Erster Abschnitt:
Allgemeines

1.
Zweck und Umfang der Rechnungslegung

1.1
Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfaßt die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung.

1.2
Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nr. 3) und die dazu-gehörenden Rechnungsbelege (Nr. 3 zu § 75) im einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über

1.2.1
die bis zum Jahresabschluß nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse und

1.2.2
die bis zum Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.

1.3
Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und die Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung).

1.4
Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen ergänzt.

2.
Zuständigkeiten

Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse. Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind, haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Das Nähere bestimmt das Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

Zweiter Abschnitt:
Einzelrechnung

3.
Rechnungslegungsbücher

3.1
Rechnungslegungsbücher sind

3.1.1
das Titelbuch,

3.1.2
die Vorbücher zum Titelbuch und

3.1.3
Zeitbücher, die mit dem Titelbuch oder mit Vorbüchern zum Titelbuch vereinigt sind (Nr. 4.4 zu § 71).

3.2
Bei Speicherbuchführung sind für die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben für jede Buchungsstelle mindestens auszudrucken

3.2.1
die Ist-Einnahmen,

3.2.2
die Geldforderungen,

3.2.3
die Ist-Ausgaben und

3.2.4
die wiederkehrenden Verpflichtungen. Der Landesrechnungshof bzw. das Staatliche Rechnungsprüfungsamt kann jederzeit verlangen, daß die einzelnen Buchungen innerhalb einer angemessenen Frist in dem für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Nr. 3.2 HKR-ADV-Best./Anlage 2 zu § 79).

4.
Rechnungsnachweisungen

4.1
Die Summen der Ist-Einnahmen, der Geldforderungen, der Ist-Ausgaben und der wiederkehrenden Verpflichtungen sind aus dem Titelbuch titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Wird nach anordnenden Stellen getrennt gebucht (Nr. 8.1 zu § 71), so sind außerdem die auf diese entfallenden Ergebnisse für jeden Titel anzugeben oder in einer Anlage zusammenzustellen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitelsummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind mindestens für jedes Kapitel getrennt aufzustellen; dabei sind die Erfordernisse der Rechnungsprüfung zu berücksichtigen, soweit die Einrichtung der Bücher es zuläßt.

4.2
Einnahme- und Ausgabeübersichten (Nr. 26.5 zu § 71) oder Ausdrucke nach Nr 3.2 Satz 1 können als Rechnungsnachweisungen verwendet werden, wenn sie die nach Nr. 4.1 erforderlichen Angaben enthalten.

5.
Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse

5.1
Die bis zum Jahresabschluß nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nrn. 11.1 und 12.1 zu § 71) in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.

5.2
In den Nachweisungen sind anzugeben

5.2.1
die laufende Nummer,

5.2.2
der Buchungstag,

5.2.3
der Betrag,

5.2.4
der Einzahler bzw. der Empfänger, der Zahlungsgrund und die Begründung der anordnenden Stelle oder der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung des Finanzministeriums, sofern diese nach § 60 Abs. 1 erforderlich ist.

5.3
In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nr. 5.2.4 jeweils in einer Summe angegeben werden

5.3.1
die gerichtlichen Geldhinterlegungen,

5.3.2
Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dergl. verwahrt werden,

5.3.3
Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. Juni des Haushaltsjahres gebucht worden sind,

5.3.4
andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 200 DM,

5.3.5
die Gehaltsvorschüsse und

5.3.6
die Handvorschüsse.

5.4
Die Summen zu Nrn. 5.3.2, 5.3.5 und 5.3.6 hat die anordnende Stelle zu bestätigen. Zu den Summen nach Nrn. 5.3.3 und 5.3.4 ist die Anzahl der Fälle anzugeben.

5.5
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.

5.6
Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Erleichterungen zulassen.

6.
Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen

6.1
Die bis zum Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.

6.2
In den Nachweisungen sind anzugeben

6.2.1
die laufende Nummer,

6.2.2
der Buchungstag,

6.2.3
die Bezeichnung des Empfangsberechtigten (mit z.B. der HÜL-Nr., dem Geschäftszeichen der anordnenden Stelle),

6.2.4
der Betrag und

6.2.5
die Nummer der Buchung im Titelbuch oder ein anderer Hinweis, der das Auffinden der Buchung im Titelbuch oder im Vorbuch zum Titelbuch ermöglicht.

6.3
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen. Die anordnende Stelle hat die Hinderungsgründe für die Abwicklung anzugeben, soweit die Abschlagsauszahlungen vor dem 1. Juli des Haushaltsjahres gebucht worden sind.

6.4
Werden die Abschlagsauszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen eingetragen, so können diese oder Ablichtungen hiervon als Nachweisungen verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung sowie die Angaben nach Nrn. 6.2.3 und 6.2.4 enthalten und wenn die Richtigkeit und die Vollständigkeit bescheinigt worden sind.

6.5
Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Erleichterungen zulassen.

7.
Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr

7.1
Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmen, daß über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken (z.B. Baumaßnahmen) und die im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sind, für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird. In diesem Falle sind die Ist-Ergebnisse der einzelnen Haushaltsjahre nach Abschluß der Maßnahme zusammenzustellen. Die Einbeziehung der jeweiligen Jahresergebnisse in die Rechnungsnachweisungen nach Nr. 4 bleibt unberührt; Nachweisungen über nicht abgerechnete Abschlagsauszahlungen (Nr. 6) brauchen nicht erstellt zu werden.

7.2
Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, daß schon vor Abschluß der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist. Hierfür gilt Nr. 7.1 sinngemäß.

8.
- frei -

Dritter Abschnitt:
Gemeinsame Bestimmungen

9.
Sonstige Rechnungsunterlagen

9.1
- frei -

9.2
Bei Baumaßnahmen hat die hierfür zuständige Stelle als sonstige Rechnungsunterlagen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen und weitere nach ergänzenden Bestimmungen (Nr. 12) vorgesehene Unterlagen bereitzuhalten.

9.3
Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird (Nr. 7.1), hat die zuständige Stelle nach Abschluß eines jeden Haushaltsjahres dem Landesrechnungshof mitzuteilen

9.3.1
den Stand der Ausgaben seit Beginn der Maßnahme,

9.3.2
bis wann die Maßnahme voraussichtlich beendet sein wird,

9.3.3
bis wann die Rechnung voraussichtlich fertiggestellt sein wird.

9.4
Bei Baumaßnahmen, die bereits beendet, aber noch nicht abgerechnet worden sind, ist zusätzlich zu den Mitteilungen nach Nr. 9.3 anzugeben, wann der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist.

9.5
Über wiederkehrende Zahlungen sind Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- oder Objektkonten zu erstellen, die als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten sind. Dies gilt auch, wenn solche Konten außerhalb der Zuständigkeit der Kasse geführt werden.

9.6
Die Dienststellen, die Planstellen oder andere Stellen bewirtschaften, haben die Stellenbesetzungskartei (Nr. 2 zu § 49) als sonstige Rechnungsunterlage bereitzuhalten.

9.7
Die Dienststellen, die Einnahmen, Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen bewirtschaften, haben die Haushaltsüberwachungslisten (Nrn. 7, 8, 10 und 11 zu § 34) als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten.

10.
Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen

Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens sowie das Ordnen richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu § 71. Nr. 21.2 zu § 71 gilt entsprechend.

11.
Vorlage der Einzelrechnungen

Die Einzelrechnungen sind dem Staatlichen Rechnungsprüfungsamt vorzulegen oder zur Prüfung bereitzuhalten. Den Zeitpunkt der Vorlage bestimmt das Staatliche Rechnungsprüfungsamt.

12.
Ergänzende Bestimmungen

Das zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Finanzministerium und dem Landesrechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müssen.