RdErl. d. MF v. 01.03.2024 - 43 2-04001 -

Vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

- VORIS 64100 -

Bezug:a) RdErl. v. 20.12.2023 (Nds. MBl. S. 1108)
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b) RdErl. d. MF. v. 23.09.2020 (Nds. MBl. S. 944)
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c) RdErl. v. 14.11.2019 (Nds. MBl. S. 1624), geändert durch
RdErl. v. 10.02.2022 (Nds. MBl. S. 252)
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d) RdErl. v. 01.05.2020 (Nds. MBl. S. 511)
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e) RdErl. v. 07.11.2022 (Nds. MBl. S. 1530)
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Der Haushaltsvollzug (Buchung und Zahlung) richtet sich insbesondere nach dem HGrG, der LHO, den VV-LHO, den Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Landes Niedersachsen (VV-HNds), dem jeweils geltenden Haushaltsgesetz einschließlich der Allgemeinen Bestimmungen zu den Personalausgaben, der Richtlinie zur Haushaltsführung (HFR - Bezugserlass zu a -) in der jeweils geltenden Fassung sowie nach dieser Richtlinie.

Nachfolgende Regelungen gelten auch für Sondervermögen des Landes und Haushaltsstellen, die nur kassenmäßig (siehe Nummer 13.3) abgebildet werden.

2.1 Beauftragte für den Haushalt (BfdH)

Die oder der BfdH der anordnenden Dienststellen ist verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in der Dienststelle. Dies gilt insbesondere für

1. a)

   die Buchführung über Forderungen und Verbindlichkeiten aufgrund elektronischer Kassenanordnungen (u. a. fälligkeitsgerechte Anordnung von Auszahlungen, Erhebung und Einziehung von Einnahmen, rechtzeitige und vollständige Freigabe von Auszahlungsstapeln, Einhaltung des Verrechnungsgebots bei landesinternem Forderungsausgleich sowie Bearbeitung der Abschläge, Vermeidung von doppelten Zahlungen),

2. b)

   die Abwicklung der dienststellenbezogenen Verwahr- und Vorschussbuchungen,

3. c)

   die regelmäßige Prüfung von noch nicht ausgeführten Kassenanordnungen und internen Aufträgen sowie

4. d)

   die Abwicklung offener Posten.

Die Verantwortlichkeit erstreckt sich neben dem Kernhaushalt und den Extrahaushalten (z. B. Sondervermögen) auch auf eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung von Haushaltsstellen, die nur kassenmäßig abgebildet werden.

Die Angaben zu den bestellten BfdH sind im Haushaltsvollzugssystem (HVS) in den Stammdaten der Dienststelle zu hinterlegen.

Die oder der BfdH der anordnenden Dienststellen bestimmt, welche Bediensteten Anordnungsdaten erfassen dürfen (Feststellerinnen und Feststeller) und entscheiden auch, welche Bediensteten zur Ausübung der Anordnungsbefugnis (Freigabe) befugt sind. Ein Nachweis erfolgt in der Benutzerverwaltung des Haushaltswirtschaftssystems (HWS). Die Berechtigungen sind in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal jährlich) auf ihr weiteres Erfordernis zu überprüfen. Hinweise zur Rollenvergabe sind auf der Intranetseite des MF (Pfad: HWS > Anleitungen > Berechtigungsvergabe) veröffentlicht.

2.2 Feststellerinnen und Feststeller

Feststellerinnen und Feststeller erfassen die Anordnungsdaten und reichen die Belege mit Angabe der Stapelnummer, des Bereichs, des Buchungsschlüssels und der Belegnummer an die Anordnungsbefugten weiter.

Vor Erfassung der Anordnungsdaten muss die rechnerische und sachliche Richtigkeit von den Verantwortlichen festgestellt sein, vgl. VV Nr. 2.3.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO.

Soweit die Feststellerinnen oder Feststeller die Verantwortlichen für die sachliche und/oder rechnerische Richtigkeit sind, gilt Folgendes:

• Mit der Erfassung der Anordnung gilt die rechnerische Richtigkeit nach VV Nr. 2.3.2.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO als bescheinigt.

• Die sachliche Richtigkeit nach VV Nr. 2.3.2.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist von den Feststellerinnen und Feststellern in der Annahmeanordnung, Auszahlungsanordnung oder Änderungsanordnung im HVS elektronisch zu bescheinigen.

Soweit die Feststellerinnen und Feststeller nicht die Verantwortlichen für die rechnerische und/oder sachliche Richtigkeit sind, ist eine zusätzliche Bescheinigung der rechnerischen und/oder sachlichen Richtigkeit auf den begründenden Unterlagen erforderlich.

Weiter gilt die Ausnahme nach Nummer 2.3 Satz 4.

2.3 Anordnungsbefugte

Die Ausübung der Anordnungsbefugnis (Freigabe nach Nummer 9) umfasst die Prüfung, ob die Daten richtig und vollständig erfasst und die Bescheinigungen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit von der oder dem dazu Befugten abgegeben worden sind.

Hat sich die oder der BfdH eine Mitzeichnung oder eine abschließende Zeichnung vorbehalten, so hat die oder der Anordnungsbefugte die Beteiligung der oder des BfdH sicherzustellen.

Die oder der Anordnungsbefugte hat in den Fällen, in denen die oder der Beauftragte für den Haushalt nicht darauf verzichtet hat, eine Beteiligung der oder des Beauftragten für den Haushalt sicherzustellen.

Hat die Feststellerin oder der Feststeller die sachliche Richtigkeit elektronisch nicht bescheinigt, so gilt die sachliche Richtigkeit mit der Freigabe und Signierung der Daten durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten als bescheinigt.

Dies gilt auch für Anordnungen, die pauschal freigegeben wurden. Die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit kann in den begründenden Unterlagen unterbleiben.

Soll die sachliche Richtigkeit nicht von der oder dem Anordnungsbefugten bescheinigt werden, ist der Vorgang an die Feststellerin oder den Feststeller zurückzugeben, damit diese/dieser eine elektronische Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit nachholen kann.

Anordnungsbefugte sind von der Verantwortung für die sachliche Richtigkeit entbunden, wenn die begründenden Unterlagen entsprechende Feststellvermerke anderer hierzu befugter Personen enthalten.

Gemäß VV Nr. 5.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist ein Beleg eine begründende Unterlage in elektronischer Form oder Papierform, auf der ein Geschäftsvorfall (Einnahme/Ausgabe/Umbuchung) und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind und diese dokumentiert werden. Diese Unterlagen sind in elektronischer Form oder in Papierform aufzubewahren. Die Belege zu einem Vorgang sind in einem einheitlichen Verfahren aufzubewahren. Eine teilweise elektronische Aufbewahrung der Belege und eine teilweise Aufbewahrung in Papierform ist nicht zulässig.

Die BfdH der Dienststellen haben durch organisatorische Maßnahmen (Arbeitsabläufe) sicherzustellen, dass eine nachprüfbare Zuordnung der Belege für einen Geschäftsvorfall in elektronische Form oder Papierform gewährleistet wird und Doppelzahlungen vermieden werden.

Die Umstellung auf ein vollständig elektronisches Verwaltungshandeln ist auch bei der Belegführung und Belegaufbewahrung umzusetzen. Soweit ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem vorhanden ist, ist dieses zwingend einzusetzen. Nur soweit in den Dienststellen ein solches elektronisches System noch nicht vorhanden ist, hat die Belegführung und Belegaufbewahrung nach Nummer 3.2 bzw. 3.3 zu erfolgen.

3.1 Belege im elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS)

3.1.1 DMS mit Vorgangsbearbeitung

Wird in einer Dienststelle ein DMS mit Vorgangsbearbeitung eingesetzt, hat eine Weiterleitung und Bearbeitung von Belegen für Feststellvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) bzw. die Weiterleitung an die Anordnungsbefugten zur Freigabe im DMS (Workflow) zu erfolgen.

Nach Erfassung der Anordnungsdaten im HVS sind im DMS, ergänzend zu den Belegen, die mit der Erfassung der Anordnungsdaten vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmale Stapelnummer, Bereich, Buchungsschlüssel und Belegnummer zu dokumentieren.

Die Freigabe durch die Anordnungsbefugten ist dann ebenfalls im DMS zu dokumentieren. Diese Nachweise gelten als Entwertung der Belege. Die Aktenablage und Aufbewahrung der Belege sind hier zwingend im DMS erforderlich.

3.1.2 DMS ohne Vorgangsbearbeitung

Wird in einer Dienststelle das DMS nur für eine elektronische Akte eingesetzt, kann die Weiterleitung und Bearbeitung von Belegen (begründenden Unterlagen) für Feststellvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) bzw. die Weiterleitung an die Anordnungsbefugten zur Freigabe auch per E-Mail erfolgen.

Dazu müssen die Feststellerinnen und Feststeller nach Erfassung der Anordnungsdaten im HVS die Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 mit den begründenden Unterlagen den Anordnungsbefugten per E-Mail zur Verfügung stellen.

Die Anordnungsbefugten bestätigen die Freigabe per E-Mail. Der gesamte Geschäftsvorfall ist anschließend in der elektronischen Akte abzulegen. Der Nachweis des Belegdrucks sowie der Freigabe in der eAkte gelten als Entwertung der Belege.

3.2 Belege in Papierform

Mit Erfassung der Anordnungsdaten werden die vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 auf den begründenden Unterlagen schriftlich vermerkt. Die Nachweise der Erfassung und der Freigabe gelten als Entwertung der Belege.

3.3 Belege per E-Mail, Ablage in Papierform

Mit Erfassung der Anordnungsdaten muss der Beleg zusammen mit den vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmalen nach Nummer 3.1.1 an die Anordnungsbefugten zur Freigabe per E-Mail weitergeleitet werden.

Nach der Freigabe müssen diese Identifizierungsmerkmale sowie der Nachweis der Freigabe auf den begründenden Unterlagen schriftlich vermerkt werden. Dies gilt als Entwertung der Belege. Nach Ablage des Geschäftsvorfalls in der Papierakte ist der betreffende E-Mailverkehr zu löschen.

3.4 Belege in HKR-Verfahren (Vorverfahren)

Wird in einer Dienststelle ein HKR-Verfahren genutzt, so sind grundsätzlich die Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 auf dem Beleg bzw. im DMS zu erfassen. Liegen diese nicht vor, so ist das Kassenzeichen zu erfassen. Die Freigabe durch die Anordnungsbefugten ist dann ebenfalls zu dokumentieren. Diese Nachweise der Erfassung und der Freigabe gelten als Entwertung der Belege.

Ergänzend zu VV Nr. 2.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird Folgendes geregelt:

4.1 Kennzeichnung, Abschläge, Buchungsschlüssel

Die Anordnung muss den Bereich, den Buchungsschlüssel, die Stapelnummer und die Belegnummer zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen enthalten.

Bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ist ein entsprechendes Kennzeichen zu erfassen.

Mit dem Buchungsschlüssel wird bestimmt, welche Art von Kassenanordnung gebucht werden soll. Die zur Verfügung stehenden Buchungsschlüssel sind in den Haushaltsstammdaten des HVS hinterlegt.

4.2 Zahlungspartnerdaten

In der Anordnung müssen Zahlungsempfängerinnen, Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige (Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartner) zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu ist grundsätzlich neben Namen, Vornamen, Namenszusätzen (oder Firmenbezeichnung bei juristischen Personen) und ggf. Geburtsdatum, die vollstreckungsfähige Anschrift der Zahlungspartnerin oder des Zahlungspartners zu erfassen.

4.3 Erfassung der Zahlungspartnerdaten bei Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldnern

Sind für eine Forderung mehrere Schuldnerinnen und Schuldner vorhanden, sind sie Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner. Unbeschadet der im Justizbereich bestehenden speziellen Regelungen entscheiden die anordnenden Dienststellen nach pflichtgemäßem Ermessen, ob gegen alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner oder nur gegenüber einer oder einem von ihnen die Forderung geltend gemacht werden soll (Auswahlermessen). Grundsätzlich soll nur gegen eine Gesamtschuldnerin oder einen Gesamtschuldner die Sollbuchung vorgenommen werden. Entrichtet diese oder dieser die Forderung nicht oder nicht vollständig, ist die anordnende Dienststelle zur Inanspruchnahme der weiteren Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner verpflichtet; ein Ermessensspielraum besteht insoweit nicht. In geeigneten Fällen ist es zulässig, die Forderung von Beginn an auf alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner nach Kopfteilen aufzuteilen und entsprechende Annahmeanordnungen zu erteilen.

4.4 Tag der Fälligkeit

Die anordnenden Dienststellen haben ausschließlich jenes Datum in der Anordnung zu erfassen, an dem die Einzahlung oder Auszahlung bewirkt sein muss (Fälligkeitstag). Bei der Fälligkeit sind zusätzliche Zeit- und Sicherheitspuffer zu unterlassen. Die fristgerechte Steuerung der Zahlung - insbesondere vor und nach Feiertagen und Wochenenden - obliegt der Landeshauptkasse (LHK). Die LHK ist hierfür auf genaue und rechtlich verbindliche Angaben angewiesen.

Ein zeitlicher Vorlauf aufgrund von Bearbeitungsprozessen der am Zahlungsvorgang beteiligten Kreditinstitute (sog. Banklaufzeiten) wird durch die LHK berücksichtigt und braucht insofern nicht bei der Festlegung der Fälligkeit beachtet zu werden, sofern die Anordnung rechtzeitig erfasst und freigegeben wurde. Auf VV Nr. 2.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird verwiesen.

Fällt der Fälligkeitstag aufgrund der zahlungsbegründenden Unterlagen auf ein Wochenende (Sonnabend, Sonntag) oder einen Feiertag, gilt § 193 BGB unmittelbar. Demnach ist eine Zahlung, die zu einem bestimmten Tag zu bewirken ist, und dieser Tag auf ein Wochenende oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag fällt, erst am darauffolgenden nächsten Werktag zu erbringen. Einer Präzisierung des Fälligkeitstages in der Anordnung auf den folgenden nächsten Werktag bedarf es in diesen Fällen nicht.

Zahlungen, die aufgrund spezieller Regelungen vorher zu bewirken sind, müssen zwingend mit der Erfassung des konkreten Datums des Werktages, der dem Wochenende oder dem Feiertag vorangeht, fällig gestellt werden.

Bei Gewährung von Skontoabzügen ist der für den Skontoabzug vorgesehene Zahlungsrahmen bei der Fälligkeitserfassung in vollem Umfang zu nutzen.

4.5 Zahlungsverfahren

Das Zahlungsverfahren definiert, auf welchem Weg die Zahlung/der Lastschrifteinzug vorgenommen werden soll (z. B. SEPA-Überweisung, Auslandszahlung usw.).

Die Auswahl des Zahlungsverfahrens beeinflusst die bankenseitige Dauer und ggf. anfallende Kosten der vorzunehmenden Überweisung. Insofern kommt ihr, insbesondere bei Daueranordnungen, vor dem Hintergrund eines wirtschaftlichen Verwaltungshandelns eine besondere Bedeutung zu.

Erläuterungen und Hinweise zu den zur Verfügung stehenden Zahlungsverfahren werden von der LHK im MF-Intranet veröffentlicht (Pfad: HWS > Landeshauptkasse).

4.6 Mahnschlüssel

Der Mahnschlüssel dient der Zuordnung von Forderungen zu Mahnverfahren. Durch Angabe des sachgerechten Mahnschlüssels bei der Erteilung von elektronischen Annahmeanordnungen wird festgelegt, welche Maßnahmen zur Einziehung der Forderungen nach Ablauf der Zahlungsfrist getroffen werden sollen.

4.7 Kassenzeichen

Kassenzeichen dienen als eindeutiges Zuordnungskriterium der Kommunikation zwischen anordnenden Dienststellen, den für Zahlungen zuständigen Stellen und den Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartnern. Sie gewährleisten die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Anordnungen.

Die anordnenden Dienststellen haben grundsätzlich die vom HVS bei der Erfassung elektronischer Anordnungen automatisch generierten 13-stelligen numerischen Standardkassenzeichen zu verwenden. Sofern es unerlässlich ist, als Kassenzeichen einen ununterbrochenen Nummernkreis zu verwenden, kann dieser auf Antrag bei der Zentralen Verfahrenspflege (ZV/KC-HWS) reserviert werden.

In Ausnahmefällen können Fremdkassenzeichen verwendet werden. Bei der Gestaltung ist sicherzustellen, dass sie die automatische Zuordnung von Zahlungen zweifelsfrei ermöglichen. Fremdkassenzeichen beginnen stets mit den ersten vier Ziffern der Dienststellennummer. Im Zweifel ist bei der Gestaltung der Fremdkassenzeichen das KC-HWS zu beteiligen. Bei Fremdkassenzeichen sind keine Sonder- oder Leerzeichen zu verwenden.

4.8 Leitmerkmale im Zahlungsverkehr (BIC, IBAN, Bankidentifikation, Kontonummer)

Im Zuge der vollautomatisierten Durchführung des Zahlungsverkehrs findet im SEPA-Zahlungsverkehr in der Regel keine Prüfung der Übereinstimmung von Kontoinhaberschaft und Zahlungsempfängerin/Zahlungsempfänger bzw. Zahlungspflichtiger/Zahlungspflichtigem statt. Entscheidendes Leitmerkmal ist die IBAN. Bei Überweisungen außerhalb des SEPA-Raumes ist die IBAN/Kontonummer der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsempfängers und der BIC/die länderspezifische Bankidentifikation des Institutes der Empfängerin/des Empfängers maßgebend.

Den Feststellerinnen und Feststellern obliegt bei der Erfassung der zahlungsrelevanten Daten in den Anordnungen eine besondere Sorgfaltspflicht hinsichtlich der korrekten Erfassung der Leitmerkmale im Zahlungsverkehr.

4.9 Zahlungsgrund, Verwendungszweck

Durch die Eintragungen in den Feldern "Zahlungsgrund" oder "Verwendungszweck" in der Anordnung und einem Vermerk der Merkmale der Nummer 3.1.1 auf den begründenden Unterlagen, wird die Verbindung zwischen den begründenden Unterlagen und den Anordnungen dokumentiert.

Als Zahlungsgrund ist eine maximal 54-stellige Zeichenkette zu erfassen, die der Empfängerin oder dem Empfänger - bei aktiven Lastschrifteinzügen der/dem Zahlungspflichtigen - im Verwendungszweck der Kontogutschrift bzw. -belastung konkrete Informationen zur dortigen Zuordnung übermittelt, z. B. deren oder dessen Kundennummer, Rechnungsdatum, Vertragsnummer oder ähnliche in der Zahlungsaufforderung erbetene Angaben.

Als Verwendungszweck ist eine ebenfalls 54-stellige Zeichenkette zur näheren Begründung der Zahlung, z. B. "Miete Hauptstraße 123" zu erfassen.

Der Verwendungszweck muss die Zuordnung der Zahlung(en) zur begründenden Unterlage ermöglichen.

4.10 Urbelegschlüssel (für Vorverfahren)

Der Urbelegschlüssel dient grundsätzlich der Kommunikation mit Vorverfahren, in denen ebenfalls Identifikationsmerkmale vergeben werden. Falls Urbelegschlüssel (Aktenzeichen, Geschäftszeichen etc.) aus Vorverfahren in das HVS importiert werden sollen, können diese hier eingetragen oder über eine Schnittstelle eingespielt werden. In diesem Feld erfolgt jedoch im Gegensatz zu dem Feld "Kassenzeichen" keine Überprüfung der Eindeutigkeit des Urbelegschlüssels.

4.11 Buchungszeilen, Unterkonto

In der Buchungszeile der Anordnung ist entsprechend des Gruppierungsplans (siehe VV-HNds) die Haushaltsstelle (Kapitel/Titel) anzugeben.

Budgetierte Verwaltungsbereiche müssen hier die entsprechenden Annexkonten angeben. Eine Buchung auf der Haushaltsstelle ist aufgrund der fehlenden Verknüpfung zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in der Regel nicht zulässig.

Des Weiteren ist in der Buchungszeile das Feld "Unterkonto 1 (MbSt)" auszufüllen. Hier ist die mittelbewirtschaftende Stelle einzutragen, welche eine Ermächtigung für die Bewirtschaftung durch Mittelverteilung erhalten hat.

Die Felder "Unterkonto 2 = Kostenstelle" und "Unterkonto 3 = Kostenträger" sind der KLR vorbehalten. Eine Belegung dieser Felder für nicht budgetierte Verwaltungsbereiche ist grundsätzlich nicht zulässig.

Die Felder "Unterkonto 4 = Projekt" und "Unterkonto 5 = Mittelherkunft" können bei Bedarf belegt werden.