4.1 Zuständigkeit, Umfang der Prüfung

Das zuständige Ministerium bestimmt die Stelle, der die Prüfung obliegt. Die Prüfung soll auf Stichproben beschränkt werden.

4.2 Zweck der Prüfung

4.2.1 Die Übereinstimmung zwischen Istbestand und Sollbestand ist zu prüfen (Nummer 3.1 der Anlage 3 zu Nr. 7 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO). Hierzu ist Folgendes zu veranlassen:

4.2.1.1
Der Bestand an Zahlungsmitteln ist von der für die Verwaltung der Zahlungsmittel zuständigen Person vorzählen zu lassen.

4.2.1.2
Die Bestände sind auf den Konten bei Kreditinstituten unter Abzug der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge zu ermitteln.

4.2.1.3
Aus den Summen ist nach den Nummern 4.2.1.1 und 4.2.1.2 der Istbestand festzustellen.

4.2.1.4
Der Sollbestand ist zu ermitteln.

4.2.1.5
Der Sollbestand ist dem Istbestand gegenüberzustellen.

4.2.2 Es ist weiterhin zu prüfen, ob

4.2.2.1
ein ggf. festgelegter Höchstbetrag des Istbestandes beim Tagesabschluss nicht überschritten wurde,

4.2.2.2
die in der Buchführung nachgewiesenen Wertgegenstände vollständig vorhanden sind (VV Nr. 8.1.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO),

4.2.2.3
die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,

4.2.2.4
die Verwahrungen und Vorschüsse ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,

4.2.2.5
die Bücher richtig geführt worden sind und die erforderlichen Belege vorhanden sind. Dazu gehört die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Bücher und Belege und Richtigkeit der Rechenergebnisse in den Büchern.

4.2.3 Außerdem ist zu prüfen, ob die Aufgaben ordnungsgemäß und sicher erledigt werden, insbesondere ob

4.2.3.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassenaufgaben (§ 77 LHO) beachtet worden ist,

4.2.3.2
die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen,

4.2.3.3
die Bestimmungen für die Sicherung der Zahlstellen des Bundes (ZSiBestB), sowie die Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten in der Bundesverwaltung (GeSiBestB) aus den Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung analog eingehalten worden sind und

4.2.3.4
die in den Niederschriften über vorangegangene Prüfungen enthaltenen Beanstandungen erledigt sind.

4.3 Niederschrift

4.3.1 Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in der die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung enthalten sein müssen. Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.

4.3.2 In der Niederschrift sind der Sollbestand und der Istbestand darzustellen. Die einzelnen Beanstandungen sind als Anlagen beizufügen.

4.3.3 Die Niederschrift mit den Anlagen ist der für Zahlungen zuständigen Stelle und, soweit erforderlich, auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.

4.3.4 Die Niederschrift mit den Stellungnahmen ist der Aufsichtsbehörde und ggf. der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, die oder der der für Zahlungen zuständigen Stelle angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.