VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung

(Zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)

1.
Anordnungen

1.1
Anforderungen

1. 1.1.1

   Anordnungen sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Buchungen vorzunehmen. Die Anordnung ist das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Buchung wahrgenommen werden.

2. 1.1.2

   An einer Anordnung, die zu einer Einzahlung oder einer Auszahlung führt, darf nicht nur eine Person allein beteiligt sein (Vier-Augen-Prinzip). Ausnahmen sind unter Berücksichtigung von Nummer 6.2 und 6.3 mit Einwilligung des MFs möglich. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

1.2
Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit, die Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen.

1. 1.2.1

   Die Bescheinigung der Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst, dass

   1. 1.2.1.1

      die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind;

   2. 1.2.1.2

      nach den geltenden Vorschriften, insbesondere dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist. Hierzu gehört, dass

      1. 1.2.1.2.1

         die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,

      2. 1.2.1.2.2

         die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist;

   3. 1.2.1.3

      Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind;

   4. 1.2.1.4

      die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z. B. Mittelverfügbarkeit);

   5. 1.2.1.5

      die angeforderte Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.

2. 1.2.2

   Die Bescheinigung der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit beinhaltet die Verantwortung, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Anordnung und den sie begründenden Unterlagen richtig sind.

3. 1.2.3

   Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst die Verantwortung dafür, dass in der Anordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind und die Bescheinigungen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit von der oder dem dazu Befugten abgegeben worden sind und Ausgabemittel zur Verfügung stehen.

1.3
Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung muss mindestens enthalten

1. 1.3.1 

   die Bezeichnung der anordnenden Dienststelle,

2. 1.3.2 

   die Bezeichnung der für die Zahlungen zuständigen Stelle,

3. 1.3.3 

   ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

4. 1.3.4 

   die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr notwendigen Angaben,

5. 1.3.5 

   den Betrag mit Währungsbezeichnung,

6. 1.3.6 

   die Kennzeichnung der Art der Anordnung (z. B. Mittelverteilung, Festlegung, Einzahlung, Auszahlung),

7. 1.3.7 

   bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes Kennzeichen,

8. 1.3.8 

   den Fälligkeitstag,

9. 1.3.9 

   bei Auszahlungen das Zahlungsverfahren,

10. 1.3.10 

    den Verwendungszweck,

11. 1.3.11 

    die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,

12. 1.3.12 

    den Bezug zu den begründenden Unterlagen,

13. 1.3.13 

    die für Mahnung, Beitreibung und sonstige Verzugsfolgen notwendigen Angaben,

14. 1.3.14 

    bei Einzahlungen, Auszahlungen und Änderungen die fortgeschrittene elektronische Signatur.

1.4
Abweichender Inhalt der Anordnung

Das MF oder die von ihm ermächtigte Stelle kann regeln, dass einzelne Angaben nach Nummer 1.3 in Anordnungen nicht enthalten sein müssen oder erst nach der Zahlung ergänzt werden oder dass zusätzliche Angaben in die Anordnung aufzunehmen sind. Soweit nach § 79 Abs. 4 erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

1.5
Änderungen einer Anordnung

Ist eine Anordnung zu ändern oder zu stornieren, so ist die sachliche und zeitliche Zuordnung zu der ursprünglichen Anordnung zu gewährleisten.

1.6
Ausgeschlossene Personen

Bei der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (z. B. Verwaltungsverfahrensgesetz, SGB X, Abgabenordnung).

2.
Zahlungen

2.1
Zahlungsverfahren

Zahlungen sind

1. 2.1.1 

   durch Überweisung,

2. 2.1.2 

   im Wege des Lastschrifteinzugsverkehrs,

3. 2.1.3 

   mittels Kartenzahlverfahren (z.B. Geldkarte, Debitkarte, Kreditkarte),

4. 2.1.4 

   mittels elektronischer Zahlungssysteme (z.B. Bezahlverfahren bei eGovernment),

5. 2.1.5 

   im Wege der Verrechnung

anzunehmen oder zu leisten. In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlung bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck angenommen oder geleistet werden. Die Leistung einer Zahlung durch Scheck setzt voraus, dass andere Zahlungsverfahren nicht oder nicht in sachdienlicher Weise geeignet sind, die Zahlungsverpflichtung zu erfüllen. An die Prüfung sind strenge Maßstäbe anzulegen. Für Bargeld, Schecks und Quittungen gelten die Bestimmungen der Anlage 1.

2.2
Konten bei Kreditinstituten

2.2.1
Konten bei Kreditinstituten dürfen nur mit Einwilligung des MF eingerichtet werden.

2.2.2
Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von zwei Personen gemeinsam verfügt werden. Das MF kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.

2.3
Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlverfahren und elektronischen Zahlungssystemen bedürfen der Einwilligung des MF. Das MF hat, soweit erforderlich, das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

2.4
Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr

Die für die Anordnung der Zahlungen verantwortliche Stelle hat für Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr die Einzugsermächtigung zu erteilen. Ihr sind dabei die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen. Unberechtigte Auszahlungen sind der kontoführenden Stelle zum Zweck des Widerspruchs unverzüglich anzuzeigen. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr.

2.5
Überwachung von Einzahlungen

2.5.1

Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist zu überwachen. Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so

1. 2.5.1.1 

   ist die Schuldnerin oder der Schuldner zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung die Einziehung des Betrages zu veranlassen,

2. 2.5.1.2 

   sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (z.B. Mahngebühren, Verzugszinsen, Säumniszuschläge) zu erheben.

2.5.2
Einzahlungstag ist bei

1. 2.5.2.1 

   Überweisung oder Lastschrifteinzugsverkehr der Tag des Eingangs auf dem Konto,

2. 2.5.2.2 

   Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen der Tag der Akzeptanz,

3. 2.5.2.3 

   Verrechnungen im Wege der Aufrechnung der Tag, an dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüberstehen,

4. 2.5.2.4 

   Zahlung in bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck der Tag der Übergabe, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

2.6
Einzahlungen bei fehlender Anordnung

Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem Gründe nicht entgegenstehen. Die erforderliche Anordnung ist bei der zuständigen Stelle anzufordern.

2.7
Gegenleistungen für Zahlungen

Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (z.B. Lastschrifteinzugsverkehr, Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.

3.
Geldverwaltung, Abrechnung

3.1
Sollbestand und Istbestand

Der Unterschiedsbetrag zwischen allen gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) muss beim Tagesabschluss (Nummer 4.4) der Summe aus dem Bestand an Bargeld und den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten unter Berücksichtigung der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge (Istbestand) entsprechen.

3.2
Verwaltung des Istbestandes

Der gesamte Istbestand des Landes ist von der vom MF bestimmten Stelle zentral zu verwalten.

3.3
Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung

Die für Zahlungen zuständige Stelle hat täglich ihren Istbestand, soweit entbehrlich, abzuliefern oder bei Bedarf zu verstärken. Sie hat die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen mindestens monatlich nachzuweisen (Abrechnung). Das Nähere regelt das MF im Einvernehmen mit dem LRH.

3.4
Aufbewahrung von Bargeld und Schecks

Bargeld und Schecks sind sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.

4.
Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung

4.1
Grundsätze

4.1.1
Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach kameralistischen Grundsätzen.

4.1.2
Die Erfordernisse des § 71 Abs. 1 Satz 1 sind erfüllt, wenn die Buchungen in der dort vorgesehenen Ordnung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen dargestellt werden können. Einer Speicherung in dieser Ordnung bedarf es dann nicht.

4.2
Buchführung

4.2.1
Die Buchführung hat insbesondere den Zweck,

1. 4.2.1.1 

   die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplans einschließlich der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und die Zahlungen geordnet aufzuzeichnen,

2. 4.2.1.2 

   Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,

3. 4.2.1.3 

   die Steuerung des Haushaltsvollzugs zu unterstützen und

4. 4.2.1.4 

   Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für das Controlling bereitzustellen.

4.2.2
Die Buchführung über die Bewirtschaftungsvorgänge ist mit den im Zusammenhang mit der Anordnung gespeicherten Daten (Nummer 1.3 bis Nummer 1.5 und Nummer 6.4.2) vollzogen.

4.2.3
Bei der Buchführung über Zahlungen sind mindestens aufzuzeichnen

1. 4.2.3.1 

   das Kennzeichen nach Nummer 1.3.3,

2. 4.2.3.2 

   der Betrag,

3. 4.2.3.3 

   der Einzahlungstag,

4. 4.2.3.4 

   der Buchungstag,

5. 4.2.3.5 

   die Buchungsstelle,

6. 4.2.3.6 

   das Merkmal, das die für die Buchung verantwortliche Person eindeutig bezeichnet.

4.2.4
Werden in automatisierten Haushaltsvollzugsverfahren (HKR-IT-Verfahren) Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet, so sind Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Abschlüsse und die Rechnungslegung zu erbringen.

4.3
Belege

Ein Beleg ist eine elektronische oder schriftliche Unterlage, auf der ein Bewirtschaftungsvorgang und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind.

4.4
Tagesabschluss

4.4.1
Zur Kontrolle der Buchführung hat die für Zahlungen zuständige Stelle einen Tagesabschluss zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln. Besteht keine Übereinstimmung, so ist ein Fehlbetrag als Vorschuss, ein Überschuss als Verwahrung zu buchen; alternativ kann die Begründung für die Abweichung von Soll- und Istbestand im Tagesabschluss dokumentiert werden. Differenzen sind unverzüglich aufzuklären und abzuwickeln.

4.4.2
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist durch die im Berechtigungskonzept (Nummer 6.3) bestimmten Personen zu bescheinigen.

4.5
Jahresabschluss

4.5.1
Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen (Nummer 3.3).

4.5.2
In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen

1. 4.5.2.1 

   die Kassenreste,

2. 4.5.2.2 

   die weiter geltenden Bewirtschaftungsvorgänge,

3. 4.5.2.3 

   die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,

4. 4.5.2.4 

   die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen nach Nummer 3.3,

5. 4.5.2.5 

   die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für das Land bestimmt sind,

6. 4.5.2.6 

   das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchst. c.

4.5.3
Die Bestände aus Nummer 4.5.2.3 bis 4.5.2.5 sind nur zu übernehmen, wenn sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.

4.5.4
Das Nähere zur Durchführung des Jahresabschlusses einschließlich der Behandlung von Unrichtigkeiten regelt das MF.

4.6
Rechnungslegung

4.6.1
Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.

4.6.2
Rechnungsunterlagen werden aus den abgeschlossenen Büchern und den dazu gehörenden Belegen abgeleitet.

4.6.3
Den Inhalt und die Form von Rechnungsunterlagen sowie ihre Vorlage beim LRH bestimmt das MF im Einvernehmen mit dem LRH.

4.7
Aufbewahrungsbestimmungen

4.7.1
Die Bücher, die Belege und die Rechnungsunterlagen (Nummer 4.6.2) sind unter entsprechender Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (1) getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Das Nähere regelt das MF im Einvernehmen mit dem LRH.

4.7.2
Bücher und Rechnungsunterlagen sind zehn Jahre, Belege sechs Jahre aufzubewahren. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.

4.7.3
Dauernd aufzubewahren sind

1. 4.7.3.1 

   Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den Lageplänen,

2. 4.7.3.2 

   Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und von anderen dauernden Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten,

3. 4.7.3.3 

   Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte und

4. 4.7.3.4 

   Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren Vernichtung von Nachteil für das Land sein könnte.

4.7.4
Die Unterlagen nach Nummer 4.7.1 sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren.

4.7.5
Der LRH kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nummer 4.7.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.

4.7.6
Die Beleghaltung ist in Abhängigkeit von den eingesetzten Verfahren zu regeln. Die Regelung bedarf der Einwilligung des MF. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

5.
Für Zahlungen zuständige Stellen

5.1
Einrichtung

Für Zahlungen zuständige Stellen sind

1. 5.1.1 

   Kassen, die vom MF einzurichten sind,

2. 5.1.2 

   Zahlstellen, die mit Einwilligung des MF für den Barzahlungsverkehr und die Einzahlungen mittels Scheck und elektronischer Kartenzahlverfahren eingerichtet werden können,

3. 5.1.3 

   sonstige Stellen, die vom MF unter Beachtung des § 77 mit der Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden.

Die Änderung oder Ergänzung der bei der Einrichtung oder Beauftragung festgelegten Aufgaben bedarf der Einwilligung des MF. Für die Einrichtung, die Zuständigkeit und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen sowie deren Ergänzung oder Änderung gelten die Bestimmungen der Anlage 2.

5.2
Annahme von Einzahlungen außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stellen

Außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stelle dürfen Einzahlungen durch Übergabe von Bargeld und Schecks sowie mittels elektronischer Kartenzahlverfahren nur von Bediensteten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Das zuständige Ministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des MF. Die Ermächtigten haben ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen.

5.3
Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse

Die Leiterin oder der Leiter der Kasse und ihre oder seine Vertretung werden vom MF bestellt. Dies gilt entsprechend für die nach Nummer 5.1.3 beauftragten Stellen. Das MF kann diese Befugnisse übertragen.

6.
HKR-IT-Verfahren

6.1
Grundsätze

6.1.1
Bei der Entwicklung und dem Betrieb von IT-Verfahren für

1. 6.1.1.1 

   Anordnungen,

2. 6.1.1.2 

   Zahlungen,

3. 6.1.1.3 

   Geldverwaltung und Abrechnung,

4. 6.1.1.4 

   Buchführung, Belegung der Buchungen, Abschlüsse und Rechnungslegung

sind die GoBS sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (2) anzuwenden. Dies gilt auch für IT-Verfahren, in denen Daten für die Erhebung von Einnahmen und die Leistung von Ausgaben erzeugt und an Verfahren nach Satz 1 übergeben werden (HKR-IT-Vorverfahren).

6.1.2
Für die Erstellung der in den GoBS vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation einschließlich der Risikoanalyse und des Sicherheitskonzeptes ist das für den Einsatz des IT-Verfahrens zuständige Ministerium verantwortlich.

6.1.3
Die Risikoanalyse und das daraus abzuleitende Sicherheitskonzept sind

1. 6.1.3.1 

   auf der Grundlage der Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik im IT-Grundschutzhandbuch und im IT-Sicherheitshandbuch sowie

2. 6.1.3.2 

   unter Beachtung der ergänzenden Bestimmungen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Nummer 6.2 und Nummer 6.3)

zu erstellen.

6.2
Risikoanalyse

6.2.1
In einer Risikoanalyse sind die Risiken zu ermitteln und zu bewerten. Dabei sind die durch Fehler und Missbrauch bedingten haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit abzuwägen. Die Einführung und die wesentliche Änderung eines automatisierten Verfahrens sind nur zulässig, soweit derartige Gefahren durch technische und organisatorische Maßnahmen wirksam beherrscht werden können. Ein im Ergebnis der Risikoanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu dokumentieren.

6.2.2
Bei der Bewertung sind höhere Risiken insbesondere dann anzunehmen, wenn

1. 6.2.2.1 

   Bewirtschaftungsvorgänge zu wiederkehrenden Zahlungen führen und im voraussichtlichen Anspruchszeitraum den Betrag von 7.500 EUR übersteigen,

2. 6.2.2.2 

   Bewirtschaftungsvorgänge zu Zahlungen auf unbestimmte Zeit führen,

3. 6.2.2.3 

   Einmalzahlungen den Betrag von 2.500 EUR übersteigen,

4. 6.2.2.4 

   auf Forderungen bzw. auf deren Einziehung verzichtet wird (z.B. Erlass, Niederschlagung),

5. 6.2.2.5 

   Verwahrgelder ausgezahlt werden,

6. 6.2.2.6 

   Beträge als Vorschüsse gezahlt werden.

6.2.3
Bei der Bewertung ist auch zu berücksichtigen, ob

1. 6.2.3.1 

   im Rahmen der Bearbeitung festgestellte Mängel erfasst und ausgewertet werden,

2. 6.2.3.2 

   eine Innenrevision vorhanden ist (§ 78).

6.3
Sicherheitskonzept

Im Sicherheitskonzept sind die Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten (Berechtigungskonzept) und die weiteren Maßnahmen darzustellen. Dabei ist zu bestimmen, ob und inwieweit

1. 6.3.1 

   zwei oder mehr Personen maßgeblich an einem einzelnen der in Nummer 6.1.1 genannten Bewirtschaftungsvorgänge zu beteiligen sind,

2. 6.3.2 

   nur eine Person den Bewirtschaftungsvorgang bearbeitet,

3. 6.3.3 

   eine Anordnung zusätzlich zur Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nummer 6.3.1 oder Nummer 6.3.2 von einer weiteren Person zu prüfen und freizugeben ist,

4. 6.3.4 

   vollautomatisierte Verfahrensabläufe ohne Beteiligung einer Person Anwendung finden,

5. 6.3.5 

   zusätzlich Prüfverfahren einzusetzen sind,

6. 6.3.6 

   weitere Sicherungsmaßnahmen zu treffen sind, z.B. manuelle Prüfung.

6.4
Dokumentation der Verantwortung

6.4.1
Die oder der Beauftragte für den Haushalt hat die im Berechtigungskonzept festgelegten Befugnisse verantwortlichen Personen zuzuweisen.

6.4.2
Die an einem einzelnen Bewirtschaftungsvorgang nach Nummer 6.1.1 Beteiligten und der Umfang der von ihnen jeweils wahrgenommenen Verantwortung sind programmgesteuert mit Datum und ggf. Uhrzeit eindeutig identifizierbar und dauerhaft zu dokumentieren.

6.5
Einwilligungsverfahren

6.5.1
Das MF und der LRH sind über beabsichtigte Verfahren nach Nummer 6.1.1 so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie ggf. die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.

6.5.2
Sollen Verfahren nach Nummer 6.1.1 eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des MF. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

6.5.3
Für die Einwilligung ist die Verfahrensdokumentation einschließlich der Risikoanalyse und des Sicherheitskonzeptes vorzulegen. Das MF kann auf die Vorlage von Teilen der Verfahrensdokumentation verzichten.

6.5.4
Dem MF und dem LRH ist Gelegenheit zu geben, am Test des Verfahrens teilzunehmen.

6.6
Ergänzende Bestimmungen für den Betrieb automatisierter Verfahren

Werden Verfahren nach Nummer 6.1.1 eingesetzt, sind die "Ergänzenden Bestimmungen für den Betrieb automatisierter Verfahren" der Anlage 3 zu beachten.

7.
Wertgegenstände

7.1
Grundsätze

7.1.1
Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden sowie Kostbarkeiten (§ 372 BGB und § 5 Hinterlegungsordnung). Die Prüfung, ob ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der anordnenden Stelle.

7.1.2
Die Wertgegenstände sind bei der anordnenden Dienststelle oder mit Zustimmung des MF bei einer für Zahlungen zuständigen Stelle aufzubewahren.

7.1.3
Die Bestimmungen der Nummern 1 bis 6 für das Anordnungsverfahren, die Erteilung von Quittungen und die Führung von Büchern sind unter Beachtung der nachfolgenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden.

7.2
Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung über die Einlieferung oder die Auslieferung von Wertgegenständen muss mindestens enthalten

1. 7.2.1 

   die Bezeichnung der anordnenden Stelle,

2. 7.2.2 

   die Bezeichnung der Stelle, die den Wertgegenstand annehmen oder ausliefern soll,

3. 7.2.3 

   ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

4. 7.2.4 

   die Bezeichnung und die Anschrift der einliefernden oder empfangsberechtigten Person,

5. 7.2.5 

   die Bezeichnung und Beschreibung des Wertgegenstandes,

6. 7.2.6 

   die Kennzeichnung der Art der Anordnung (Einlieferung oder Auslieferung),

7. 7.2.7 

   den Tag, bis zu dem der Wertgegenstand einzuliefern oder auszuliefern ist,

8. 7.2.8 

   die Art der Übergabe oder des Versands,

9. 7.2.9 

   den Grund der Einlieferung und

10. 7.2.10 

    den Bezug zu den begründenden Unterlagen.

7.3
Buchführung

Die Buchführung über Wertgegenstände umfasst den Nachweis der Anordnungen sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen.

8.
Unvermutete Prüfungen der für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen gemäß § 78 LHO

8.1
Unvermutete Prüfungen

Die LHK ist unvermutet zu prüfen. Der Leiterin oder dem Leiter der LHK obliegt eine Berichtspflicht gegenüber der Kassenaufsicht bei Vorliegen besonderer Vorfälle bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs wie z. B. bei Unregelmäßigkeiten und bei Mängeln in der Sicherheit der Kasseneinrichtungen sowie im Verwaltungsverfahren. Die unvermuteten Prüfungen bei den übrigen für Zahlungen zuständigen Stellen (Nummer 5) können durch ständige Prüfungen ergänzt werden. Werden ständige Prüfungen vorgenommen, kann die unvermutete Prüfung auf das Wesentliche beschränkt werden. Die Ausgestaltung der Finanzkassenrevision der Steuerverwaltung wird der Aufsichtbehörde übertragen. Regelungen von grundsätzlicher Bedeutung sind im Einvernehmen mit dem MF zu treffen.

8.1.1
Die Dienststelle, bei der die für Zahlungen zuständige Stelle errichtet ist, bestimmt eine Aufsichtsbeamtin oder einen Aufsichtsbeamten. Diese oder dieser leitet die Prüfungen. Sofern es der Umfang der Prüfung erfordert, können ihm oder ihr für die Dauer der Prüfung weitere Bedienstete als Prüferinnen und Prüfer beigegeben werden, die nicht den für Zahlungen zuständigen Stellen angehören dürfen.

8.1.2
Die Prüfung nach Nummer 8.1 kann auch der Internen Revision nach Nummer 8.2 übertragen werden.

8.1.3
Prüfungsgegenstände und Prüfungsumfang sowie Einzelheiten zum Inhalt der Prüfungsniederschrift ergeben sich für die Zahlstellenrevision aus Anlage 4 und für die Prüfung manueller Verfahren aus Anlage 5 Nr. 4.

8.2
Interne Revision

8.2.1
Der Internen Revision für das automatisierte Haushaltsvollzugssystem (HVS) obliegt die Untersuchung, Bewertung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des IT-Kontrollsystems einschließlich des Buchführungs- und Rechnungslegungssystems und der in diesem System ablaufenden Geschäftsprozesse.

8.2.2
Die prozessunabhängigen Überwachungsmaßnahmen der Internen Revision werden wahrgenommen in Form von:

1. 8.2.2.1

   Zentraler Systemprüfung der HVS-IT-Anwendung (einschließlich IT-Organisation, IT-Umfeld, IT-Infrastruktur).

2. 8.2.2.2

   Prüfung der IT-gestützten Geschäftsprozesse und des Internen Kontrollsystems in den HVS-Dienst-stellen. Hierbei soll auch im angemessenen Umfang die Wirksamkeit der Aufsichtmaßnahmen gemäß VV Nr. 3.1 zu § 9 LHO bewertet werden.

3. 8.2.2.3

   Prüfung der freigegebenen vorgelagerten Systeme (HVS-Vorverfahren) nur in Bezug auf die Generierung automatischer Buchungen in das HVS.

4. 8.2.2.4

   Anlass- bzw. Einzelfallprüfungen.

8.2.3
Die Aufgaben der Internen Revision werden vom MF wahrgenommen. Die Verantwortlichkeit des MF umfasst auch die Prüfungshandlungen externer Dienstleister, soweit diesen aufgrund "vertraglicher Vereinbarungen über die Verfügbarkeit von IT-Dienstleistungen" (sog. Service Level Agreement/SLA) Aufgaben der Internen Revision ganz oder teilweise übertragen wurden.

8.2.4
Die Interne Revision ist Bestandteil des in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS. beschriebenen Internen Kontrollsystems (IKS). Die Zuständigkeiten, der Umfang und das Verfahren der Revision sind in der nach Nummer 6.1.2 zu erstellenden Verfahrensdokumentation darzustellen. Das MF regelt das Nähere (Dienstanweisung, Jahresprüfplan, überjähriger Prüfplan, Prüfungszyklus, Anforderungsprofil für die Prüfer sowie den Umgang mit Feststellungen und Empfehlungen der Internen Revision).

8.3
Auskunfts- und Informationspflichten

Im Rahmen von Prüfungsverfahren sind der Internen Revision Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben für erforderlich hält, auf Verlangen innerhalb einer von der Revision festzulegenden Frist vorzulegen. Auskünfte sind zu erteilen.

8.4
Revision der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen

Das zuständige Ministerium erlässt die näheren Bestimmungen für die Prüfung der Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.

9.
Bisherige Verfahren

9.1
In Betrieb befindliche IT-Verfahren

Für die beim In-Kraft-Treten der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung in Betrieb befindlichen IT-Verfahren bedarf es einer erneuten Einwilligung nach Nummer 6.5.2 nicht.

9.2
Manuelle Verfahren

Soweit für die Bewirtschaftungsvorgänge nach Nummer 6.1.1 HKR-IT-Verfahren nicht eingesetzt werden, sind die vorstehenden Bestimmungen analog und zusätzlich die Bestimmungen der Anlage 6 anzuwenden. Dies gilt auch für den Fall, dass HKR-IT-Verfahren ganz oder einzelne Funktionen ausgefallen sind (Notbetrieb).