Anlage 2

(zu Nummer 6.1 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)

1. Bezeichnung

Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist. Sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz "Zahlstelle".

2. Aufgaben

Das zuständige Ministerium bestimmt mit Einwilligung des MF, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten.

3. Verwaltung der Zahlstelle

3.1 Die Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat eine Zahlstellenverwalterin oder einen Zahlstellenverwalter und eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestellen.

3.2 Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtung und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle sowie Unregelmäßigkeiten sind unverzüglich der Zahlstellenrevision (Nummer 4) mitzuteilen.

3.3 Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat anhand des Kassenzeichens zu prüfen, ob für die Buchung der Einzahlung oder Auszahlung im HVS eine Kassenanordnung vorliegt. Wurde ein Kassenzeichen nicht vergeben, ist zu prüfen, ob für die Anordnung gemäß VV Nr. 2.8 abweichende Regelungen gelten.

3.4 Beim Wechsel der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters hat die bisherige Zahlstellenverwalterin oder der bisherige Zahlstellenverwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Die Zahlstellenrevision soll die Übergabe leiten. Kann die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt die Zahlstellenrevision die Übergabe vor.

3.5 Über die Zahlstellenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und der Dienststelle vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten

1. 3.5.1

   den Zahlstellensollbestand (Nummer 10.2),

2. 3.5.2

   den Zahlstellenistbestand (Nummer 8.2) und

3. 3.5.3

   die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel.

3.6 Bei einer vorübergehenden Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters (z. B. Urlaub, Krankheit) gelten die Nummern 3.4 und 3.5 sinngemäß. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt.

4. Zahlstellenrevision

Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist von einer oder von einem von der Dienststelle zu bestimmenden Bediensteten zu beaufsichtigen. Hinsichtlich der Zahlstellenrevision gelten folgende Bestimmungen.

4.1 Bestandsnachweis, Tagesabschluss

Zu Beginn der Prüfung ist die Übereinstimmung des Zahlstellensollbestandes mit dem Zahlstellenistbestand festzustellen (Bestandsnachweis). Hierzu ist von der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter der vorläufige Tagesabschluss (Session: Gegenbuchseiten) vom Prüfungstag auszudrucken, zu unterschreiben und der Zahlstellenrevision auszuhändigen. Sodann hat sich die Zahlstellenrevision davon zu überzeugen, dass

1. 4.1.1

   der im Bestandsnachweis dargestellte Zahlstellenistbestand an Zahlungsmitteln tatsächlich vorhanden ist,

2. 4.1.2

   der angegebene Bestand des Zahlstellengirokontos mit den Angaben in den Gegenbuchseiten und den Kontoauszügen (mit Belegen) übereinstimmt,

3. 4.1.3

   ein den zulässigen Bestand übersteigender Betrag rechtzeitig abgeliefert wurde, soweit ein Zahlstellenhöchstbestand festgesetzt worden ist,

4. 4.1.4

   die vorhandenen Banknoten und Münzen echt und umlauffähig sind,

5. 4.1.5

   die vorhandenen Schecks förmlich in Ordnung sind und der Bank oder Sparkasse noch innerhalb der Frist nach dem Scheckgesetz vorgelegt werden können,

6. 4.1.6

   die angenommenen Schecks von der Zahlstelle zeitnah dem kontoführenden Kreditinstitut vorgelegt wurden.

Ist aus der Session "Schalterbuch" zu erkennen, dass der Zahlstellenistbestand zwangsweise von der LHK erfasst wurde, und sind für den betreffenden Buchungstag Einzahlungen oder Auszahlungen gebucht worden, hat kein Abgleich zwischen tatsächlich vorhandenem Istbestand und dem im HVS geführten Sollbestand stattgefunden. Die Ursachen sind zu ermitteln und abzustellen.

4.2 Prüfung der Anschreibungen

4.2.1 Die ordnungsmäßige Buchung und Belegung der Einzahlungen und Auszahlungen sind aufgrund der Daten in den Sessions "Zeitbuch und Sachbuch" zu prüfen. Insbesondere sind

1. 4.2.1.1

   bei Nicht-Soll-Titeln unter Anwendung der Filterfunktion aus der Session "Zeitbuch" eventuell vorhandene unzulässige Auszahlungen ohne Auszahlungsanordnung (negative Nicht-Soll-Einzahlungen) zu ermitteln und die Ursachen festzustellen,

2. 4.2.1.2

   unzulässige negative Verwahr- und Vorschussbuchungen unter Anwendung der Filterfunktion aus der Session "Zeitbuch" zu ermitteln und die Ursachen zu untersuchen.

4.2.2 Mit der Session "Beleghistorie" ist stichprobenartig die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips bei der Erledigung der Zahlstellenaufgaben zu prüfen. Die Buchungsschlüssel für A-Belege (Buchungsschlüssel für Auszahlungsanordnungen) mit dem Zahlungsverfahren MAN sind vollständig zu prüfen.

4.3 Wertgegenstände und überwachungspflichtige Vordrucke

Verwahrt die Zahlstelle Wertgegenstände und überwachungspflichtige Vordrucke, ist zu prüfen, ob

1. 4.3.1

   die Eintragungen der Ein- und Auslieferungen ordnungsgemäß erfasst und belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen (Werthinterlegungsbuch),

2. 4.3.2

   die Vordrucke vollzählig vorhanden sind und tatsächlich benötigt werden,

3. 4.3.3

   die Durchschriften der verwendeten Quittungsvordrucke vollzählig an die Zahlstelle zurückgegeben wurden und

4. 4.3.4

   der weitere Nachweis der verwendeten Zahlungsverkehrsvordrucke (z. B. Scheck, Überweisungsträger) erbracht ist.

4.4 Sonstige Prüfungen

4.4.1 Erledigung von Prüfungsbemerkungen

Es ist zu prüfen, ob die Beanstandungen der vorangegangenen Zahlstellenrevision erledigt sind.

4.4.2 Prüfung der äußeren und inneren Zahlstellensicherheit

Es ist insbesondere zu prüfen, ob

1. 4.4.2.1

   nur den für die Abwicklung der Zahlstellengeschäfte zuständigen Bediensteten die hierfür notwendigen HVS-Zugangsberechtigungen erteilt worden sind und damit die organisatorischen Maßnahmen, die die Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellengeschäften sicherstellen, beachtet wurden,

2. 4.4.2.2

   die Verschlusseinrichtungen in Ordnung sind,

3. 4.4.2.3

   die Schlüssel und Unterlagen (z. B. Quittungsblöcke) bestimmungsgemäß aufbewahrt werden,

4. 4.4.2.4

   die Aushänge über die Schalterstunden und die Quittungserteilung vorhanden sind und sich auf dem aktuellen Stand befinden.

4.5 Prüfungsniederschrift

4.5.1 Über die Zahlstellenrevision ist eine Prüfungsniederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muss:

1. 4.5.1.1

   die Bezeichnung der Stelle, bei der die Zahlstelle geführt wird,

2. 4.5.1.2

   den Ort und das Datum der Prüfung sowie das Datum der vorangegangenen Zahlstellenrevision,

3. 4.5.1.3

   den Namen der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters,

4. 4.5.1.4

   der Zahlstellenrevisoren,

5. 4.5.1.5

   den Inhalt und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie

6. 4.5.1.6

   die Unterschriften einer beteiligten Zahlstellenrevisorin oder eines beteiligten Zahlstellenrevisors sowie der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters.

4.5.2 Der Niederschrift sind beizufügen:

1. 4.5.2.1

   der Bestandsnachweis nach Nummer 4.1.1,

2. 4.5.2.2

   die Berechnung des Giroguthabens nach Nummer 4.1.2,

3. 4.5.2.3

   ein Verzeichnis der geprüften Belege (Belegnummern).

4.5.3 Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung beseitigen zu lassen; sie brauchen nicht schriftlich beanstandet zu werden.

4.5.4 Die Prüfungsniederschrift ist der Leitung der Dienststelle oder dem oder der von dieser mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Bediensteten zuzuleiten.

4.5.5 Sind von der geprüften Zahlstelle Prüfungsbeanstandungen zu beantworten, übersendet sie ihre Stellungnahme auf dem Dienstweg der Zahlstellenrevisorin oder dem Zahlstellenrevisor.

4.5.6 Die Zahlstellenrevisorin oder der Zahlstellenrevisor entscheidet abschließend über die Stellungnahme.

4.6 Besonderheiten bei der Prüfung einer Geldannahmestelle

Bei der Prüfung einer Geldannahmestelle ist insbesondere festzustellen, ob

1. 4.6.1

   der Sollbestand (= Summe aus Wechselgeldvorschuss zuzüglich noch nicht abgeführter Einzahlungen abzüglich geleisteter Zahlungen) mit dem Istbestand (Bargeld und Schecks) übereinstimmt,

2. 4.6.2

   die einen ggf. vorhandenen Wechselgeldvorschuss überschreitenden Beträge rechtzeitig in der richtigen Höhe an die zuständige Zahlstelle oder das dienststellenbezogene Einnahmegirokonto übergeben oder überwiesen wurden,

3. 4.6.3

   die Höhe eines ggf. vorhandenen Wechselgeldvorschusses noch angemessen ist,

4. 4.6.4

   die ausgehändigten Quittungsblocks vollständig vorhanden sind und ordnungsgemäß verwendet werden (z. B. Nachweis der Quittungsblätter im Spiegel oder einem besonderen Nachweisblatt),

5. 4.6.5

   bei der Ausfertigung von Quittungen die dafür geltenden Bestimmungen beachtet wurden.

4.7 Besonderheiten bei der Prüfung eines Handvorschusses

Bei der Prüfung eines Handvorschusses ist insbesondere festzustellen, ob

1. 4.7.1

   der Handvorschuss in der bewilligten Höhe und die darüber hinaus angenommenen Beträge in Geld oder Belegen vorhanden sind,

2. 4.7.2

   die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind,

3. 4.7.3

   nur Auszahlungen geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen,

4. 4.7.4

   die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.

5. Anschluss an Kreditinstitute

5.1 Die Zahlstelle hat für die Geldverwaltung (Nummern 8.1 und 8.3) ein Konto bei einem Kreditinstitut zu unterhalten.

5.2 Überweisungsaufträge, Lastschrifteinzugsbelege und Schecks sind von der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter und von einer oder einem von der Dienststelle zu bestimmenden Beamtin oder Beamten oder von einer oder einem Tarifbeschäftigten zu unterschreiben.

6. Einzahlungen

Bei Einzahlungen gelten für

1. 6.1

   die Prüfung von Zahlungsmitteln Anlage 1 und von Wertsendungen die VV Nr. 8,

2. 6.2

   die Erteilung von Quittungen Anlage 1,

3. 6.3

   die Annahme von Schecks Anlage 1 und

4. 6.4

   die Annahme von Zahlungen in anderen Geldsorten als EUR Anlage 1.

7. Auszahlungen

Bei Auszahlungen gilt für die Leistung von Auszahlungen die VV Nr. 4.

8. Geldverwaltung

8.1 Einzelheiten zur Abwicklung der Geldverwaltung gibt die LHK gegenüber den Zahlstellen bekannt. Auf dem in elektronischer Form auszufertigenden Lastschrifteinzugsbeleg wird mit den nach Nummer 5.2 zu leistenden Unterschriften bestätigt, dass die Höhe des Betrages angemessen ist.

8.2 Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln und ggf. dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nummer 9.3) zusammen.

8.3 Beim Tagesabschluss darf der Zahlstellenistbestand den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die bis zur nächstmöglichen Zahlstellenbestandsverstärkung zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist. Der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern.

8.4 Die für die Auszahlung nicht alsbald benötigten Zahlungsmittel sind in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren, soweit sie nicht an die LHK abzuliefern sind. Die am Verschluss Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.

8.5 Vordrucke für Schecks sind im Geldbehälter aufzubewahren.

9. Nachweis der Zahlungen

9.1 Die Zahlstelle hat die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen im HVS nachzuweisen.

9.2 Es sind mindestens nachzuweisen

1. 9.2.1

   die laufende Nummer,

2. 9.2.2

   der Tag des Nachweises,

3. 9.2.3

   ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt, und

4. 9.2.4

   der Betrag.

9.3 Die Zahlstelle hat für das nach Nummer 5.1 zu unterhaltende Konto ein Kontogegenbuch zu führen.

10. Tagesabschluss

10.1 Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluss zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Hierzu sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.

10.2 Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist unter Berücksichtigung des letzten Zahlstellensollbestandes die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen.

10.3 Der Zahlstellenistbestand ist darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

10.4 Ein Zahlstellenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist als Auszahlung nachzuweisen. Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen Beleg zu fertigen, der die für die Buchung erforderlichen Angaben enthalten muss und der von der Zahlstellenrevision mit einem Sichtvermerk zu versehen ist.

10.5 Ein Zahlstellenüberschuss ist als Einzahlung nachzuweisen. Nummer 10.4 Satz 2 gilt entsprechend. Wird ein Zahlstellenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden.

11. Wertgegenstände

Ist der Zahlstelle nach VV Nr. 8.1.2 die Verwahrung von Wertgegenständen übertragen worden, so gilt entsprechend VV Nr. 8.

12. Ergänzende Bestimmungen

Ergänzende Bestimmungen und von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des MF, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem LRH.

13. Zahlstellen besonderer Art

13.1 Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Handvorschüsse bewilligt und Geldannahmestellen errichtet werden.

13.2 Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten die Nummern 2 bis 4, 6 bis 9 und 12 sinngemäß, soweit in den Nummern 14 und 15 nichts anderes bestimmt ist.

14. Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse

14.1 Das zuständige Ministerium kann den Dienststellen seines Geschäftsbereichs zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse bewilligen. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Auszahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Die Bewilligung von Handvorschüssen bis zum Betrag von 500 EUR kann den unmittelbar nachgeordneten Dienststellen übertragen werden. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 1 000 EUR ist die Einwilligung des MF erforderlich.

14.2 In der Bewilligungsverfügung kann die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z. B. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Errichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden.

14.3 Zur Auszahlung des Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung zu erteilen, in der die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigte oder Empfangsberechtigter anzugeben ist. Der Handvorschuss ist im Vorschussbuch bei einer besonderen Buchungsstelle zu buchen.

14.4 Die Dienststelle, der der Handvorschuss bewilligt worden ist, hat eine Verwalterin oder einen Verwalter des Handvorschusses und eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel der Verwalterin oder des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von der bisherigen Verwalterin oder dem bisherigen Verwalter und der Nachfolgerin oder dem Nachfolger zu bescheinigen. Kann die Verwalterin oder der Verwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger den Handvorschuss nicht selbst übergeben, so ist die ordnungsgemäße Übergabe von der Dienststelle zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung der Verwalterin oder des Verwalters (z. B. Urlaub, Krankheit).

14.5 Für Auszahlungen und die nach Nummer 14.2 zugelassenen Einzahlungen brauchen der Handvorschussverwalterin oder dem Handvorschussverwalter Zahlungsanordnungen nicht vorliegen.

14.6 Der Handvorschuss und die ggf. angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Erfordert es der Umfang des Zahlungsverkehrs, so hat die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses einen besonderen Nachweis für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen. Nummer 9.2 gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in dem Nachweis muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.

14.7 Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch alle drei Monate und zum Jahresabschluss die Belege über Zahlungen gegen Empfangsbestätigung an die anordnende Stelle zu geben. Wird ein Nachweis nach Nummer 14.6 geführt, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen. Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, dass der Handvorschuss durch die zuständige Kasse oder Zahlstelle aufgefüllt wird. Dürfen Einzahlungen angenommen werden, so gelten die Nummern 15.5 und 15.6 entsprechend.

14.8 Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat die Handvorschussverwalterin oder der Handvorschussverwalter die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen.

15. Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen

15.1 Das zuständige Ministerium kann bei den Dienststellen seines Geschäftsbereichs für die Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Geldannahmestellen errichten. Voraussetzung hierfür ist, dass die oder der Zahlungspflichtige den einzuzahlenden Betrag nach der Verkehrssitte sofort bar zu entrichten hat und die Einzahlung bei einer bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht zweckmäßig ist. Die Leistung von Auszahlungen nach Nummer 14.1 durch die Geldannahmestelle kann zugelassen werden.

15.2 Die Dienststelle hat eine Verwalterin oder einen Verwalter der Geldannahmestelle und eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestellen. Im Übrigen gilt Nummer 14.4 sinngemäß.

15.3 Für Einzahlungen und die nach Nummer 15.1 zugelassenen Auszahlungen brauchen der Geldannahmestelle Zahlungsanordnungen nicht vorliegen.

15.4 Die Geldannahmestelle hat die Einzahlungen und ggf. Auszahlungen sofort einzeln nachzuweisen. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten), so sind nur die Tagessummen in den Nachweis zu übernehmen; Nummer 9.2 gilt entsprechend. Die Summe der aus dem Nachweis sich ergebenden nicht abgelieferten Einzahlungen muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.

15.5 Bei der Errichtung der Geldannahmestelle ist festzulegen, dass die angenommenen Beträge beim Erreichen einer bestimmten Summe und zum Jahresende an die zuständige Kasse oder Zahlstelle abzuliefern sind. Die Festlegung einer Betragsgrenze von mehr als 2 000 EUR bedarf der Einwilligung des MF. Die Ablieferungen sind in den Nachweis einzutragen.

15.6 Die Geldannahmestelle hat mindestens einmal monatlich gegenüber der zuständigen Stelle nachzuweisen, welche Zahlungen sie im abgelaufenen Zeitraum angenommen oder geleistet hat. Hierfür hat sie die erforderlichen Unterlagen (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke und Eintrittskarten, Quittungsdurchschriften) vorzulegen. Die zuständige Stelle hat diese Unterlagen und ihre Vollständigkeit zu prüfen und die Erteilung der Kassenanordnung zu veranlassen.