberechtigte Kontobelastungen per Lastschrift sind der kontoführenden Stelle (LHK) zum Zweck des Widerspruchs unverzüglich anzuzeigen. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr.

3.6 Überwachung von Einzahlungen

Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist zu überwachen.

3.6.1 Bestimmung des Einzahlungstages

Einzahlungstag ist bei

1. 3.6.1.1

   Überweisung oder Lastschrifteinzugsverkehr der Tag des Eingangs auf dem Konto der für Zahlungen zuständigen Stelle;

2. 3.6.1.2

   Kartenzahlungsverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen der Tag der Akzeptanz. Das ist der Tag, an dem ein Anbieter eines elektronischen Zahlungssystems eine Zahlung bestätigt;

3. 3.6.1.3

   Verrechnung im Wege der Aufrechnung der Tag, an dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüberstehen;

4. 3.6.1.4

   Zahlung in bar, durch Zahlungsauftrag oder durch Scheck der Tag der Übergabe. Bei Forderungen, für deren Erhebung die Vorschriften der AO anzuwenden sind, ist § 224 AO zu beachten.

3.6.2 Nicht rechtzeitige Entrichtung einer Einzahlung

Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so

1. 3.6.2.1

   ist zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung die Einziehung des Betrages zu veranlassen,

2. 3.6.2.2

   sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (z. B. Mahngebühren, Verzugszinsen, Säumniszuschläge, Vollstreckungskosten) zu erheben.

3.6.3 Reihenfolge der Tilgung

Hat eine Schuldnerin oder ein Schuldner mehrere Forderungen zu erfüllen (ggf. auch in Teilbeträgen) und reicht der gezahlte Betrag zur Tilgung sämtlicher Forderungen nicht aus, so wird diejenige Schuld getilgt, die die Schuldnerin oder der Schuldner bei der Zahlung bestimmt. Trifft die Schuldnerin oder der Schuldner keine Bestimmung, so ist die Zahlung zunächst auf Geldstrafen oder -bußen, Zwangsgelder, Kosten (Gebühren und Auslagen), dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung anzurechnen. Innerhalb dieser Reihenfolge sind die einzelnen Forderungen nach ihrer Fälligkeit zu ordnen; bei gleichzeitig fällig werdenden Forderungen bestimmt die anordnende Dienststelle die Reihenfolge der Tilgung. Anderweitige gesetzliche Regelungen bleiben unberührt.

3.7 Einzahlungen bei fehlender Anordnung

Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem Gründe nicht entgegenstehen.

3.7.1 Übergabe von Zahlungsmitteln

Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln (siehe Anlage 1) sind auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen, sofern sachliche Gründe dafür vorliegen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn durch die Annahmeverweigerung ein Schaden für das Land eintreten könnte. Die oder der Beauftragte für den Haushalt wird ermächtigt, hierzu Regelungen zu erlassen. Das zuständige Ministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des MF.

3.7.2 Nachweis der Zahlungen

Die nach Nummer 3.7.1 angenommenen Zahlungen sowie unbare oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln eingehende Einzahlungen, für die keine Annahmeanordnungen vorliegen, sind als Verwahrungen nachzuweisen, sofern die endgültige Haushaltsstelle nicht bekannt ist.

3.7.3 Gegenleistungen für Zahlungen

Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (z. B. Lastschrifteinzugsverfahren, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.

Bei nicht gesicherten Einzahlungen soll vor Erbringung der Gegenleistung geprüft werden, ob die Anforderung von Kostenvorschüssen, die Zurückbehaltung von Urkunden, Bescheinigungen, Genehmigungen, Erlaubnissen etc. und - in geeigneten Fällen - die Zurückstellung von Amtshandlungen sachdienlich sein könnte.

3.8 Verwahrungen (§ 60 LHO)

Einzahlungen, die keiner Anordnung automatisiert zugeordnet werden können, werden als dienststellenbezogene Verwahrung gebucht. Nicht-Soll-Buchungen bleiben hiervon unberührt.

Verwahrungen sind zeitnah aufzuklären (Umbuchung, Weiterleitung, Rückzahlung), um Mahn- und Vollstreckungsverfahren und damit verbundene Kosten zu vermeiden.

Sofern die Einzahlerin oder der Einzahler oder das für die richtige Buchung erforderliche Kassen-, Akten- oder Geschäftszeichen nicht in Erfahrung gebracht werden kann, ist die Einzahlung nach spätestens sechs Monaten auf einem Titel der Gruppe 119 zu buchen.

3.9 Vorschüsse (§ 60 LHO)

Auf den dienststellenbezogenen Vorschusskonten werden (automatisch) Auszahlungen gebucht, die nicht unmittelbar einer Anordnung zugeordnet werden können. Zur Abwendung von Schäden für das Land sind Vorschussbuchungen durch die Dienststellen täglich aufzuklären und abzuwickeln. Die zeitnahe Vorschussbearbeitung ist auch für die Aufklärung unberechtigter Lastschrifteinzüge von großer Bedeutung.

4. Geldverwaltung, Abrechnung

4.1 Sollbestand und Istbestand

Der Unterschiedsbetrag zwischen allen gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) muss beim Tagesabschluss der Summe aus dem Bestand an Bargeld und den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten unter Berücksichtigung der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge (Istbestand) entsprechen.

4.2 Verwaltung des Istbestandes

Der gesamte Istbestand des Landes ist von der LHK zentral zu verwalten.

4.3 Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung

Die Zahlstellen haben täglich ihren Istbestand, soweit entbehrlich, abzuliefern oder bei Bedarf zu verstärken. Sie haben die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen mindestens monatlich nachzuweisen (Abrechnung). Das Nähere regelt das MF im Einvernehmen mit dem LRH.

4.4 Aufbewahrung von Bargeld und Schecks

Für Bargeld und Schecks gelten die Bestimmungen der Anlage 1.

5. Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung

5.1 Grundsätze

Die Buchführung und die Behandlung der Belege richten sich nach den Grundsätzen der kameralistischen Buchführung (§ 71 Abs. 1 Satz 1 LHO). Die revisionssichere, eindeutige Zuordnung zur Buchung sichert die Beweiskraft der Buchführung. Die §§ 71 und 74 bleiben unberührt.

5.2 Buchführung, Bücher

Als Bücher gemäß § 71 gelten die Datensätze für Buchungen der Einnahmen und der Ausgaben des Haushalts, des Sondervermögens, der Sonderrechnungen sowie der Verwahrungen und Vorschüsse und des Abrechnungsverkehrs.

5.2.1 Die Buchführung hat insbesondere den Zweck,

1. 5.2.1.1

   die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplans einschließlich der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und Zahlungen geordnet aufzuzeichnen,

2. 5.2.1.2

   Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,

3. 5.2.1.3

   die Steuerung des Haushaltsvollzuges zu unterstützen und

4. 5.2.1.4

   Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für das Controlling bereitzustellen.

5.2.2 Die Buchführung über die Bewirtschaftungsvorgänge ist mit den im Zusammenhang mit der Anordnung gespeicherten Daten vollzogen.

5.2.3 Bei der Buchführung über Zahlungen sind mindestens aufzuzeichnen:

1. 5.2.3.1

   das Kennzeichen nach Nummer 2.7.1,

2. 5.2.3.2

   der Betrag,

3. 5.2.3.3

   bei Einzahlungen der Tag der Gutschrift auf einem Girokonto des Landes,

4. 5.2.3.4

   der Buchungstag,

5. 5.2.3.5

   die Haushaltsstelle,

6. 5.2.3.6

   die Merkmale, die die für die Buchung verantwortlichen Personen eindeutig bezeichnen.

5.2.4 Im führenden automatisierten Verfahren werden alle Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet um die Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Abschlüsse und die Rechnungslegung zu erbringen.

5.3 Belege

Ein Beleg ist eine begründende Unterlage in elektronischer Form oder Papierform, auf der ein Geschäftsvorfall (Einnahme/Ausgabe/Umbuchung) und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind und diese dokumentiert werden. Die Belege sind im Rahmen der Aktenführung bei den anordnenden Dienststellen oder den für Zahlungen zuständigen Stellen aufzubewahren. Belege i. S. der VV sind auch die in einem automatisierten Verfahren erzeugten Protokolle, Nachweisungen und Arbeitsablaufunterlagen sowie

1. 5.3.1

   Kontogegenbücher mit Belegen und ggf. Zahlungsnachweisungen sowie weitere von den für Zahlungen zuständigen Stellen zu führende Bücher,

2. 5.3.2

   Anordnungen über die Annahme und Auslieferung von Wertgegenständen,

3. 5.3.3

   Tagesabschlüsse und die dazugehörigen Unterlagen bei den für Zahlungen zuständigen Stellen.

5.4 Tagesabschluss

5.4.1 Zur Kontrolle der Buchführung hat die für Zahlungen zuständige Stelle einen Tagesabschluss zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln. Besteht keine Übereinstimmung, ist ein Fehlbetrag als Vorschuss oder ein Überschuss als Verwahrung zu buchen, alternativ kann die Begründung für die Abweichung von Soll- und Istbestand im Tagesabschluss dokumentiert werden. Differenzen sind unverzüglich aufzuklären und abzuwickeln.

5.4.2 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist durch die im Berechtigungskonzept bestimmten Personen zu bescheinigen.

5.5 Jahresabschluss

5.5.1 Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen.

5.5.2 In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen:

1. 5.5.2.1

   die Kassenreste,

2. 5.5.2.2

   die weiter geltenden Bewirtschaftungsvorgänge,

3. 5.5.2.3

   die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,

4. 5.5.2.4

   die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen nach Nummer 4.3,

5. 5.5.2.5

   die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für das Land bestimmt sind,

6. 5.5.2.6

   das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchst. c.

5.5.3 Die Bestände aus den Nummern 5.5.2.3 bis 5.5.2.5 sind zu übernehmen, da sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.

5.5.4 Das MF bestimmt die Termine für

1. 5.5.4.1

   den Abschluss der Bücher für das ablaufende Haushaltsjahr,

2. 5.5.4.2

   die letztmalige Erteilung von Anordnungen für das ablaufende Haushaltsjahr,

3. 5.5.4.3

   die Öffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr,

4. 5.5.4.4

   die erstmalige Erteilung von Anordnungen für das neue Haushaltsjahr.

5.6 Rechnungslegung

5.6.1 Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.

5.6.2 Rechnungsunterlagen werden aus den abgeschlossenen Büchern und den dazu gehörenden Belegen abgeleitet.

5.6.3 Die Rechnungslegung umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung. Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nummer 5.2) und die dazugehörigen Belege (Nummer 5.3) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung). Die aus den ‚Büchern‘ gemäß Nummer 5.2 erzeugten Standardlisten (Berichte) gelten als Rechnungsnachweisung für die Einzelrechnungs- bzw. Gesamtrechnungslegung.

5.7 Aufbewahrungsbestimmungen

5.7.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen i. S. der VV sind die Unterlagen in elektronischer Form oder in Papierform, die zum Verständnis der Buchführung und zur ordnungsmäßigen Rechnungslegung erforderlich sind. Dazu gehören

1. 5.7.1.1

   die Bücher (§ 71), in denen alle buchungspflichtigen Vorgänge in der vom MF vorgeschriebenen zeitlichen Ordnung (Zeitbücher) und sachlichen Ordnung (Sachbücher)zu buchen sind; werden Vorbücher zu den Sachbüchern geführt, sind die Buchungen summarisch in die Sachbücher zu übertragen; Sachbücher sind

   1. a)

      das Titelbuch,

   2. b)

      das Vorschussbuch,

   3. c)

      das Verwahrungsbuch und

   4. d)

      das Abrechnungsbuch,

2. 5.7.1.2

   die Belege,

3. 5.7.1.3

   die Rechnungsunterlagen und

4. 5.7.1.4

   die übrigen notwendigen Unterlagen bei den für Zahlungen zuständigen Stellen, die für die Rechnungslegung nicht benötigt werden.

5.7.2 Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung der Belege sind die anordnenden Stellen zuständig. Für die Aufbewahrung der übrigen Unterlagen sind die für Zahlungen zuständigen Stellen zuständig. Die oder der zuständige Beauftragte für den Haushalt bestimmt, wo und wie die Unterlagen (Titelakten, Sachakten) der anordnenden Stellen aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen der anordnenden Stellen, deren Dienststelle aufgelöst oder mit einer anderen anordnenden Stelle zusammengelegt worden ist. Dies gilt nicht für die in elektronischer Form im HVS vorgehaltenen, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

5.7.3 Die Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt wird. Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass innerhalb einer angemessenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen. Für die Aufbewahrung der elektronischen Unterlagen sind die Regelungen der Anlage 3 anzuwenden.

5.7.4 Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Für die übrigen Unterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind und in dem die Zahlung abgeschlossen ist.

5.7.5 Bücher sind zehn Jahre, Belege (dazu gehören auch Rechnungsunterlagen) sechs Jahre und die übrigen Unterlagen (Nummer 5.7.1.4) ein Jahr aufzubewahren. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.

5.7.6 Die Unterlagen nach Nummer 5.7.1 sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren.

5.7.7 Der LRH kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nummer 5.7.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.

5.7.8 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält.

5.7.9 Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbewahrt, gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.

5.7.10 Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung geltenden Bestimmungen zu vernichten. Elektronische Daten sind unwiderruflich zu löschen. Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden können. Die zum Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten.

5.7.11 Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH Ausnahmen zulassen.

6. Für Zahlungen zuständige Stellen

6.1 Einrichtung

Für Zahlungen zuständige Stellen sind:

1. 6.1.1

   Kassen, die vom MF einzurichten sind,

2. 6.1.2

   Zahlstellen, die mit Einwilligung des MF für den Barzahlungsverkehr und die Einzahlungen mittels Scheck und Verfahren nach Nummer 3.4 eingerichtet werden können,

3. 6.1.3

   sonstige Stellen, die vom MF unter Beachtung des § 77 mit der Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden. Die Änderung oder Ergänzung der bei der Einrichtung oder Beauftragung festgelegten Aufgaben bedarf der Einwilligung des MF.

Für die Einrichtung, die Zuständigkeit und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen sowie deren Ergänzung oder Änderung gelten die Bestimmungen der Anlage 2 .

6.2 Bestellung von Kassenleitungen

Die Kassenleitungen sowie deren Vertretungen werden vom MF bestellt. Dies gilt entsprechend für die nach Nummer 6.1.3 beauftragte Stelle. Das MF kann diese Befugnisse übertragen.

In Kassen ist eine Person zur ständigen Vertretung der Kassenleitung zu bestellen.

Bei Betrugsfällen, Unregelmäßigkeiten und Sicherheitsmängeln sowohl beim Zahlungsverkehr als auch bei der Kasseneinrichtung hat die Kassenleitung die Kassenaufsicht und die Leitung der Behörde, bei der die Kasse eingerichtet ist, unverzüglich zu unterrichten.

7. HKR-Verfahren

Für HKR-Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3.

8. Wertgegenstände

8.1 Grundsätze

8.1.1 Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden sowie Kostbarkeiten (§ 372 BGB). Die Prüfung, ob ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der anordnenden Stelle.

8.1.2 Die Wertgegenstände sind bei der anordnenden Dienststelle oder mit Einwilligung des MF bei einer für Zahlungen zuständigen Stelle aufzubewahren, sofern nicht die Zuständigkeit der Gerichtszahlstelle nach den Bestimmungen des NHintG und den hierzu ergangenen Ausführungsbestimmungen gegeben ist.

8.1.3 Bestimmungen der Nummern 1 bis 7 (Anordnungsverfahren, Erteilung von Quittungen und Führung von Büchern) sind unter Beachtung der nachfolgenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden.

8.2 Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung über die Einlieferung oder die Auslieferung von Wertgegenständen muss mindestens enthalten:

1. 8.2.1

   die Bezeichnung der anordnenden Stelle,

2. 8.2.2

   die Bezeichnung der Stelle, die den Wertgegenstand annehmen oder ausliefern soll,

3. 8.2.3

   ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

4. 8.2.4

   die Bezeichnung und die Anschrift der einliefernden oder empfangsberechtigten Person,

5. 8.2.5

   die Bezeichnung und Beschreibung des Wertgegenstandes,

6. 8.2.6

   die Kennzeichnung der Art der Anordnung (Einlieferung oder Auslieferung),

7. 8.2.7

   den Tag, bis zu dem der Wertgegenstand einzuliefern oder auszuliefern ist,

8. 8.2.8

   die Art der Übergabe oder des Versandes,

9. 8.2.9

   den Grund der Einlieferung und

10. 8.2.10

    den Bezug zu den begründenden Unterlagen.

8.3 Buchführung

Die Buchführung über Wertgegenstände umfasst den Nachweis der Anordnungen sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen.

9. Unvermutete Prüfungen

9.1 Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen

Die LHK und die übrigen für Zahlungen zuständigen Stellen sind mindestens einmal jährlich unvermutet zu prüfen. Die unvermuteten Prüfungen bei den übrigen für Zahlungen zuständigen Stellen können durch ständige Prüfungen ergänzt werden. Werden ständige Prüfungen vorgenommen, kann die unvermutete Prüfung auf das Wesentliche beschränkt werden.

Die LHK wird vom MF unvermutet geprüft. Die anderen für Zahlungen zuständigen Stellen von der Behörde, bei der sie eingerichtet sind. Näheres ist in Nummer 16 der Anlage 2 geregelt.

Die Revision der Erhebungsstellen in der Steuerverwaltung obliegt der Aufsichtsbehörde. Regelungen von grundsätzlicher Bedeutung sind im Einvernehmen mit dem MF zu treffen.

Die Prüfung ist Bestandteil des in Anlage 3 beschriebenen Internen Kontrollsystems (IKS).

9.1.1 Die Prüfung kann auch den bei den Behörden vorhandenen Internen Revisionen übertragen werden.

9.1.2 Prüfungsgegenstände und Prüfungsumfang sowie Einzelheiten zum Inhalt der Prüfungsniederschrift ergeben sich für die Zahlstellenrevision aus Nummer 16 der Anlage 2.

9.2 Revision der für die Bestandsverwaltung zuständigen Stellen

Das jeweils zuständige Ministerium erlässt die näheren Bestimmungen für die Prüfung der Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.

10. Interne Revision für das führende HKR-Verfahren (HVS)

Das MF nimmt die Aufgaben der Internen Revision für das führende Verfahren im HKR wahr. Ziele und Aufgaben der Internen Revision ergeben sich aus einer Geschäftsordnung.

Der Internen Revision für das führende HKR-Verfahren obliegt die Untersuchung, Bewertung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Kontrollsysteme einschließlich des Buchführungs- und Rechnungslegungssystems und der in diesem System ablaufenden Geschäftsprozesse.

11. Beitreibung und Einziehung von Geldforderungen

11.1 Beitreibung von Geldforderungen

Die für die Vollstreckung zuständige Behörde ist für die Beitreibung öffentlich-rechtlicher und bestimmter, durch Rechtsverordnung zugelassener privatrechtlicher Geldforderungen des Landes im Verwaltungsvollstreckungsverfahren zuständig.

Des Weiteren zieht sie bestimmte, durch Rechtsverordnung zugelassene privatrechtliche Geldforderungen des Landes im Verwaltungsvollstreckungsverfahren ein.

11.2 Vollstreckungsbehörde

Die Zuständigkeit für die Vollstreckung von Forderungen des Landes und bestimmter Forderungen des Bundes bestimmt sich entweder nach dem Niedersächsischen Verwaltungsvollstreckungsgesetz oder nach dem Justizbeitreibungsgesetz.

11.3 Einziehung von Geldforderungen

Unbeschadet bestehender Regelungen im Justizbereich ist die Vollstreckungsbehörde neben der Beitreibung von Geldforderungen auch für folgende Maßnahmen zuständig, soweit ihr diese übertragen worden sind:

1. 11.3.1

   die Stundung von Ansprüchen,

2. 11.3.2

   die befristete und unbefristete Niederschlagung von Forderungen,

3. 11.3.3

   den Erlass von Forderungen,

4. 11.3.4

   den Abschluss von Vergleichen,

5. 11.3.5

   die Entscheidung nach den Bestimmungen über die Regelung von Kleinbeträgen zu treffen sowie

6. 11.3.6

   die Bearbeitung von Amtshilfeersuchen (Vollstreckungshilfe) anderer Stellen.

11.4 Sicherstellung von Forderungen

Die zentrale Vollstreckungsbehörde darf rechtsgeschäftliche Sicherungen für die von ihr einzuziehenden Forderungen vereinbaren. Zur Verfügung über eine erlangte Sicherheit ist die Vollstreckungsbehörde nur befugt, soweit

1. 11.4.1

   dies im Rahmen der Aufgaben der zentralen Vollstreckungsbehörde liegt (z. B. bei Aufhebung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen),

2. 11.4.2

   es zur Befriedigung aus der Sicherheit erforderlich ist (z. B. Kündigung und Pfandverwertung) und

3. 11.4.3

   die Verfügung der Erfüllung rechtlich begründeter Ansprüche dient (z. B. die Erteilung einer Löschungsbewilligung nach Zahlung der Forderung).

Bestehende Regelungen im Justizbereich bleiben unberührt.

11.5 Annahme an Erfüllungs statt und erfüllungshalber

Soweit nicht anders bestimmt, ist die Vollstreckungsbehörde bei der Einziehung und Beitreibung von Geldforderungen auch zur Annahme an Erfüllungs statt oder erfüllungshalber (§ 364 BGB) und zur Genehmigung einer Schuldübernahme (§§ 414 ff. BGB) ermächtigt.

11.6 Verfahren bei der zentralen Vollstreckungsbehörde

Die zentrale Vollstreckungsbehörde regelt im Einvernehmen mit MJ und MF durch den Erlass von Arbeitsrichtlinien das Einziehungs- und Beitreibungsverfahren.

12. Bisherige Verfahren

12.1 In Betrieb befindliche HKR-Verfahren

Für die beim Inkrafttreten der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung in Betrieb befindlichen HKR-Verfahren bedarf es keiner erneuten Einwilligung nach Nummer 4.1 der Anlage 3.

12.2 Manuelle Verfahren

Soweit für die Bewirtschaftungsvorgänge nach Nummer 2 der Anlage 3 HKR-Verfahren nicht eingesetzt werden, sind die vorstehenden Bestimmungen und zusätzlich die Bestimmungen der Anlage 3 analog anzuwenden. Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH zusätzliche Bestimmungen treffen. Dies gilt auch für den Fall, dass HKR-Verfahren ganz oder einzelne Funktionen ausgefallen sind (Notbetrieb).

13. Buchführung bei Landesbetrieben

Auf die Anwendung der VV zu § 26 LHO wird verwiesen.