Gemäß VV Nr. 5.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist ein Beleg eine begründende Unterlage in elektronischer Form oder Papierform, auf der ein Geschäftsvorfall (Einnahme/Ausgabe/Umbuchung) und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind und diese dokumentiert werden. Diese Unterlagen sind in elektronischer Form oder in Papierform aufzubewahren. Die Belege zu einem Vorgang sind in einem einheitlichen Verfahren aufzubewahren. Eine teilweise elektronische Aufbewahrung der Belege und eine teilweise Aufbewahrung in Papierform ist nicht zulässig.

Die BfdH der Dienststellen haben durch organisatorische Maßnahmen (Arbeitsabläufe) sicherzustellen, dass eine nachprüfbare Zuordnung der Belege für einen Geschäftsvorfall in elektronische Form oder Papierform gewährleistet wird und Doppelzahlungen vermieden werden.

Die Umstellung auf ein vollständig elektronisches Verwaltungshandeln ist auch bei der Belegführung und Belegaufbewahrung umzusetzen. Soweit ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem vorhanden ist, ist dieses zwingend einzusetzen. Nur soweit in den Dienststellen ein solches elektronisches System noch nicht vorhanden ist, hat die Belegführung und Belegaufbewahrung nach Nummer 3.2 bzw. 3.3 zu erfolgen.

3.1 Belege im elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS)

3.1.1 DMS mit Vorgangsbearbeitung

Wird in einer Dienststelle ein DMS mit Vorgangsbearbeitung eingesetzt, hat eine Weiterleitung und Bearbeitung von Belegen für Feststellvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) bzw. die Weiterleitung an die Anordnungsbefugten zur Freigabe im DMS (Workflow) zu erfolgen.

Nach Erfassung der Anordnungsdaten im HVS sind im DMS, ergänzend zu den Belegen, die mit der Erfassung der Anordnungsdaten vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmale Stapelnummer, Bereich, Buchungsschlüssel und Belegnummer zu dokumentieren.

Die Freigabe durch die Anordnungsbefugten ist dann ebenfalls im DMS zu dokumentieren. Diese Nachweise gelten als Entwertung der Belege. Die Aktenablage und Aufbewahrung der Belege sind hier zwingend im DMS erforderlich.

3.1.2 DMS ohne Vorgangsbearbeitung

Wird in einer Dienststelle das DMS nur für eine elektronische Akte eingesetzt, kann die Weiterleitung und Bearbeitung von Belegen (begründenden Unterlagen) für Feststellvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) bzw. die Weiterleitung an die Anordnungsbefugten zur Freigabe auch per E-Mail erfolgen.

Dazu müssen die Feststellerinnen und Feststeller nach Erfassung der Anordnungsdaten im HVS die Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 mit den begründenden Unterlagen den Anordnungsbefugten per E-Mail zur Verfügung stellen.

Die Anordnungsbefugten bestätigen die Freigabe per E-Mail. Der gesamte Geschäftsvorfall ist anschließend in der elektronischen Akte abzulegen. Der Nachweis des Belegdrucks sowie der Freigabe in der eAkte gelten als Entwertung der Belege.

3.2 Belege in Papierform

Mit Erfassung der Anordnungsdaten werden die vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 auf den begründenden Unterlagen schriftlich vermerkt. Die Nachweise der Erfassung und der Freigabe gelten als Entwertung der Belege.

3.3 Belege per E-Mail, Ablage in Papierform

Mit Erfassung der Anordnungsdaten muss der Beleg zusammen mit den vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmalen nach Nummer 3.1.1 an die Anordnungsbefugten zur Freigabe per E-Mail weitergeleitet werden.

Nach der Freigabe müssen diese Identifizierungsmerkmale sowie der Nachweis der Freigabe auf den begründenden Unterlagen schriftlich vermerkt werden. Dies gilt als Entwertung der Belege. Nach Ablage des Geschäftsvorfalls in der Papierakte ist der betreffende E-Mailverkehr zu löschen.

3.4 Belege in HKR-Verfahren (Vorverfahren)

Wird in einer Dienststelle ein HKR-Verfahren genutzt, so sind grundsätzlich die Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 auf dem Beleg bzw. im DMS zu erfassen. Liegen diese nicht vor, so ist das Kassenzeichen zu erfassen. Die Freigabe durch die Anordnungsbefugten ist dann ebenfalls zu dokumentieren. Diese Nachweise der Erfassung und der Freigabe gelten als Entwertung der Belege.