1.
Begriff und Arten der Belege

1.1
Belege sind visuell lesbare Unterlagen für

1.1.1
die Buchungen der Kasse oder einer sonst für Buchungen zuständigen Stelle,

1.1.2
die Eintragungen der Zahlstelle und

1.1.3
die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen nach Nr. 3.1 HKR-ADV-Best. (Anlage 2 zu § 79).

1.2
Durch einen Beleg können mehrere Buchungen oder Eintragungen belegt werden. Führt eine Buchung in einem automatisierten Verfahren zu weiteren Buchungen, so werden diese durch den Beleg für die ursprüngliche Buchung belegt.

1.3
Beim beleglosen Datenträgeraustausch kann bei Einnahmen auf Kassenbelege für die einzelnen Fälle verzichtet werden, wenn der Datenträger alle für die Buchung der Einzahlungen und die für eine spätere Bearbeitung etwa notwendigen Daten enthält und diese Einzahlungen einzeln im Hauptzeitbuch oder in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch gebucht werden.

1.4
Für die Übertragung von Belegen auf andere Speichermedien gelten die Nrn. 7 bis 13 der Anlage zu § 71.

1.5
Als Arten der Belege sind zu unterscheiden

1.5.1
Rechnungsbelege (Nrn. 3 und 4),

1.5.2
Kassenbelege (Nr. 5) und

1.5.3
sonstige Belege (Nrn. 6 und 7).

2.
Zuständigkeiten

2.1
Das Aufbewahren der begründenden Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70) obliegt der anordnenden Stelle.

2.2
Hat das Finanzministerium die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nr. 3.2 zu § 79), so obliegt diesen Stellen insoweit auch das Aufbewahren der Belege; die Bestimmungen der Nrn. 3 bis 12 sind entsprechend anzuwenden.

3.
Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege

3.1
Rechnungsbelege sind Belege für Buchungen in Rechnungslegungsbüchern (Nr. 3.1 zu § 80).

3.2
Rechnungsbelege bestehen aus

3.2.1
den Kassenanordnungen und ihren Anlagen (Nrn. 1 bis 22, 25 und 26 zu § 70), den Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen (Nr. 22.2 zu § 70) oder den kasseninternen Aufträgen (Nr. 27 zu § 70),

3.2.2
den Hinweisen, die die Verbindung zum Rechnungslegungsbuch - ggf. über die Zeitbücher - herstellen, und

3.2.3
den Nachweisen der Erfassung, der Geldforderungen, der wiederkehrenden Verpflichtungen und der Zahlungen (Nr. 4).

3.3
Zu den Rechnungsbelegen gehören außerdem

3.3.1
die begründenden Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70) zu Kassenanordnungen oder zu Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen und

3.3.2
die sonstigen den Rechnungsbelegen zuzuordnenden Unterlagen nach Nr. 3.4.

3.4
Sonstige den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen sind insbesondere

3.4.1
Erfassungs- und Eingabebelege zur Änderung, Ergänzung und Berichtigung erfaßter Daten bei der Speicherbuchführung,

3.4.2
Zwischen- und Verwendungsnachweise über Zuwendungen nach Nrn. 11.4 und 11.5 (VV-Gk) zu § 44,

3.4.3
Zusammenstellungen von einzelnen Belegen nach Nr. 48.1 zu § 70 und Nr. 19.2 zu § 71,

3.4.4
Titelverzeichnisse nach Nr. 9.4 der Anlage 1 zu § 79 (ZBest.) und

3.4.5
Weisungen des Anordnungsbefugten zu von der Landeskasse beanstandeten Kassenanordnungen (Nr. 12.4 zu § 79).

3.5
Belege für die Buchung von Einnahmen, die nicht Rechnungsbelege nach Nr. 3.2 sind (z.B. Gutschriftträger), sind abweichend von Nr. 3.1 Kassenbelege. Das gleiche gilt für Belege für die Buchung von Ausgaben im Lastschrifteinzugsverkehr. Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof anordnen, daß Belege nach Satz 1 und 2 gleichwohl Rechnungsbelege sind.

4.
Führung des Nachweises der Erfassung, der Geldforderungen, der wiederkehrenden Verpflichtungen und der Zahlungen

Der Nachweis der Erfassung, der Geldforderungen, der wiederkehrenden Verpflichtungen und der Zahlungen (Nr. 3.2.3) wird geführt

4.1
bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen durch - die Bescheinigung der Datenerfassung, - die Bescheinigung der Datenverarbeitung (Nr. 7) und - bei Ausgaben zusätzlich durch die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nr. 49 zu § 70,

4.2
bei der Buchführung in visuell lesbaren Büchern

4.2.1
bei Geldforderungen und wiederkehrenden Verpflichtungen durch die Bestätigung der Buchung und, soweit es angeordnet ist, durch Hinweis auf die Einzahlung,

4.2.2
soweit es zugelassen ist, daß Geldforderungen nicht gebucht werden, durch Hinweis auf die Einzahlung,

4.2.3
bei Ausgaben durch die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nr. 49 zu § 70.

5.
Begriff und Bestandteile der Kassenbelege

5.1
Kassenbelege sind Belege für Buchungen in

5.1.1
den Sachbüchern nach Nrn. 11 bis 14 zu § 71,

5.1.2
den Kontogegenbüchern,

5.1.3
den Rechnungslegungsbüchern, wenn die Belege nach Nr. 3.5 nicht Rechnungsbelege sind, und

5.1.4
dem Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie dem Wertzeichenbuch.

5.2
Für Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nrn. 11 bis 14 zu § 71 und in Rechnungslegungsbüchern gelten die Bestimmungen über Bestandteile der Rechnungsbelege sinngemäß.

5.3
Kassenbelege zu Buchungen in Kontogegenbüchern bestehen aus

5.3.1
den Kontoauszügen,

5.3.2
den Anlagen und den sonstigen Unterlagen zu den Kontoauszügen,

5.3.3
dem Hinweis auf die Buchung oder die Erfassung und

5.3.4
der Bescheinigung nach Nr. 15.5 zu § 71.

5.4
Kassenbelege zu Buchungen im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände bestehen aus

5.4.1
den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen,

5.4.2
dem Hinweis auf die Buchung,

5.4.3
dem Nachweis der Auslieferung,

5.4.4
den zurückgegebenen Verwahrungsbescheinigungen oder den Entscheidungen der anordnenden Stelle nach Nr. 55.6 zu § 70 und

5.4.5
ggf. dem Nachweis der Verwertung oder der Vernichtung nach Erlöschen des Herausgabeanspruchs.

5.5
Kassenbelege zu Buchungen im Wertzeichenbuch bestehen aus

5.5.1
den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen, den Lieferscheinen oder den schriftlichen Anforderungen der Zahlstellen,

5.5.2
dem Hinweis auf die Buchung,

5.5.3
dem Nachweis der Auslieferung oder dem Hinweis auf die Buchung oder Eintragung des Verkaufserlöses und

5.5.4
ggf. dem Nachweis des Umtausches und der Vernichtung.

6.
Belege in Zahlstellen

Für die bei der Zahlstelle verbleibenden Belege für Eintragungen in ihren Büchern gelten die Bestimmungen der Nr. 5 sinngemäß.

7.
Arbeitsablaufbelege

7.1
Arbeitsablaufbelege sind Belege, die bei der Buchung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung der Daten dienen.

7.2
Arbeitsablaufbelege sind insbesondere

7.2.1
Abstimmbelege bei der Erfassung und Verarbeitung der Daten,

7.2.2
Begleitbelege für Datenträger,

7.2.3
Protokollausdrucke und Fehlermeldungen.

8.
Andere Belege

Ordnet der Kassenleiter die Führung anderer Hilfsbücher an (Nr. 17 zu § 71), so hat er das Nähere über die Belege zu diesen Büchern zu bestimmen.

9.
Ordnen der Rechnungsbelege

9.1
Rechnungsbelege mit Ausnahme der Daueranordnungen sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen getrennt zu ordnen. Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so sind die Rechnungsbelege nach der Gliederung des Vorbuchs zu ordnen.

9.2
Daueranordnungen sind mit ihren Anlagen gesondert zu sammeln und endgültig den Rechnungsbelegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, in dem die letzte Zahlung nachgewiesen ist.

9.3
Bei Speicherbuchführung sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege nach der Reihenfolge der Buchungen im Rechnungslegungsbuch zu ordnen.

9.4
Bei Buchführung in visuell lesbaren Büchern sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege zu ordnen

9.4.1
für die gebuchten Geldforderungen und die wiederkehrenden Verpflichtungen nach der Reihenfolge der Buchungen und

9.4.2
für die übrigen Einnahmen und Ausgaben nach der Reihenfolge, in der sie im Rechnungslegungsbuch gebucht worden sind.

9.5
Werden mehrere Rechnungsbelege in Zusammenstellungen nach Nr. 19.2 zu § 71 oder in Titelverzeichnissen erfaßt, so sind sie in der Reihenfolge ihrer Eintragungen zu ordnen. Für die Verbindung der Rechnungsbelege mit den Zusammenstellungen oder den Titelverzeichnissen gilt Nr. 2.2 zu § 70 sinngemäß.

9.6
Begründende Unterlagen sind so zu ordnen, daß sie mit den Rechnungsbelegen zusammengeführt werden können, zu denen sie gehören. Sie können in den Akten, die für Personen oder Objekte geführt werden, verbleiben.

10.
Ordnen der Kassenbelege

10.1
Kassenbelege sind unbeschadet der Nr. 10.2 nach Büchern und bei Bedarf nach Buchungsstellen getrennt in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen; Nr. 9.5 gilt entsprechend.

10.2
Für das Ordnen der Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nr. 14 zu § 71 gilt Nr. 9 entsprechend.

10.3
Die Belege sollen

10.3.1
beim Verwahrungsbuch für die Einzahlung und die dazugehörende Auszahlung zusammengefaßt und in der Reihenfolge der Einzahlungsbuchungen geordnet werden,

10.3.2
beim Vorschußbuch für die Auszahlung und die dazugehörende Einzahlung zusammengefaßt und in der Reihenfolge der Auszahlungsbuchungen geordnet werden.

11.
Ordnen der sonstigen Belege

11.1
Die Arbeitsablaufbelege sind in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen. Das Nähere bestimmt das Finanzministerium.

11.2
Die Belege nach Nr. 8 sind in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen. Das Nähere hat der Kassenleiter zu bestimmen.

12.
Aufbewahren der Belege

12.1
Die Belege sind gegen Verlust und Beschädigung gesichert aufzubewahren.

12.2
Die Belege müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.

12.3
Die Art und die Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufbewBest.). Nr. 21.2 zu § 71 gilt entsprechend.