Erster Abschnitt:
Allgemeines

1.
Zu prüfende Stellen

1.1
Unvermutet zu prüfen sind

1.1.1
Kassen (Kassenprüfung),

1.1.2
Zahlstellen (Zahlstellenprüfung),

1.1.3
Stellen, die für Buchungen zuständig sind (Nr. 2 Satz 2 zu § 71), und

1.1.4
Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.

1.2
In die Prüfung können auch die Stellen einbezogen werden, die bei Verfahren mit ADV-Anlagen in Anspruch genommen werden (z.B. Nr. 3.9 zu § 79).

Zweiter Abschnitt:
Kassenprüfung

2.
Zweck der Kassenprüfung

Die Kassenprüfung dient insbesondere dem Zweck festzustellen, ob

2.1
der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt und die Wertgegenstände (Nr. 54 zu § 70) vollständig vorhanden sind,

2.2
die Einzahlungen und die Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,

2.3
die Bücher richtig geführt worden sind, insbesondere die Buchungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,

2.4
die erforderlichen Belege vorhanden sind,

2.5
die Kassenaufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie

2.6
die Kassensicherheit nach innen und außen gewährleistet ist.

3.
Zeitpunkt, Anordnung und Umfang der Kassenprüfung

3.1
Die Kassen sind in jedem Jahr mindestens einmal zu prüfen. Der Kassenaufsichtsbeamte (Nr. 18 zu § 79) ordnet die Prüfung an und bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Kasse nicht bekanntzugeben ist und so gewählt werden soll, daß der Geschäftsbetrieb der Kasse so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

3.2
Unbeschadet der Prüfung nach Nr. 3.1 hat der Kassenaufsichtsbeamte die Kasse unverzüglich zu prüfen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist. Die Befugnis der Aufsichtsbehörde, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.

3.3
Die Kassenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie soll auf Stichproben beschränkt werden. Kassenaufsichtsbeamter und Kassenprüfer (Nr. 4) haben die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, daß sie sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Kassenaufgaben bilden können. Hat die Kasse Bücher und Belege bereits zur Rechnungsprüfung oder an die Verwaltung abgegeben, brauchen sie nicht in die Kassenprüfung einbezogen zu werden; in begründeten Fällen kann die Vorlage dieser Bücher und Belege verlangt werden.

3.4
Mit der Kassenprüfung darf eine Geschäftsprüfung verbunden werden.

4.
Kassenaufsichtsbeamter, Kassenprüfer

Der Kassenaufsichtsbeamte leitet die Kassenprüfung; ihm werden Beamte und Angestellte als Kassenprüfer beigegeben, die nicht der Kasse angehören dürfen.

5.
Verfahren bei der Kassenprüfung

5.1
Bei Beginn der Kassenprüfung ist der Kassenistbestand zu ermitteln. Hierzu sind

5.1.1
der Bestand an Zahlungsmitteln vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr im Beisein des Kassenleiters oder des Sachgebietsleiters Zahlungsverkehr vorzuzählen und mit dem Ergebnis des Schalterbuchs zu vergleichen,

5.1.2
die Beträge aus den angezahlten Belegen zusammenzustellen sowie

5.1.3
die Bestände aus den Kontogegenbüchern zu ermitteln und mit den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nr. 15.5 zu § 71).

5.2
Der Kassenistbestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen.

5.3
Anschließend ist der Kassensollbestand (Nr. 23.2 zu § 71) zu ermitteln, in den Kassenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Kassenistbestand gegenüberzustellen.

5.4
Der Kassenleiter, der Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr und der Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr sind zu fragen, ob sie noch andere als im Kassenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Kasse besitzen. Es ist festzustellen, ob im Kassenbehälter Zahlungsmittel und sonstige Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Kasse gehören. Nr. 7.3 zu § 79 bleibt unberührt.

5.5
Außerdem ist festzustellen, ob

5.5.1
die im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind sowie

5.5.2
die Vordrucke für Schecks, Verstärkungsaufträge und die Quittungsblöcke vollzählig sind.

5.6
Es ist zu prüfen, ob

5.6.1
die Summen der in den Zeit- und den Sachbüchern gebuchten Beträge übereinstimmen, wenn diese Übereinstimmung nicht bereits verfahrensbedingt gewährleistet ist,

5.6.2
die Buchungen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind,

5.6.3
die Buchungen belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen,

5.6.4
die Bücher und Belege bestimmungsgemäß aufbewahrt werden,

5.6.5
die Rechenergebnisse in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, richtig sind, wenn die Richtigkeit nicht bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist, und

5.6.6
die Buchungen in den Abrechnungsbüchern der miteinander im Abrechnungsverkehr stehenden Kassen übereinstimmen.

5.7
Bei Speicherbuchführung ist anstelle der Prüfung nach Nr. 5.6.2 insbesondere die richtige und vollständige Eingabe der Daten zu prüfen. Außerdem ist zu prüfen, ob die Verwendung der freigegebenen und gültigen Programme und die ordnungsgemäße Durchführung der vorgesehenen Arbeiten bescheinigt worden sind.

5.8
Soweit der Zweck der Kassenprüfung es erfordert, sind die Speicherkonten oder deren Ergebnisse auszudrucken oder auf sonstige Weise visuell lesbar zu machen (Nr. 3.2 HKR-ADV-Best./Anlage 2 zu § 79).

5.9
Außerdem ist zu prüfen, ob

5.9.1
rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und ggf. die Maßnahmen zur Einziehung fristgerecht getroffen worden sind,

5.9.2
Kosten, Zinsen und Säumniszuschläge als Nebenforderungen richtig erhoben worden sind,

5.9.3
die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zu § 70 und die Wechsel nach Nr. 33 zu § 70 richtig behandelt worden sind,

5.9.4
die Annahmeanordnungen der Kasse vollzählig zugegangen und von ihr bestimmungsgemäß behandelt worden sind; hierzu können die Haushaltsüberwachungslisten oder entsprechende Anschreibungen der Verwaltung herangezogen werden,

5.9.5
Auszahlungen fristgerecht und vollständig geleistet worden sind,

5.9.6
Einzahlungen den Konten der Kasse zeitnah gutgeschrieben werden,

5.9.7
Verwahrungen und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind,

5.9.8
der Kassenistbestand beim Tagesabschluß die zulässige Höhe überschritten hat,

5.9.9
der nach Nr. 18.5 Satz 2 zu § 71 erforderliche Nachweis bestimmungsgemäß geführt worden ist und die darin nachgewiesene Anzahl der Karten oder Blätter tatsächlich vorhanden ist,

5.9.10
die Abschlüsse ordnungsgemäß vorgenommen worden sind,

5.9.11
die Bestimmungen der Anlage zu § 71 (Aufbewahrungsbestimmungen) beachtet worden sind sowie

5.9.12
die in der Niederschrift über die vorangegangene Kassenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; ggf. sind die Hinderungsgründe festzustellen.

5.10
Der Kassenaufsichtsbeamte kann sich die Höhe der nach den Unterlagen der Kasse bestehenden Rückstände von Zahlungspflichtigen bestätigen lassen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist.

5.11
Die Prüfung ist in den geprüften Büchern und den sonstigen Unterlagen durch Namenszeichen und Datum, auf den Belegen durch Namenszeichen in grün kenntlich zu machen. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich, so sind entsprechende Vermerke in die Niederschrift aufzunehmen.

6.
Feststellungen zur Kassensicherheit

6.1
Bei der Kassenprüfung ist auch festzustellen, ob

6.1.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassenaufgaben beachtet worden ist (§ 77),

6.1.2
die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen (Nr. 2.2 zu § 34),

6.1.3
der Grundsatz der Trennung von Zahlungsverkehr und Buchführung beachtet worden ist (Nr. 6.3 zu § 79) und

6.1.4
die Verschlußeinrichtungen in der Kasse in Ordnung sind und die Bestimmungen über die Schlüsselführung eingehalten worden sind (Nr. 62 zu § 70).

6.2
Außerdem ist zu prüfen, ob die besonderen Bestimmungen nach Nr. 62.5 zu § 70 eingehalten worden sind.

7.
Niederschrift über die Kassenprüfung

7.1
Über die Kassenprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muß

7.1.1
die Bezeichnung der Kasse,

7.1.2
den Zeitraum der Kassenprüfung,

7.1.3
die Namen des Kassenaufsichtsbeamten und der Kassenprüfer,

7.1.4
den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung,

7.1.5
die Angabe, daß die in der Niederschrift über die vorgegangene Kassenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind oder welche Hinderungsgründe der Erledigung entgegenstehen, sowie

7.1.6
die Unterschrift des Kassenaufsichtsbeamten.

7.2
Der Niederschrift sind als Anlagen beizufügen

7.2.1
der Kassenbestandsnachweis,

7.2.2
die Niederschriften über die ggf. mit der Kassenprüfung verbundenen Zahlstellenprüfungen und

7.2.3
die einzelnen Beanstandungen.

7.3
Bei der Kassenprüfung festgestellte Mängel von nicht wesentlicher Bedeutung sind möglichst durch mündliche Hinweise auszuräumen.

7.4
Die Niederschrift mit den Anlagen ist der Kasse und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.

7.5
Eine Ausfertigung der Niederschrift mit Anlagen ist der Fachaufsichtsbehörde und dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.

8.
Laufende Prüfung

8.1
Auf Anordnung des Finanzministeriums ist die Kassenprüfung oder ein Teil davon als laufende Prüfung vorzunehmen. Es ist sicherzustellen, daß auch hierbei der Zweck der Kassenprüfung erreicht wird. Nr. 3.1 Satz 2 bleibt unberührt.

8.2
Die Prüfung nach Nrn. 5.1 bis 5.4 ist mindestens einmal im Jahr zusammenhängend durchzuführen (Kassenbestandsprüfung).

8.3
Die schriftlich erhobenen Beanstandungen sind der Kasse und den anderen betroffenen Dienststellen von Fall zu Fall zur Stellungnahme zuzuleiten.

8.4
Bei jeder Kassenbestandsprüfung ist eine Niederschrift nach Nr. 7 zu fertigen und der Kasse zur Kenntnis und ggf. zur Stellungnahme zuzuleiten. Sobald die Kasse die Niederschrift zurückgegeben hat, sind die seit der vorangegangenen Kassenbestandsprüfung erhobenen Beanstandungen mit den dazu abgegebenen Stellungnahmen beizufügen. Im übrigen ist nach Nr. 7.5 zu verfahren.

Dritter Abschnitt:
Zahlstellenprüfung

9.
Zweck der Zahlstellenprüfung

Die Zahlstellenprüfung dient insbesondere dem Zweck festzustellen, ob

9.1
der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensollbestand übereinstimmt und gegebenenfalls die Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,

9.2
die Einzahlungen und die Auszahlungen ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,

9.3
die vorgeschriebenen Bücher und Verzeichnisse richtig geführt worden sind,

9.4
die erforderlichen Belege vorhanden sind,

9.5
die Zahlstellenaufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie

9.6
die Sicherheit der Zahlstelle nach innen und außen gewährleistet ist.

10.
Zeitpunkt, Anordnung und Umfang der Zahlstellenprüfung

10.1
Die Zahlstellen sind in jedem Jahr mindestens zweimal zu prüfen. Der Zahlstellenaufsichtsbeamte (Nr. 4 der Anlage 1 zu § 79 -ZBest.-) ordnet die Prüfung an und bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Zahlstelle nicht bekanntzugeben ist und so gewählt werden soll, daß der Geschäftsbetrieb der Zahlstelle so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

10.2
Eine Prüfung ist unverzüglich vorzunehmen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist. Die Befugnis des Leiters der Dienststelle, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.

10.3
Die Zahlstellenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie soll auf Stichproben beschränkt werden. Zahlstellenaufsichtsbeamter und Zahlstellenprüfer (Nr. 11.1) haben die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, daß sie sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellenaufgaben bilden können. Belege, die bereits mit der Kasse abgerechnet worden sind, sind nur dann in die Zahlstellenprüfung einzubeziehen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist.

11.
Zahlstellenaufsichtsbeamter, Zahlstellenprüfer

11.1
Der Zahlstellenaufsichtsbeamte führt die Zahlstellenprüfung durch. Erfordert es der Umfang der Zahlstellenaufgaben, sind ihm Beamte oder Angestellte als Zahlstellenprüfer beizugeben, die nicht der Zahlstelle angehören dürfen.

11.2
Der Kassenaufsichtsbeamte kann im Rahmen der Kassenprüfung oder aus anderem Anlaß die Zahlstelle prüfen. Diese Prüfung kann auf die Anzahl der Zahlstellenprüfungen nach Nr. 10.1 , Nr. 15.1 oder Nr. 16.1 angerechnet werden, sofern sie nach Nrn. 9 bis 16 durchgeführt worden ist.

12.
Verfahren bei der Zahlstellenprüfung

12.1
Bei Beginn der Zahlstellenprüfung hat der Zahlstellenaufsichtsbeamte den Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat der Zahlstellenverwalter ihm den Bestand an Zahlungsmitteln vorzuzählen und die angezahlten Belege vorzulegen.

12.2
Wird ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt, so ist der Bestand aus dem Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen.

12.3
Der Zahlstellenistbestand ist in der Prüfungsniederschrift oder in einer Anlage hierzu (Zahlstellenbestandsnachweis) darzustellen.

12.4
Anschließend ist der Zahlstellensollbestand zu ermitteln, in die Prüfungsniederschrift oder in den Zahlstellenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Zahlstellenistbestand gegenüberzustellen.

12.5
Der Zahlstellenaufsichtsbeamte hat den Zahlstellenverwalter zu fragen, ob er noch andere als in der Prüfungsniederschrift oder im Zahlstellenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Zahlstelle besitzt. Er hat sich davon zu überzeugen, daß im Geldbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.

12.6
Verwahrt die Zahlstelle Wertgegenstände, so ist zu prüfen, ob die im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind.

12.7
Es ist zu prüfen, ob die Quittungsblöcke und, sofern ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt wird, die Vordrucke für Schecks und Verstärkungsaufträge vollzählig sind.

12.8
Außerdem ist zu prüfen, ob

12.8.1
die Eintragungen in das Zahlstellenbuch und ggf. in die Titelverzeichnisse ordnungsgemäß vorgenommen worden sind,

12.8.2
die Eintragungen belegt sind, die Belege den Bestimmungen entsprechen und sicher aufbewahrt werden sowie

12.8.3
die Rechenergebnisse richtig sind, wenn die Richtigkeit nicht bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist.

12.9
Der Zahlstellenaufsichtsbeamte hat die Richtigkeit des nach der letzten Abrechnung verbliebenen Zahlstellensollbestandes sich von der Kasse bestätigen zu lassen.

12.10
Außerdem ist zu prüfen, ob

12.10.1
die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zu § 70 richtig behandelt worden sind,

12.10.2
der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt worden ist,

12.10.3
der Zahlstellenistbestand beim Tagesabschluß die zulässige Höhe nicht überschritten hat und

12.10.4
die in der Niederschrift über die vorangegangene Zahlstellenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; ggf. sind die Hinderungsgründe festzustellen.

12.11
Hinsichtlich der Kennzeichnung der geprüften Bücher, Verzeichnisse und Belege gilt Nr. 5.11 entsprechend.

13.
Feststellungen zur Sicherheit

13.1
Bei der Zahlstellenprüfung ist auch festzustellen, ob

13.1.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellenaufgaben beachtet worden ist (§ 77),

13.1.2
die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen (Nr. 2.2 zu § 34) sowie

13.1.3
die Verschlußeinrichtungen in der Zahlstelle in Ordnung sind und die Vorschriften über die Schlüsselführung eingehalten worden sind (Nr. 8.6 der Anlage 1 zu § 79 - ZBest.-).

13.2
Außerdem ist zu prüfen, ob die besonderen Bestimmungen nach Nr. 62.5 zu § 70 eingehalten worden sind.

14.
Niederschrift über die Zahlstellenprüfung

14.1
Über die Zahlstellenprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muß

14.1.1
die Bezeichnung der Zahlstelle,

14.1.2
den Ort und den Zeitraum der Zahlstellenprüfung,

14.1.3
die Namen des Zahlstellenaufsichtsbeamten und ggf. der Zahlstellenprüfer,

14.1.4
den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung,

14.1.5
die Angabe, daß die in der Niederschrift über die vorangegangene Zahlstellenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind oder welche Hinderungsgründe der Erledigung entgegenstehen, sowie

14.1.6
die Unterschrift des Zahlstellenaufsichtsbeamten.

14.2
Wird ein Zahlstellenbestandsnachweis aufgestellt, so ist er der Niederschrift als Anlage beizufügen.

14.3
Bei der Zahlstellenprüfung festgestellte Mängel von nicht wesentlicher Bedeutung sind möglichst durch mündliche Hinweise auszuräumen.

14.4
Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle, der die Zahlstelle angehört, vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat, und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten. Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung sind der Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen.

15.
Prüfung der Handvorschüsse

15.1
Handvorschüsse sind in jedem Jahr mindestens einmal, Handvorschüsse von mehr als 1.000 DM mindestens zweimal vom Leiter der Dienststelle oder einem Beauftragten unvermutet zu prüfen.

15.2
Bei der Prüfung ist festzustellen, ob

15.2.1
der Handvorschuß in der bewilligten Höhe und die darüber hinaus angenommenen Beträge (Nr. 15.4 ZBest.) in Geld oder Belegen vorhanden sind,

15.2.2
die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind (Nr. 15.9 ZBest.),

15.2.3
nur Auszahlungen geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen, und

15.2.4
die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.

15.3
Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in die auch die Beanstandungen aufzunehmen sind. Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat. Wird eine Anschreibeliste (Nr. 15.8 ZBest.) geführt, so ist darin die Prüfung unter Angabe des Datums kenntlich zu machen.

16.
Prüfung der Geldannahmestellen

16.1
Geldannahmestellen sind in jedem Jahr mindestens zweimal vom Leiter der Dienststelle oder einem Beauftragten unvermutet zu prüfen.

16.2
Bei der Prüfung ist festzustellen, ob

16.2.1
der aus der Anschreibeliste (Nr. 16.4 ZBest.) sich ergebende Bargeldbestand vorhanden ist,

16.2.2
die Annahme der Beträge im Rahmen der Ermächtigung liegt und

16.2.3
die angenommenen Beträge ordnungsgemäß abgeliefert worden sind (Nr. 16.5 ZBest.).

16.3
Die Prüfung ist in der Anschreibeliste unter Angabe des Datums kenntlich zu machen. Hat die Prüfung zu Beanstandungen geführt, so ist außerdem eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat.

Vierter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind

17.
Verfahren bei der Prüfung

Werden Sachbücher (Nr. 4.2 zu § 71) von einer anderen Stelle als einer Kasse geführt (Nr. 2 Satz 2 zu § 71), so ist diese Stelle unter sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen für Kassenprüfungen zu prüfen. Die Aufsichtsbehörde bestimmt den Prüfungsbeamten.

Fünfter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind

18.
Verfahren bei der Prüfung

Das zuständige Ministerium erläßt im Einvernehmen mit dem Finanzministerium die näheren Bestimmungen für die Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen.