Werden Registraturen automatisiert verwaltet oder wird Schriftgut in Form automatisierter Dateien geführt (= elektronische Unterlagen), beachten die anbietungspflichtigen Stellen die Vorgaben des Landesarchivs zum Speicherformat und zum Speichermedium und liefern die erforderlichen Registraturdaten bzw. die Metadaten der jeweiligen elektronischen Unterlagen in leicht lesbarer Form. Die Abbildung einer automatisierten Datei kann in einem Papierausdruck, automatisiert hergestellten Mikroformen oder in einer Zweitausfertigung der automatisierten Datei bestehen. Unterliegen elektronische Unterlagen, wie z.B. Datenbanken, einer fortlaufenden Bearbeitung und Aktualisierung und werden deshalb im eigentlichen Sinne nicht geschlossen, kann das Landesarchiv die Abgabe einer Kopie dieser Unterlagen zu einem bestimmten Stichtag verlangen.