Anlage 2
(zu Nr. 19 zu § 79)

1.
Geltungsbereich

Für automatisierte Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, die die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln im Haushaltsvollzugssystem des Landes (HVS), die Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung betreffen (HKR-ADV-Verfahren), gelten die nachfolgenden Bestimmungen.

2.
Unterrichtung, Einwilligungsverfahren

2.1
Das Finanzministerium und der Landesrechnungshof sind über beabsichtigte HKR-ADV-Verfahren so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können. Zur Unterrichtung kann eine Ausfertigung der "Anmeldung eines IuK-Technik-Vorhabens" nach den IuK-Technik-Grundsätzen verwendet werden.

2.2
Sollen HKR-ADV-Verfahren eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des Finanzministeriums. Das Finanzministerium hat gegebenenfalls das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen. Für die Einwilligung ist eine allgemein verständliche Kurzbeschreibung des Automationsvorhabens mit den nach Nrn. 3 und 4 notwendigen Unterlagen (Freigabebescheinigung, Risikoanalyse, Berechtigungskonzept) vorzulegen.

2.3
Dem Finanzministerium und gegebenenfalls dem Landesrechnungshof ist Gelegenheit zu geben, am Test des Verfahrens teilzunehmen.

3.
Verantwortlichkeiten, Verfahrensgestaltung, Freigabe

3.1
Die oberste Landesbehörde oder die von ihr bestimmte Stelle ist für die Ordnungsmäßigkeit - insbesondere die Richtigkeit der Programme - , die Sicherheit und die Wirtschaftlichkeit des HKR-ADV-Verfahrens sowie für den Schutz der damit gespeicherten Daten verantwortlich.

3.2
Bei der Gestaltung von HKR-ADV-Verfahren sind neben den Bestimmungen der Landeshaushaltsordnung (LHO) die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten.

Die Bewirtschaftungsvorgänge sind so zu gestalten, dass die damit verbundenen Zahlungen, Buchungen und Mahnungen automatisiert ablaufen können.

3.3
Nach einem beanstandungsfreien Test hat die nach Nr. 3.1 zuständige Stelle eine Freigabebescheinigung zu erteilen. Damit wird die Verantwortung übernommen, dass die für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des HKR-ADV-Verfahrens erforderlichen Maßnahmen getroffen worden sind.

Bei HKR-ADV-Vorverfahren zum Haushaltsvollzugssystem des Landes (HVS) sind für die Übermittlung der Ergebnisse in das HVS die Schnittstellenregelungen zu beachten. Der Freigabebescheinigung ist in diesen Fällen eine Bescheinigung über einen beanstandungsfreien Schnittstellentest beizufügen.

4.
Verfahrenssicherheit

4.1
HKR-ADV-Verfahren sind gegen Anwendungsfehler und Missbrauch zu schützen. Dabei sind die Risiken und deren mögliche haushaltswirtschaftliche Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben für die Verfahrenssicherheit abzuwägen (Risikoanalyse).

4.2
Auf der Grundlage der Risikoanalyse ist zu bestimmen, ob und inwieweit

4.2.1
zwei Personen maßgeblich einen Bewirtschaftungsvorgang bearbeiten (Vier-Augen-Prinzip),

4.2.2
nur eine Person einen Bewirtschaftungsvorgang bearbeitet ,

4.2.3
ein Prüfverfahren insbesondere für Bewirtschaftungsvorgänge, die zu Auszahlungen oder Forderungsverzichten führen, einzusetzen ist,

4.2.4
weitere Maßnahmen zur Sicherung des Verfahrens zu treffen sind.

4.3
Die Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten sind in einem Berechtigungskonzept darzustellen. Die im Berechtigungskonzept festgelegten Befugnisse sind verantwortlichen Personen zuzuweisen und - soweit notwendig - systemtechnisch umzusetzen.

Einer Person darf nur eine Benutzerkennung (User-ID) zugeordnet werden. Systemverwalter sollen nicht gleichzeitig Rechte für Bewirtschaftungsvorgänge erhalten.

Schließt die Befugnis die abschließende Bearbeitung eines Bewirtschaftungsvorgangs ein (Nr. 4.2.2), so bedarf es einer gesonderten Ausübung der Anordnungsbefugnis nicht. Die nach dem Berechtigungskonzept ausgeübten Verantwortlichkeiten können die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ersetzen, wenn sie insgesamt gleichwertig sind. Die Merkmale, durch die die verantwortlichen Personen eindeutig identifiziert werden können (Benutzerkennung/User-ID), sind zu den erzeugten Daten aufzuzeichnen.

4.4
Bei der Zahlbarmachung sollen für den elektronischen Zahlungsverkehr mit Kreditinstituten im Wege der Datenfernübertragung Sicherheitsstandards eingehalten werden, die denen des elektronischen Schalters der Deutschen Bundesbank gleichwertig sind.

5.
Prüfung der Verfahrensabläufe

Die für die Freigabe nach Nr. 3.1 zuständige Stelle hat durch mindestens stichprobenweise Prüfung sicherzustellen, dass die genehmigten Verfahrensabläufe eingehalten werden. Bei der Prüfung ist auch darauf zu achten, dass die erforderlichen Belege (§ 75 LHO) vorhanden sind und nach den AufBewBest. (Anlage zu Nr. 21 zu § 71) aufbewahrt werden.

6.
Begriffserläuterungen

Risikoanalyse
Bei HKR-ADV-Verfahren die individuelle systematische Untersuchung, mit welchem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand die durch mögliche Anwendungsfehler oder Missbräuche entstehenden finanziellen Schäden verhindert oder begrenzt werden können.

Berechtigungskonzept
Bei HKR-ADV-Verfahren die Festlegung der System- und Anwendungsbefugnisse und der damit verbundenen Verantwortlichkeiten unter Beachtung der Risikoanalyse.

Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln
Bewirtschaftungsvorgänge sind Maßnahmen der Haushaltsmittelverteilung, der Haushaltsmittelverwendung (Eingehen von Verpflichtungen, Festlegungen, Auszahlungs- und Buchungsanordnungen) und der Erhebung von Einnahmen (Zahlungsaufforderungen, Annahme- und Buchungsanordnungen).

Zahlbarmachung
Die Erstellung von Zahlungsverkehrsdateien für Auszahlungen sowie für Einzahlungen im Lastschrifteinzugsverfahren und deren Übermittlung an das Kreditinstitut.