1.
Die Vorschrift gilt für alle Bücher, die nach dieser Verordnung geführt werden (vgl. auch Nummer 1 der VV zu § 23).

2.
Zu Absatz 2 Nrn. 1, 2, 4 und 6 wird auf die Nummern 1 bis 3 und 5 der VV zu § 12 hingewiesen.

3.
Werden in Form von magnetischen Speichern oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführte Bücher vollständig ausgedruckt oder auf Bildträger dauerhaft übernommen (z.B. Mikroverfilmung) gelten die Ausdrucke oder die Bildträger als Bücher in visuell lesbarer Form. Die Zulässigkeit einer Mikroverfilmung vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ergibt sich aus § 36 Abs. 3.

4.
Bei Mikroverfilmung ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, daß

• die Aufzeichnungen auf dem Bildträger mit dem Original oder dem Inhalt von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern übereinstimmt und
• das angewandte Verfahren den an eine ordnungsmäßige und sichere Buchführung zu stellenden Anforderungen entspricht.

Insbesondere sind

1. a)

   die Verfilmungs- und Folgearbeiten (Entwickeln, Kopieren, Schneiden usw.) von einem sachverständigen Bediensteten zu überwachen,

2. b)

   die Bildträger nach der Aufzeichnung auf etwaige technische Mängel zu überprüfen; fehlerhafte Aufzeichnungen sind unverzüglich durch richtige zu ersetzen,

3. c)

   Über die Aufzeichnungen Nachweise zu führen, die folgende Angaben enthalten müssen:

   • Art und Umfang des aufgezeichneten Schriftguts oder Speicherinhalts;

   • Bezeichnung der Stelle und der Bediensteten, die die Aufzeichnung vorgenommen und überwacht haben;

   • Datum der Aufzeichnung;

   • Bescheinigung der aufzeichnenden Stelle und des überwachenden Bediensteten, daß das Schriftgut oder der Speicherinhalt unverändert und vollständig auf den Bildträger übernommen worden ist.

Bücher und Belege sind jeweils in ihren Zusammenhängen und in der für sie vorgeschriebenen Ordnung auf die Bildträger zu übernehmen. Riß- und Klebestellen an Bildträgern müssen erkennbar bleiben.

5.
Zur Sicherung des Buchungsverfahrens gehört bei visuell lesbarer Buchführung u.a. auch, daß

1. a)
   die geführten Bücher in einem Verzeichnis erfaßt werden,
2. b)
   Vorkehrungen gegen unbefugten Austausch von Blättern getroffen werden,
3. c)
   Fehlerberichtigungen vom Ändernden mit seinem Namenszug bescheinigt werden.