VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung

1. Zuständigkeiten der anordnenden Dienststellen

Die anordnenden Dienststellen sind für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln zuständig. Die Bewirtschaftung umfasst Maßnahmen zur Mittelverteilung und Mittelverwendung sowie die dazu erforderlichen Buchungen. Die anordnenden Dienststellen sind darüber hinaus zuständig für:

• Verwahr- und Vorschussaufklärung (Umbuchung, Weiterleitung, Rückzahlung) soweit diese auf den dienststellenbezogenen Girokonten eingehen und nicht automatisch den gebuchten Forderungen und Verbindlichkeiten zugeordnet werden können,

• Abwicklung von Mehrzahlungen auf Kassenzeichen,

• Überwachung der Offenen Posten,

• Berechnung von Stundungs- und Verzugszinsen sowie von Säumniszuschlägen sofern eine automatische Berechnung nicht erfolgt,

• Verrechnungen im Wege der Aufrechnung,

• Abrechnung der Gerichtsvollzieher-Gebührenanteile,

• Meldung der mit zu versteuernden Nebenbezüge an die Bezüge abrechnende Dienststelle,

• Verwaltung der Wertgegenstände,

• Ermittlung der aktuellen Anschrift von Zahlungspflichtigen

soweit nicht die Vollstreckungsstelle zuständig ist.

2.
Anordnungen

2.1 Anforderungen

2.1.1 Anordnungen sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Buchungen vorzunehmen. Die Anordnung ist das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Buchung wahrgenommen werden.

2.1.2 An einer Anordnung, die zu einer Einzahlung oder einer Auszahlung führt, darf nicht nur eine Person allein beteiligt sein (Vier-Augen-Prinzip). Ausnahmen sind nur mit Einwilligung des MF möglich. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

2.1.3 Für die Anordnungen sind Belege erforderlich, die Zweck und Anlass für die Erstellung einer Anordnung zweifelsfrei erkennen lassen (begründende Unterlagen).

2.2 Allgemeine Anordnungen

Das MF kann genehmigen, dass auf die Anordnung (Sollbuchung) bei Forderungen verzichtet werden kann (Nicht-Soll-Buchung).

Allgemeine Anordnungen können für eine bestimmte Art mehrfach vorkommender Zahlungen anstelle förmlicher Zahlungsanordnungen erteilt werden und unterliegen nicht dem Vier-Augenprinzip. Sie bedürfen der schriftlichen Genehmigung des MF und werden von diesem technisch umgesetzt.

Allgemeine Anordnungen können vom MF zugelassen werden für:

• Einzahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife und amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind (z. B. Kosten für den unbaren Zahlungsverkehr, Zinsen, Säumniszuschläge),

• Einzahlungen von gleichgelagerten Zahlfällen,

• in anderen Fällen im Einvernehmen mit dem LRH.

Allgemeine Anordnungen können mit Zustimmung des MF auch durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften erteilt werden.

Allgemeine Anordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn in den anordnenden Dienststellen oder in den für Zahlungen zuständigen Stellen Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlungen begründen und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten sowie die Buchungsstellen ersichtlich sind. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit dieser Unterlagen ist festzustellen und zu bescheinigen. Der Verwendungszweck muss die Zuordnung der Zahlungen zur Allgemeinen Anordnung ermöglichen. Für die Annahme von Gerichtskosten, Geldstrafen und Geldbußen in der Justizverwaltung gelten besondere Vorschriften. Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH abweichende Regelungen treffen.

2.3 Verantwortlichkeiten

2.3.1 Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit, die Feststellung der sachlichen Richtigkeit, die Erfassung der Anordnungsdaten und die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen. Zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sind Beamtinnen und Beamte und Tarifbeschäftigte befugt, die alle Sachverhalte, deren Richtigkeit sie zu bescheinigen haben, überblicken und beurteilen können.

2.3.1.1 Die Bescheinigung der Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst, dass

• die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,

• nach den geltenden Vorschriften, insbesondere dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist; hierzu gehört, dass die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war und die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,

• Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,

• die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z. B. Mittelverfügbarkeit insbesondere für den Fall deaktivierter Mittelkontrolle),

• die angeforderte Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.

2.3.1.2 Die Bescheinigung der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit beinhaltet die Verantwortung, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Anordnung und den sie begründenden Unterlagen richtig sind.

2.3.2 Die Beauftragten für den Haushalt der anordnenden Dienststellen bestimmen, welche Bediensteten Anordnungsdaten erfassen dürfen (Feststellerinnen und Feststeller) und entscheiden auch, welche Bediensteten zur Ausübung der Anordnungsbefugnis ermächtigt sind.

2.4 Datenerfassung

Anordnungen sollten unverzüglich erfasst werden.

2.4.1 Feststellerinnen und Feststeller

Feststellerinnen und Feststeller erfassen die Anordnungsdaten, vermerken die vom automatisierten Verfahren angezeigte Belegnummer (Buchungsschlüssel und lfd. Nummer) auf der begründenden Unterlage/dem begründenden Beleg, reichen diese unter Angabe der Stapelnummer an die Anordnungsbefugten weiter und sind damit für die vollständigen und richtigen maßgeblichen Angaben verantwortlich. Die mit der Belegnummer versehenen begründenden Unterlagen gelten als Nachweis der Erfassung.

2.4.2 Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit

Mit der Erfassung der elektronischen Anordnung gilt die rechnerische Richtigkeit als bescheinigt. Die sachliche Richtigkeit ist grundsätzlich von den Feststellerinnen und Feststellern elektronisch zu bescheinigen. Eine zusätzliche schriftliche Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit auf den begründenden Unterlagen ist in diesen Fällen entbehrlich. Die Feststellerinnen und Feststeller sind von der Verantwortung für die rechnerische Richtigkeit und ggf. die sachliche Richtigkeit entbunden, wenn die begründenden Unterlagen entsprechende schriftliche Feststellvermerke anderer hierzu befugter Personen enthalten.

2.4.3 Anordnungsbefugte

Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst die Prüfung, ob die Daten richtig und vollständig erfasst und die Bescheinigungen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit von der oder dem dazu Befugten abgegeben worden sind. Hat sich die oder der Beauftragte für den Haushalt gemäß VV Nr. 3.2.3 zu § 9 die Mitzeichnung oder die abschließende Zeichnung vorbehalten, so hat die oder der Anordnungsbefugte die Verantwortung, dass die Beteiligung der oder des Beauftragten für den Haushalt erfolgt ist.

2.4.4 Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit durch Anordnungsbefugte

Hat die Feststellerin oder der Feststeller nicht die sachliche Richtigkeit bescheinigt, so gilt die sachliche Richtigkeit mit der Freigabe und Signierung der Daten durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten als bescheinigt. Dies gilt auch für Anordnungen, die pauschal freigegeben wurden. Die schriftliche Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit auf der begründenden Unterlage kann unterbleiben. Soll die sachliche Richtigkeit nicht von der oder dem Anordnungsbefugten bescheinigt werden, ist der Vorgang an die Feststellerin oder den Feststeller zurückzugeben, damit die elektronische Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit von dort vorgenommen wird. Die Anordnungsbefugten sind von der Verantwortung für die sachliche Richtigkeit entbunden, wenn die begründenden Unterlagen entsprechende schriftliche Feststellvermerke anderer hierzu befugter Personen enthalten.

2.5 Freigabe und elektronische Signatur

2.5.1 Einzelfreigabe

Die Einzelfreigabe erfolgt durch Erfassung des Anordnungsbetrages und der elektronischen Signatur durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten. Elektronische Anordnungen müssen bei folgenden Schwellenwerten einzeln freigegeben werden:

• Auszahlungen ab 5 000 EUR,

• Einzahlungen ab 10 000 EUR,

• Zahlungen mit geringeren Beträgen, wenn das System aufgrund des mathematischen Stichprobenverfahrens dazu auffordert.

2.5.2 Pauschale Freigabe

Zur Freigabe anstehende Anordnungen werden je Buchungstag oder nach besonderer Vorgabe der Feststellerinnen und Feststeller zu Stapeln zusammengefasst. Nach Aufruf des Stapels wird das Freigabeverfahren (Einzelfreigabe/pauschale Freigabe) angezeigt. Bei Anordnungen, die nicht der Einzelfreigabe bedürfen, entscheidet die oder der Anordnungsbefugte, ob die Freigabe einzeln oder pauschal erfolgen soll. Alle übrigen Anordnungen können pauschal freigegeben werden.

2.6 Journalisierung

Mit der Journalisierung der freigegebenen und signierten Anordnung gilt die Buchung in den Büchern (Sachbücher) als erfolgt. Die Journalisierung läuft automatisch ab. In eiligen Fällen kann die Journalisierung manuell ausgeführt werden. Nach der Journalisierung sind Korrekturen nur durch elektronische Änderungsanordnungen möglich. Die Dienststellen haben sich in regelmäßigen Abständen zu vergewissern, dass alle Journalisierungen erfolgt sind und haben Journalisierungshindernisse ggf. mithilfe des Kompetenzcenters für das Haushaltswirtschaftssystem (HWS) (KC-HWS) zu beheben.

2.7 Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung muss mindestens die in den Nummern 2.7.1 bis 2.7.14 aufgeführten Angaben enthalten.

1. 2.7.1

   Die Bezeichnung der für die Zahlungen zuständigen Stelle.

2. 2.7.2

   Ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen.

3. 2.7.3

   Die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner.

   1. 2.7.3.1

      Zahlungspartnerdaten

      In der Anordnung müssen Zahlungsempfängerinnen, Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige (Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartner) zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu ist grundsätzlich neben Namen, Vornamen (oder Firmenbezeichnung bei juristischen Personen) und ggf. Geburtsdatum, die Anschrift der Zahlungspartnerin oder des Zahlungspartners zu erfassen. Im Zusammenhang mit Vollstreckungsfällen sind vollstreckungsfähige Anschriften zu verwenden. Postfachanschriften sind ungeeignet.

   2. 2.7.3.1

      Erfassung der Zahlungspartnerdaten bei Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldnern

      Sind für eine Forderung mehrere Schuldnerinnen und Schuldner vorhanden, sind sie Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner (Haftungsschuldnerinnen und Haftungsschuldner). Unbeschadet der im Justizbereich bestehenden speziellen Regelungen entscheiden die anordnenden Dienststellen nach pflichtgemäßem Ermessen, ob gegen alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner oder nur gegenüber einer oder einem von ihnen die Forderung geltend gemacht werden soll (Auswahlermessen). Dies ist durch Erfassung des entsprechenden Merkmals (Zweitschuldnerin oder Zweitschuldner vorhanden ja/nein) in den elektronischen Annahmeanordnungen zu dokumentieren. Grundsätzlich soll nur gegen eine Gesamtschuldnerin oder einen Gesamtschuldner die Sollbuchung vorgenommen werden. Entrichtet diese oder dieser die Forderung nicht oder nicht vollständig, ist die anordnende Dienststelle zur Inanspruchnahme der weiteren Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner verpflichtet; ein Ermessensspielraum besteht insoweit nicht. In geeigneten Fällen ist es zulässig, die Forderung von Beginn an auf alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner nach Kopfteilen aufzuteilen und entsprechende Annahmeanordnungen zu erteilen.

4. 2.7.4

   Den Betrag mit Währungsbezeichnung.

5. 2.7.5

   Die Kennzeichnung der Art der Anordnung (z. B. Mittelverteilung, Festlegung, Einzahlung, Auszahlung).

6. 2.7.6

   Bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes Kennzeichen.

7. 2.7.7

   Die Fälligkeit.

   1. 2.7.7.1

      Tag der Fälligkeit

      Die anordnenden Dienststellen haben in der Anordnung das Datum zu erfassen, zu dem die Einzahlung oder Auszahlung bewirkt sein muss (Fälligkeitstag).

   2. 2.7.7.2

      Fälligkeit an Wochenenden und Feiertagen

      Fällt der Fälligkeitstag aufgrund der zahlungsbegründenden Unterlagen auf ein Wochenende (Sonnabend, Sonntag) oder einen Feiertag, gilt § 193 BGB unmittelbar. Demnach ist eine Zahlung, die zu einem bestimmten Tag zu bewirken ist, und dieser Tag auf ein Wochenende oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag fällt, erst am darauffolgenden nächsten Werktag zu erbringen. Einer Präzisierung des Fälligkeitstages in der Anordnung auf den folgenden nächsten Werktag bedarf es in diesen Fällen nicht.

   3. 2.7.7.3

      Fälligkeit aufgrund spezieller rechtlicher oder vertraglicher Regelungen

      Zahlungen, die aufgrund spezieller Regelungen vorher zu bewirken sind, müssen zwingend mit der Erfassung des konkreten Datums des Werktages, der dem Wochenende oder dem Feiertag vorangeht, fällig gestellt werden.

   4. 2.7.7.4

      Fälligkeit bei Skontoabzug

      Bei Gewährung von Skontoabzügen ist der für den Skontoabzug vorgesehene Zahlungsrahmen bei der Fälligkeitserfassung in vollem Umfang zu nutzen.

8. 2.7.8

   Bei Auszahlungen und aktiven Lastschrifteinzügen das Zahlungsverfahren.

9. 2.7.9

   Die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr.

10. 2.7.10

    Die für Mahnung, Beitreibung und sonstige Verzugsfolgen notwendigen Angaben; die anordnende Dienststelle hat den Mahnschlüssel in eigener Verantwortung auszuwählen.

11. 2.7.11

    Kassenzeichen.

    Kassenzeichen dienen der eindeutigen Kommunikation zwischen anordnenden Dienststellen, den für Zahlungen zuständigen Stellen und den Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartnern. Sie gewährleisten die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Anordnungen.

    1. 2.7.11.1

       HVS-Standard-Kassenzeichen

       Die anordnenden Dienststellen haben grundsätzlich die vom System bei der Erfassung elektronischer Anordnungen automatisch generierten 13-stelligen numerischen Standardkassenzeichen zu verwenden. Sofern es unerlässlich ist, als Kassenzeichen einen ununterbrochenen Nummernkreis zu verwenden, kann dieser auf Antrag bei der Zentralen Verfahrenspflege (ZV)/KC-HWS reserviert werden.

    2. 2.7.11.2

       Fremdkassenzeichen

       In Ausnahmefällen können Fremdkassenzeichen verwendet werden. Bei der Gestaltung ist sicherzustellen, dass sie die automatische Zuordnung von Zahlungen zweifelsfrei ermöglichen. Fremdkassenzeichen beginnen stets mit den ersten vier Ziffern der Dienststellennummer. Im Zweifel ist bei der Gestaltung der Fremdkassenzeichen das KC-HWS zu beteiligen. Bei Fremdkassenzeichen sind keine Sonder- oder Leerzeichen zu verwenden.

12. 2.7.12

    Leitmerkmale im Zahlungsverkehr (Bankleitzahl, Kontonummer, BIC, IBAN).

    Im Zuge der vollautomatisierten Durchführung des Zahlungsverkehrs findet bei den Kreditinstituten in der Regel keine Übereinstimmungsprüfung von Kontoinhaberschaft und Zahlungsempfängerin und Zahlungsempfänger statt. Entscheidende Zuordnungskriterien sind IBAN oder nationale Kontonummer und ggfs. BIC oder nationale Bankenkennzeichnung. Den Feststellerinnen und Feststellern obliegt bei der Erfassung der zahlungsrelevanten Daten in den Anordnungen eine besondere Sorgfaltspflicht hinsichtlich der richtigen Erfassung der Leitmerkmale im Zahlungsverkehr.

13. 2.7.13

    Begründende Unterlagen, Zahlungsgrund, Verwendungszweck.

    Durch die Eintragungen in den Feldern "Zahlungsgrund" oder "Verwendungszweck" und den Vermerk des Kassenzeichens auf den begründenden Unterlagen wird die Verbindung zwischen den begründenden Unterlagen und den Anordnungen dokumentiert.

    1. 2.7.13.1

       Zahlungsgrund

       Hier ist eine maximal 54-stellige Zeichenkette zu erfassen, die der Empfängerin oder dem Empfänger konkrete Informationen zur Zuordnung der Zahlung übermittelt, z. B. deren oder dessen Kundennummer, Rechnungsdatum, Vertragsnummer oder ähnliche in der Zahlungsaufforderung erbetenen Angaben.

    2. 2.7.13.2

       Verwendungszweck

       Hier ist eine ebenfalls 54-stellige Zeichenkette zur näheren Begründung der Zahlung, z. B. "Miete Hauptstraße 123" zu erfassen.

    3. 2.7.13.3

       Rückzahlungen

       Bei Rückzahlungen mittels internem Auftrag - Rückzahlung - A19 - steht im HVS nur das Feld Verwendungszweck zur Verfügung, in das für die Empfängerin oder den Empfänger maßgebliche Angaben einzutragen oder Vorblendungen entsprechend zu überschreiben sind.

    4. 2.7.13.4

       Urbelegschlüssel - HKR-IT-Vorverfahren

       Der Urbelegschlüssel dient grundsätzlich der Kommunikation mit HKR-IT-Vorverfahren, in denen ebenfalls Identifikationsmerkmale vergeben werden. Falls Urbelegschlüssel (Aktenzeichen, Geschäftszeichen etc.) aus Vorverfahren in das HVS importiert werden sollen, können diese hier eingetragen oder über eine Schnittstelle eingespielt werden. In diesem Feld erfolgt jedoch, im Gegensatz zu dem Feld "Kassenzeichen", keine Überprüfung der Eindeutigkeit des Urbelegschlüssels.

14. 2.7.14

    Buchungszeilen, Haushaltsstelle, Unterkonto.

    In der Buchungszeile der Anordnung ist entsprechend des Gruppierungsplans die Haushaltsstelle (Kapitel/Titel) anzugeben.

    Budgetierte Verwaltungsbereiche müssen hier die entsprechenden Annexkonten angeben. Eine Buchung auf der Haushaltsstelle ist aufgrund der fehlenden Verknüpfung zur Kostenleistungsrechnung (KLR) nicht zulässig.

    Des Weiteren ist in der Buchungszeile das Feld "Unterkonto 1 (mbSt)" auszufüllen. Hier ist die mittelbewirtschaftende Dienststelle einzutragen, welche eine Ermächtigung für die Bewirtschaftung erhalten hat. Die Felder "Unterkonto 2 = Kostenstelle" und "Unterkonto 3 = Kostenträger" sind ausschließlich für die KLR der budgetierten Verwaltungsbereiche vorbehalten. Eine Belegung dieser Felder für nicht budgetierte Verwaltungsbereiche ist nicht zulässig. Die Felder "Unterkonto 4 = Projekt" und "Unterkonto 5 = Mittelherkunft" werden nicht mit Vorgaben belegt.

2.8 Abweichender Inhalt der Anordnung

Das MF oder die von ihm ermächtigte Stelle kann regeln, dass einzelne Angaben nach Nummer 2.7 in Anordnungen nicht enthalten sein müssen oder erst nach der Zahlung ergänzt werden, oder dass zusätzliche Angaben in die Anordnung aufzunehmen sind. Soweit nach § 79 Abs. 4 erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

2.9 Änderung einer Anordnung

Ist eine Anordnung zu ändern oder zu stornieren, so ist die sachliche und zeitliche Zuordnung zu der ursprünglichen Anordnung zu gewährleisten.

2.10 Ausgeschlossene Personen

Bei der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (z. B. Ausgeschlossene Personen in einem Verwaltungsverfahren, SGB X, AO).

3. Zahlungen

3.1 Zahlungswege

Zahlungen sind

1. 3.1.1

   durch Überweisung,

2. 3.1.2

   im Wege des Lastschriftverfahrens,

3. 3.1.3

   mittels Kartenzahlverfahren (z. B. Geldkarte, Debitkarte, Kreditkarte),

4. 3.1.4

   mittels elektronischer Zahlungssysteme (z. B. Bezahlverfahren bei eGovernment),

5. 3.1.5

   im Wege der Verrechnung (einschließlich Aufrechnung gemäß § 387 BGB)

anzunehmen oder zu leisten. In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlung bar, durch Zahlungsauftrag oder durch Scheck angenommen oder geleistet werden. Die Leistung einer Zahlung durch Scheck setzt voraus, dass andere Zahlungsverfahren nicht oder nicht in sachdienlicher Weise geeignet sind, die Zahlungsverpflichtung zu erfüllen. An die Prüfung sind strenge Maßstäbe anzulegen. Für Bargeld, Schecks und Quittungen gelten die Bestimmungen der Anlage 1.

3.1.5.1 Aufrechnung durch eine Dienststelle

Hat eine Dienststelle des Landes an eine oder einen Empfangsberechtigten zu leisten, gegen den sie eine fällige Forderung hat, ist, soweit die Aufrechnungslage bekannt ist, gegen den Anspruch der oder des Empfangsberechtigten auf den auszuzahlenden Betrag aufzurechnen. Mit künftig fällig werdenden Forderungen kann gegen den Anspruch auf den auszuzahlenden Betrag aufgerechnet werden, wenn die oder der Empfangsberechtigte zustimmt. Die Zustimmung wird vermutet, wenn die Forderung, mit der aufgerechnet werden soll, innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt fällig wird, an dem die Auszahlung zu leisten ist. Sind an der Abwicklung der Aufrechnungslage zwei mittelbewirtschaftende Stellen (mbSt) beteiligt, hat grundsätzlich die Stelle die Aufrechnung schriftlich zu erklären, die die Auszahlung anzuordnen hat.

3.1.5.2 Aufrechnung bei unterschiedlicher Zuständigkeit

Ist eine Zahlungspflichtige oder ein Zahlungspflichtiger (Schuldnerin oder Schuldner) des Landes mit einer Zahlung an eine Dienststelle des Landes im Rückstand und ist diese oder dieser bekannt, dass sie oder er einen Anspruch gegen eine andere Dienststelle des Landes auf Auszahlung eines Betrages hat, so hat die Dienststelle ihre Forderung der anderen Dienststelle mitzuteilen und sie zu ersuchen, mit dieser Forderung gegen den Anspruch der Schuldnerin oder des Schuldners aufzurechnen.

3.2 Zahlungen in anderen Geldsorten als EUR

Den Zahlstellen ist die Annahme von anderen Geldsorten (Devisen) erlaubt. Die Devisenbestimmungen sind zu beachten. Kreditinstitute sind nicht verpflichtet, Bargeld in anderen Geldsorten als EUR anzunehmen. Das Verfahren regelt Nummer 4 der Anlage 1 zu Nr. 3.1 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80.

3.3 Konten bei Kreditinstituten

3.3.1 Konten bei Kreditinstituten dürfen nur mit Einwilligung des MF eingerichtet werden.

3.3.2 Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von zwei Personen der für Zahlungen zuständigen Stelle gemeinsam verfügt werden. Das MF kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.

3.4 Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlverfahren und elektronischen Zahlungssystemen bedürfen der Einwilligung des MF. Das MF hat, soweit erforderlich, das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

3.5 Auszahlungen im Lastschriftverfahren

Die für die Anordnung der Zahlungen verantwortliche Stelle hat für Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr das Lastschrifteinzugsmandat zu erteilen. Ihr sind dabei die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen. Unberechtigte Auszahlungen sind der kontoführenden Stelle zum Zweck des Widerspruchs unverzüglich anzuzeigen. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr.

3.6 Überwachung von Einzahlungen

Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist zu überwachen.

3.6.1 Nicht rechtzeitige Entrichtung einer Einzahlung

Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so

1. 3.6.1.1

   ist zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung die Einziehung des Betrages zu veranlassen,

2. 3.6.1.2

   sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (z. B. Mahngebühren, Verzugszinsen, Säumniszuschläge) zu erheben.

3.6.2 Bestimmung des Einzahlungstages

Einzahlungstag ist bei

1. 3.6.2.1

   Überweisung oder Lastschrifteinzugsverkehr der Tag des Eingangs auf dem Konto der für Zahlungen zuständigen Stelle,

2. 3.6.2.2

   Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen der Tag der Akzeptanz; der Tag der Akzeptanz ist der Tag, an dem die Dienststelle diese Art der Zahlung akzeptiert und eine positive Autorisierung der Zahlung über einen Autorisierungsterminal erfolgt ist,

3. 3.6.2.3

   Verrechnung im Wege der Aufrechnung der Tag, an dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüber stehen,

4. 3.6.2.4

   Zahlung in bar, durch Zahlungsauftrag oder durch Scheck der Tag der Übergabe; für Forderungen, für deren Erhebung die Vorschriften der AO anzuwenden sind, ist § 224 AO zu beachten.

3.6.3 Reihenfolge der Tilgung

Hat eine Schuldnerin oder ein Schuldner mehrere Forderungen zu erfüllen (ggf. auch in Teilbeträgen) und reicht der gezahlte Betrag zur Tilgung sämtlicher Forderungen nicht aus, so wird diejenige Schuld getilgt, die die Schuldnerin oder der Schuldner bei der Zahlung bestimmt. Trifft die Schuldnerin oder der Schuldner keine Bestimmung, so ist die Zahlung zunächst auf Geldstrafen oder -bußen, Zwangsgelder, Kosten (Gebühren und Auslagen), dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung anzurechnen. Innerhalb dieser Reihenfolge sind die einzelnen Forderungen nach ihrer Fälligkeit zu ordnen; bei gleichzeitig fällig werdenden Forderungen bestimmt die anordnende Dienststelle die Reihenfolge der Tilgung. Anderweitige gesetzliche Regelungen bleiben unberührt.

3.7 Einzahlungen bei fehlender Anordnung

Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem Gründe nicht entgegenstehen.

3.7.1 Übergabe von Zahlungsmitteln

Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln sind auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen, sofern sachliche Gründe dafür vorliegen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn durch die Annahmeverweigerung ein Schaden für das Land eintreten könnte. Die oder der Beauftragte für den Haushalt wird ermächtigt, hierzu Regelungen zu erlassen. Das zuständige Ministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des MF.

3.7.2 Nachweis der Zahlungen

Die nach Nummer 3.7.1 angenommenen Zahlungen sowie unbare oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln eingehende Einzahlungen, für die keine Annahmeanordnungen vorliegen, sind als Verwahrungen nachzuweisen, sofern die endgültige Buchungsstelle nicht bekannt ist.

3.7.3 Irrtümliche Einzahlungen

Sind Beträge offensichtlich irrtümlich eingezahlt worden, sind sie mit "Interner Auftrag-Rückzahlung" an die Einzahlerin oder den Einzahler zurückzuzahlen und nachvollziehbar zu belegen. Beträge, die für eine andere juristische Person des öffentlichen Rechts bestimmt sind, können mit "Internem Auftrag" weitergeleitet werden.

3.7.4 Verwahrungen, Vorschüsse (§ 60)

3.7.4.1 Abwicklung von Verwahrungen

Einzahlungen, die bei der automatischen Zuordnung zu Sollbuchungen keiner Annahmeanordnung (Kassenzeichen) zugeordnet werden können, werden, wenn sie nicht im Nicht-Soll gebucht werden (siehe Nummer 2.2) automatisch als dienststellenbezogene Verwahrung gebucht. Um unberechtigte Mahn- und Vollstreckungsverfahren zu vermeiden, sollen die Dienststellen zeitnah die Aufklärung und Zuordnung (Umbuchung, Weiterleitung, Rückzahlung) der Verwahrbuchungen betreiben. Kann hierbei zwar die Einzahlerin oder der Einzahler ermittelt werden, von ihr oder ihm aber nicht das für die richtige Buchung erforderliche Kassen-, Akten- oder Geschäftszeichen in Erfahrung gebracht werden, ist die Einzahlung nach sechs Monaten dem Titel "Vermischte Einnahmen" (Titel 119 01) zuzuführen. Gleiches gilt, wenn die Einzahlerin oder der Einzahler nicht ermittelt werden kann.

3.7.4.2 Rückzahlung von Verwahrgeldern

Die im Zuge der Verwahraufklärung anstehenden Umbuchungen und Rückzahlungen sind mit den "Internen Aufträgen" abzuwickeln. Manuelle Rückzahlungen mit dem "Auftrag RZ intern" und mit dem "Auftrag Rückzahlung" unterliegen dem Vier-Augen-Prinzip. Rückzahlungen von Überzahlungen (Doppelzahlungen) auf Kassenzeichen/Vorgangskonten sind ausschließlich mit "Internen Aufträgen" abzuwickeln; die Verwendung von Auszahlungsanordnungen ist hierbei nicht zulässig.

3.8 Gegenleistungen für Zahlungen

Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (z. B. Basislastschriftverfahren, Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.

Bei nicht gesicherten Einzahlungen soll vor Erbringung der Gegenleistung geprüft werden, ob die Anforderung von Kostenvorschüssen, die Zurückbehaltung von Urkunden, Bescheinigungen, Genehmigungen, Erlaubnissen etc. und - in geeigneten Fällen - die Zurückstellung von Amtshandlungen sachdienlich sein könnte.

3.9 Vorschüsse

3.9.1 Dienststellenbezogene Vorschusskonten

Auf den dienststellenbezogenen Vorschusskonten werden (automatisch) Auszahlungen gebucht, die nicht unmittelbar einer Auszahlungsanordnung (Kassenzeichen) zugeordnet werden können. Zur Abwendung von Schäden für das Land sind Vorschussbuchungen durch die Dienststellen täglich aufzuklären und abzuwickeln. Die zeitnahe Vorschussbearbeitung ist auch für die Aufklärung unberechtigter Lastschrifteinzüge von großer Bedeutung.

3.9.2 Handvorschüsse

Um eine einheitliche und nachvollziehbare Übersicht über alle Handvorschüsse des Landes ( Anlage 2 Nr. 14 zu VV Nr. 6.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80) zu gewährleisten, sind diese bei der besonderen Buchungsstelle Kassentitel 501 11 zu buchen. Vor der Einrichtung eines Handvorschusses sind die Notwendigkeit und die Betragshöhe angesichts der Kosten der Auffüllung unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit zu prüfen.

4. Geldverwaltung, Abrechnung

4.1 Sollbestand und Istbestand

Der Unterschiedsbetrag zwischen allen gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) muss beim Tagesabschluss der Summe aus dem Bestand an Bargeld und den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten unter Berücksichtigung der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge (Istbestand) entsprechen.

4.2 Verwaltung des Istbestandes

Der gesamte Istbestand des Landes ist von der vom MF bestimmten Stelle zentral zu verwalten.

4.3 Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung

Die für Zahlungen zuständige Stelle, sofern sie nicht Zentralkasse i. S. des § 79 Abs. 2 ist, hat täglich ihren Istbestand, soweit entbehrlich, abzuliefern oder bei Bedarf zu verstärken. Sie hat die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen mindestens monatlich nachzuweisen (Abrechnung). Das Nähere regelt das MF im Einvernehmen mit dem LRH.

4.4 Aufbewahrung von Bargeld und Schecks

Bargeld und Schecks sind sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.

5. Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung

5.1 Grundsätze

5.1.1 Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach kameralistischen Grundsätzen. Die revisionssichere, eindeutige Zuordnung zur Buchung sichert die Beweiskraft der Buchführung. Die §§ 71 und 74 bleiben unberührt.

5.1.2 Die Erfordernisse des § 71 Abs. 1 Satz 1 sind erfüllt, wenn die Buchungen in der dort vorgesehenen Ordnung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen dargestellt werden können. Einer Speicherung in dieser Ordnung bedarf es dann nicht.

5.2 Buchführung, Bücher

Als Bücher gemäß § 71 gelten die Datensätze für Buchungen der Einnahmen und der Ausgaben des Haushalts, des Sondervermögens, der Sonderrechnungen sowie der Verwahrungen und Vorschüsse und des Abrechnungsverkehrs.

5.2.1 Die Buchführung hat insbesondere den Zweck,

1. 5.2.1.1

   die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplans einschließlich der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und Zahlungen geordnet aufzuzeichnen,

2. 5.2.1.2

   Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,

3. 5.2.1.3

   die Steuerung des Haushaltsvollzuges zu unterstützen und

4. 5.2.1.4

   Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für das Controlling bereitzustellen.

5.2.2 Die Buchführung über die Bewirtschaftungsvorgänge ist mit den im Zusammenhang mit der Anordnung gespeicherten Daten vollzogen.

5.2.3 Bei der Buchführung über Zahlungen sind mindestens aufzuzeichnen:

1. 5.2.3.1

   das Kennzeichen nach Nummer 2.7.2,

2. 5.2.3.2

   der Betrag,

3. 5.2.3.3

   der Einzahlungstag,

4. 5.2.3.4

   der Buchungstag,

5. 5.2.3.5

   die Buchungsstelle,

6. 5.2.3.6

   das Merkmal, das die für die Buchung verantwortlichen Personen eindeutig bezeichnet.

5.2.4 Werden in HKR-IT-Verfahren Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet, so sind Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Abschlüsse und die Rechnungslegung zu erbringen.

5.3 Belege

Ein Beleg ist eine begründende Unterlage in elektronischer Form oder Papierform, auf der ein Geschäftsvorfall und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind. Die Belege sind im Rahmen der Aktenführung bei den anordnenden Dienststellen oder den für Zahlungen zuständigen Stellen aufzubewahren. Belege i. S. der VV sind auch die in einem HKR-IT-Verfahren erzeugten Protokolle, Nachweisungen und Arbeitsablaufunterlagen sowie

1. 5.3.1

   Kontogegenbücher mit Belegen und ggf. Zahlungsnachweisungen und ggf. weitere von den für Zahlungen zuständigen Stellen zu führende Bücher,

2. 5.3.2

   Anordnungen und Anschreibungen über die Annahme und Auslieferung von Wertgegenständen,

3. 5.3.3

   Tagesabschlüsse, Anschreibungen und die dazugehörigen Unterlagen bei den für Zahlungen zuständigen Stellen.

5.4 Tagesabschluss

5.4.1 Zur Kontrolle der Buchführung hat die für Zahlungen zuständige Stelle einen Tagesabschluss zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln. Besteht keine Übereinstimmung, ist ein Fehlbetrag als Vorschuss oder ein Überschuss als Verwahrung zu buchen, alternativ kann die Begründung für die Abweichung von Soll- und Istbestand im Tagesabschluss dokumentiert werden. Differenzen sind unverzüglich aufzuklären und abzuwickeln.

5.4.2 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist durch die im Berechtigungskonzept bestimmten Personen zu bescheinigen.

5.5 Jahresabschluss

5.5.1 Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen.

5.5.2 In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen:

1. 5.5.2.1

   die Kassenreste,

2. 5.5.2.2

   die weiter geltenden Bewirtschaftungsvorgänge,

3. 5.5.2.3

   die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,

4. 5.5.2.4

   die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen nach Nummer 4.3,

5. 5.5.2.5

   die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für das Land bestimmt sind,

6. 5.5.2.6

   das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchst. c.

5.5.3 Die Bestände aus den Nummern 5.5.2.3 bis 5.5.2.5 sind nur zu übernehmen, wenn sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.

5.5.4 Das MF bestimmt die Termine für

1. 5.5.4.1

   den Abschluss der Bücher für das ablaufende Haushaltsjahr,

2. 5.5.4.2

   die letztmalige Erteilung von Anordnungen für das ablaufende Haushaltsjahr,

3. 5.5.4.3

   die Öffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr,

4. 5.5.4.4

   die erstmalige Erteilung von Anordnungen für das beginnende Haushaltsjahr.

5.6 Rechnungslegung

5.6.1 Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.

5.6.2 Rechnungsunterlagen werden aus den abgeschlossenen Büchern und den dazu gehörenden Belegen abgeleitet.

5.6.3 Die Rechnungslegung umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung. Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nummer 5.2) und die dazugehörigen Belege (Nummer 5.3) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung). Die aus den "Büchern" gemäß Nummer 5.2 erzeugten Standardlisten (Berichte) gelten als Rechnungsnachweisung für die Einzelrechnungs- bzw. Gesamtrechnungslegung. Die Verfahrensbetreiberinnen und Verfahrensbetreiber stellen sicher, dass diese Nachweise jederzeit aus dem System erzeugt und für die Belange der Rechnungslegung, Rechnungsprüfung oder zur Unterstützung der Beauftragten für den Haushalt bei der Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in den Dienststellen (gemäß VV Nr. 3.1 zu § 9) oder sonstigen Auswertungen zur Verfügung gestellt werden können.

5.7 Aufbewahrungsbestimmungen

5.7.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen i. S. der VV sind die Unterlagen in elektronischer Form oder in Papierform, die zum Verständnis der Buchführung und zur ordnungsmäßigen Rechnungslegung erforderlich sind. Dazu gehören

1. 5.7.1.1

   die Bücher (§ 71), in denen alle buchungspflichtigen Vorgänge in der vom MF vorgeschriebenen sachlichen Ordnung zu buchen sind (Sachbücher); werden Vorbücher zu den Sachbüchern geführt, werden die Buchungen summarisch in die Sachbücher übertragen; Sachbücher sind

   1. a)

      das Titelbuch,

   2. b)

      das Vorschussbuch,

   3. c)

      das Verwahrungsbuch und

   4. d)

      das Abrechnungsbuch,

2. 5.7.1.2

   die Belege,

3. 5.7.1.3

   die Rechnungsunterlagen und

4. 5.7.1.4

   die übrigen notwendigen Unterlagen bei den für Zahlungen zuständigen Stellen, die für die Rechnungslegung nicht benötigt werden.

5.7.2 Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung der Belege sind die anordnenden Stellen zuständig. Für die Aufbewahrung der übrigen Unterlagen sind die für Zahlungen zuständigen Stellen zuständig. Die oder der zuständige Beauftragte für den Haushalt bestimmt, wo und wie die Unterlagen (Titelakten, Sachakten) der anordnenden Stellen aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen der anordnenden Stellen, deren Dienststelle aufgelöst oder mit einer anderen anordnenden Stelle zusammengelegt worden ist. Dies gilt nicht für die in elektronischer Form im HWS vorgehaltenen, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

5.7.3 Die Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt wird. Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass innerhalb einer angemessenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen. Für die Aufbewahrung der elektronischen Unterlagen sind die Regelungen der Anlage 3 anzuwenden.

5.7.4 Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Für die übrigen Unterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind und in dem die Zahlung abgeschlossen ist.

5.7.5 Bücher und Rechnungsunterlagen sind zehn Jahre, Belege (Nummer 5.3) sechs Jahre und die übrigen Unterlagen (Nummer 5.7.1.4) ein Jahr aufzubewahren. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.

5.7.6 Die Unterlagen nach Nummer 5.7.1 sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren.

5.7.7 Der LRH kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nummer 5.7.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.

5.7.8 Die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen ist in Abhängigkeit von den eingesetzten Verfahren zu regeln (siehe Anlage 3). Die Regelung bedarf der Einwilligung des MF. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

5.7.9 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält.

5.7.10 Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbewahrt, gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.

5.7.11 Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung geltenden Bestimmungen zu vernichten. Elektronische Daten sind unwiderruflich zu löschen. Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden können. Die zum Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten.

5.7.12 Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH Ausnahmen zulassen.

6. Für Zahlungen zuständige Stellen

6.1 Einrichtung

Für Zahlungen zuständige Stellen sind:

1. 6.1.1

   Kassen, die vom MF einzurichten sind,

2. 6.1.2

   Zahlstellen, die mit Einwilligung des MF für den Barzahlungsverkehr und die Einzahlungen mittels Scheck und elektronischer Kartenzahlverfahren eingerichtet werden können,

3. 6.1.3

   sonstige Stellen, die vom MF unter Beachtung des § 77 mit der Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden. Die Änderung oder Ergänzung der bei der Einrichtung oder Beauftragung festgelegten Aufgaben bedarf der Einwilligung des MF. Für die Einrichtung, die Zuständigkeit und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen sowie deren Ergänzung oder Änderung gelten die Bestimmungen der Anlage 2.

6.2 Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse

Die Leiterin oder der Leiter der Kasse und ihre oder seine Vertretung werden vom MF bestellt. Dies gilt entsprechend für die nach Nummer 6.1.3 beauftragte Stelle. Das MF kann diese Befugnisse übertragen. Der Leiterin oder dem Leiter der LHK obliegt eine Berichtspflicht gegenüber der Kassenaufsicht bei Vorliegen besonderer Vorfälle bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs wie z. B. bei Unregelmäßigkeiten und bei Mängeln in der Sicherheit der Kasseneinrichtungen sowie im Verwaltungsverfahren.

7. HKR-IT-Verfahren

Für HKR-IT-Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3.

8. Wertgegenstände

8.1 Grundsätze

8.1.1 Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden sowie Kostbarkeiten (§ 372 BGB). Die Prüfung, ob ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der anordnenden Stelle.

8.1.2 Die Wertgegenstände sind bei der anordnenden Dienststelle oder mit Zustimmung des MF bei einer für Zahlungen zuständigen Stelle aufzubewahren. Wertpapiere dürfen in einem Depot der Bundesbank verwahrt werden.

8.1.3 Bestimmungen der Nummern 1 bis 7 (Anordnungsverfahren, Erteilung von Quittungen und Führung von Büchern) sind unter Beachtung der nachfolgenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden.

8.2 Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung über die Einlieferung oder die Auslieferung von Wertgegenständen muss mindestens enthalten:

1. 8.2.1

   die Bezeichnung der anordnenden Stelle,

2. 8.2.2

   die Bezeichnung der Stelle, die den Wertgegenstand annehmen oder ausliefern soll,

3. 8.2.3

   ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

4. 8.2.4

   die Bezeichnung und die Anschrift der einliefernden oder empfangsberechtigten Person,

5. 8.2.5

   die Bezeichnung und Beschreibung des Wertgegenstandes,

6. 8.2.6

   die Kennzeichnung der Art der Anordnung (Einlieferung oder Auslieferung),

7. 8.2.7

   den Tag, bis zu dem der Wertgegenstand einzuliefern oder auszuliefern ist,

8. 8.2.8

   die Art der Übergabe oder des Versandes,

9. 8.2.9

   den Grund der Einlieferung und

10. 8.2.10

    den Bezug zu den begründenden Unterlagen.

8.3 Buchführung

Die Buchführung über Wertgegenstände umfasst den Nachweis der Anordnungen sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen.

9. Unvermutete Prüfungen

9.1
Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen

Die LHK ist unvermutet zu prüfen. Die unvermuteten Prüfungen bei den übrigen für Zahlungen zuständigen Stellen können durch ständige Prüfungen ergänzt werden. Werden ständige Prüfungen vorgenommen, kann die unvermutete Prüfung auf das Wesentliche beschränkt werden. Die Ausgestaltung des Aufgabengebietes Revision "Erhebung der Steuerverwaltung" wird der Aufsichtsbehörde übertragen. Regelungen von grundsätzlicher Bedeutung sind im Einvernehmen mit dem MF zu treffen. Die Prüfung ist Bestandteil des in Anlage 3 beschriebenen Internen Kontrollsystems (IKS).

9.1.1 Die Dienststelle, bei der die für Zahlungen zuständige Stelle errichtet ist, bestimmt eine Aufsichtsbeamtin oder einen Aufsichtsbeamten. Diese oder dieser leitet die Prüfungen. Sofern es der Umfang der Prüfung erfordert, können ihr oder ihm für die Dauer der Prüfung weitere Bedienstete als Prüferinnen und Prüfer beigegeben werden, die nicht den für Zahlungen zuständigen Stellen angehören dürfen.

9.1.2 Die Prüfung kann auch der Internen Revision übertragen werden.

9.1.3 Prüfungsgegenstände und Prüfungsumfang sowie Einzelheiten zum Inhalt der Prüfungsniederschrift ergeben sich für die Zahlstellenrevision aus Anlage 2.

9.2
Interne Revision

Das MF nimmt die Aufgaben der Internen Revision für die HKR-IT-Verfahren wahr.

9.2.1 Der Internen Revision für das automatisierte Haushaltsvollzugssystem (HVS) obliegt die Untersuchung, Bewertung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Kontrollsysteme einschließlich des Buchführungs- und Rechnungslegungssystems und der in diesem System ablaufenden Geschäftsprozesse.

9.2.2 Die prozessunabhängigen Überwachungsmaßnahmen der Internen Revision werden wahrgenommen in Form von

1. 9.2.2.1

   zentraler Systemprüfung der HVS-IT-Anwendung (einschließlich IT-Organisation, IT-Umfeld, IT-Infrastruktur);

2. 9.2.2.2

   Prüfung der IT-gestützten Geschäftsprozesse und des IKS in den HVS-Dienststellen. Hierbei soll auch im angemessenen Umfang die Wirksamkeit der Aufsichtsmaßnahmen gemäß Nummer 3.1 der Anlage 3 zu Nr. 7 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 bewertet werden;

3. 9.2.2.3

   Prüfung der freigegebenen vorgelagerten Systeme (HVS-Vorverfahren) nur in Bezug auf die Generierung automatischer Buchungen in das HVS;

4. 9.2.2.4

   Anlass- oder Einzelfallprüfungen.

9.2.3 Die Interne Revision ist Bestandteil des in Anlage 3 beschriebenen IKS.

9.3
Auskunfts- und Informationspflichten

Im Rahmen von Prüfungsverfahren sind der Internen Revision Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben für erforderlich hält, auf Verlangen innerhalb einer von der Revision festzulegenden Frist vorzulegen. Auskünfte sind zu erteilen.

9.4
Revision der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen

Das zuständige Ministerium erlässt die näheren Bestimmungen für die Prüfung der Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.

10. Beitreibung und Einziehung von Geldforderungen

10.1 Beitreibung von Geldforderungen

Die für die Vollstreckung zuständige Behörde ist für die Beitreibung öffentlich-rechtlicher und bestimmter durch Rechtsverordnung zugelassener privatrechtlicher Geldforderungen des Landes im Verwaltungsvollstreckungsverfahren zuständig.

10.2 Vollstreckungsbehörde

Das NVwVG bestimmt die Vollstreckungsbehörde. Diese ist auch Vollstreckungsbehörde nach der Justizbeitreibungsordnung (Bundesrecht). Im Verfahren nach der Justizbeitreibungsordnung übt die Vollstreckungsbehörde auch die Funktion des Vollstreckungsgläubigers aus.

10.3 Einziehung von Geldforderungen

Unbeschadet bestehender Regelungen im Justizbereich ist die Vollstreckungsbehörde neben der Beitreibung von Geldforderungen auch für nachstehende Einziehungsmaßnahmen zuständig, soweit ihr diese übertragen wurden:

1. 10.3.1

   Stundung von Ansprüchen,

2. 10.3.2

   befristete und unbefristete Niederschlagung von Forderungen,

3. 10.3.3

   Erlass von Forderungen,

4. 10.3.4

   Vergleiche,

5. 10.3.5

   Entscheidungen nach den Bestimmungen über die Behandlung von Kleinbeträgen,

6. 10.3.6

   Bearbeitung von Amtshilfeersuchen (Vollstreckungshilfe) anderer Stellen.

10.4 Sicherstellung von Forderungen

Die Vollstreckungsbehörde darf rechtsgeschäftliche Sicherungen für die von ihr einzuziehenden Forderungen vereinbaren. Zur Verfügung über eine erlangte Sicherheit ist die Vollstreckungsbehörde nur befugt, soweit

1. 10.4.1

   dies im Rahmen der Aufgaben der Vollstreckungsbehörde liegt (z. B. bei Aufhebung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen),

2. 10.4.2

   es zur Befriedigung aus der Sicherheit erforderlich ist (z. B. Kündigung und Pfandverwertung) und

3. 10.4.3

   die Verfügung der Erfüllung rechtlich begründeter Ansprüche dient (z. B. die Erteilung einer Löschungsbewilligung nach Zahlung der Forderung).

Bestehende Regelungen im Justizbereich bleiben unberührt.

10.5 Annahme an Erfüllungs statt und erfüllungshalber

Soweit nicht anders bestimmt, ist die Vollstreckungsbehörde bei der Einziehung und Beitreibung von Geldforderungen auch zur Annahme an Erfüllungs statt oder erfüllungshalber (§ 364 BGB) und zur Genehmigung einer Schuldübernahme (§§ 414 ff. BGB) ermächtigt.

10.6 Verfahren bei der Vollstreckungsbehörde

Die Vollstreckungsbehörde regelt im Einvernehmen mit dem MF durch den Erlass von Arbeitsrichtlinien das Einziehungs- und Beitreibungsverfahren der Vollstreckungsbehörde.

11. Bisherige Verfahren

11.1 In Betrieb befindliche HKR-IT-Verfahren

Für die beim Inkrafttreten der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung in Betrieb befindlichen HKR-IT-Verfahren bedarf es einer erneuten Einwilligung nach Nummer 4.6 der Anlage 3 nicht.

11.2 Manuelle Verfahren

Soweit für die Bewirtschaftungsvorgänge nach Nummer 2 der Anlage 3 HKR-IT-Verfahren nicht eingesetzt werden, sind die Bestimmungen dieses RdErl. analog anzuwenden. Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH zusätzliche Bestimmungen treffen. Dies gilt auch für den Fall, dass HKR-IT-Verfahren ganz oder einzelne Funktionen ausgefallen sind (Notbetrieb).