Prüfliste notwendiger Schritte für das Entscheidungsverfahren zur Beauftragung von Sachverständigenleistungen
Im Interesse eines wirtschaftlichen und sparsamen Umgangs mit den Haushaltsmitteln
(§ 7 Abs. 1, § 34 Abs. 2 LHO) muss die Beschaffungsmaßnahme vor Vertragsabschluss zunächst von den Bedarfsstellen auf ihre Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit hin überprüft und begründet werden.
Verträge über Lieferungen und Leistungen dürfen grundsätzlich nur nach vorangegangener öffentlicher Ausschreibung oder beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb geschlossen werden, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen (§ 55 Abs. 1 LHO). Die VV zu § 55 LHO und Nummer 3 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO konkretisieren die vergaberechtlichen Regelungen. Soweit von einer Ausschreibung abgesehen wird, müssen die dafür maßgebenden Gründe eindeutig und nachvollziehbar aktenkundig gemacht werden. Bei der Vergabeentscheidung sind die maßgebenden Gründe aktenkundig zu machen. Sofern bestimmte Leistungen nur von einem Anbieter am Markt erhältlich sind, ist dies nachvollziehbar zu dokumentieren.
Der voraussichtliche Auftragswert ist für vergabe- und haushaltsrechtliche Entscheidungen erforderlich. Im Rahmen der Auftragswertermittlung sind sämtliche zur Erbringung der Gesamtleistung erforderlichen Einzelleistungen zusammenzurechnen, auch dann, wenn Teilaufträge - z. B. aus haushalterischen Gründen - einzeln vergeben werden sollten.
Die Grundsätze für die Vergabe von Sachverständigenleistungen (Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO) sind zu beachten! |
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| 1. | Um welche Art der Sachverständigenleistung es sich? |
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| 1.1 | Kurze Beschreibung der Leistung (mit Grobschätzung Auftragswert ohne Umsatzsteuer):
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| 1.2 | Entspricht die Sachverständigenleistung der Nummer 1 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO? |
| (Sachverständigenleistungen sind entgeltliche Leistungen auf vertraglicher Basis, die dem Ziel dienen, im Hinblick auf konkrete Entscheidungssituationen der Auftraggeberin oder des Auftraggebers praxisorientierte Handlungsempfehlungen zu entwickeln und zu bewerten, den Entscheidungsträgern zu vermitteln und ggf. ihre Umsetzung zu begleiten. Dazu zählen insbesondere Gutachten, Evaluierungen, prozessbegleitende Beratungen und wissenschaftliche Untersuchungen [z. B. Studien]). |
| □ | ja | - | Weiter bei Nummer 1.3. |
| □ | nein | - | Die Beauftragung unterliegt nicht der Anwendung dieser Grundsätze. Die §§ 7 und 55 LHO sind gleichwohl zu beachten!
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| 1.3 | Ist die Sachverständigenleistung im Negativkatalog der Nummer 1 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO aufgeführt? |
| □ | ja | - | Die Beauftragung unterliegt nicht der Anwendung dieser Grundsätze. Die §§ 7 und 55 LHO sind gleichwohl zu beachten!
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| □ | nein | - | Weiter bei Nummer 2. |
| 2. | Wirtschaftlichkeitsprüfung (§§ 6, 7 LHO, Nummer 2 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO)
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| 2.1 | Problem- und Zielbeschreibung (Nummer 2.1 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO):
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| 2.2 | Prüfung der Notwendigkeit (Nummer 2.2 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO) u.a.:
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| - | Warum ist der Informations- und Handlungsbedarf zwingend unabweislich? |
| - | Gehören diese Aufgaben zum gewöhnlichen Tätigkeitsbereich der Verwaltungen? |
| - | Ist eine externe Beauftragung erforderlich (Nummer 2.2 Abs. 5 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO)? |
| 2.3 | Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Nummer 2.3 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO):
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| 2.3.1 Relevante Handlungsalternativen/Lösungsmöglichkeiten nennen und erläutern: |
| Handlungsalternative 1 | □ geeignet | □ ungeeignet (Begründung!) |
| Handlungsalternative 2 | □ geeignet | □ ungeeignet (Begründung!) |
| Handlungsalternative ... | □ geeignet | □ ungeeignet (Begründung!) |
| 2.3.2 | Wirtschaftlichkeitsberechnung (VV Nr. 3 zu § 7 LHO) für die Handlungsalternative durchführen: (Kostenvergleichsrechnung, Kapitalwertmethode, Nutzwertanalyse oder Kosten-Nutzen-Analyse)
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| 2.3.3 | Entscheidungsvorschlag: |
| - | Ergebnis mit Begründung: |
| - | Geschätzter Auftragswert (in EUR ohne Umsatzsteuer): |
| - | Auswirkungen auf den Haushalt 20___ (Folgekosten? Stehen ausreichende Haushaltsmittel zur Verfügung?): |
| 2.3.4 | Beteiligung der Beauftragten für den Haushalt (§ 9 LHO):
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| □ | ja, erfolgt | □ nein (Begründung!) |
| 3. | Vergabeverfahren (§ 55 LHO, VV zu § 55 LHO, Nummer 3 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO)
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| 3.1 | Ist eine zentrale Beschaffungsstelle für die Durchführung der Vergabe zu nutzen? |
| (Hinweis: Der Kontrahierungszwang ist ggf. in den entsprechenden Beschaffungsordnungen
geregelt!)
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| □ | ja, erfolgt | □ | LZN | □ | aber, zur Selbstbewirtschaftung freigegeben |
| weiter bei Nummer 4 | □ | IT.N | (Nachweis ist beizufügen) |
| □ | NLBL |
| □ | LGLN |
| □ | NLStBV |
| □ | nein (Begründung!) |
| weiter bei Nummer 3.2. |
| 3.2 | Wahl der Verfahrensart für Sachverständigenleistungen |
| □ | Der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) erreicht oder überschreitet den jeweiligen EU-Schwellenwert.
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| Vorschriften: Teil 4 des GWB i. V. m. VgV, NTVergG und Nummer 3.1 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO |
| □ | offenes Verfahren und nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 2 VgV)
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| □ | Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, Wettbewerblichen Dialog oder Innovationspartnerschaft
(§ 14 Abs. 3, § 19 VgV)
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| □ | Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 4 VgV)
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| □ | Der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) liegt unterhalb des jeweiligen EU-Schwellenwertes und die Vergabe beinhaltet Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit (vgl. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG) erbracht werden.
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| Vorschriften: VV Nr. 2.2 zu § 55 LHO i.V.m. Nr. 3.2 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO
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| □ | formloses Verfahren, bei dem mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes
aufgefordert werden (VV Nr. 2.2 zu § 55 LHO)
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| Anzahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen: _______ |
| □ | Der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) liegt unterhalb des jeweiligen EU-Schwellenwertes und es handelt sich bei der Beauftragung nicht um eine freiberufliche Leistung nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG (nicht der Regelfall).
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| Vorschriften: | UVgO, NWertVO, VV Nr. 2.1 zu § 55 LHO i. V. m. Nummer 3.3 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO
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| □ | Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (§ 8 Abs. 2 UVgO)
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| □ | Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (§ 8 Abs. 3 UVgO)
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| □ | Berücksichtigung der NWertVO |
| □ | Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb (§ 8 Abs. 4 UVgO)
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| □ | Berücksichtigung der NWertVO |
| Anzahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen: ______ |
| 4. Vertragsgestaltung (Nummer 4.1 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO)
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| Die Verträge sind schriftlich abzuschließen |
| □ unter Verwendung des Mustervertrages. |
| □ unter Verwendung anderer speziellen Vertragsmuster. |
| 5. Meldeverfahren (Nummer 6 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO)
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| Der Abschluss von Verträgen über Sachverständigenleistungen muss der oder dem Beauftragten für den Haushalt der auftraggebenden Dienststelle gemeldet werden. |
| □ erfolgt, am: |
| 6. | Durchführung, Abnahme und Auswertung |
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| (Nummern 4.2 und 5 der Anlage zu VV Nr. 3.1 zu § 55 LHO) |
