Anlage
(zu VV Nr. 3.1.4 zu § 7 LHO)

1.
Einführung

Die Hinweise zeigen die wesentlichen Faktoren zum Verfahren für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen auf und erklären die Fachbegriffe. Sie sind vorwiegend für die praktische Durchführung einer einzelwirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung bestimmt.

Gegenstand von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind haushaltswirksame Maßnahmen von finanzieller Bedeutung (vgl. VV Nr. 3.1.1 zu § 7 LHO), z.B. 

• neue Investitionsvorhaben,
• Ersatzbeschaffungen,
• organisatorische Maßnahmen (z.B. Reorganisation der Arbeitsabläufe),
• Gesetze mit finanziellen Auswirkungen,
• Förderprogramme.

Die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ist erforderlich

• bei der Planung einer Maßnahme,
• bei der Durchführung einer Maßnahme in Form der begleitenden Erfolgskontrolle und
• nach dem Abschluss einer Maßnahme in Form der abschließenden Erfolgskontrolle.

Je nach Umfang der Maßnahmewirkungen lassen sich die Verfahren einteilen in

• einzelwirtschaftliche (z.B. Beschaffung für die eigene Verwaltung) und
• gesamtwirtschaftliche Verfahren (z.B. bei Investitionen in die Infrastruktur).

Zusätzlich unterscheiden sich die Verfahren hinsichtlich der Bewertung der Maßnahmewirkungen; die monetären Verfahren rechnen in Geldeinheiten, die nichtmonetären Verfahren vergleichen anhand von Bewertungspunkten.

In der Praxis wird die Kostenvergleichsrechnung oder Kapitalwertmethode oft auch mit der Nutzwertanalyse kombiniert eingesetzt, ebenso die Kosten-Nutzen-Analyse mit der Nutzwertanalyse (= Kostenwirksamkeitsanalyse).

Auf Verfahren zur Kostenermittlung wird nicht eingegangen. Bei der Durchführung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sollte - soweit möglich und sinnvoll nutzbar - auf die aus der KLR gewinnbaren Daten zurückgegriffen werden, im Übrigen und soweit eine KLR noch nicht eingeführt ist, auf standardisierte Kosten- und Leistungsgrößen (vgl. VV Nrn. 5 und 6 zu § 7), um den Aufwand für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen möglichst gering zu halten.

Sofern für einen Fachbereich besondere Regelungen zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sachlich geboten sind, sind diese, soweit noch nicht vorhanden, zu erarbeiten und anzuwenden.

2.
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Planung einer Maßnahme

2.1
Allgemeines

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung enthält im Allgemeinen

• eine Problemdarstellung/Zielformulierung,
• zu untersuchende Lösungsalternativen (einschließlich der Überlegung, keine neuen Maßnahmen durchzuführen - "Fortführungsfall" -),
• eine kurze verbale Erläuterung/Begründung der Kostenansätze einschließlich einer Risikoabschätzung (ggf. Berechnung mit alternativen Werten),
• eine monetäre Wirtschaftlichkeitsberechnung,
• nicht-monetäre Aspekte,
• ein Ergebnis und
• eine Empfehlung.

Das rechnerische Ergebnis gibt dabei nicht zwangsläufig die Entscheidungsempfehlung vor. Bei einfachen Maßnahmen (z.B. kleineren Beschaffungsvorgängen) können einzelne Gliederungspunkte entfallen.

2.2
Kostenvergleichsrechnung

2.2.1
In der Kostenvergleichsrechnung werden die Kosten der alternativen Lösungsvorschläge miteinander verglichen und die kostengünstigste Alternative bestimmt. Die Kostenvergleichsrechnung setzt voraus, dass die untersuchten Alternativen leistungsgleich sind. Dabei sind grundsätzlich die Kosten je Zeitabschnitt (z.B. Kalenderjahr) oder die Kosten je Leistungseinheit (z.B. pro Vorgang) zum Vergleich heranzuziehen.

Kostenvergleichsrechnungen sind geeignet für Maßnahmen mit geringer finanzieller Bedeutung ohne langfristige Auswirkungen. Der Ablauf zur Berechnung sieht wie folgt aus:

2.2.1.1
Erfassung der laufenden jährlichen Kosten

Hierzu zählen die Personalkosten und Sachkosten einschließlich der Gemeinkosten. Vereinfacht wird die Ermittlung der Kosten durch Verwendung der durchschnittlichen Personalkostensätze und Sachkostenpauschalen je Arbeitsplatz, die im Regelfall anzuwenden sind.

2.2.1.2
Erfassung der Einmalkosten

Die Einmalkosten sind in laufende jährliche Kosten umzurechnen, da ein beliebiges durchschnittliches Jahr im Verlauf der Maßnahme betrachtet wird. Die jährlichen Kapitalkosten sind als kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen einzusetzen:

• Kalkulatorische Abschreibungen

• Kalkulatorische Abschreibungen sind anzusetzen, sofern nicht geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 410 EUR) vorliegen. Wird z.B. für eine Investition von einer wirtschaftlichen Nutzungsdauer von fünf Jahren ausgegangen, so sind für die Kostenvergleichsrechnung 20 v.H. des Anschaffungswertes als kalkulatorische Abschreibung zu übernehmen (Normalfall Abschreibung in gleichen Raten).

• Abschreibungsbetrag

  		Anschaffungswert - realisierbarer Restwert
  Abschreibungsbetrag	=	_____________________________________________
  		Nutzungsdauer

• Kalkulatorische Zinsen

  Die kalkulatorischen Zinsen für das eingesetzte Kapital können vereinfacht dargestellt werden:

  		Anschaffungswert × Kalkulationszins
  Kalkulatorische Zinsen	=	___________________________________________
  		2 × 100

2.2.1.3
Ergebnisermittlung

Die Gesamtkosten der Alternativen sind zu berechnen. Soweit darüber hinaus unterschiedliche Leistungsmengen vorliegen, sind die Kosten je Leistungseinheit zusätzlich zu berechnen (Gesamtkosten/Anzahl der Leistungseinheiten). Als Ergebnis liegt die kostengünstigere Alternative fest.

2.2.2
Die Kostenvergleichsrechnung ist grundsätzlich unter Berücksichtigung aller Kosten (Vollkosten) vorzunehmen. In einzelnen Fällen kann zur rechnerischen Vereinfachung ein verkürztes Verfahren angewandt werden, das nur die Mehr-/Minderkosten erfasst, die sich zwischen dem alten Verfahren ("Fortführungsfall") und der Lösungsalternative ergeben. Außerdem sind nur diejenigen Kostenarten in die Vergleichsrechnung aufzunehmen, die im Planungszeitraum tatsächlich veränderbar sind.

Beispiel:
Bei der Entscheidung über die Vergabe eines einzelnen Druckauftrags (Hausdruckerei oder externe Vergabe) sind Kapitalkosten für die vorhandenen Maschinen nicht ansetzbar, da diese bei externer Vergabe nicht eingespart werden.

2.2.3
Nachfolgende Schemata zeigen die beiden Berechnungsmethoden auf. Die Kostenarten sind ggf. bedarfsgerecht weiter aufzugliedern.

Schema 1: Kostenvergleichsrechnung mit Vollkosten

Schema 2: Kostenvergleichsrechnung mit Mehr-/Minderkosten
- vgl. auch Nummer 5 Beispiel 1 -

2.3
Kapitalwertmethode

Bei größeren Maßnahmen, bei sehr unterschiedlichen Zahlungsströmen im Betrachtungszeitraum oder bei der Frage nach der optimalen Finanzierung einer Maßnahme (z.B. Kauf/Leasing) ist grundsätzlich die Kapitalwertmethode anzuwenden, da sie gegenüber der Kostenvergleichsrechnung zusätzlich die unterschiedlichen Zeitpunkte der Ein- und Auszahlungen der Alternativen berücksichtigt.

Alle künftigen Einzahlungen und Auszahlungen werden auf den gleichen Zeitpunkt (grundsätzlich das aktuelle Jahr) hin abgezinst und damit als Kapitalwert (Summe der Barwerte) vergleichbar gemacht.

Der Abzinsungsfaktor (siehe Nummer 6 Tabelle 1) ergibt sich aus der Formel:

Zahlungen, die vor dem Basisjahr fällig sind, müssen entsprechend aufgezinst werden (siehe Nummer 6 Tabelle 2).

Die Berechnung des Kapitalwertes umfasst folgende Schritte:

2.3.1
Erfassung der einmaligen Einnahmen und Ausgaben

Einmalige Ausgaben sind mit dem vollen Betrag im Jahr der Auszahlung anzusetzen. Einnahmen z.B. aus dem Verkauf von Gegenständen sind entsprechend einzutragen. Für jede der Ein- und Auszahlungen ist der Barwert mittels des Abzinsungsfaktors aus Nummer 6 Tabelle 1 zu ermitteln.

Beispiel:
Eine Zahlung über 100.000 EUR, fällig in zwei Jahren, hat bei 7 v.H. Kalkulationszinssatz einen Barwert von 87.000 EUR (100.000 EUR × Abzinsungsfaktor 0,87).

2.3.2
Erfassung der laufenden jährlichen Einnahmen und Ausgaben

Die Jahresbeträge der Einzahlungen und Auszahlungen sind für jedes Jahr des betrachteten Zeitraumes mit dem für das Jahr geltenden Abzinsungsfaktor aus Nummer 6 Tabelle 1 zu multiplizieren und ergeben wiederum den Barwert des betreffenden Jahres. Die Summe aller Barwerte der einzelnen Jahre ergibt den Barwert der betreffenden Position. Bei jährlich gleichbleibenden Beträgen vereinfacht sich die Berechnung durch Benutzung des Renten-Barwertfaktors (siehe Nummer 6 Tabelle 3), der die Zwischenberechnung der Barwerte pro Jahr überflüssig macht.

Beispiel:
Eine Gehaltszahlung von 70.000 EUR jährlich über zehn Jahre hat bei 4 v.H. Abzinsung einen Barwert von 567.700 EUR (70.000 EUR × Barwertfaktor 8,11).

2.3.3
Ergebnisermittlung bei gleicher Nutzungsdauer

Der Kapitalwert der Maßnahme ergibt sich als Differenz der Gesamtbarwerte der Einzahlungen und Auszahlungen. Ist der Kapitalwert positiv, so ist die Maßnahme wirtschaftlich. Sind zwei oder mehrere Alternativen zu vergleichen, so ist diejenige mit dem höchsten positiven Kapitalwert vorteilhafter. Werden nur Auszahlungen oder negative Kapitalwerte betrachtet, so ist die Alternative mit dem betragsmäßig niedrigsten Kapitalwert vorteilhafter.

Schema 3 als pdf

Schema 4 als pdf

2.3.4
Ergänzende Ergebnisberechnung bei unterschiedlicher Nutzungsdauer

Wenn sich die Alternativen in der Nutzungsdauer unterscheiden, sind die Kapitalwerte in eine Annuität, d.h. betragsgleiche Jahreszahlungen während der Nutzungsdauer, umzurechnen und an Stelle der Kapitalwerte die Annuitäten der Alternativen zu vergleichen. Die Berechnung der Annuität ergibt sich aus der Division des Kapitalwertes durch den (Renten-)Barwertfaktor (aus Nummer 6 Tabelle 3).

Beispiel:
Eine Einzahlung in eine Kapitallebensversicherung in Höhe von 567.700 EUR führt bei 4 v.H. Verzinsung zu einer Rente von 70.000 EUR in den folgenden zehn Jahren (567.700 EUR/Barwertfaktor 8,11).

2.3.5
Die zukünftigen Ein- oder Auszahlungsbeträge aufgrund der Preisentwicklung sind regelmäßig nicht ermittelbar. In diesen Fällen sind die Zahlungsbeträge in Preisen des Basisjahres in die Rechnung einzustellen; zu verwenden ist der preisbereinigte Kalkulationszinssatz (Realzins). Im Einzelfall liegen die zukünftigen Zahlungsbeträge fest (z.B. bei vertraglichen Festpreisen) und der Kalkulationszinssatz ist nominal zu benutzen.

Beispiel:
Sofern die Leasingrate fest für die Laufzeit vereinbart ist, wird mit dem nominalen Kalkulationszinssatz gerechnet. Bei 7 v.H. Kalkulationszinssatz ergäbe sich in Schema 4 ein Barwert von 24.408 EUR (7.200 EUR × Barwertfaktor 3,39) an Stelle von 26.136 EUR. Der niedrigere Barwert berücksichtigt damit den relativen Vorteil der über vier Jahre gleichbleibenden Rate.

2.4
Nutzwertanalyse

Zur Entscheidungsfindung bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind neben den direkt ermittelbaren Kosten häufig weitere Kosten- und Nutzenaspekte heranzuziehen (z.B. die Qualität, Sicherheit, Umweltverträglichkeit einer Maßnahme). Wenn diese Kosten- und Nutzenaspekte nicht monetär erfassbar sind, kann hilfsweise die Nutzwertanalyse Verwendung finden.

2.4.1
Festlegung und Gewichtung der Kriterien

Die Kriterien (auch Ziele), die zur Beurteilung der Maßnahme dienen, sind festzulegen und entsprechend ihrer Bedeutung zu gewichten (Summe der Gewichte = 100 v.H.).

2.4.2
Beurteilung der Kriterien

Jedes Kriterium muss dahingehend beurteilt werden, ob es in vollem Umfang, nur teilweise oder nicht zutrifft. Entsprechend sind 0 bis 10 Punkte zu vergeben. Der je Kriterium benutzte Maßstab zur Beurteilung ist so genau wie möglich festzuhalten. Es ist empfehlenswert, die Beurteilung von mindestens zwei Personen(gruppen) unabhängig voneinander durchführen zu lassen und die Ursachen von ggf. auftretenden Abweichungen zu ermitteln.

2.4.3
Berechnung des Ergebnisses

2.4.3.1
Der Nutzen des jeweiligen Kriteriums (Teilnutzen einer Maßnahme) ergibt sich durch Multiplikation der Punkte und der Gewichtung. Der Nutzwert einer Maßnahme errechnet sich aus der Addition aller zugehörigen Teilnutzen und dient als Vergleichsmaßstab zur Bewertung der Alternativen untereinander. Die Anwendung der Nutzwertanalyse erfordert für den jeweiligen Fachbereich die Vorgabe von eindeutig definierten Kriterien und Beurteilungsmaßstäben.

Schema 5: Nutzwertanalyse (Teilnutzen = Gewicht × Punkte)

2.4.3.2
Die Ergebnisse des Nutzwerts werden mit der monetären Bewertung der Kosten (nach der Kostenvergleichsrechnung oder Kapitalwertmethode) zusammengefasst und verglichen.

Schema 6: Zusammenfassung der monetären und der nicht-monetären Bewertung

Sofern das Ergebnis nach Nutzwerten anders als das Ergebnis nach Kostengesichtspunkten ausfällt, ist die Entscheidung im Einzelfall zu begründen (siehe Nummer 5 Beispiel 3).

2.5
Kosten-Nutzen-Analyse

Die Kosten-Nutzen-Analyse ist das umfassendste Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. Anders als bei den einzelwirtschaftlichen Verfahren findet im Allgemeinen eine gesamtwirtschaftliche Betrachtung statt, d.h., alle positiven wie negativen Wirkungen der Maßnahme sind in Ansatz zu bringen, unabhängig davon, wo und bei wem sie anfallen. Je nach dem Grad der Erfassbarkeit und der Möglichkeit zur Monetarisierung lassen sich die aufzunehmenden Positionen gliedern in:

• direkte Kosten/Nutzen,
• die aufgrund verfügbarer Marktpreise direkt ermittelbar sind (z.B. die Investitionskosten beim Autobahnbau),
• indirekte Kosten/Nutzen,
  die erst über Vergleichsabschätzungen monetär zu ermitteln sind (z.B. die Lärmbelästigung durch eine Autobahn) und
• nicht monetarisierbare Kosten/Nutzen,
  die über eine Vorteils-/Nachteilsdarstellung oder eine Nutzwertanalyse zu bewerten sind (z.B. Veränderung des Landschaftsbildes).

Zeitlich unterschiedlich anfallende Kosten und Nutzen sind durch die Rechnung mit Kapitalwerten oder Annuitäten (siehe Nummer 2.3) zu berücksichtigen; der Kalkulationszinssatz wird grundsätzlich mit 3 bis 4 v.H. angesetzt.

Voraussetzung für den Einsatz der Kosten-Nutzen-Analyse ist eine für den Fachbereich spezifizierte Vorgabe, welche die Ziele, die zu erfassenden Maßnahmewirkungen, Bewertungsmaßstäbe usw. enthält, um die Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse zu vereinfachen und eine übergreifende Vergleichbarkeit im Fachbereich sicherzustellen. Die Entwicklung dieser spezifischen Vorgaben ist Aufgabe der jeweiligen Fachbereiche.

3.
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Durchführung und dem Abschluss einer Maßnahme (Erfolgskontrolle)

3.1
Allgemeines

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zur begleitenden und abschließenden Erfolgskontrolle überprüfen, ob

• die mit der Teil-/Gesamtmaßnahme verbundenen Ziele erreicht wurden (Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle),
• die Teil-/Gesamtmaßnahme wirtschaftlich war (Wirtschaftlichkeitskontrolle).

3.1.1
Ausgangspunkt für die Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle sind die in der Planung festgelegten Ziele der Maßnahme, die möglichst präzise anhand von Kennziffern, Indikatoren o.Ä. zu beschreiben sind (z.B. Bearbeitungszeit je Vorgang usw.). Diese Vorgaben sind mit den tatsächlich erreichten Werten zu vergleichen. Soweit die Nutzwertanalyse in der Planung angewandt wurde, kann die Gegenüberstellung des geplanten und des erreichten Nutzwertes erfolgen.

3.1.2
Ausgangspunkt für die Wirtschaftlichkeitskontrolle ist die Kostenvergleichsrechnung oder Kapitalwertberechnung der Planungsphase, die mit den tatsächlichen Daten erneut durchzurechnen ist. Hierdurch entstehen die Vergleichsmöglichkeiten zwischen

• den ursprünglichen Planungswerten der Maßnahme und den aktuellen Werten und ggf.
• den alten und den neuen Ist-Werten.

3.1.3
Das Gesamtergebnis ist als Soll-Ist-Vergleich festzuhalten. Wesentliche Abweichungen sind zu erläutern. Bei begleitenden Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind ggf. gegensteuernde Maßnahmen zu ergreifen.

3.2
Kostenvergleichsrechnung

Mit der Kostenvergleichsrechnung wird die in der Planungsphase ermittelte Wirtschaftlichkeit der Maßnahme überprüft. Der Ablauf entspricht dem Ablauf der Planungsphase:

3.2.1
Erfassung der laufenden jährlichen Kosten

Es sind die tatsächlichen laufenden Kosten einzutragen. Soweit mit Pauschalen gearbeitet wurde, sind zwecks Vergleichbarkeit die zum Zeitpunkt der Planung bestehenden Pauschalsätze in der aktuellen Höhe zu benutzen.

3.2.2
Erfassung der Einmalkosten

Die tatsächlichen Einmalkosten sind wiederum als kalkulatorische Abschreibungen in jährliche Kosten umzusetzen. Soweit erforderlich, wird die in der Planung angenommene Nutzungsdauer den tatsächlichen Verhältnissen angepasst. Für die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen ist der Kalkulationszinssatz der Planungsphase anzuwenden.

3.2.3
Ergebnisermittlung

Das rechnerische Ergebnis ist festzuhalten, und die aufgetretenen Abweichungen sind zu erläutern. Soweit in der Planung Durchschnittspreise für Leistungseinheiten berechnet wurden, sind diese anhand der tatsächlichen Fallzahlen nachzukalkulieren. Zur Berechnung wird das Schema der Planung um eine Spalte für die aktuellen Ist-Zahlen erweitert. Die in der Planung gewählte Gliederung der Positionen ist beizubehalten, zusätzliche Positionen sind bei den betreffenden Kostenarten ggf. aufzunehmen.

Schema 7: Erfolgskontrolle anhand der Kostenvergleichsrechnung, ausgehend von Schema 1, Alternative 2

3.3
Kapitalwertmethode

Die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme wird kontrolliert durch Vergleich des geplanten Kapitalwertes mit dem zum Zeitpunkt der Kontrolle erreichten Kapitalwert.

Die Berechnung des erreichten Kapitalwertes beinhaltet die gleichen Schritte wie in der Planung:

• Erfassung der einmaligen Einnahmen und Ausgaben,
• Erfassung der laufenden jährlichen Einnahmen und Ausgaben und
• Ergebnisermittlung.

Es sind die tatsächlichen Einzahlungs- und Auszahlungsbeträge im Jahr der Zahlung anzusetzen. Die Abzinsung erfolgt für das in der Planung gewählte Basisjahr mit dem für den Planungszeitpunkt geltenden nominalen Kalkulationszinssatz. Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kapitalwerten resultieren aus:

• Mehr-/Minderausgaben in den einzelnen Positionen,
• der zeitlichen Verschiebung von Zahlungen (z.B. bei verzögerter Inbetriebnahme) und
• über- oder unterdurchschnittlichen Preisveränderungen.

Schema 8 als pdf

3.4
Nutzwertanalyse

Mit der Nutzwertanalyse wird in der Erfolgskontrolle der geplante Nutzwert einer Maßnahme mit dem tatsächlichen Nutzwert verglichen. Die methodische Vorgehensweise sieht wie folgt aus:

3.4.1
Beurteilung der Maßnahme

Die Maßnahme wird anhand der in der Planung angewandten Kriterien erneut beurteilt. Der Maßstab, der in der Planung zur Vergabe der Punkte zu den einzelnen Kriterien benutzt wurde, ist zu übernehmen. Entsprechend sind 0 bis 10 Punkte zu vergeben.

3.4.2
Berechnung des Ergebnisses

Die Ergebnisermittlung erfolgt in gleicher Art und Weise wie bei der Planung.

Schema 9: Nutzwertanalyse (Teilnutzen = Gewicht × Punkte)

4.
Fachbegriffe

4.1
Auszahlungen/Einzahlungen

Auszahlungen der Periode sind alle geleisteten Geldzahlungen. Einzahlungen sind alle Geldeingänge der Periode. Haushaltsmäßig spiegeln sich Einzahlungen und Auszahlungen in den Ist-Ergebnissen der Titel wieder.

4.2
Ausgaben/Einnahmen

Ausgaben und Einnahmen (Soll) entsprechen den im Haushaltsplan festgestellten Ansätzen.

Ausgaben und Einnahmen (Ist) sind identisch mit den Auszahlungen und Einzahlungen.

Betriebswirtschaftlich sind Ausgaben und Einnahmen alle Veränderungen im Zahlungsmittelbestand und im Bestand der Forderungen und Verbindlichkeiten.

4.3
Kosten/Leistungen

Unter Kosten versteht man den Wert verbrauchter Güter und in Anspruch genommener Dienstleistungen zur Erstellung von maßnahmebezogenen Leistungen. Ob dabei Geld ausgegeben wird oder nicht, ist für den Kostenbegriff unwesentlich.

Leistung ist Ausdruck für die Menge und/oder den Wert der erzeugten Güter und Dienstleistungen. Dazu zählen Leistungen für Dritte (andere Verwaltungseinheiten, Bürger), aber auch solche, die intern selbst benötigt werden (z.B. Produkte der Hausdruckerei, des Archivs usw.).

4.4
Kostenarten

Durch Gliederung der Kosten und Zusammenfassung gleicher Kosten entstehen Kostenarten. Die Kostenartenrechnung zeigt die Struktur der Gesamtkosten einer Organisationseinheit auf. Wichtige Kostenarten sind Personalkosten, Sachkosten und kalkulatorische Kosten.

4.4.1
Personalkosten

Personalkosten sind alle direkten (z.B. Bezüge) und indirekten (z.B. Beihilfen) Kosten die durch den Personaleinsatz entstehen. Zu berücksichtigen sind neben den Bezügebestandteilen auch alle sonstigen geldlichen oder geldwerten Leistungen (z.B. Unterstützung, verbilligte Wohnung). Die Kostenermittlung vereinfacht sich durch Verwendung der durchschnittlichen Personalkostensätze.

4.4.2
Sachkosten

Sachkosten sind alle Kosten, die durch den Einsatz von Sachmitteln entstehen, z.B. Kosten für Raumnutzung, Instandhaltung, Energie, Versicherungen, Verbrauchsmaterialien. Zur Vereinfachung der Ermittlung dient die Sachkostenpauschale eines Arbeitsplatzes. Sie umfasst anteilig je Arbeitsplatz Raumkosten, laufende Sachkosten, Kosten der Büroausstattung und einen Zuschlag für deren Unterhaltung sowie sonstige jährliche Investitionen (anteilige Kosten an gemeinsamen Investitionen).

4.4.3
Kalkulatorische Kosten

Kalkulatorische Kosten verrechnen in der Bezugsperiode Kosten, die keine unmittelbaren Zahlungen bewirken, so die Abnutzung vorhandenen Anlagevermögens, die Nutzung eigener Gebäude sowie die Verzinsung des Eigenkapitals und des Fremdkapitals (soweit nicht in den Pauschalen bereits enthalten).

4.4.3.1
Kalkulatorische Abschreibung

Abschreibungen haben die Aufgabe, die tatsächliche Wertminderung des Vermögens (Sachanlagen) zu erfassen und als Kosten in der Abrechnungsperiode zu verrechnen. Die Wertminderung ergibt sich aus der Be- und Abnutzung des Sachmittels oder durch technische Überalterung. Abschreibungen verteilen die Anfangsinvestition für ein Sachmittel auf die gesamte Nutzungsdauer. So ergibt sich bei linearer Abschreibung folgender jährlicher Abschreibungsbetrag:

4.4.3.2
Kalkulatorische Zinsen

Die kalkulatorischen Zinsen sind alle Kosten, die für die Bereitstellung des notwendigen Kapitals in Form von Zinsen, Gebühren usw. entstehen. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich um das Eigenkapital des Verwaltungsträgers oder um aufgenommenes Fremdkapital handelt. Im öffentlichen Bereich ist mit einem einheitlichen Zinssatz für eigen- und fremdfinanziertes Kapital zu rechnen (Gesamtdeckungsprinzip des Haushalts).

4.5
Einzelkosten/Gemeinkosten

Als Einzelkosten werden diejenigen Kostenarten bezeichnet, die direkt und unmittelbar einer sie verursachenden Leistung zurechenbar sind. Gemeinkosten sind diejenigen Kosten, die sich einzelnen Leistungen nicht unmittelbar zurechnen lassen. Sie werden im Allgemeinen durch bestimmte Pauschalbeträge oder Zuschlagsprozentsätze berücksichtigt, weil es zumeist schwierig oder unwirtschaftlich ist, ihre Höhe exakt zu ermitteln. Beispiele für Gemeinkosten sind vor allem die Kosten für die allgemeinen Dienste (z.B. Hausverwaltung, Telefondienst).

4.6
Kostenstellen

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche einer Organisationseinheit, in denen Kosten entstehen. Die Kostenstellenrechnung gliedert die Kostenarten nach Kostenstellen auf und beantwortet so die Frage, wo die Kosten entstehen.

4.7
Kostenträger

Kostenträger können alle Leistungen sein, die eine Organisationseinheit erbringt. Die Kostenträgerrechnung baut auf der Kostenstellenrechnung auf und gibt Antwort auf die Frage, für welche Aufgabe (Auftrag, Leistung) Kosten in welcher Höhe entstanden sind.

5.
Beispiele

Beispiel 1: Kostenvergleichsrechnung

Eine zentrale Telefonanlage soll erweitert werden, um die Selbstwahl für Ferngespräche vom Arbeitsplatz aus zu ermöglichen. Die Ausgaben für Beschaffung und Installation der Anlage betragen 525.000 EUR. Die technische Lebensdauer der Anlage beträgt 15 Jahre. Aufgrund der Weiterentwicklung im Kommunikationsbereich ist jedoch damit zu rechnen, dass die Anlage bereits nach zehn Jahren durch ein kostengünstigeres und leistungsfähigeres System ersetzt wird. Nach zehn Jahren lässt sich das Einbauteil voraussichtlich nicht mehr verkaufen. Die Kostenvergleichsrechnung mit Mehr-/Minderkosten sieht wie folgt aus:

Kostenvergleichsrechnung mit Mehr-/Minderkosten

Beispiel 2: Kapitalwertmethode

Für den Neubau eines nicht mehr nutzbaren Dienstgebäudes besteht die Alternative, den Neubau auf dem vorhandenen Grundstück oder einem neu zu beschaffenden Grundstück zu errichten. Beim Neubau an gleicher Stelle ist ein Ausweichgebäude anzumieten und ein doppelter Umzug in Kauf zu nehmen; beim Neubau an anderer Stelle steht nur ein relativ teueres Grundstück zur Verfügung:

Anmerkungen: Kalkulationszinssatz 4 v.H.; Preisangaben 2005; Auszahlungen positiv notiert; alle Zahlungen Ende des Jahres fällig

Beispiel für Kapitalwertmethode als pdf

Beispiel 3: Nutzwertanalyse

Die Angebote einer Ausschreibung für die Ersatzbeschaffung von Textsystemen unterscheiden sich neben dem Preis auch hinsichtlich der Qualität der Lösung. Die einzelnen Bewertungskriterien sind zu Hauptgruppen zusammengefasst. Die Vergabe der Punkte in der Nutzwertbetrachtung erfolgt unabhängig sowohl durch die zukünftigen Anwender wie auch durch den Systembetreuer. Das Ergebnis zeigt die nachfolgende Nutzwertanalyse:

Beispiel für Nutzwertanalyse als pdf

6.
Tabellen

Tabelle 1 als pdf

Tabelle 2 als pdf

Tabelle 3 als pdf

Tabelle 4: Korrekturfaktoren für Barwerte

Hinweis:

Sofern die laufenden Zahlungen nicht zum Ende des Jahres fällig sind, kann dies durch Multiplikation des Barwerts mit einem Korrekturfaktor berücksichtigt werden.

Tabelle 5 als pdf

7.
Formblätter

Formblatt 1 als pdf

Formblatt 2 als pdf