A.
Buchführung über Zahlungen, Geldforderungen und wiederkehrende Verpflichtungen

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1.
Zweck der Buchführung

Die Buchführung hat insbesondere den Zweck, durch die Aufzeichnung der Zahlungen und der sonstigen kassenmäßigen Vorgänge

1.1
Unterlagen für die Abrechnung zu gewinnen,

1.2
Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen und

1.3
zeitnahe Angaben über die Ausführung des Haushaltsplans zu liefern.

2.
Zuständigkeiten

Die Buchführung über Zahlungen ist Aufgabe der Kasse. Hat das Finanzministerium die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nr. 3.2 zu § 79), so sind die Bestimmungen über die Buchführung entsprechend anzuwenden; § 74 bleibt unberührt.

3.
Grundsätze der Buchführung

3.1
Die Kassen haben nach den Grundsätzen der kameralistischen Buchführung zu buchen. Buchungen sind die Eintragungen von Beträgen und erläuternden Angaben in die Bücher der Kasse.

3.2
Die Zahlungen sind nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung zu buchen; diese richtet sich nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung. Die Verbindung dieser Buchungen untereinander und zum Beleg (VV zu § 75) muß erkennbar sein.

3.3
Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so sind außerdem die in den HKR-ADV-Best. aufgeführten Mindestanforderungen zu beachten (Anlage 2 zu § 79).

Zweiter Abschnitt:
Bücher

Erster Unterabschnitt:
Allgemeines

4.
Arten der Bücher

4.1
Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden als Zeitbücher geführt

4.1.1
das Hauptzeitbuch (Nr. 5),

4.1.2
die Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Nr. 6) und

4.1.3
das Tagesabschlußbuch (Nr. 7).

4.2
Für die Buchungen nach sachlicher Ordnung werden als Sachbücher geführt

4.2.1
das Titelbuch (Nr. 8),

4.2.2
die Vorbücher zum Titelbuch (Nr. 9),

4.2.3
das Verwahrungsbuch (Nr. 11),

4.2.4
das Vorschußbuch (Nr. 12),

4.2.5
das Abrechnungsbuch (Nr. 13) und

4.2.6
andere Sachbücher (Nr. 14).

4.3
Neben den Zeitbüchern und den Sachbüchern werden als Hilfsbücher geführt

4.3.1
das Kontogegenbuch (Nr. 15),

4.3.2
das Schalterbuch (Nr. 16) und

4.3.3
andere Hilfsbücher (Nr. 17).

4.4
Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmen, daß Zeitbücher und Sachbücher vereinigt geführt werden.

Zweiter Unterabschnitt:
Zeitbücher

5.
Hauptzeitbuch

5.1
Die Einzahlungen und die Auszahlungen sind getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen zusammengefaßt im Hauptzeitbuch zu buchen.

5.2
Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Landesverwaltung anzunehmen oder zu leisten, so sind diese Zahlungen gesondert darzustellen.

5.3
Bei der Buchung im Hauptzeitbuch sind unbeschadet der Regelung für den Jahresabschluß (Nrn. 25.2 bis 25.5) mindestens einzutragen

5.3.1
die laufende Nummer,

5.3.2
der Buchungstag,

5.3.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Sachbuch - ggf. über den Beleg - herstellt,

5.3.4
ggf. ein Hinweis auf das Vorbuch und

5.3.5
der Betrag.

5.4
Das Hauptzeitbuch ist unter der Verantwortung des Kassenleiters im Sachgebiet Buchführung zu führen.

5.5
Wird das Hauptzeitbuch in Form von visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es für jeden Buchungstag auszudrucken.

6.
Vorbücher zum Hauptzeitbuch

6.1
Erfordern es Art und Umfang der Kassenaufgaben, so können Einzahlungen und Auszahlungen in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch gebucht werden. Für die Buchungen in den Vorbüchern gilt Nr. 5.3 entsprechend.

6.2
Die Ergebnisse der Vorbücher sind täglich in das Hauptzeitbuch zu übernehmen.

6.3
Die Vorbücher zum Hauptzeitbuch sind im Sachgebiet Buchführung zu führen.

6.4
Werden die Vorbücher zum Hauptzeitbuch in Form von visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so sind sie für jeden Buchungstag auszudrucken.

7.
Tagesabschlußbuch

7.1
Zur Darstellung des Tagesabschlusses ist das Tagesabschlußbuch zu führen.

7.2
Das Tagesabschlußbuch dient

7.2.1
der Ermittlung des Kassensollbestandes,

7.2.2
der Darstellung des Kassenistbestandes und

7.2.3
der Gegenüberstellung von Kassensollbestand und Kassenistbestand.

7.3
Das Tagesabschlußbuch ist unter der Verantwortung des Kassenleiters im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.

7.4
Wird das Tagesabschlußbuch ganz oder teilweise in Form von visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es täglich auszudrucken.

Dritter Unterabschnitt:
Sachbücher

8.
Titelbuch

8.1
Für den Nachweis der Einnahmen und der Ausgaben nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung ist das Titelbuch zu führen; für jeden Titel des Haushaltsplans ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben nach § 71 Abs. 3 Nr. 2 und Abs. 4. Bei Bedarf ist bei den einzelnen Buchungsstellen getrennt nach den anordnenden Stellen zu buchen.

8.2
Sind Einnahmen und Ausgaben für das Land nach einer sonst vorgesehenen Ordnung nachzuweisen, so bestimmt das Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof das Nähere über die Einrichtung von Buchungsstellen.

8.3
- frei -

8.4
Zu jeder Geldforderung und zu jeder wiederkehrenden Verpflichtung sind mindestens einzutragen

8.4.1
der Tag der Buchung,

8.4.2
ein Hinweis auf den Beleg,

8.4.3
der Anordnungsbetrag oder die Änderung und

8.4.4
der Fälligkeitstag.

8.5
Bei der Buchung der Zahlung sind mindestens einzutragen

8.5.1
die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,

8.5.2
der Buchungstag (Nr. 20),

8.5.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch - ggf. über den Beleg - herstellt,

8.5.4
ggf. ein Hinweis auf das Vorbuch,

8.5.5
der Betrag - bei der Leistung von Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlußzahlung) ein entsprechendes Kennzeichen, soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind - und

8.5.6
bei Einzahlungen der Einzahlungstag (Nr. 40 zu § 70).

8.6
Am Anfang des Haushaltsjahres sind die Kassenreste aus dem Vorjahr einzutragen (Nr. 25.3.2).

8.7
Am Ende des Haushaltsjahres sind einzutragen

8.7.1
die Summe aus den im laufenden Haushaltsjahr gebuchten Geldforderungen und einem etwaigen aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest, ggf. gemindert um den niedergeschlagenen oder erlassenen Betrag (Rechnungssoll),

8.7.2
der für das Haushaltsjahr gezahlte Gesamtbetrag und

8.7.3
der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag (Kassenrest).

8.8
Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so genügt die Eintragung der Einzelangaben nach Nrn. 8.4 bis 8.7 im Vorbuch; für die Übernahme der Ergebnisse der Vorbücher in das Titelbuch gilt Nr. 9.3.

8.9
Soweit zugelassen ist, daß Geldforderungen und wiederkehrende Verpflichtungen nicht gebucht werden, entfallen die Eintragungen nach Nrn. 8.4, 8.6, 8.7.1 und 8.7.3.

8.10
Für die Buchungen zum Jahresabschluß gelten Nrn. 25.2 bis 25.5.

8.11
Das Titelbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.

9.
Vorbücher zum Titelbuch

9.1
Für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sind Vorbücher zum Titelbuch zu führen, die nach Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten (Personenkonten) oder nach Objekten (Objektkonten) zu gliedern sind. Für einmalige Einnahmen und Ausgaben können Vorbücher geführt werden, wenn Beträge in Teilbeträgen erhoben oder geleistet werden oder wenn es aus anderen Gründen zweckmäßig ist. Ein Vorbuch kann für eine Buchungsstelle oder für mehrere Buchungsstellen geführt werden.

9.2
In das Personen- oder Objektkonto sind mindestens einzutragen

9.2.1
die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten oder des Objekts,

9.2.2
die Buchungsstelle,

9.2.3
die Angaben entsprechend Nrn. 8.4 bis 8.7,

9.2.4
der Grund der Zahlung und

9.2.5
die an den Fälligkeitstagen zu zahlenden Beträge.

9.3
Die Summen der gezahlten Beträge sind aus den Vorbüchern zu den festgelegten Zeitpunkten, mindestens zum Monatsschluß, für jede Buchungsstelle in das Titelbuch zu übernehmen. Am Schluß des Haushaltsjahres sind auch das Rechnungssoll und die verbliebenen Kassenreste summarisch zu übernehmen.

9.4
Die Vorbücher sind für mehrere Haushaltsjahre zu führen.

9.5
Nr. 8.9 gilt entsprechend.

9.6
Die Vorbücher zum Titelbuch sind im Sachgebiet Buchführung zu führen.

10.
- frei -

11.
Verwahrungsbuch

11.1
Für Einnahmen, die noch nicht nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Verwahrungsbuch zu führen. Das gleiche gilt für Einzahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nrn. 8, 9 und 12 bis 14 nachzuweisen sind. Für Geldhinterlegungen im Sinne der Hinterlegungsordnung (1) sind besondere Buchungsstellen einzurichten. Soweit Art und Umfang der Verwahrungen es erfordern, können weitere Buchungsstellen eingerichtet werden.

11.2
Auszahlungen, die mit Einzahlungen nach Nr. 11.1 im Zusammenhang stehen, sind im Verwahrungsbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muß erkennbar sein.

11.3
Bei jeder Buchung einer Zahlung im Verwahrungsbuch sind mindestens einzutragen

11.3.1
die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,

11.3.2
der Buchungstag,

11.3.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch - ggf. über den Beleg - herstellt,

11.3.4
die Bezeichnung des Einzahlers oder des Empfängers,

11.3.5
ggf. ein Hinweis auf das Vorbuch,

11.3.6
der Betrag und

11.3.7
bei Einzahlungen der Einzahlungstag (Nr. 40 zu § 70).

11.4
Unter den Voraussetzungen der Nr. 9.1 können Vorbücher zum Verwahrungsbuch geführt werden. Nrn. 9.3, 9.4 und 11.3 gelten entsprechend.

11.5
Das Verwahrungsbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.

12.
Vorschußbuch

12.1
Für Ausgaben, die noch nicht nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Vorschußbuch zu führen. Das gleiche gilt für Auszahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nrn. 8, 9, 11, 13 und 14 nachzuweisen sind. Soweit Art und Umfang der Vorschüsse es erfordern, können mehrere Buchungsstellen eingerichtet werden.

12.2
Einzahlungen, die mit Auszahlungen nach Nr. 12.1 im Zusammenhang stehen, sind im Vorschußbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muß erkennbar sein.

12.3
Bei jeder Buchung einer Zahlung im Vorschußbuch sind mindestens einzutragen

12.3.1
die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,

12.3.2
der Buchungstag,

12.3.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch - ggf. über den Beleg - herstellt,

12.3.4
die Bezeichnung des Empfängers oder des Einzahlers,

12.3.5
ggf. ein Hinweis auf das Vorbuch,

12.3.6
der Betrag und

12.3.7
bei Einzahlungen der Einzahlungstag (Nr. 40 zu § 70).

12.4
Unter den Voraussetzungen der Nr. 9.1 können Vorbücher zum Vorschußbuch geführt werden; Nrn. 9.3, 9.4 und 12.3 gelten entsprechend.

12.5
Das Vorschußbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.

13.
Abrechnungsbuch

13.1
Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen (Nr. 3.5 zu § 79), haben das Abrechnungsbuch zu führen. Steht eine Kasse mit mehreren Kassen im Abrechnungsverkehr, so ist das Abrechnungsbuch in entsprechende Buchungsstellen zu unterteilen.

13.2
In das Abrechnungsbuch sind die Kassenbestandsverstärkungen (Nr. 60 zu § 70) und die Ablieferungen (Nr. 61 zu § 70) einzutragen. Buchausgleiche (Nr. 35 zu § 70) sind wie Kassenbestandsverstärkungen und Ablieferungen zu behandeln.

13.3
Bei jeder Buchung im Abrechnungsbuch sind mindestens einzutragen

13.3.1
die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,

13.3.2
der Buchungstag,

13.3.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch - ggf. über den Beleg - herstellt, und

13.3.4
der Betrag.

13.4
Das Finanzministerium kann bestimmen, daß Nrn. 13.1 bis 13.3 für den Abrechnungsverkehr mit Zahlstellen entsprechend anzuwenden sind.

13.5
Das Abrechnungsbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.

14.
Andere Sachbücher

14.1
Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof anordnen, daß für bestimmte Zahlungen weitere Sachbücher geführt werden.

14.2
Sind der Kasse auch andere Kassenaufgaben als die des Landes übertragen worden, so bestimmt das Finanzministerium, soweit erforderlich im Einvernehmen mit den zuständigen Stellen, das Nähere über die Einrichtung der für diese Kassenaufgaben zu führenden Sachbücher.

14.3
Für die Buchung in den Sachbüchern nach Nrn. 14.1 und 14.2 gelten Nrn. 8, 9 und 11 bis 13 entsprechend, soweit nichts anderes bestimmt ist.

Vierter Unterabschnitt:
Hilfsbücher

15.
Kontogegenbuch

15.1
Zum Nachweis des Bestandes und der Änderungen in den Konten der Kasse bei den Kreditinstituten ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen.

15.2
Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über das Konto abgewickelt werden, und zwar

15.2.1
die Aufträge der Kasse für Gut- und Lastschriften in dem Konto mit den Summen der einzelnen Aufträge am Tage der Hingabe,

15.2.2
die Einzahlungen auf das Konto der Kasse, die dieser vor Eingang des Kontoauszuges zur Kenntnis gelangen, bei Bekanntwerden,

15.2.3
die Gutschriften und die Lastschriften It. Kontoauszug, ohne die nach Nrn. 15.2.1 und 15.2.2 bereits gebuchten Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszuges.

15.3
Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen

15.3.1
der Buchungstag,

15.3.2
der Betrag und

15.3.3
die Nummer oder der Tag des Kontoauszuges.

15.4
Beim Tagesabschluß ist der buchmäßige Bestand einzutragen, der sich aus dem Unterschied zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des Bestandes vom Vortag ergibt.

15.5
Nachdem der Kontoauszug eingegangen ist und die erforderlichen Buchungen im Kontogegenbuch vorgenommen worden sind, hat der Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr auf dem Kontoauszug durch Unterschrift unter Angabe des Datums zu bescheinigen, daß der aus dem Kontogegenbuch sich ergebende Bestand mit dem des Kontoauszuges unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge übereinstimmt.

15.6
Das Kontogegenbuch ist im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.

16.
Schalterbuch

16.1
Für bare Einzahlungen und bare Auszahlungen (Nr. 29.3 zu § 70) ist das Schalterbuch zu führen, in das die Beträge des am Schalter angenommenen und ausgegebenen Bargeldes einzutragen sind. Hierzu gehört auch das von einem Konto der Kasse abgehobene oder auf ein Konto der Kasse eingezahlte Bargeld. Wird eine schreibende Rechenmaschine oder eine Schalterquittungsmaschine verwendet, so gelten die Streifen der Maschine als Schalterbuch.

16.2
Vor dem Tagesabschluß sind das Schalterbuch aufzurechnen, der buchmäßige Bestand zu ermitteln und dieser mit dem Bestand an Bargeld abzustimmen; ein Unterschiedsbetrag ist zu vermerken.

16.3
Das Schalterbuch ist vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu führen.

17.
Andere Hilfsbücher

Soweit der Aufgabenbereich der Kasse es erfordert, kann der Kassenleiter anordnen, daß weitere Hilfsbücher geführt werden.

Dritter Abschnitt:
Führen und Aufbewahren der Bücher

18.
Form der Bücher

18.1
Die Bücher sind zu führen

18.1.1
in Form von visuell nicht lesbaren Speichern oder

18.1.2
in visuell lesbarer Form.

18.2
Werden Bücher nach Nr. 18.1.1. vollständig ausgedruckt, so können die gespeicherten Daten vor Ablauf der Aufbewahrungszeiten (Nr. 21) gelöscht werden.

18.3
Für die Übertragung von Büchern nach Nr. 18.1 auf andere Speichermedien und für die Löschung der ursprünglichen Daten gelten Nrn. 7 bis 13 der Anlage zu Nr. 21.1.

18.4
Die Bücher in visuell lesbarer Form sind zu führen

18.4.1
als Karteien,

18.4.2
als Loseblattbücher oder

18.4.3
in gebundener oder gehefteter Form.

18.5
Werden Bücher in Kartei- oder Loseblattform geführt, so sind die Karten oder Blätter - bei Ordnung nach Buchungsstellen für jede Buchungsstelle - fortlaufend zu numerieren. Die Anzahl der Karten oder Blätter ist auf einer Vorsatzkarte oder in anderer geeigneter Form nachzuweisen.

18.6
Werden Bücher in gebundener oder in gehefteter Form geführt, so sind sie so zu sichern, daß Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu numerieren.

18.7
Bücher in visuell lesbarer Form können in Teilbänden geführt werden; die Teilbände sind besonders zu kennzeichnen.

18.8
Der Beamte oder der Angestellte, der Bücher in visuell lesbarer Form führt, hat auf den Vorsatzkarten oder den Titelseiten zu bescheinigen, von wann bis wann er das Buch oder den Teilband geführt hat. Damit übernimmt er die Verantwortung, daß das Buch oder der Teilband in dieser Zeit richtig und vollständig geführt worden ist und daß die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind.

18.9
Das Nähere über die Form der Bücher bestimmt das Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

19.
Buchungsbestimmungen

19.1
Die Zahlungen sollen in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht werden.

19.2
Die Kasse darf zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens Zahlungen in Zusammenstellungen erfassen und in Gesamtbeträgen buchen (Nr. 27.3 zu § 70).

19.3
Bei Absetzungsbuchungen sind die Beträge durch ein Minuszeichen zu kennzeichnen oder in rot darzustellen, soweit sie als solche nicht anderweitig erkennbar sind.

19.4
Im Buchungstext dürfen amtliche, allgemeinverständliche oder zugelassene Abkürzungen oder Kennzeichen verwendet werden.

19.5
Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, daß der Betrag abgesetzt und neu gebucht oder daß der Unterschiedsbetrag durch eine neue Buchung zu- oder abgesetzt wird; bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Werden in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, vor dem Tagesabschluß Berichtigungen erforderlich, so dürfen sie auch so vorgenommen werden, daß die Eintragung gestrichen und durch eine neue ersetzt wird; die ursprüngliche Eintragung muß lesbar bleiben.

19.6
Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen

19.6.1
nur zugelassene Schreibmittel (Nr. 2.3 zu § 70) verwendet werden,

19.6.2
in den Zeitbüchern Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.

19.7
Das Nähere über das Buchungsverfahren bestimmt das Finanzministerium, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

20.
Buchungstag

20.1
Buchungstag ist

20.1.1
bei unbaren Einzahlungen der Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder an dem übersandte Schecks bei ihr eingehen, oder der Tag, an dem die Kasse einen Verstärkungsauftrag dem kontoführenden Kreditinstitut einreicht;

20.1.2
bei unbaren Auszahlungen der Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut oder der Tag der Übersendung des Schecks oder der Tag, an dem die Kasse Kenntnis von einer Auszahlung erhält (z.B. Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr);

20.1.3
bei baren Einzahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder der Tag des Eingangs von übersandtem Bargeld;

20.1.4
bei baren Auszahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel.

20.2
Die Buchungen zu einer Verrechnung sind am selben Tage vorzunehmen (Nr. 35.3 zu § 70).

20.3
Bei Einzahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr und bei Massenauszahlungen kann das Finanzministerium bestimmen, daß unbeschadet der Regelung in Nr. 20.1 in den Vorbüchern zum Titelbuch Buchungen für den Buchungstag zu einem früheren Zeitpunkt vorgenommen werden.

21.
Aufbewahren der Bücher

21.1
Die Bücher sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage (Aufbewahrungsbestimmungen - AufbewBest.).

21.2
Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so gilt für das Aufbewahren der Dokumentation des Verfahrens Nr. 5 HKR-ADV-Best. (Anlage 2 zu § 79).

Vierter Abschnitt:
Abschluß der Bücher

22.
Arten und Zweck der Abschlüsse

22.1
Die Kasse hat Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen.

22.2
Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplans.

22.3
Insbesondere ist es Zweck

22.3.1
des Tagesabschlusses (Nr. 23) festzustellen, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt,

22.3.2
des Monatsabschlusses (Nr. 24), Unterlagen für die Abrechnung der Landeskasse mit der Landeshauptkasse zu gewinnen,

22.3.3
des Jahresabschlusses (Nr. 25), die Rechnungsergebnisse zu ermitteln und die Grundlagen für die Rechnungslegung (§ 80) zu schaffen sowie Unterlagen für die Haushaltsrechnung (§ 81), den kassenmäßigen Abschluß (§ 82) und den Haushaltsabschluß (§ 83) zu gewinnen.

23.
Tagesabschluß

23.1
Die Kasse hat täglich einen Tagesabschluß im Tagesabschlußbuch zu erstellen. Hierzu sind der Kassensollbestand und der Kassenistbestand zu ermitteln. Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Landesverwaltung anzunehmen oder zu leisten, so ist der aus diesen Kassenaufgaben sich ergebende Kassensollbestand gesondert auszuweisen.

23.2
Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind im Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und der Auszahlungen zu bilden und in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des letzten Kassensollbestandes.

23.3
Zur Ermittlung des Kassenistbestandes sind der Bestand an Zahlungsmitteln, der Betrag aus den angezahlten Belegen und die Bestände aus den Kontogegenbüchern (Nr. 15.4) im Tagesabschlußbuch darzustellen.

23.4
Der Kassenistbestand ist mit dem Kassensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuß auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

23.5
Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Vorschuß zu buchen. Kassenfehlbeträge von 500 DM oder mehr sowie andere Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Kassenaufsichtsbeamten und dem Leiter der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen.

23.6
Ein Kassenüberschuß ist für den nächsten Tag als Verwahrung zu buchen. Wird ein Kassenüberschuß aufgeklärt, so darf er nur auf Grund einer Kassenanordnung ausgezahlt werden. Ein Kassenüberschuß, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist als Einnahme nachzuweisen.

23.7
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlußbuch vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr sowie vom Kassenleiter oder vom Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr durch Unterschrift zu bescheinigen.

24.
Monatsabschluß

24.1
Die Kasse hat ihre Bücher für jeden Kalendermonat am letzen Arbeitstag oder an dem vom Finanzministerium bestimmten Tag abzuschließen.

24.2
Für den Monatsabschluß sind darzustellen

24.2.1
aus dem Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und der Auszahlungen sowie der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag,

24.2.2
aus dem Titelbuch die Summen der Ist-Einnahmen und der Ist-Ausgaben sowie der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag,

24.2.3
die Bestände aus dem Verwahrungsbuch, dem Vorschußbuch und dem Abrechnungsbuch,

24.2.4
aus den anderen Sachbüchern die Summen der Einzahlungen und der Auszahlungen sowie die daraus sich ergebenden Unterschiedsbeträge.

24.3
Es sind abzustimmen

24.3.1
der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch (Nr. 24.2.1) mit der Summe der Unterschiedsbeträge aus dem Titelbuch (Nr. 24.2.2) und aus den anderen Sachbüchern (Nr. 24.2.4) sowie der Bestände aus dem Verwahrungsbuch, dem Vorschußbuch und dem Abrechnungsbuch (Nr. 24.2.3);

24.3.2
der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch mit dem Kassensollbestand des Abschlußtages.

24.4
Die Form der Darstellung des Monatsabschlusses bestimmt das Finanzministerium.

25.
Jahresabschluß

25.1
Die Landeskasse hat ihre Bücher für das Haushaltsjahr an dem vom Finanzministerium für den Monatsabschluß Dezember jeweils bestimmten Zeitpunkt abzuschließen. Den Zeitpunkt des Jahresabschlusses der Landeshauptkasse bestimmt das Finanzministerium (§ 76).

25.2
Für den Jahresabschluß sind außer den in Nr. 24.2 aufgeführten Summen, Unterschiedsbeträgen und Beständen die Ergebnisse des Titelbuchs nach Nrn. 8.7.1 und 8.7.3 darzustellen.

25.3
In die Bücher des folgenden Haushaltsjahres sind zu übertragen

25.3.1
der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und der Auszahlungen (Nr. 24.2.1) aus dem Hauptzeitbuch,

25.3.2
die Kassenreste (Nr. 8.7.3) aus dem Titelbuch oder aus den Vorbüchern zum Titelbuch,

25.3.3
die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,

25.3.4
die nicht abgerechneten Bestände aus dem Abrechnungsbuch,

25.3.5
das kassenmäßige Jahresergebnis (§ 82).

25.4
Außerdem sind die für das folgende Haushaltsjahr geltenden Anordnungsbeträge und die anderen für die weiteren Zahlungen maßgeblichen Angaben zu übertragen; hierzu gehören auch die am Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.

25.5
Die richtige Übertragung der Angaben nach Nrn. 25.3 und 25.4 ist von dem Kassenaufsichtsbeamten oder von einem dem Kassenaufsichtsbeamten beigegebenen Beamten zu bescheinigen, sofern diese Angaben nicht mit Hilfe von ADV-Anlagen oder sonstigen technischen Hilfsmitteln übertragen werden, die die gebotene Sicherheit gewährleisten.

25.6
Werden andere Sachbücher (Nr. 14) geführt, so sind hierfür Nrn. 25.1 bis 25.5 sinngemäß anzuwenden.

Fünfter Abschnitt:
Abrechnung

26.
Abschlußnachweisung, Einnahme- und Ausgabeübersichten

26.1
Die Landeskasse hat für die Abrechnung mit der Landeshauptkasse über jeden Monatsabschluß eine Abschlußnachweisung aufzustellen.

26.2
Die Abschlußnachweisung muß mindestens enthalten

26.2.1
den nach dem vorhergehenden Monatsabschluß verbliebenen nicht abgerechneten Betrag,

26.2.2
die Summen der Einnahmen und der empfangenen Kassenbestands-verstärkungen im Abrechnungsmonat,

26.2.3
die Summe aus Nrn. 26.2.1 und 26.2.2,

26.2.4
die Summen der Ausgaben und der geleisteten Ablieferungen im Abrechnungsmonat und

26.2.5
den Unterschiedsbetrag zwischen den Summen nach Nrn. 26.2.3 und 26.2.4 als den noch abzurechnenden Betrag.

26.3
Dem noch abzurechnenden Betrag sind gegenüberzustellen

26.3.1
der Kassensollbestand,

26.3.2
der Bestand aus dem Verwahrungsbuch,

26.3.3
der Bestand aus dem Vorschußbuch,

26.3.4
gegebenenfalls die Unterschiedsbeträge nach Nr. 24.2.4,

26.3.5
gegebenenfalls die Bestände aus den nach Nr. 13.4 im Abrechnungsbuch eingerichteten Buchungsstellen,

26.3.6
in der Abschlußnachweisung für den Monat Dezember der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der nach § 72 Abs. 4 für das neue Haushaltsjahr gebuchten Einnahmen und Ausgaben sowie

26.3.7
das Ergebnis aus Nrn. 26.3.1 bis 26.3.6.

26.4
Die Ergebnisse nach Nrn. 26.3.5 und 26.3.7 müssen übereinstimmen.

26.5
Der Abschlußnachweisung sind für das Finanzministerium Einnahme- und Ausgabeübersichten beizufügen, die die Ergebnisse des Titelbuchs titel-, kapitel- und einzelplanweise enthalten. Die Summen der Einnahmen und der Ausgaben müssen mit den Summen in der Abschlußnachweisung übereinstimmen. Die Einnahme- und die Ausgabeübersichten brauchen nicht beigefügt zu werden, wenn ihr Inhalt im Wege des Datenträgeraustausches oder der Datenfernübertragung übermittelt wird.

26.6
Die Richtigkeit der Abschlußnachweisung ist vom Kassenleiter und vom Leiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.

26.7
Die Form der Abschlußnachweisung und der Einnahme- und der Ausgabeübersichten bestimmt das Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

26.8
Die Abschlußnachweisungen der Landeskassen dienen der Landeshauptkasse als Belege für die Übernahme der Einnahmen und der Ausgaben in deren Bücher und zur Abstimmung der Eintragungen im Abrechnungsbuch.

27.
Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluß

27.1
Zum Ausgleich von Titelverwechslungen nach Nr. 2.3 zu § 35 hat die für die unrichtige Buchungsstelle zuständige oberste Landesbehörde - ggf. im Einvernehmen mit einer anderen für die richtige Buchungsstelle zuständigen obersten Landesbehörde - eine Änderungsanordnung (vierfach) zu erteilen, die von der anordnenden Stelle bzw. der Landeskasse vorzubereiten ist, die die Titelverwechslung zu vertreten hat.

27.2
Nach Durchführung der Berichtigungsbuchung durch die Landeshauptkasse leitet diese der betroffenen Landeskasse zwei Ausfertigungen der Änderungsanordnung als Belege für die berührten Buchungsstellen zu.

B.
Buchführung über Wertgegenstände

28.
Ein- und Auslieferungsbuch

28.1
Zum Nachweis der Einlieferung und der Auslieferung von Wertgegenständen (Nr. 55 zu § 70) - mit Ausnahme der Wertzeichen und geldwerten Drucksachen - sowie der Bestandsänderungen hat die Kasse ein Ein- und Auslieferungsbuch zu führen. Für die gerichtlichen Werthinterlegungen (Nr. 55.1 zu § 70) ist ein besonderer Abschnitt einzurichten; weitere Abschnitte können eingerichtet werden, wenn es zweckmäßig ist.

28.2
Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen

28.2.1
die laufende Nummer,

28.2.2
der Tag der Einlieferung oder der Auslieferung,

28.2.3
die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes,

28.2.4
bei Urkunden über Kapitalbeträge der Nennwert,

28.2.5
der Name des Einlieferers oder des Empfangsberechtigten und

28.2.6
die Bezugnahme auf den Beleg und - soweit erforderlich - gegenseitige Hinweise oder der Hinweis auf ein anderes Buch.

28.3
Für die Form des Ein- und Auslieferungsbuches gelten Nrn. 18.3 bis 18.9; das Buch kann für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

28.4
Das Ein- und Auslieferungsbuch ist im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.

28.5
Soweit die Art der Wertgegenstände es erfordert, ist vom Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr ein Terminüberwachungsbuch zu führen.

29.
Wertzeichenbuch

29.1
Zum Nachweis über die Einlieferung und die Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen (Nr. 55 zu § 70) hat die Kasse ein Wertzeichenbuch zu führen, das nach den einzelnen Arten von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen in Teilbände zu gliedern ist. Die Teilbände sind in Abschnitte für Einlieferungen und für Auslieferungen zu unterteilen. Sind Wertzeichen gleicher Art in verschiedenen Wertsorten vorhanden, so sind die Wertsorten getrennt voneinander nachzuweisen. In den Abschnitten für Auslieferungen sind getrennt voneinander zu buchen

29.1.1
die verkauften Wertzeichen und geldwerten Drucksachen,

29.1.2
die umgetauschten und ersetzten Wertzeichen und geldwerten Drucksachen und

29.1.3
die als ständiger Bestand an Zahlstellen ausgelieferten Wertzeichen und geldwerten Drucksachen.

29.2
In das Wertzeichenbuch sind mindestens einzutragen

29.2.1
die laufende Nummer,

29.2.2
der Tag der Einlieferung oder der Auslieferung,

29.2.3
der Wert,

29.2.4
ein Hinweis auf den Beleg und auf die Buchung des Verkaufserlöses im Titelbuch oder im Vorbuch zum Titelbuch und

29.2.5
bei der Einlieferung und bei der Eintragung der Bestände die Anzahl der einzelnen Wertsorten.

29.3
Für die Form und die Führung des Wertzeichenbuches sowie für die Behandlung von Unstimmigkeiten gelten Nrn. 18.3 bis 18.9, 19.2 bis 19.7 und 23.4 bis 23.6 entsprechend. Das Buch kann für mehrere Haushaltsjahre geführt werden; es ist zum Schluß eines jeden Haushaltsjahres abzuschließen.

29.4
Das Wertzeichenbuch ist im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.