(1) Die in § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 genannten Stellen haben sämtliches Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder das aus sonstigen Gründen ausgesondert werden soll, dem Landesarchiv in regelmäßigen Abständen im Originalzustand zur Übernahme anzubieten. Dazu gehört auch Schriftgut, das nach Rechtsvorschriften des Bundes der Geheimhaltung unterliegt, und Schriftgut, das besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) enthält. Spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung ist jegliches Schriftgut zur Übernahme anzubieten. Satz 1 gilt nicht für den Landtag.

(2) Daten in automatisierten Dateien sind in Form einer Abbildung zur Übernahme anzubieten. Der Zeitpunkt der Herstellung, die Form der Datenübermittlung und eine etwaige Auswahl der Daten sind vorab zwischen dem Landesarchiv und der dateiführenden Stelle zu vereinbaren.

(3) Daten, die unzulässig gespeichert sind, dürfen nicht angeboten werden. Sind solche Daten dem Staatsarchiv übermittelt worden, so sind sie dort auf Ersuchen der übermittelnden Stelle zu löschen.

(4) Das Landesarchiv stellt fest, welches Schriftgut Archivgut nach § 2 Abs. 2 ist. Es kann die Pflicht, Schriftgut anzubieten, einschränken.

(5) Das Landesarchiv kann bereits aus Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, das Archivgut ermitteln.

(6) Die in § 7 Abs. 1 Satz 1 genannten Einrichtungen können ihr Schriftgut dem Landesarchiv zur Übernahme anbieten. Die §§ 3a, 3b und 4 Satz 2 sowie die §§ 5 bis 6a sind anzuwenden. Die Einrichtungen regeln ihre Rechte und Pflichten hinsichtlich des Archivguts durch Vereinbarung mit dem Landesarchiv.

(7) Private sowie Religionsgemeinschaften, die als Körperschaft des öffentlichen Rechts anerkannt sind, können ihr Schriftgut dem Landesarchiv anbieten. In Vereinbarungen dieser Personen und Religionsgemeinschaften mit dem Landesarchiv kann von den §§ 5 und 6 abgewichen werden.