A n l a g e
(zu VV Nr. 1.3 zu § 55 LHO)

1. Allgemeine Vorgaben

Auch für die Vergabe einer Sachverständigenleistung gelten grundsätzlich die Allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen (VOL/A) oder die Bestimmungen der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).

Abweichend von VV Nr. 1.2.2 zu § 55 LHO ist die VOL/A nicht anzuwenden, wenn Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden und deren Auftragswerte (- ohne Umsatzsteuer -) den in der Vergabeverordnung (VgV) festgelegten Schwellenwert nicht erreichen (§ 2 Nr. 3 VgV).

Die VOF ist anzuwenden, wenn Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden und deren Auftragswerte (- ohne Umsatzsteuer -) den in der VgV festgelegten Schwellenwert erreichen (§ 2 Abs. 2 VOF i.V.m. § 2 Nr. 3 VgV).

Unabhängig von dem Erreichen des Schwellenwertes sind für die Vergabe, die Auftragsgestaltung, die Abnahme und das Meldeverfahren von Sachverständigenleistungen ergänzend die folgenden Grundsätze anzuwenden, Sachverständigenleistungen sind entgeltliche Leistungen auf vertraglicher Basis, die dem Ziel dienen, im Hinblick auf konkrete Entscheidungssituationen der Auftraggeberin oder des Auftraggebers praxisorientierte Handlungsempfehlungen zu entwickeln und zu bewerten, den Entscheidungsträgern zu vermitteln und ggf. ihre Umsetzung zu begleiten. Dazu zählen insbesondere Gutachten, Evaluierungen und prozessbegleitende Beratungen. Von der Anwendung der Grundsätze ausgenommen sind:

• Fälle, bei denen Haushaltsmittel bis zu 5.000 EUR erforderlich sind (Bagatellfälle),

• Fälle aufgrund besonderer gesetzlicher Vorgaben (z. B. Baugesetzbuch, Bundesversorgungsgesetz, Sozialgesetzbuch, Zivilprozessordnung, Strafprozessordnung, Verwaltungsgerichtsordnung),

• Fälle technischer Gutachten, die entweder routinemäßig anfallen (z. B. für Baugrunduntersuchungen und statische Berechnungen), ohne dass gesetzliche Vorgaben den Einsatz externer Stellen vorschreiben oder deren Kosten gemäß den §§ 20 und 21 Abs. 2 des Atomgesetzes als Auslagen erstattet werden,

• Fälle gerichtlicher Anordnung,

• Fälle der Rechtsberatung in gerichtlichen Prozessen,

• Fälle der Inanspruchnahme von bereits abgeschlossenen Rahmenverträgen,

• Fälle laufender Wartungs- und Pflegeverträge,

• Verträge zur Beantwortung von ausschließlich technischen Fragestellungen zur Umsetzung von bereits beschlossenen Projekten,

• Werkverträge, die keine gesondert vereinbarten Beratungsleistungen zum Gegenstand haben oder

• Gutachten- und Beraterverträge in untrennbarem Zusammenhang mit Forschungs- und Bildungsförderungsprojekten.

2. Vergabeverfahren

2.1 Vor der Entscheidung, ob eine externe Sachverständigenleistung eingeholt werden/extern ausgeschrieben und vergeben werden soll, sind folgende Prüfergebnisse in einem Ergebnisvermerk - neben dem verpflichtenden Vergabevermerk (§ 30 VOL/A, § 18 VOF) - festzuhalten:

• Für welche Maßnahmen benötigt die Verwaltung welche Leistungen (Beschreibung des Anforderungsprofils)?

• Ist der Informationsbedarf zwingend unabweislich?

• Besteht eine Notwendigkeit für den Einsatz externer Berater?

• Ist die Aufgabenerledigung aufgrund vorhandener Kenntnisse und durch Handeln eigener personeller Ressourcen der Verwaltung möglich?

• Können die benötigten Informationen nicht durch Dienststellen der Landesverwaltung (andere Ressorts, nachgeordnete Behörden) oder kostenfrei durch Hochschulen gewonnen werden?

• Gibt es vergleichbare Öffentliche Studien (z. B. durch Recherche in Datenbanken, beim Bund, Wissenschaftlicher Dienst des Deutschen Bundestages) oder in anderen Bundesländern?

• Kann der Beratungsumfang durch umfassende Auswertung bereits vorliegender Erkenntnisse begrenzt werden?

• Ist eine gemeinsame Auftragsvergabe mit anderen Stellen (z. B. Bund, anderes Land) möglich?

2.2 Beschreibung der zu erbringenden Leistung

Ergibt sich aus dem Ergebnisvermerk, dass eine Sachverständige oder ein Sachverständiger einzuschalten ist, werden zunächst eine möglichst genaue Definition für die zu erbringende Sachverständigenleistung erstellt und der finanzielle Rahmen festgelegt.

2.3 Soweit Sachverständigenleistungen nicht ausgeschrieben werden, ist grundsätzlich eine formlose Angebotserkundung bei wenigstens drei potenziellen Anbietern einzuholen.

Bei der Prüfung und Bewertung der Angebote sind u. a. zu berücksichtigen:

• Konkretes Eingehen auf die Fragestellung,

• Erfahrungen und Referenzen der oder des Sachverständigen,

• Vorkenntnisse in Bezug auf den zu vergebenden Auftrag,

• Wirtschaftlichkeit.

Bei der Prüfung der Wirtschaftlichkeit sind ggf. auch zu berücksichtigen:

• Mitwirkung von Landespersonal,

• Nutzung der Infrastruktur der Landesverwaltung,

• geplante Folgeaufträge.

3. Vertragsgestaltung und Durchführung

Die Verträge sind schriftlich unter Beachtung des anliegenden Mustervertrages (Anhang 1) abzuschließen. Soweit für einzelne Bereiche andere spezielle Vertragsmuster Anwendung finden sollen, ist zu gewährleisten, dass diese Verträge den Anforderungen des Mustervertrages genügen und ggf. entsprechend angepasst werden.

Die Leistungserbringung ist kontinuierlich zu begleiten, insbesondere in Fällen, in denen die Leistung nicht erschöpfend und eindeutig definierbar ist (Nummer 2.2).

4. Abnahme und Auswertung

4.1 Mit der Abnahme der Sachverständigenleistung (körperliche Entgegennahme des Arbeitsergebnisses) ist seitens der Auftraggeberin oder des Auftraggebers zu erklären, dass sie oder er die Leistung als in der Hauptsache vertragsgerecht anerkennt. Diese Abnahmeerklärung ist in den Akten zu dokumentieren.

Bei gravierenden Mängeln ist die Abnahme abzulehnen. Die Abnahme ist auf der Schlussrechnung zu vermerken.

4.2 Alle Sachverständigenleistungen müssen zeitnah nach ihrer Ablieferung dahingehend ausgewertet werden, ob die Leistungen den gestellten Anforderungen entsprechen (Soll-Ist-Vergleich). Das Ergebnis der Prüfung ist zu dokumentieren. Es ist außerdem festzuhalten, aus welchen Gründen ggf. Empfehlungen des externen Beraters nicht gefolgt werden soll, wer dies entschieden hat und zu welchem Zeitpunkt die Entscheidung getroffen wurde.

5. Meldeverfahren

Der Abschluss von Verträgen über Sachverständigenleistungen, insbesondere von Gutachten- und Berateraufträgen, ist zum 31. Januar eines jeden Jahres für das abgelaufene Kalenderjahr durch die Beauftragte für den Haushalt oder den Beauftragten für den Haushalt der auftragvergebenden Dienststelle über die Beauftragte für den Haushalt oder den Beauftragten für den Haushalt der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde dem MF anzuzeigen. Davon ausgenommen sind Verträge über Sachverständigenleistungen

• medizinischer oder bautechnischer Art oder

• zur Wertermittlung im Zusammenhang mit Immobiliengeschäften und Grundstücksangelegenheiten.

Auftragsvergaben, die den unausforschbaren Kernbereich der LReg (nicht Offenbarungspflichtiger Initiativ-, Beratungs- und Handlungsbereich der LReg zur Wahrung der Funktions- und Arbeitsfähigkeit) berühren, sind als solche kenntlich zu machen.

Auftragsvergaben oberhalb einer Auftragssumme von 50.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind nach dem Muster (siehe Anhang 2) anzuzeigen. Auftragsvergaben bis zu einer Auftragssumme von 50.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind unter Angabe der Anzahl der Fälle und unter Angabe einer Gesamtsumme zu melden.

Das MF unterrichtet den Ausschuss für Haushalt und Finanzen des LT jährlich durch Vorlage der ihm für das abgelaufene Kalenderjahr übermittelten Meldungen über die oberhalb einer Betragsgrenze von 50.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) liegenden Verträge.