RdErl. d. MI v. 12. 7. 1977 - 34.2-395 011/b -

Vom 12. Juli 1977 (Nds. MBl. S. 758)

Geändert durch RdErl. vom 21. Oktober 1994 (Nds. MBl. S. 1515)

- VORIS 20300 03 05 30 002 -

- GültL 79/28 -

Zur Gemeindekassenverordnung (GemKVO) vom 4. 7. 1977 (Nds. GVBl. S. 249) werden folgende Verwaltungsvorschriften erlassen:

1.
Die Gemeindekassenverordnung enthält Rahmen- und Mindestvorschriften, die eine ordnungsmäßige und sichere Erledigung der Kassengeschäfte gewährleisten sollen, zugleich aber ausreichenden Spielraum für eine zweckmäßige und wirtschaftliche Kassenorganisation belassen. Es sind daher örtlich für die einzelnen Kassen ergänzende Regelungen erforderlich (Dienstanweisung, Einzelweisungen). Aus Sicherheitsgründen bedürfen Regelungen für die Kasse nach § 46 grundsätzlich der Schriftform.

2.
In der Verordnung sind einzelne Zuständigkeiten dem Gemeindedirektor vorbehalten. Dies schließt nicht aus, daß sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen von einem anderen Bediensteten wahrgenommen werden. Die Zuständigkeitsvorbehalte bringen lediglich zum Ausdruck, daß die betreffenden Aufgaben nicht zu den Kassengeschäften gehören, für deren Erledigung kraft gesetzlichen Auftrags der Kassenverwalter zuständig ist. Mit der Wahrnehmung einzelner Aufgaben kann allerdings auch der Kassenverwalter beauftragt werden, wenn dem keine Sicherheitsgründe entgegenstehen, insbesondere, wenn die Verantwortungsbereiche klar abgegrenzt bleiben und die Möglichkeiten der Kassenkontrolle nicht beeinträchtigt werden.

3.
Die Verordnung enthält an mehreren Stellen Soll-Vorschriften, womit in der Regel auf die besonderen Verhältnisse kleinerer Gemeindekassen Rücksicht genommen wurde. Dabei ist zu beachten, daß Soll-Vorschriften nach dem Urteil des BVerwG vom 2.12.1959 (V.C 106.58, DVBl. 1960 S. 252) für die Verwaltung ebenso verbindlich wie Muß-Vorschriften sind, solange die Verwaltung nicht besondere Umstände darlegen und beweisen kann, die ausnahmsweise eine Abweichung von der Regel rechtfertigen. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, bedarf einer sehr sorgfältigen Prüfung im Einzelfall.

1.
Nach § 98 Abs. 1 NGO erledigt die Gemeindekasse alle Kassengeschäfte, soweit dafür nicht eine Sonderkasse zuständig ist. Was zu den Kassengeschäften gehört, ergibt sich aus Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit den anderen Vorschriften der Verordnung, die zum Teil einschränkende Regelungen treffen (z.B. § 21 Abs. 1 Satz 1, der der Verwahrung von Wertgegenständen durch ein Kreditinstitut den Vorrang einräumt). In Absatz 1 Satz 2 werden der Gemeindekasse auch die Mahnung, die Beitreibung von Geldbeträgen im Verwaltungszwangsverfahren sowie die Einleitung der Zwangsvollstreckung nach der Zivilprozeßordnung übertragen. Die Gemeinde kann allerdings mit diesen Aufgaben auch andere Stellen, z.B. das Rechtsamt, beauftragen. Es empfiehlt sich, die für die zwangsweise Einziehung zuständige Stelle auch mit der Erhebung (Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlaß) der Vollstreckungskosten und Nebenforderungen zu beauftragen. Ist die Gemeindekasse dafür zuständig, so ist darauf zu achten, daß die Festsetzung, Feststellung und der Einzug dieser Einnahmen aus Sicherheitsgründen von verschiedenen Bediensteten wahrgenommen werden (Absatz 2).

2.
Die Buchführung als Teil der Kassengeschäfte umfaßt alle Aufzeichnungen, die zur Erstellung der Jahresrechnung einschließlich einer Vermögensrechnung erforderlich sind. Wenn örtlich nichts anderes bestimmt wird, ist die Gemeindekasse auch für den kassenmäßigen Abschluß (§ 41 der Gemeindehaushaltsverordnung - GemHVO - vom 27.8.1973, Nds. GVBl. S. 301) und die Vorbereitung der Haushaltsrechnung (§ 42 GemHVO) zuständig. Die Führung der Anlagenachweise (§ 39 GemHVO) kann der Gemeindekasse als weitere Aufgabe nach Absatz 3 übertragen werden.

3.
Als weitere Aufgabe nach Absatz 3 kommt insbesondere die Erstellung der Finanzstatistik in Betracht. Die Erledigung von Kassengeschäften Dritter kann ebenfalls nach Maßgabe des § 2 als weitere Aufgabe in Betracht kommen. Mit der Verwahrung anderer Gegenstände als Wertgegenstände kann die Gemeindekasse nach § 22 nur unter den dort bestimmten Voraussetzungen beauftragt werden.

4.
Die Gemeindekasse bleibt auch dann für die Erledigung der Kassengeschäfte und der anderen Aufgaben verantwortlich, wenn sie sich hierbei der ADV-Anlage einer anderen Stelle bedient. Die andere Stelle hat aber der Gemeindekasse gegenüber zu bescheinigen, daß das ADV-Verfahren ordnungsmäßig abgewickelt wurde (vgl. §§ 12 und 23). Die Gemeindekasse soll sich hiervon durch stichprobenweise Überprüfung der Rechengrundlagen und Rechenergebnisse überzeugen.

Wird die Sachbuchführung einer anderen Stelle der Gemeinde (z.B. dem Kämmereiamt) zur selbständigen Erledigung übertragen, gelten insoweit für diese Stelle die Vorschriften der Verordnung.

Werden Kassengeschäfte nach § 99 NGO einer Stelle außerhalb der Gemeinde zur selbständigen Erledigung übertragen, sind §§ 37 und 38 zu beachten.

1.
Die Vorschrift über die Erledigung fremder Kassengeschäfte als weiterer Aufgabe der Gemeindekasse bezieht sich auf Kassengeschäfte Dritter (z.B. Zweckverband, Teilnehmergemeinschaft im Sinne des Flurbereinigungsgesetzes i.d.F. vom 16.3.1976, BGBl. I S. 546). Wird die Aufgabe durch Gesetz oder Verordnung übertragen, bedarf es keiner Anordnung (Beauftragung) durch den Gemeindedirektor. Eine solche Beauftragung ist aber erforderlich, wenn die Gemeinde durch Vereinbarung oder Vertrag die Erledigung von Kassengeschäften übernimmt.

Die Vorschrift findet keine Anwendung auf die kassenmäßige Abwicklung von Auftragsangelegenheiten der Gemeinde und auf die Besorgung einzelner Kassengeschäfte für andere Stellen im Rahmen der Amtshilfe.

2.
Nimmt die Gemeindekasse Aufgaben einer Sonderkasse wahr, sind dies ebenfalls fremde Kassengeschäfte. Hierbei sind aber die besonderen Vorschriften des 8. Abschnitts zu beachten.

3.
Die Vorgänge aus der Erledigung fremder Kassengeschäfte sind in den Büchern von den Kassenvorgängen für Rechnung der Gemeinde in der Regel zu trennen (vgl. auch Nummer 4 der VV zu § 26).

1.
Der Begriff der Zahlstelle umfaßt auch die Nebenkassen und die Gebührenkassen im Sinne des bisherigen Rechts. Die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen können je nach Bedarf geregelt werden. Sie können von der Annahme bestimmter Einnahmen bis zur Wahrnehmung aller Aufgaben der Gemeindekasse für bestimmte Bereiche der Verwaltung reichen.

2.
Im Interesse einer möglichst weitgehenden Zusammenfassung und wirtschaftlichen Erledigung der Kassengeschäfte der Gemeinde kommen Zahlstellen nur in Betracht, soweit dies aus zwingenden Gründen erforderlich ist. Die Entscheidung über die Errichtung von Zahlstellen trifft der Gemeindedirektor. Er entscheidet auch über die Aufgaben der Zahlstelle einschließlich der Regelung über das Abrechnungsverfahren, die Ausstattung mit Zahlungsmitteln und die buchungstechnische Abwicklung.

Entbehrliche Zahlstellen sind alsbald aufzulösen.

3.
Die Zahlstellen können organisatorisch den Dienststellen zugeordnet sein, bei denen sie eingerichtet werden. Sie bleiben aber in Erledigung von Aufgaben der Gemeindekasse Teile von dieser und unterstehen dabei fachlich dem Kassenverwalter.

Sofern Zahlstellen lediglich die Aufgaben von Gebührenkassen wahrnehmen, kann der Gemeindedirektor zur Entlastung des Kassenverwalters die Fachaufsicht anderen Gemeindebediensteten übertragen. Die Kassensicherheit darf hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

4.
Bei der Einrichtung und der Regelung der Aufgaben der Zahlstellen ist § 5 zu beachten. Da die Zahlstellen Teile der Gemeindekasse sind, gelten für die Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben unmittelbar die für die Gemeindekasse geltenden Vorschriften.

5.
Die Einnahmen und Ausgaben der Zahlstelle gehen einzeln oder zusammengefaßt in die Bücher der Gemeindekasse über. Für die einzelnen Zahlstellen können unterschiedliche Zeitabstände für die Abrechnung festgelegt werden. Die Abrechnung muß spätestens zum Jahresabschluß vorgenommen werden.

6.
Wegen der Errichtung von Konten bei Kreditinstituten wird auf Nummer 1 der VV zu § 19 hingewiesen.