A n l a g e  4
(zu Nummer 8 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

1.
Bestandsnachweis, Tagesabschluss

Zu Beginn der Prüfung ist die Übereinstimmung des Zahlstellensollbestandes mit dem Zahlstellenistbestand festzustellen (Bestandsnachweis). Hierzu ist von der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter der vorläufige Tagesabschluss (Session: Gegenbuchseiten) vom Prüfungstag auszudrucken, zu unterschreiben und der Zahlstellenrevision auszuhändigen. Sodann hat sich die Zahlstellenrevision davon zu überzeugen, dass

1. 1.1 

   der im Bestandsnachweis dargestellte Zahlstellenistbestand an Zahlungsmitteln tatsächlich vorhanden ist,

2. 1.2 

   der angegebene Bestand des Zahlstellengirokontos mit den Angaben in den Gegenbuchseiten und den Kontoauszügen (mit Belegen) übereinstimmt,

3. 1.3 

   ein den zulässigen Bestand übersteigender Betrag rechtzeitig abgeliefert wurde, soweit ein Zahlstellenhöchstbestand festgesetzt worden ist,

4. 1.4 

   die vorhandenen Banknoten und Münzen echt und umlauffähig sind,

5. 1.5 

   die vorhandenen Schecks förmlich in Ordnung sind und der Bank oder Sparkasse noch innerhalb der Frist nach dem Scheckgesetz vorgelegt werden können,

6. 1.6 

   die angenommenen Schecks von der Zahlstelle zeitnah dem kontoführenden Kreditinstitut vorgelegt wurden.

Ist aus der Session "Schalterbuch" zu erkennen, dass der Zahlstellenistbestand zwangsweise von der LHK erfasst wurde, und sind für den betreffenden Buchungstag Einzahlungen oder Auszahlungen gebucht worden, hat kein Abgleich zwischen tatsächlich vorhandenem Istbestand und dem im HVS geführten Sollbestand stattgefunden. Die Ursachen sind zu ermitteln und abzustellen.

2.
Prüfung der Anschreibungen

2.1
Die ordnungsmäßige Buchung und Belegung der Einzahlungen und Auszahlungen sind aufgrund der Daten in den Sessions "Zeitbuch und Sachbuch" zu prüfen. Insbesondere sind

1. 2.1.1 

   bei Nicht-Soll-Titeln unter Anwendung der Filterfunktion aus der Session "Zeitbuch" evtl. vorhandene unzulässige Auszahlungen ohne Auszahlungsanordnung (negative Nicht-Soll-Einzahlungen) zu ermitteln und die Ursachen festzustellen,

2. 2.1.2 

   unzulässige negative Verwahr- und Vorschussbuchungen unter Anwendung der Filterfunktion aus der Session "Zeitbuch" zu ermitteln und die Ursachen zu untersuchen.

2.2
Mit der Session "Beleghistorie" ist stichprobenartig die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips bei der Erledigung der Zahlstellenaufgaben zu prüfen. Die Buchungsschlüssel für A-Belege (Buchungsschlüssel für Auszahlungsanordnungen) mit dem Zahlungsverfahren MAN sind vollständig zu prüfen.

3.
Wertgegenstände und überwachungspflichtige Vordrucke

Verwahrt die Zahlstelle Wertgegenstände und überwachungspflichtige Vordrucke, ist zu prüfen, ob

1. 3.1 

   die Eintragungen der Ein- und Auslieferungen ordnungsgemäß erfasst und belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen (Werthinterlegungsbuch),

2. 3.2 

   die Vordrucke vollzählig vorhanden sind und tatsächlich benötigt werden,

3. 3.3 

   die Durchschriften der verwendeten Quittungsvordrucke vollzählig an die Zahlstelle zurückgegeben wurden und

4. 3.4 

   der weitere Nachweis der verwendeten Zahlungsverkehrsvordrucke (z.B. Scheck, Überweisungsträger) erbracht ist.

4.
Sonstige Prüfungen

4.1
Erledigung von Prüfungsbemerkungen

Es ist zu prüfen, ob die Beanstandungen der vorangegangenen Zahlstellenrevision erledigt sind.

4.2
Prüfung der äußeren und inneren Zahlstellensicherheit Es ist insbesondere zu prüfen, ob

1. 4.2.1 

   nur den für die Abwicklung der Zahlstellengeschäfte zuständigen Bediensteten die hierfür notwendigen HVS-Zugangsberechtigungen erteilt worden sind und damit die organisatorischen Maßnahmen, die die Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellengeschäften sicherstellen, beachtet wurden,

2. 4.2.2 

   die Verschlusseinrichtungen in Ordnung sind,

3. 4.2.3 

   die Schlüssel und Unterlagen (z.B. Quittungsblöcke) bestimmungsgemäß aufbewahrt werden,

4. 4.2.4 

   die Aushänge über die Schalterstunden und die Quittungserteilung vorhanden sind und sich auf dem aktuellen Stand befinden.

5.
Prüfungsniederschrift

Über die Zahlstellenrevision ist eine Prüfungsniederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muss:

1. 5.1 

   die Bezeichnung der Stelle, bei der die Zahlstelle geführt wird,

2. 5.2 

   den Ort und das Datum der Prüfung sowie das Datum der vorangegangenen Zahlstellenrevision,

3. 5.3 

   den Namen des Zahlstellenverwalters,

4. 5.4 

   der Zahlstellenrevisoren,

5. 5.5 

   den Inhalt und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie

6. 5.6 

   die Unterschriften einer beteiligten Zahlstellenrevisorin oder eines beteiligten Zahlstellenrevisors sowie der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters.

7. 5.7 

   Der Niederschrift sind beizufügen:

   1. 5.7.1 

      der Bestandsnachweis nach Nummer 1.1,

   2. 5.7.2 

      die Berechnung des Giroguthabens nach Nummer 1.2,

   3. 5.7.3 

      ein Verzeichnis der geprüften Belege (Belegnummern).

5.8
Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung beseitigen zu lassen; sie brauchen nicht schriftlich beanstandet zu werden.

5.9
Die Prüfungsniederschrift ist der Leitung der Dienststelle oder der oder dem von dieser mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Bediensteten zuzuleiten.

5.10
Sind von der geprüften Zahlstelle Prüfungsbeanstandungen zu beantworten, übersendet sie ihre Stellungnahme auf dem Dienstweg der Zahlstellenrevisorin oder dem Zahlstellenrevisor.

5.11
Die Zahlstellenrevisorin oder der Zahlstellenrevisor entscheidet abschließend über die Stellungnahme.

6.
Besonderheiten bei der Prüfung einer Geldannahmestelle

Bei der Prüfung einer Geldannahmestelle ist insbesondere festzustellen, ob

1. 6.1 

   der Sollbestand (= Summe aus Wechselgeldvorschuss zuzüglich noch nicht abgeführter Einzahlungen abzüglich geleisteter Zahlungen) mit dem Istbestand (Bargeld und Schecks) übereinstimmt,

2. 6.2 

   die einen ggf. vorhandenen Wechselgeldvorschuss überschreitenden Beträge rechtzeitig in der richtigen Höhe an die zuständige Zahlstelle oder das dienststellenbezogene Einnahmegirokonto übergeben oder überwiesen wurden,

3. 6.3 

   die Höhe eines ggf. vorhandenen Wechselgeldvorschusses noch angemessen ist,

4. 6.4 

   die ausgehändigten Quittungsblocks vollständig vorhanden sind und ordnungsgemäß verwendet werden (z.B. Nachweis der Quittungsblätter im Spiegel oder einem besonderen Nachweisblatt),

5. 6.5 

   bei der Ausfertigung von Quittungen die dafür geltenden Bestimmungen beachtet wurden.

7.
Besonderheiten bei der Prüfung eines Handvorschusses

Bei der Prüfung eines Handvorschusses ist insbesondere festzustellen, ob

1. 7.1 

   der Handvorschuss in der bewilligten Höhe und die darüber hinaus angenommenen Beträge in Geld oder Belegen vorhanden sind,

2. 7.2 

   die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind,

3. 7.3 

   nur Auszahlungen geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen,

4. 7.4 

   die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.