A n l a g e  3
(zu Nummer 6.6 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

I n h a l t s ü b e r s i c h t

1.
Vorbemerkung

Die folgenden Bestimmungen enthalten in Ergänzung der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 Regelungen für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung bei den anordnenden Dienststellen.

2.
Zuständigkeiten der anordnenden Dienststellen

Die anordnenden Dienststellen sind für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln zuständig. Die Bewirtschaftung umfasst Maßnahmen zur Mittelverteilung und Mittelverwendung sowie die dazu erforderlichen Buchungen.

Die anordnenden Dienststellen sind darüber hinaus zuständig für:

• Verwahr- und Vorschussaufklärung (Umbuchung, Weiterleitung, Rückzahlung) soweit diese auf den dienststellenbezogenen Girokonten eingehen und nicht automatisch den gebuchten Forderungen und Verbindlichkeiten zugeordnet werden können,

• Abwicklung von Mehrzahlungen auf Kassenzeichen, soweit sich die Forderung nicht in der Vollstreckung befindet,

• Überwachung der Offenen Posten soweit sich diese nicht in der Vollstreckung befinden,

• Berechnung von Stundungs- und Verzugszinsen sowie von Säumniszuschlägen sofern eine automatische Berechnung nicht erfolgt,

• Verrechnungen im Wege der Aufrechnung gemäß VV Nr. 2.1.5 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80,

• Abrechnung der Gerichtsvollzieher-Gebührenanteile,

• Meldung der mitzuversteuernden Nebenbezüge an die OFD,

• Verwaltung der Wertgegenstände,

• Ermittlung der aktuellen Anschrift von Zahlungspflichtigen.

3.
Anordnungen (VV Nr. 1.1 zu §§70 bis 72 und 74 bis 80)

3.1
Arten der Anordnungen

Die Erfassung der Anordnungen im automatisierten Verfahren obliegt der Feststellerin oder dem Feststeller und die Freigabe der oder dem Anordnungsbefugten. Folgende förmliche Zahlungsanordnungen sind zu verwenden:

• einfache Auszahlungsanordnungen,

• Dauerauszahlungsanordnungen,

• Annahmeanordnungen,

• Dauerannahmeanordnungen,

• Änderungsanordnungen,

• Festlegungen,

• Vormerkungen,

• interne Aufträge,

• pauschale Umbuchungen.

3.2
Sonderformen der Anordnungen

3.2.1
Allgemeine Anordnungen

Allgemeine Anordnungen sind Anordnungen, die für eine bestimmte Art mehrfach vorkommender Zahlungen anstelle förmlicher Zahlungsanordnungen erteilt werden und nicht dem Vier-Augenprinzip gemäß VV Nr. 1.1.2 unterliegen. Sie bedürfen der schriftlichen Genehmigung des MF und werden von diesem technisch umgesetzt.

Allgemeine Anordnungen können vom MF zugelassen werden für:

• Einzahlungen und Auszahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife und amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind (z. B. Kosten für den unbaren Zahlungsverkehr, Zinsen, Säumniszuschläge),

• Einzahlungen und Auszahlungen von gleichgelagerten Zahlfällen,

• in anderen Fällen im Einvernehmen mit dem LRH.

Allgemeine Anordnungen können mit Zustimmung des MF auch durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften erteilt werden.

Allgemeine Anordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn in den anordnenden Dienststellen bzw. in den für Zahlungen zuständigen Stellen Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlungen begründen und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten sowie die Buchungsstellen ersichtlich sind. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit dieser Unterlagen ist festzustellen und zu bescheinigen. Der Verwendungszweck muss die Zuordnung der Zahlungen zur Allgemeinen Anordnung ermöglichen. Für die Annahme von Gerichtskosten, Geldstrafen und Geldbußen in der Justizverwaltung gelten besondere Vorschriften. Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH abweichende Regelungen treffen.

3.2.2
Nicht-Soll-Buchungen

Das MF kann genehmigen, dass auf die Anordnung (Sollbuchung) bei Forderungen verzichtet werden kann (Nicht-Soll- Buchung).

3.3
Verantwortlichkeiten

3.3.1
Beauftragte für den Haushalt

Die Beauftragten für den Haushalt der anordnenden Dienststellen bestimmen, welche Bediensteten die Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit erteilen dürfen und entscheiden auch, welche Bedienstete zur Ausübung der Anordnungsbefugnis ermächtigt sind. Die Vorgaben für die Vergabe der hierfür erforderlichen Rollen und Rechte im HVS gemäß den VV Nr. 6.4.1 wird vom MF gesondert geregelt.

3.3.2
Bescheinigung der Verantwortlichkeiten auf den begründenden Unterlagen

Die Verantwortlichkeit ist auf allen begründenden Unterlagen zu bescheinigen, soweit in den folgenden Bestimmungen keine Ausnahme zugelassen worden ist. Die Bescheinigungen können zusammengefasst werden; die oder der Anordnungsbefugte darf jedoch nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit bescheinigen.

3.4
Datenerfassung (VV Nr. 1.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

Die Erfassung der Daten obliegt grundsätzlich den Feststellerinnen und Feststellern. Anordnungen sollten unverzüglich erfasst werden. Nummer 3.7.5 ist zu beachten.

3.4.1
Feststellerin, Feststeller

Die Feststellerin oder der Feststeller erfasst die Anordnungsdaten und vermerkt die vom automatisierten Verfahren angezeigte Belegnummer (Buchungsschlüssel und lfd. Nummer) auf der begründenden Unterlage/Beleg und reicht diese unter Angabe der Stapelnummer an die oder den Anordnungsbefugten weiter. Die mit der Belegnummer versehenen begründenden Unterlagen gelten als Nachweis der Erfassung.

3.4.2
Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit

Mit der Erfassung der elektronischen Anordnung gilt die rechnerische Richtigkeit als bescheinigt. Die sachliche Richtigkeit ist von der Feststellerin oder dem Feststeller elektronisch zu bescheinigen, wenn sie oder er hierzu befugt ist. Eine zusätzliche schriftliche Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit auf den begründenden Unterlagen ist in diesen Fällen entbehrlich. Die Feststellerin oder der Feststeller ist von der Verantwortung für die rechnerische Richtigkeit und ggf. die sachliche Richtigkeit entbunden, wenn die begründenden Unterlagen entsprechende schriftliche Feststellvermerke anderer hierzu befugter Personen enthalten. Die Feststellerin oder der Feststeller ist somit immer dann für die rechnerische und ggf. sachliche Richtigkeit verantwortlich, wenn die begründenden Unterlagen keine entsprechende schriftliche Bescheinigung einer anderen Person enthalten.

3.4.3
Datenerfassung durch besondere Erfassungskraft

Ist die Feststellerin oder der Feststeller nicht zur Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit befugt (z. B. zentrale Datenerfassung, Erfassung durch Dritte etc), dürfen die Daten für eine elektronische Anordnung nur erfasst werden, wenn die rechnerische Richtigkeit auf der begründenden Unterlage schriftlich bescheinigt ist. Wenn gleichzeitig darauf auch die sachliche Richtigkeit schriftlich bescheinigt ist, ist die sachliche Richtigkeit von der Erfassungskraft ebenfalls zu erfassen. Die Feststellerin oder der Feststeller ist in diesen Fällen von der Verantwortung für die rechnerische und ggf. sachliche Richtigkeit entbunden. 3.4.4 Anordnungsbefugte, Anordnungsbefugter Die oder der Anordnungsbefugte hat zu prüfen, ob die Daten richtig und vollständig erfasst und bescheinigt sind. Hat sich die oder der Beauftragte für den Haushalt gemäß VV Nr. 3.2.3 zu § 9 die Mitzeichnung oder die abschließende Zeichnung vorbehalten, so hat die oder der Anordnungsbefugte die Verantwortung, dass die Beteiligung der oder des Beauftragten für den Haushalt erfolgt ist.

3.4.5
Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit und der Anordnungsbefugnis

Hat die Feststellerin oder der Feststeller nicht die sachliche Richtigkeit bescheinigt, so gilt die sachliche Richtigkeit mit der Freigabe und Signierung der Daten durch die oder den Anordnungsbefugten als bescheinigt. Die schriftliche Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit auf der begründenden Unterlage kann unterbleiben. Soll die sachliche Richtigkeit nicht von der oder dem Anordnungsbefugten bescheinigt werden, ist der Vorgang an die Feststellerin oder den Feststeller zurückzugeben, damit die elektronische Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit von dieser oder diesem vorgenommen wird. Die oder der Anordnungsbefugte ist von der Verantwortung für die sachliche Richtigkeit entbunden, wenn die begründende Unterlage bereits eine schriftliche Feststellungsbescheinigung einer hierzu befugten Person enthält. Die oder der Anordnungsbefugte ist somit im HVS immer dann für die sachliche Richtigkeit verantwortlich, wenn in der elektronischen Anordnung die sachliche Richtigkeit nicht bescheinigt worden ist und auch die begründende Unterlage diese schriftliche Bescheinigung einer anderen Person nicht enthält. Dies gilt auch für Anordnungen, die die oder der Anordnungsbefugte pauschal freigibt.

3.5
Freigabe und Signierung der Anordnung

3.5.1
Einzelfreigabe

Die Einzelfreigabe erfolgt durch Erfassung des Anordnungsbetrages und der elektronischen Signatur durch die oder den Anordnungsbefugten. Elektronische Anordnungen müssen durch die oder den Anordnungsbefugten einzeln freigegeben werden bei

• Auszahlungen ab 5.000 EUR,

• Einzahlungen ab 10.000 EUR,

• Zahlungen mit geringeren Beträgen, wenn das System aufgrund des mathematischen Stichprobenverfahrens dazu auffordert.

3.5.2
Pauschale Freigabe

Zur Freigabe anstehende Anordnungen werden je Buchungstag oder nach besonderer Vorgabe der Feststellerin oder des Feststellers zu Stapeln zusammengefasst. Nach Aufruf des Stapels durch die oder den Anordnungsbefugten wird das Freigabeverfahren (Einzelfreigabe/pauschale Freigabe) angezeigt. Bei Anordnungen, die nicht der Einzelfreigabe bedürfen (Nummer 3.5.1), entscheidet die oder der Anordnungsbefugte, ob die Freigabe einzeln oder pauschal erfolgen soll. Alle übrigen Anordnungen unterliegen der pauschalen Freigabe im Stapel.

3.6
Journalisierung

Mit der Journalisierung der freigegebenen und signierten Anordnung gilt die Buchung in den Büchern (Sachbücher) als erfolgt. Die Journalisierung läuft automatisch ab. Anordnungsbefugte, Feststellerinnen oder Feststeller können in eiligen Fällen die Journalisierung manuell ausführen. Nach der Journalisierung sind Korrekturen nur durch elektronische Änderungsanordnungen möglich. Die Dienststellen haben sich in regelmäßigen Abständen zu vergewissern, dass alle Journalisierungen erfolgt sind und haben Journalisierungshindernisse ggf. mithilfe des KC-HWS (Kompetenzcenter für das HWS) zu beheben. 3.7 Inhalt der Anordnung (VV Nr. 1.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

3.7.1
Kassenzeichen

Kassenzeichen dienen der eindeutigen Kommunikation zwischen anordnenden Dienststellen, den für Zahlungen zuständigen Stellen und den Zahlungspartnern. Sie gewährleisten die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Anordnungen.

3.7.1.1
HVS-Standard-Kassenzeichen

Die anordnenden Dienststellen haben grundsätzlich die vom System bei der Erfassung elektronischer Anordnungen automatisch generierten 13-stelligen numerischen Standardkassenzeichen zu verwenden. Sofern es unerlässlich ist, als Kassenzeichen einen ununterbrochenen Nummernkreis zu verwenden, kann dieser auf Antrag bei der ZV (Zentralen Verfahrenspflege)/ KC-HWS reserviert werden.

3.7.1.2
Fremdkassenzeichen

In Ausnahmefällen können Fremdkassenzeichen verwendet werden. Bei der Gestaltung ist sicherzustellen, dass sie die automatische Zuordnung von Zahlungen zweifelsfrei ermöglichen. Fremdkassenzeichen beginnen stets mit den ersten vier Ziffern der Dienststellennummer. Im Zweifel ist bei der Gestaltung der Fremdkassenzeichen das KC-HWS zu beteiligen. Bei Fremdkassenzeichen sind keine Sonder- oder Leerzeichen zu verwenden.

3.7.2
Zahlungspartner

3.7.2.1
Erfassung der Zahlungspartnerdaten

In der Anordnung müssen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige (Zahlungspartner) zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu ist neben Name, Vorname (bzw. Firmenbezeichnung bei juristischen Personen) und ggf. Geburtsdatum, die Anschrift des Zahlungspartners zu erfassen. Hierbei sind vollstreckungsfähige Anschriften zu verwenden. Postfachanschriften sind ungeeignet.

3.7.2.2
Erfassung der Zahlungspartnerdaten bei Gesamtschuldnern

Sind für eine Forderung mehrere Schuldner vorhanden, sind sie Gesamtschuldner (Haftungsschuldner). Unbeschadet der im Justizbereich bestehenden speziellen Regelungen entscheiden die anordnenden Dienststellen nach pflichtgemäßen Ermessen, ob gegen alle Gesamtschuldner oder nur gegenüber einen von ihnen die Forderung geltend gemacht werden soll (Auswahlermessen). Dies ist durch Erfassung des entsprechenden Merkmals (Zweitschuldner vorhanden ja/nein) in den elektronischen Annahmeanordnungen zu dokumentieren. Grundsätzlich soll nur gegen einen Gesamtschuldner die Sollbuchung vorgenommen werden. Entrichtet dieser die Forderung nicht oder nicht vollständig, ist die anordnende Dienststelle zur Inanspruchnahme der weiteren Gesamtschuldner verpflichtet; ein Ermessensspielraum besteht insoweit nicht. In geeigneten Fällen ist es zulässig, die Forderung von Beginn an auf alle Gesamtschuldner nach Kopfteilen aufzuteilen und entsprechende Annahmeanordnungen zu erteilen.

3.7.3
Leitmerkmale im Zahlungsverkehr (Bankleitzahl, Kontonummer, BIC, IBAN)

Im Zuge der vollautomatisierten Durchführung des Zahlungsverkehrs findet bei den Kreditinstituten in der Regel keine Übereinstimmungsprüfung von Kontoinhaberschaft und Zahlungsempfänger statt. Entscheidende Zuordnungskriterien sind Bankleitzahl und Kontonummer bzw. BIC (Business Identifier Code = internationale Bankleitzahl einer Bank) und IBAN (International Bank Account Number = internationale Kontonummer). Den Feststellerinnen und Feststellern obliegt bei der Erfassung der zahlungsrelevanten Daten in den Anordnungen eine besondere Sorgfaltspflicht hinsichtlich der richtigen Erfassung der Leitmerkmale im Zahlungsverkehr.

3.7.4
Zahlungsverfahren
Folgende Zahlungsverfahren sind von den Dienststellen zu verwenden:

• ETA = elektronische Inlandsüberweisung

  Standardüberweisungsverfahren für unbare Auszahlungen.

• VER = Buchmäßige Verrechnungen zwischen Dienststellen des Landes

  Forderungen und Verbindlichkeiten aus landesinternen Dienstleistungen oder Lieferungen zwischen Dienststellen des Landes sind grundsätzlich im Wege der buchmäßigen Verrechnung auszugleichen. Die anfordernden Dienststellen teilen den zahlungspflichtigen Dienststellen die für die Verrechnung erforderlichen Belegreferenzdaten der Annahmeanordnung (Bereich, Beleg, Beleg-Nr.) in der Zahlungsaufforderung mit. Die auszahlenden Dienststellen ordnen in diesen Fällen die Zahlung mit einer einfachen Auszahlungsanordnung unter Angabe des Zahlungsverfahren "VER" (Verrechnung) an. In begründeten Fällen kann hiervon abgewichen werden. Eine Verrechnung ist nicht möglich zu den Niedersächsischen Landesforsten, der Stiftung Braunschweigischer Kulturbesitz und des Niedersächsischen Zweckverbandes zur Approbationserteilung (Bereiche 460, 600 und 610).

• EZV = Zahlungsanweisung zur Verrechnung Dieses Zahlungsverfahren ist aus Kostengründen nur anzuwenden

  • zur erstmaligen Auszahlung und Auffüllung von Handvorschüssen in den anordnenden Dienststellen,

  • in besonders begründeten Einzelfällen, in denen Zahlungsempfänger im Inland nicht über ein Bankkonto verfügen und die Einrichtung aus der Natur der Sache nicht verlangt werden kann.

    EZV-Zahlungen sind nur an Zahlungsempfänger innerhalb bestimmter Höchstbeträge im Inland möglich.

• SCH = Scheckausstellung

  Die Zahlung mit einem Scheck ist nur in besonders gelagerten Ausnahmefällen möglich. Der Scheck erfordert die legitimierte persönliche Abholung bei der LHK.

• TLE = Telegrafische Eilüberweisung in das Inland

  Telegrafische Eilüberweisungen sind Zahlungen mit einer besonderen Eilbedürftigkeit, die eine valutengleiche Belastung und Gutschrift beim Empfänger benötigen. Zahlungen ab 500.000 EUR, die über das Zahlverfahren ETA angeordnet werden, können von der LHK maschinell auf TLE umgesetzt werden.

• AZE=EUR(Auslands)-Überweisungen an Institute in SEPATeilnehmerstaaten, die für SEPA-Überweisungen erreichbar sind

  Dieses Zahlungsverfahren erfordert die IBAN des Zahlungsempfängers und den BIC des Empfängerinstituts.

• AZV = sonstige Auslandszahlungen

  EUR-(Auslands-)Überweisungen, bei denen das Zahlungsverfahren AZE keine Anwendung findet, sowie Fremdwährungsüberweisungen, Auslandsschecks und Zahlungen unter Verwendung besonderer Kosten- und Weisungsschlüssel.

• MAN = Manuell zu bearbeiten

  Das Verfahren MAN ist z. B. bei erteilten Einzugsermächtigungen, Barzahlungen und Einreichung von Zahlungsverkehrsdateien aus externen Vorverfahren einzugeben. Es erfolgt keine Auszahlung.

• ETE = Lastschrifteinzug

  Zahlungsverfahren für den Einzug von Einnahmen.

3.7.5
Fälligkeit

3.7.5.1
 Tag der Fälligkeit

Die anordnenden Dienststellen haben in der Anordnung das Datum zu erfassen, zu dem die Einzahlung oder Auszahlung bewirkt sein muss (Fälligkeitstag).

3.7.5.2
Fälligkeit an Wochenenden und Feiertagen

Fällt der Fälligkeitstag aufgrund der zahlungsbegründenden Unterlagen auf ein Wochenende (Sonnabend, Sonntag) oder einen Feiertag, gilt § 193 BGB unmittelbar. Demnach ist eine Zahlung, die zu einem bestimmten Tag zu bewirken ist, und dieser Tag auf ein Wochenende oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag fällt, erst am darauffolgenden nächsten Werktag zu erbringen. Einer Präzisierung des Fälligkeitstages in der Anordnung auf den folgenden nächsten Werktag bedarf es in diesen Fällen nicht.

3.7.5.3
Fälligkeit aufgrund spezieller rechtlicher oder vertraglicher Regelungen Zahlungen, die aufgrund spezieller Regelungen vorher zu bewirken sind, müssen zwingend mit der Erfassung des konkreten Datums des Werktages, der dem Wochenende oder dem Feiertag vorangeht, fällig gestellt werden.

3.7.5.4
Fälligkeit bei Skontoabzug

Bei Gewährung von Skontoabzügen ist der für den Skontoabzug vorgesehene Zahlungsrahmen bei der Fälligkeitserfassung im vollen Umfang zu nutzen.

3.7.6
Mahnschlüssel

Die anordnende Dienststelle hat den Mahnschlüssel in eigener Verantwortung auszuwählen.

3.7.7
Begründende Unterlagen, Zahlungsgrund, Verwendungszweck

Durch die Eintragungen in den Feldern "Zahlungsgrund" oder "Verwendungszweck" und den Vermerk des Kassenzeichens auf den begründenden Unterlagen wird die Verbindung zwischen den begründenden Unterlagen und den Anordnungen dokumentiert.

Im Zuge der Einführung von SEPA beschränken sich immer mehr Institute auf die Übermittlung der im internationalen Mindeststandard definierten Zeichen. Diese sind derzeit: Buchstaben (A bis Z), Ziffern (0 bis 9), Leerzeichen, Punkt (.), Komma (,), Plus (+), Minus (-) und Schrägstrich (/). Bei allen übrigen Zeichen, also auch den deutschen Umlauten (Ä, Ö, Ü) und dem "ß", besteht die Gefahr, dass die Bank diese im Verwendungszweck und den Angaben zum Überweisenden durch ein Leerzeichen ersetzt.

3.7.7.1
Zahlungsgrund

Aus dem Feld "Zahlungsgrund" muss die der Anordnung zugrunde liegende Verwaltungsmaßnahme zweifelsfrei ersichtlich sein. Hier sind somit das Aktenzeichen/Geschäftszeichen der Gerichtsakte/Sachakte sowie eine kurze Bezeichnung der Verwaltungsmaßnahme einzutragen (z. B. Gerichtsaktenzeichen mit Parteienbezeichnung oder Geschäftszeichen und Maßnahme). Die Eintragungen in diesem Feld dienen bei einer eventuell erforderlichen Zwangsbeitreibung auch zur Bezeichnung der Forderung gegenüber dem Schuldner.

3.7.7.2
Verwendungszweck

Im Erfassungsfeld "Verwendungszweck" müssen Zweck und Anlass der Einzahlung oder Auszahlung erfasst werden. Bei Auszahlungsanordnungen kann unter dem Datenfeld "Fremdbelegnummer" ein vom Zahlungsempfänger vorgegebenes Kennzeichen erfasst werden. Bei Rückzahlungen aus Verwahrungen steht im HVS nur ein Feld Zahlungsgrund/Verwendungszweck zur Verfügung, in das vorrangig für den Empfänger maßgebliche Angaben einzutragen bzw. Vorblendungen entsprechend zu überschreiben sind. 3.7.7.3 Urbelegschlüssel - HKR-IT-Vorverfahren Der Urbelegschlüssel dient grundsätzlich der Kommunikation mit HKR-IT-Vorverfahren, in denen ebenfalls Identifikationsmerkmale vergeben werden. Falls Urbelegschlüssel (Aktenzeichen, Geschäftszeichen etc.) aus Vorverfahren in das HVS importiert werden sollen, können diese hier eingetragen oder über eine Schnittstelle eingespielt werden. In diesem Feld erfolgt jedoch, im Gegensatz zu dem Feld "Kassenzeichen", keine Überprüfung der Eindeutigkeit des Urbelegschlüssels.

3.7.8
Buchungszeilen, Haushaltsstelle, Unterkonto In der Buchungszeile der Anordnung ist entsprechend des Gruppierungsplans die Haushaltsstelle (Kapitel/Titel) anzugeben. Budgetierte Verwaltungsbereiche müssen hier die entsprechenden Annexkonten angeben. Eine Buchung auf der Haushaltsstelle ist aufgrund der fehlenden Verknüpfung zur KLR nicht zulässig. Des Weiteren ist in der Buchungszeile das Feld "Unterkonto 1 (mbSt)" auszufüllen. Hier ist die mittelbewirtschaftende Dienststelle einzutragen, welche eine Ermächtigung für die Bewirtschaftung erhalten hat. Die Felder "Unterkonto 2 = Kostenstelle" und "Unterkonto 3=Kostenträger" sind ausschließlich für die KLR (Kostenleistungsrechnung) den budgetierten Verwaltungsbereichen vorbehalten. Eine Belegung dieser Felder für nicht budgetierte Verwaltungsbereiche ist nicht zulässig. Die Felder "Unterkonto 4=Projekt" und "Unterkonto 5=Mittelherkunft" werden nicht mit Vorgaben belegt.

4.
Zahlungen (VV Nr. 2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

4.1
Verrechnung - Aufrechnung

Das in VV Nr. 2.1.5 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 bezeichnete Zahlungsverfahren Verrechnung umfasst auch Zahlungen im Wege der Aufrechnung gemäß § 387 BGB.

4.1.1
Aufrechnung durch eine Dienststelle

Hat eine Dienststelle des Landes an einen Empfangsberechtigten zu leisten, gegen den sie eine fällige Forderung hat, ist, soweit die Aufrechnungslage bekannt ist, gegen den Anspruch des Empfangsberechtigten auf den auszuzahlenden Betrag aufzurechnen. Mit künftig fällig werdenden Forderungen kann gegen den Anspruch auf den auszuzahlenden Betrag aufgerechnet werden, wenn der Empfangsberechtigte zustimmt. Die Zustimmung wird vermutet, wenn die Forderung, mit der aufgerechnet werden soll, innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt fällig wird, an dem die Auszahlung zu leisten ist. Sind an der Abwicklung der Aufrechnungslage zwei mittelbewirtschaftende Stellen (mbSt) beteiligt, hat grundsätzlich die Stelle die Aufrechnung schriftlich zu erklären, die die Auszahlung anzuordnen hat.

4.1.2
Aufrechnung bei unterschiedlicher Zuständigkeit

Ist ein Zahlungspflichtiger (Schuldner) des Landes mit einer Zahlung an eine Dienststelle des Landes im Rückstand und ist dieser bekannt, dass er einen Anspruch gegen eine andere Dienststelle des Landes auf Auszahlung eines Betrages hat, so hat die Dienststelle ihre Forderung der anderen Dienststelle mitzuteilen und sie zu ersuchen, mit dieser Forderung gegen den Anspruch des Schuldners aufzurechnen.

4.2
Zahlungen in anderen Geldsorten als EUR

Den Zahlstellen ist die Annahme von anderen Geldsorten (Devisen) erlaubt. Die Devisenbestimmungen sind zu beachten. Kreditinstitute sind nicht verpflichtet, Bargeld in anderen Geldsorten als EUR anzunehmen. Das Verfahren regelt Anlage 1 Nr. 4 der VV Nr. 2.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80.

4.3
Überwachung von Einzahlungen (VV Nr. 2.5 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

Im Rahmen der generellen Verantwortlichkeit für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der zugewiesenen weiteren Aufgaben gemäß VV Nr. 3 zu § 9 LHO obliegt der oder dem Beauftragten für den Haushalt die Überwachung der rechtzeitigen und vollständigen Erhebung der Einnahmen.

4.3.1
Reihenfolge der Tilgung

Hat ein Schuldner mehrere Forderungen zu erfüllen (ggf. auch in Teilbeträgen) und reicht der gezahlte Betrag zur Tilgung sämtlicher Forderungen nicht aus, so wird diejenige Schuld getilgt, die der Schuldner bei der Zahlung bestimmt. Trifft der Schuldner keine Bestimmung und reicht die Zahlung zur Tilgung der Gesamtforderung nicht aus, so ist die Zahlung zunächst auf Geldstrafen oder -bußen, Zwangsgelder, Kosten (Gebühren und Auslagen), dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung anzurechnen. Innerhalb dieser Reihenfolge sind die einzelnen Forderungen nach ihrer Fälligkeit zu ordnen; bei gleichzeitig fällig werdenden Forderungen bestimmt die anordnende Dienststelle die Reihenfolge der Tilgung. Anderweitige gesetzliche Regelungen bleiben unberührt.

4.3.2
Einzahlungstag bei Kartenzahlungen und elektronischen Zahlungssystemen

Der Tag der Akzeptanz ist in den Fällen der VV Nr. 2.5.2.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 der Tag, an dem die Dienststelle diese Art der Zahlung akzeptiert und eine positive Autorisierung der Zahlung über einen Autorisierungsterminal erfolgt ist.

4.4
Einzahlungen bei fehlender Anordnung (VV Nr. 2.6 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

4.4.1
Zahlungsankündigungen

Wird der Dienststelle eine Einzahlung avisiert, so hat sie, sofern nicht eine allgemeine Anordnung gilt, unverzüglich eine Annahmeanordnung zu erfassen oder über den Verbleib der Zahlung zu entscheiden.

4.4.2
Übergabe von Zahlungsmitteln

Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln sind auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen, sofern sachliche Gründe dafür vorliegen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn durch die Annahmeverweigerung ein Schaden für das Land eintreten könnte. Die VV Nr. 5.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 ist zu beachten.

4.4.3
Nachweis der Zahlungen

Die nach Nummer 4.4.2 angenommenen Zahlungen sowie unbare oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln eingehende Einzahlungen, für die Annahmeanordnungen nicht vorliegen, sind als Verwahrungen nachzuweisen, sofern die endgültige Buchungsstelle nicht bekannt ist. Die für die Anordnung zuständige Dienststelle ist zu unterrichten.

4.4.4
Irrtümliche Einzahlungen

Sind Beträge offensichtlich irrtümlich eingezahlt worden, sind sie mit "Interner Auftrag-Rückzahlung" an den Einzahler zurückzuzahlen. Beträge, die für eine andere juristische Person des öffentlichen Rechts bestimmt sind, können mit "Internem Auftrag" weitergeleitet werden.

4.4.5
Verwahrungen, Vorschüsse (§ 60)

4.4.5.1
Abwicklung von Verwahrungen

Einzahlungen, die bei der automatischen Zuordnung zu Sollbuchungen keiner Annahmeanordnung (Kassenzeichen) zugeordnet werden können, werden, wenn sie nicht im Nicht- Soll gebucht werden (siehe Nummer 3.2.2) automatisch als dienststellenbezogene Verwahrung gebucht. Um unberechtigte Mahn- und Vollstreckungsverfahren zu vermeiden, sollen die Dienststellen zeitnah die Aufklärung und Zuordnung (Umbuchung, Weiterleitung, Rückzahlung) der Verwahrbuchungen betreiben. Kann hierbei zwar der Einzahler ermittelt werden, von diesem aber nicht das für die richtige Buchung erforderliche Kassenzeichen, Akten- oder Geschäftszeichen in Erfahrung gebracht werden, ist die Einzahlung nach sechs Monaten dem Titel "Vermischte Einnahmen" (Titel 119 01) zuzuführen. Gleiches gilt, wenn der Einzahler nicht ermittelt werden kann.

4.4.5.2
Rückzahlung von Verwahrgeldern

Die im Zuge der Verwahraufklärung anstehenden Umbuchungen und Rückzahlungen sind mit den "Internen Aufträgen" abzuwickeln. Manuelle Rückzahlungen mit dem "Auftrag RZ intern" als auch mit dem "Auftrag Rückzahlung" unterliegen dem Vier-Augen-Prinzip. Rückzahlungen von Überzahlungen (Doppelzahlungen) auf Kassenzeichen/Vorgangskonten sind ausschließlich mit "Internen Aufträgen" abzuwickeln; die Verwendung von Auszahlungsanordnungen ist hierbei nicht zulässig

4.5
Gegenleistung für Zahlungen (VV Nr. 2.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

Bei nicht gesicherten Einzahlungen soll vor Erbringung der Gegenleistung geprüft werden, ob die Anforderung von Kostenvorschüssen, die Zurückbehaltung von Urkunden, Bescheinigungen, Genehmigungen, Erlaubnissen etc. und - in geeigneten Fällen - die Zurückstellung von Amtshandlungen sachdienlich sein könnte.

4.6
Vorschüsse

4.6.1
Dienststellenbezogene Vorschusskonten

Auf den dienststellenbezogenen Vorschusskonten werden (automatisch) Auszahlungen gebucht, die nicht unmittelbar einer Auszahlungsanordnung (Kassenzeichen) zugeordnet werden können. Zur Abwendung von Schäden für das Land sind Vorschussbuchungen durch die Dienststellen täglich aufzuklären und abzuwickeln. Die zeitnahe Vorschussbearbeitung ist auch für die Aufklärung unberechtigter Lastschrifteinzüge von großer Bedeutung.

4.6.2
Handvorschüsse (Anlage 2 Nr. 14 zu VV Nr. 5.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80) Um eine einheitliche und nachvollziehbare Übersicht über alle Handvorschüsse des Landes (Anlage 2 Nr. 14 zu VV Nr. 5.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80) zu gewährleisten, sind diese bei der besonderen Buchungsstelle Kassentitel 501 11 zu buchen. Vor der Einrichtung eines Handvorschusses sind die Notwendigkeit und die Betragshöhe angesichts der Kosten der Auffüllung unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit zu prüfen.

5.
Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung

5.1
Buchführung, Bücher

Als Bücher gemäß § 71 gelten die Datensätze für Buchungen der Einnahmen und der Ausgaben des Haushalts, des Sondervermögens, der Sonderrechnungen sowie der Verwahrungen und Vorschüsse und des Abrechnungsverkehrs.

5.2
Belege (VV Nr. 4.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO i. V. m. Nummer 2.3 ABestL-HKR) Belege sind begründende Unterlagen für Buchungen in den in Nummer 5.1 genannten Büchern (Sachbuch). Die Belege sind im Rahmen der Sachaktenführung bei den anordnenden Dienststellen bzw. den für Zahlungen zuständigen Stellen aufzubewahren. Im Übrigen gelten die gemäß Nummer 4.7.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 ergangenen ABestL-HKR. Für die Aufbewahrung und Reproduzierbarkeit der Datensätze gemäß Nummer 5.1 sind die ABestL-HKR zu beachten.

5.3
 Jahresabschluss (VV Nr. 4.5 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

Das MF bestimmt die Termine für

5.3.1
den Abschluss der Bücher für das ablaufende Haushaltsjahr,

5.3.2
die letztmalige Erteilung von Anordnungen für das ablaufende Haushaltsjahr,

5.3.3
die Öffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr,

5.3.4
die erstmalige Erteilung von Anordnungen für das beginnende Haushaltsjahr.

5.4
Rechnungslegung (VV Nr. 4.6 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

Die Rechnungslegung umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung. Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nummer 5.1) und die dazugehörigen Belege (Nummer 5.2) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung). Die aus den "Büchern" gemäß Nummer 5.1 erzeugten Standardlisten (Berichte) gelten in diesem Sinne als Rechnungsnachweisung für die Einzelrechnungs- bzw. Gesamtrechnungslegung. Die Verfahrensbetreiber stellen sicher, dass diese Nachweise jederzeit aus dem System erzeugt und für die Belange der Rechnungslegung, Rechnungsprüfung, bzw. zur Unterstützung der Beauftragten für den Haushalt bei der Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in den Dienststellen (gemäß Nummer 3.1 zu § 9) oder sonstigen Auswertungen zur Verfügung gestellt werden können.

6.
Interne Revision (Nummer 8.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

Das MF nimmt die Aufgaben der Internen Revision für die HKR-IT-Verfahren wahr. Im Rahmen der Ausführung der Bestimmungen zu VV Nr. 8.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 ist die Interne Revision als unabhängige und eigenverantwortliche Stelle an die Festlegungen des Kabinettbeschlusses und der diesem zugrundeliegenden "Geschäftsordnung der Internen Revision für das Haushaltsvollzugssystem" (GO-IR-HVS) gebunden.

7.
Beitreibung und Einziehung von Geldforderungen

7.1
Beitreibung von Geldforderungen

Die OFD ist für die Beitreibung öffentlich-rechtlicher und bestimmter durch Rechtsverordnung zugelassener privatrechtlicher Geldforderungen des Landes im Verwaltungsvollstreckungsverfahren zuständig.

7.2
Vollstreckungsbehörde Die OFD ist Vollstreckungsbehörde sowohl nach dem NVwVG als auch nach der Justizbeitreibungsordnung (Bundesrecht). Im Verfahren nach der Justizbeitreibungsordnung übt die OFD auch die Funktion des Vollstreckungsgläubigers aus.

7.3
Einziehung von Geldforderungen Unbeschadet bestehender Regelungen im Justizbereich ist die OFD neben der Beitreibung von Geldforderungen auch für nachstehende Einziehungsmaßnahmen zuständig, soweit ihr diese übertragen wurden:

7.3.1
Stundung von Ansprüchen,

7.3.2
befristete und unbefristete Niederschlagung von Forderungen,

7.3.3
Erlass von Forderungen,

7.3.4
Vergleiche,

7.3.5
Entscheidungen nach den Bestimmungen über die Behandlung von Kleinbeträgen,

7.3.6
Bearbeitung von Amtshilfeersuchen (Vollstreckungshilfe) anderer Stellen.

7.4
Sicherstellung von Forderungen

Die OFD darf rechtsgeschäftliche Sicherungen für die von ihr einzuziehenden Forderungen vereinbaren. Zur Verfügung über eine erlangte Sicherheit ist die OFD nur befugt, soweit

7.4.1
dies im Rahmen der Aufgaben der Vollstreckungsbehörde liegt (z. B. bei Aufhebung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen),

7.4.2
es zur Befriedigung aus der Sicherheit erforderlich ist (z. B. Kündigung und Pfandverwertung) und

7.4.3
die Verfügung der Erfüllung rechtlich begründeter Ansprüche dient (z. B. die Erteilung einer Löschungsbewilligung nach Zahlung der Forderung).

7.4.4
Bestehende Regelungen im Justizbereich bleiben unberührt.

7.5
Annahme an Erfüllungs statt und erfüllungshalber Soweit nicht anders bestimmt, ist die OFD bei der Einziehung und Beitreibung von Geldforderungen auch zur Annahme an Erfüllungs statt oder erfüllungshalber (§ 364 BGB) und zur Genehmigung einer Schuldübernahme (§§ 414 ff. BGB) ermächtigt.

7.6
Verfahren bei der Vollstreckungsbehörde

Die OFD regelt im Einvernehmen mit dem MF durch den Erlass von Arbeitsrichtlinien das Einziehungs- und Beitreibungsverfahren der Vollstreckungsbehörde.