7.
An die Stelle der Dateibeschreibung tritt die Verfahrensbeschreibung, die die aus der Anlage 1 ersichtlichen Punkte enthalten muss. Die Beschreibung erfolgt für das Verfahren und nicht für einzelne Dateien oder Verarbeitungsvorgänge. Soweit in bereichsspezifischen Vorschriften die Beschreibung einer automatisierten Datei gefordert ist, finden die Regelungen zur Verfahrensbeschreibung Anwendung (vgl. Nr. 2.3).

Verfahren zur Speicherung personenbezogener Daten zu einem anderen Zweck als der inhaltlichen Auswertung, für die keine Beschreibung zu erstellen ist, sind z.B. solche, die ausschließlich Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage dienen und bei denen nach der verarbeitungstechnischen Nutzung die personenbezogenen Daten gelöscht oder überschrieben werden. Als vorübergehend ist eine Speicherung anzusehen, wenn die Daten innerhalb von drei Monaten nach ihrer Erstellung gelöscht werden.

Nicht unter die Beschreibungspflicht fallen Register nach § 8a Abs. 4. Nach der Verordnung über Ausnahmen von der Pflicht zur Bestellung von Datenschutzbeauftragten nach § 8a entfällt die Beschreibungspflicht für die Tätigkeit der Notarinnen und Notare sowie für die Verfahren zur Textverarbeitung einschließlich der Übermittlung elektronischer Dokumente über Telekommunikationsdienste an die Empfängerinnen und Empfänger.