Abschnitt 45.2 VV-LHO - Zahlstellenbestimmungen (ZBest.)
Bibliographie
- Titel
- Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (VV-LHO)
- Amtliche Abkürzung
- VV-LHO
- Normtyp
- Verwaltungsvorschrift
- Normgeber
- Niedersachsen
- Gliederungs-Nr.
- 64100
A n l a g e 2
(zu Nummer 5.1 der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80)
Inhaltsübersicht | |
1. | Bezeichnung |
2. | Aufgaben |
3. | Verwaltung der Zahlstelle |
4. | Zahlstellenrevision |
5. | Anschluss an Kreditinstitute |
6. | Einzahlungen |
7. | Auszahlungen |
8. | Geldverwaltung |
9. | Nachweis der Zahlungen |
10. | Tagesabschluss |
11. | Wertgegenstände |
12. | Ergänzende Bestimmungen |
13. | Zahlstellen besonderer Art |
14. | Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse |
15. | Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen |
1.
Bezeichnung
Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist. Sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz "Zahlstelle".
2.
Aufgaben
Das zuständige Ministerium bestimmt mit Einwilligung des MF, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten.
3.
Verwaltung der Zahlstelle
3.1
Die Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat eine Zahlstellenverwalterin
oder einen Zahlstellenverwalter und eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestellen.
3.2
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtung und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle sowie Unregelmäßigkeiten sind unverzüglich der Zahlstellenrevision (Nummer 4) mitzuteilen.
3.3
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat anhand des Kassenzeichens zu prüfen, ob für die Buchung der Einzahlung oder Auszahlung im HVS eine Kassenanordnung vorliegt. Wurde ein Kassenzeichen nicht vergeben, ist zu prüfen, ob für die Anordnung gemäß VV Nr. 1.4 abweichende Regelungen gelten.
3.4
Beim Wechsel der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters hat die bisherige Zahlstellenverwalterin oder der bisherige Zahlstellenverwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Die Zahlstellenrevision soll die Übergabe leiten. Kann die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt die Zahlstellenrevision die Übergabe vor.
3.5
Über die Zahlstellenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und der Dienststelle vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten
- 3.5.1
den Zahlstellensollbestand (Nummer 10.2),
- 3.5.2
den Zahlstellenistbestand (Nummer 8.2) und
- 3.5.3
die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dergleichen.
3.6
Bei einer vorübergehenden Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters (z.B. Urlaub, Krankheit) gelten die Nummern 3.4 und 3.5 sinngemäß. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt.
4.
Zahlstellenrevision
Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist von einer oder von einem von der Dienststelle zu bestimmenden Bediensteten zu beaufsichtigen. Hinsichtlich der Zahlstellenrevision gelten die Bestimmungen der Anlage 5.
5.
Anschluss an Kreditinstitute
5.1
Die Zahlstelle hat für die Geldverwaltung (Nummern 8.1 und 8.3) ein Konto bei einem Kreditinstitut zu unterhalten.
5.2
Überweisungsaufträge, Lastschrifteinzugsbelege und Schecks sind von der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter und von einer oder einem von der Dienststelle zu bestimmenden Beamtin oder Beamten oder von einer oder einem Angestellten zu unterschreiben.
6.
Einzahlungen
Bei Einzahlungen gelten für
- 6.1
die Prüfung von Zahlungsmitteln Anlage 1 und von Wertsendungen VV Nr. 7,
- 6.2
die Erteilung von Quittungen Anlage 1,
- 6.3
die Annahme von Schecks Anlage 1 und
- 6.4
die Annahme von Zahlungen in anderen Geldsorten als EUR Anlage 1.
7.
Auszahlungen
Bei Auszahlungen gilt für die Leistung von Auszahlungen die VV Nr. 2.
8.
Geldverwaltung
8.1
Reicht der Zahlstellenistbestand für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Verstärkung ihres Kontos bei einem Kreditinstitut im Wege des Lastschrifteinzugsverfahrens zulasten der LHK nach den vom MF herausgegebenen Bestimmungen. Auf dem auszufertigenden Lastschrifteinzugsbeleg oder Begleitzettel wird mit den nach Nummer 5.2 zu leistenden Unterschriften bestätigt, dass die Höhe des Betrages angemessen ist.
8.2
Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln und ggf. dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nummer 9.3) zusammen.
8.3
Beim Tagesabschluss darf der Zahlstellenistbestand den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die bis zur nächstmöglichen Zahlstellenbestandsverstärkung zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist. Der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern.
8.4
Die für die Auszahlung nicht alsbald benötigten Zahlungsmittel sind in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren, soweit sie nicht an die LHK abzuliefern sind. Die am Verschluss Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.
8.5
Vordrucke für Schecks sind im Geldbehälter aufzubewahren.
9.
Nachweis der Zahlungen
9.1
Die Zahlstelle hat die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen im HVS nachzuweisen.
9.2
Es sind mindestens nachzuweisen
- 9.2.1
die laufende Nummer,
- 9.2.2
der Tag des Nachweises,
- 9.2.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt, und
- 9.2.4
der Betrag.
9.3
Die Zahlstelle hat für das nach Nummer 5.1 zu unterhaltende Konto ein Kontogegenbuch zu führen.
10.
Tagesabschluss
10.1
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluss zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Hierzu sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.
10.2
Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist unter Berücksichtigung des letzten Zahlstellensollbestandes die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen.
10.3
Der Zahlstellenistbestand ist darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
10.4
Ein Zahlstellenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist als Auszahlung nachzuweisen. Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen Beleg zu fertigen, der die für die Buchung erforderlichen Angaben enthalten muss und der von der Zahlstellenrevision mit einem Sichtvermerk zu versehen ist.
10.5
Ein Zahlstellenüberschuss ist als Einzahlung nachzuweisen. Nummer 10.4 Satz 2 gilt entsprechend. Wird ein Zahlstellenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden.
11.
Wertgegenstände
Ist der Zahlstelle nach VV Nr. 7.1.2 die Verwahrung von Wertgegenständen übertragen worden, so gilt entsprechend VV Nr. 7.
12.
Ergänzende Bestimmungen
Ergänzende Bestimmungen und von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des MF, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem LRH.
13.
Zahlstellen besonderer Art
13.1
Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Handvorschüsse bewilligt und Geldannahmestellen errichtet werden.
13.2
Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten die Nummern 2 bis 4, 6 bis 9 und 12 sinngemäß, soweit in den Nummern 14 und 15 nichts anderes bestimmt ist.
14.
Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse
14.1
Das zuständige Ministerium kann den Dienststellen seines Geschäftsbereichs zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse bewilligen. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Auszahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Die Bewilligung von Handvorschüssen bis zum Betrag von 500 EUR kann den unmittelbar nachgeordneten Dienststellen übertragen werden. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 1.000 EUR ist die Einwilligung des MF erforderlich.
14.2
In der Bewilligungsverfügung kann die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z.B. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Errichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden.
14.3
Zur Auszahlung des Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung zu erteilen, in der
die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigter anzugeben
ist. Der Handvorschuss ist im Vorschussbuch bei einer besonderen Buchungsstelle zu
buchen.
14.4
Die Dienststelle, der der Handvorschuss bewilligt worden ist, hat eine Verwalterin oder einen Verwalter des Handvorschusses und eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel der Verwalterin oder des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von der bisherigen Verwalterin oder dem bisherigen Verwalter und der Nachfolgerin oder dem Nachfolger zu bescheinigen. Kann die Verwalterin oder der Verwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger den Handvorschuss nicht selbst übergeben, so ist die ordnungsgemäße Übergabe von der Dienststelle zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung der Verwalterin oder des Verwalters (z.B. Urlaub, Krankheit).
14.5
Für Auszahlungen und die nach Nummer 14.2 zugelassenen Einzahlungen brauchen der Handvorschussverwalterin oder dem Handvorschussverwalter Zahlungsanordnungen nicht vorzuliegen.
14.6
Der Handvorschuss und die ggf. angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Erfordert es der Umfang des Zahlungsverkehrs, so hat die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses einen besonderen Nachweis für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen. Nummer 9.2 gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in dem Nachweis muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
14.7
Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch alle drei Monate und zum Jahresabschluss die Belege über Zahlungen gegen Empfangsbestätigung an die anordnende Stelle zu geben. Wird ein Nachweis nach Nummer 14.6 geführt, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen. Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, dass der Handvorschuss durch die zuständige Kasse oder Zahlstelle aufgefüllt wird. Dürfen Einzahlungen angenommen werden, so gelten die Nummern 15.5 und 15.6 entsprechend.
14.8
Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat die Handvorschussverwalterin oder der Handvorschussverwalter die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen.
15.
Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen
15.1
Das zuständige Ministerium kann bei den Dienststellen seines Geschäftsbereichs für die Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Geldannahmestellen errichten. Voraussetzung hierfür ist, dass der Zahlungspflichtige den einzuzahlenden Betrag nach der Verkehrssitte sofort bar zu entrichten hat und die Einzahlung bei einer bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht zweckmäßig ist. Die Leistung von Auszahlungen nach Nummer 14.1 durch die Geldannahmestelle kann zugelassen werden.
15.2
Die Dienststelle hat eine Verwalterin oder einen Verwalter der Geldannahmestelle und eine Vertreterin oder einen Vertreter zu bestellen. Im Übrigen gilt Nummer 14.4 sinngemäß.
15.3
Für Einzahlungen und die nach Nummer 15.1 zugelassenen Auszahlungen brauchen der Geldannahmestelle Zahlungsanordnungen nicht vorzuliegen.
15.4
Die Geldannahmestelle hat die Einzahlungen und ggf. Auszahlungen sofort einzeln nachzuweisen. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z.B. Bestandsnachweise für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten), so sind nur die Tagessummen in den Nachweis zu übernehmen; Nummer 9.2 gilt entsprechend. Die Summe der aus dem Nachweis sich ergebenden nicht abgelieferten Einzahlungen muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
15.5
Bei der Errichtung der Geldannahmestelle ist festzulegen, dass die angenommenen Beträge beim Erreichen einer bestimmten Summe und zum Jahresende an die zuständige Kasse oder Zahlstelle abzuliefern sind. Die Festlegung einer Betragsgrenze von mehr als 2.000 EUR bedarf der Einwilligung des MF. Die Ablieferungen sind in den Nachweis einzutragen.
15.6
Die Geldannahmestelle hat mindestens einmal monatlich gegenüber der zuständigen Stelle nachzuweisen, welche Zahlungen sie im abgelaufenen Zeitraum angenommen bzw. geleistet hat. Hierfür hat sie die erforderlichen Unterlagen (z.B. Bestandsnachweise für Vordrucke und Eintrittskarten, Quittungsdurchschriften) vorzulegen. Die zuständige Stelle hat diese Unterlagen und ihre Vollständigkeit zu prüfen und die Erteilung der Kassenanordnung zu veranlassen.