18.1
Bevor personenbezogene Daten nach § 17 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 gelöscht werden, haben die öffentlichen Stellen des Landes die Akten oder sonstigen Datenträger dem zuständigen Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten (vgl. § 3 NArchG). Auf die speziellen Anbietungspflichten nach § 3 Abs. 6 Satz 1 und § 7 Abs. 3 NArchG wird hingewiesen.

Soweit für die Aufbewahrung von Akten nicht bereichsspezifische Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben sind, ist die Löschung nach § 17 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 durchzuführen, wenn die in der Niedersächsischen Aktenordnung oder dem Niedersächsischen Aktenplan genannten Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Bei der Aussonderung von Akten oder sonstigen Datenträgern ist darauf zu achten, dass die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen werden, um personenbezogene Daten insbesondere vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen (§ 7 Abs. 1 und 4). Auch eine Zwischenlagerung des ausgesonderten Schriftguts bis zur Vernichtung muss diesen Anforderungen entsprechen.

Zur Vernichtung von Schriftgut kann eine öffentliche Stelle auch eine andere Behörde beauftragen, die einen Aktenvernichter besitzt. Sowohl bei der Beauftragung einer anderen öffentlichen Stelle wie auch eines privaten Unternehmens handelt es sich um einen Auftrag i.S. des § 6. Der Auftrag zur Löschung personenbezogener Daten, die Weisungen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Zulassung von Unterauftragsverhältnissen sind daher nach § 6 Abs. 2 Satz 2 schriftlich festzuhalten. Das Muster eines Vertrages über die Vernichtung von Altpapier durch einen Privatunternehmer ist als Anlage 2 beigefügt.

Für den Auftrag zur Vernichtung von Schriftgut mit Sozialdaten enthält § 80 SGB X eine bereichsspezifische Regelung.

18.2
Eine Unterrichtungspflicht gemäß § 17 Abs. 4 besteht nach dem Sinn der Regelung nicht, wenn die Daten gelöscht werden, weil ihre Kenntnis für die Daten verarbeitende Stelle zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist (§ 17 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2).