Ergänzend zu VV Nr. 2.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird Folgendes geregelt:

4.1 Kennzeichnung, Abschläge, Buchungsschlüssel

Die Anordnung muss den Bereich, den Buchungsschlüssel, die Stapelnummer und die Belegnummer zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen enthalten.

Bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ist ein entsprechendes Kennzeichen zu erfassen.

Mit dem Buchungsschlüssel wird bestimmt, welche Art von Kassenanordnung gebucht werden soll. Die zur Verfügung stehenden Buchungsschlüssel sind in den Haushaltsstammdaten des HVS hinterlegt.

4.2 Zahlungspartnerdaten

In der Anordnung müssen Zahlungsempfängerinnen, Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige (Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartner) zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu ist grundsätzlich neben Namen, Vornamen, Namenszusätzen (oder Firmenbezeichnung bei juristischen Personen) und ggf. Geburtsdatum, die vollstreckungsfähige Anschrift der Zahlungspartnerin oder des Zahlungspartners zu erfassen.

4.3 Erfassung der Zahlungspartnerdaten bei Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldnern

Sind für eine Forderung mehrere Schuldnerinnen und Schuldner vorhanden, sind sie Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner. Unbeschadet der im Justizbereich bestehenden speziellen Regelungen entscheiden die anordnenden Dienststellen nach pflichtgemäßem Ermessen, ob gegen alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner oder nur gegenüber einer oder einem von ihnen die Forderung geltend gemacht werden soll (Auswahlermessen). Grundsätzlich soll nur gegen eine Gesamtschuldnerin oder einen Gesamtschuldner die Sollbuchung vorgenommen werden. Entrichtet diese oder dieser die Forderung nicht oder nicht vollständig, ist die anordnende Dienststelle zur Inanspruchnahme der weiteren Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner verpflichtet; ein Ermessensspielraum besteht insoweit nicht. In geeigneten Fällen ist es zulässig, die Forderung von Beginn an auf alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner nach Kopfteilen aufzuteilen und entsprechende Annahmeanordnungen zu erteilen.

4.4 Tag der Fälligkeit

Die anordnenden Dienststellen haben ausschließlich jenes Datum in der Anordnung zu erfassen, an dem die Einzahlung oder Auszahlung bewirkt sein muss (Fälligkeitstag). Bei der Fälligkeit sind zusätzliche Zeit- und Sicherheitspuffer zu unterlassen. Die fristgerechte Steuerung der Zahlung - insbesondere vor und nach Feiertagen und Wochenenden - obliegt der Landeshauptkasse (LHK). Die LHK ist hierfür auf genaue und rechtlich verbindliche Angaben angewiesen.

Ein zeitlicher Vorlauf aufgrund von Bearbeitungsprozessen der am Zahlungsvorgang beteiligten Kreditinstitute (sog. Banklaufzeiten) wird durch die LHK berücksichtigt und braucht insofern nicht bei der Festlegung der Fälligkeit beachtet zu werden, sofern die Anordnung rechtzeitig erfasst und freigegeben wurde. Auf VV Nr. 2.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird verwiesen.

Fällt der Fälligkeitstag aufgrund der zahlungsbegründenden Unterlagen auf ein Wochenende (Sonnabend, Sonntag) oder einen Feiertag, gilt § 193 BGB unmittelbar. Demnach ist eine Zahlung, die zu einem bestimmten Tag zu bewirken ist, und dieser Tag auf ein Wochenende oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag fällt, erst am darauffolgenden nächsten Werktag zu erbringen. Einer Präzisierung des Fälligkeitstages in der Anordnung auf den folgenden nächsten Werktag bedarf es in diesen Fällen nicht.

Zahlungen, die aufgrund spezieller Regelungen vorher zu bewirken sind, müssen zwingend mit der Erfassung des konkreten Datums des Werktages, der dem Wochenende oder dem Feiertag vorangeht, fällig gestellt werden.

Bei Gewährung von Skontoabzügen ist der für den Skontoabzug vorgesehene Zahlungsrahmen bei der Fälligkeitserfassung in vollem Umfang zu nutzen.

4.5 Zahlungsverfahren

Das Zahlungsverfahren definiert, auf welchem Weg die Zahlung/der Lastschrifteinzug vorgenommen werden soll (z. B. SEPA-Überweisung, Auslandszahlung usw.).

Die Auswahl des Zahlungsverfahrens beeinflusst die bankenseitige Dauer und ggf. anfallende Kosten der vorzunehmenden Überweisung. Insofern kommt ihr, insbesondere bei Daueranordnungen, vor dem Hintergrund eines wirtschaftlichen Verwaltungshandelns eine besondere Bedeutung zu.

Erläuterungen und Hinweise zu den zur Verfügung stehenden Zahlungsverfahren werden von der LHK im MF-Intranet veröffentlicht (Pfad: HWS > Landeshauptkasse).

4.6 Mahnschlüssel

Der Mahnschlüssel dient der Zuordnung von Forderungen zu Mahnverfahren. Durch Angabe des sachgerechten Mahnschlüssels bei der Erteilung von elektronischen Annahmeanordnungen wird festgelegt, welche Maßnahmen zur Einziehung der Forderungen nach Ablauf der Zahlungsfrist getroffen werden sollen.

4.7 Kassenzeichen

Kassenzeichen dienen als eindeutiges Zuordnungskriterium der Kommunikation zwischen anordnenden Dienststellen, den für Zahlungen zuständigen Stellen und den Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartnern. Sie gewährleisten die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Anordnungen.

Die anordnenden Dienststellen haben grundsätzlich die vom HVS bei der Erfassung elektronischer Anordnungen automatisch generierten 13-stelligen numerischen Standardkassenzeichen zu verwenden. Sofern es unerlässlich ist, als Kassenzeichen einen ununterbrochenen Nummernkreis zu verwenden, kann dieser auf Antrag bei der Zentralen Verfahrenspflege (ZV/KC-HWS) reserviert werden.

In Ausnahmefällen können Fremdkassenzeichen verwendet werden. Bei der Gestaltung ist sicherzustellen, dass sie die automatische Zuordnung von Zahlungen zweifelsfrei ermöglichen. Fremdkassenzeichen beginnen stets mit den ersten vier Ziffern der Dienststellennummer. Im Zweifel ist bei der Gestaltung der Fremdkassenzeichen das KC-HWS zu beteiligen. Bei Fremdkassenzeichen sind keine Sonder- oder Leerzeichen zu verwenden.

4.8 Leitmerkmale im Zahlungsverkehr (BIC, IBAN, Bankidentifikation, Kontonummer)

Im Zuge der vollautomatisierten Durchführung des Zahlungsverkehrs findet im SEPA-Zahlungsverkehr in der Regel keine Prüfung der Übereinstimmung von Kontoinhaberschaft und Zahlungsempfängerin/Zahlungsempfänger bzw. Zahlungspflichtiger/Zahlungspflichtigem statt. Entscheidendes Leitmerkmal ist die IBAN. Bei Überweisungen außerhalb des SEPA-Raumes ist die IBAN/Kontonummer der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsempfängers und der BIC/die länderspezifische Bankidentifikation des Institutes der Empfängerin/des Empfängers maßgebend.

Den Feststellerinnen und Feststellern obliegt bei der Erfassung der zahlungsrelevanten Daten in den Anordnungen eine besondere Sorgfaltspflicht hinsichtlich der korrekten Erfassung der Leitmerkmale im Zahlungsverkehr.

4.9 Zahlungsgrund, Verwendungszweck

Durch die Eintragungen in den Feldern "Zahlungsgrund" oder "Verwendungszweck" in der Anordnung und einem Vermerk der Merkmale der Nummer 3.1.1 auf den begründenden Unterlagen, wird die Verbindung zwischen den begründenden Unterlagen und den Anordnungen dokumentiert.

Als Zahlungsgrund ist eine maximal 54-stellige Zeichenkette zu erfassen, die der Empfängerin oder dem Empfänger - bei aktiven Lastschrifteinzügen der/dem Zahlungspflichtigen - im Verwendungszweck der Kontogutschrift bzw. -belastung konkrete Informationen zur dortigen Zuordnung übermittelt, z. B. deren oder dessen Kundennummer, Rechnungsdatum, Vertragsnummer oder ähnliche in der Zahlungsaufforderung erbetene Angaben.

Als Verwendungszweck ist eine ebenfalls 54-stellige Zeichenkette zur näheren Begründung der Zahlung, z. B. "Miete Hauptstraße 123" zu erfassen.

Der Verwendungszweck muss die Zuordnung der Zahlung(en) zur begründenden Unterlage ermöglichen.

4.10 Urbelegschlüssel (für Vorverfahren)

Der Urbelegschlüssel dient grundsätzlich der Kommunikation mit Vorverfahren, in denen ebenfalls Identifikationsmerkmale vergeben werden. Falls Urbelegschlüssel (Aktenzeichen, Geschäftszeichen etc.) aus Vorverfahren in das HVS importiert werden sollen, können diese hier eingetragen oder über eine Schnittstelle eingespielt werden. In diesem Feld erfolgt jedoch im Gegensatz zu dem Feld "Kassenzeichen" keine Überprüfung der Eindeutigkeit des Urbelegschlüssels.

4.11 Buchungszeilen, Unterkonto

In der Buchungszeile der Anordnung ist entsprechend des Gruppierungsplans (siehe VV-HNds) die Haushaltsstelle (Kapitel/Titel) anzugeben.

Budgetierte Verwaltungsbereiche müssen hier die entsprechenden Annexkonten angeben. Eine Buchung auf der Haushaltsstelle ist aufgrund der fehlenden Verknüpfung zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in der Regel nicht zulässig.

Des Weiteren ist in der Buchungszeile das Feld "Unterkonto 1 (MbSt)" auszufüllen. Hier ist die mittelbewirtschaftende Stelle einzutragen, welche eine Ermächtigung für die Bewirtschaftung durch Mittelverteilung erhalten hat.

Die Felder "Unterkonto 2 = Kostenstelle" und "Unterkonto 3 = Kostenträger" sind der KLR vorbehalten. Eine Belegung dieser Felder für nicht budgetierte Verwaltungsbereiche ist grundsätzlich nicht zulässig.

Die Felder "Unterkonto 4 = Projekt" und "Unterkonto 5 = Mittelherkunft" können bei Bedarf belegt werden.