13.1 Aufrechnung von Forderungen durch eine Dienststelle

Ergänzend zur VV Nr. 3.1.6 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist Folgendes zu beachten:

Hat eine Dienststelle des Landes eine Zahlung an eine Empfangsberechtigte oder einen Empfangsberechtigten zu leisten, gegen den sie eine fällige Forderung hat, ist, soweit die Aufrechnungslage bekannt ist, gegen den Anspruch der oder des Empfangsberechtigten auf den auszuzahlenden Betrag aufzurechnen. Mit künftig fällig werdenden Forderungen kann gegen den Anspruch auf den auszuzahlenden Betrag aufgerechnet werden, wenn die oder der Empfangsberechtigte zustimmt. Eine Zustimmung wird vermutet, wenn die Forderung, mit der aufgerechnet werden soll, innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt fällig wird, an dem die Auszahlung zu leisten ist. Sind an der Abwicklung einer Aufrechnung zwei anordnende Dienststellen beteiligt, hat grundsätzlich die Stelle die Aufrechnung zu erklären, die die Auszahlung anzuordnen hat.

Ist eine Zahlungspflichtige oder ein Zahlungspflichtiger (Schuldnerin oder Schuldner) mit einer Zahlung an eine Dienststelle des Landes im Rückstand und ist dieser bekannt, dass sie oder er einen Anspruch gegen eine andere Dienststelle des Landes auf Auszahlung eines Betrages hat, so hat die Dienststelle ihre Forderung der anderen Dienststelle mitzuteilen und sie zu ersuchen, den Anspruch der Schuldnerin oder des Schuldners mit der Forderung aufzurechnen.

13.2 Kartenzahlungsverfahren und elektronische Zahlungssysteme

Die in VV Nr. 3.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO dargestellten Kartenzahlungsverfahren sind Girocard (vormals EC-Karte) und Kreditkarten. Elektronische Zahlungssysteme sind Online-Bezahlverfahren (z. B. Paypal, Giropay, Paydirekt). Im Einzelnen wird auf den Bezugserlass zu c verwiesen.

13.3 Kassentitel und sonstige bewirtschaftende Titel

Kassentitel und sonstige bewirtschaftende Titel sind Haushaltsstellen, die nur kassenmäßig abgebildet werden und im HWS als "nicht planmäßige Titel" für:

• Verwahrungen und Vorschüsse,

• Nebenverwaltungen-Selbstbewirtschaftungsmittel,

• Sonderhaushalte sowie

• Abrechnungskonten der LHK

dargestellt werden.

13.3.1 Verwahrungen (VV Nr. 3.8 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)

Im Rahmen der Einrichtung oder Änderungen von HVS-Dienststellen durch die Zentrale Verfahrenspflege im MF werden dienststellenbezogene Verwahrtitel durch die LHK eingerichtet.

Sonstige Verwahrtitel werden auf formlosen Antrag des BfdH der Dienststelle an die E-Mail-Adresse lhk@mf.niedersachen.de eingerichtet.

Die für die Aufklärung von Verwahrungen notwendigen Umbuchungen und Rückzahlungen sind zeitnah (innerhalb von sechs Wochen) als "Interne Aufträge" abzuwickeln. Rückzahlungen unterliegen dem "Vier-Augen-Prinzip" und müssen demzufolge wie Kassenanordnungen von einem oder einer Anordnungsbefugten freigegeben werden.

Im Einzelnen wird auf den Bezugserlass zu d verwiesen.

13.3.2 Vorschüsse (VV Nr. 3.9 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)

Im Rahmen der Einrichtung oder Änderung von HVS-Dienststellen durch die Zentrale Verfahrenspflege im MF werden dienststellenbezogene Vorschusstitel durch die LHK eingerichtet.

Sonstige Vorschusstitel werden auf formlosen Antrag des BfdH der Dienststelle an die E-Mail-Adresse lhk@mf.niedersachen.de eingerichtet.

Die für die Aufklärung von Vorschüssen notwendigen Umbuchungen sind zeitnah als "Interne Aufträge" abzuwickeln.

Bei Vorschüssen, denen Lastschrifteinzüge zugrunde liegen, ist unverzüglich die Rechtmäßigkeit des Einzugs zu prüfen. Bei Vorliegen unberechtigter Lastschrifteinzüge ist unverzüglich die LHK ( lhk-buchfuehrung@mf.niedersachsen.de Tel. 0511 120-8534 oder -8540) zu informieren, damit von hier einer unberechtigten Lastschrift widersprochen und der Betrag zurückgefordert wird.

Im Einzelnen wird auf den Bezugserlass zu e verwiesen.

13.3.3 Nebenverwaltungen-Selbstbewirtschaftungsmittel

Gemäß § 15 Abs. 2 LHO können Ausgabeansätze im Haushaltsplan zur Selbstbewirtschaftung veranschlagt werden, wenn dadurch eine wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung gefördert wird. Die entsprechenden Ausgabeermächtigungen werden dann an die Kassentitel ausgezahlt und dort - auch überjährig - bewirtschaftet.

Titel für Selbstbewirtschaftungsmittel werden - auf formlosen Antrag der BfdH der obersten Landesbehörden - über das zuständige Spiegelreferat beim MF durch die LHK eingerichtet.

13.3.4 Sonderhaushalte

Ermächtigungen für die Einrichtung von Sonderhaushalten ergeben sich durch Haushaltsplan oder durch ein Gesetz.

Das Kapitel wird auf Antrag der BfdH der obersten Landesbehörden durch das zuständige Spiegelreferat beim MF eingerichtet. Danach kann das Ressort die dazugehörigen Titel über das Antragsverfahren des Haushaltsführungssystems einrichten. Die LHK ist zu beteiligen.

13.4 Rückzahlungen von Überzahlungen

Überzahlungen auf Kassenzeichen/Vorgangskonten sind ausschließlich mit "Internen Aufträgen" abzuwickeln; die Verwendung von Auszahlungsanordnungen ist hierbei nicht zulässig.

Bei der Erfassung steht im HVS nur das beschreibbare Feld "Verwendungszweck" zur Verfügung, in das für die Empfängerin oder den Empfänger maßgebliche Angaben einzutragen oder Vorblendungen entsprechend zu überschreiben sind.

Rückzahlungen unterliegen dem "Vier-Augen-Prinzip" und müssen demzufolge wie Kassenanordnungen freigegeben werden.

13.5 Irrtümliche Einzahlungen

Sind Beträge offensichtlich irrtümlich eingezahlt worden, sind sie mit "Interner Auftrag-Rückzahlung" an die Einzahlerin oder den Einzahler zurückzuzahlen und nachvollziehbar zu belegen.

Beträge, die für eine andere juristische Person des öffentlichen Rechts bestimmt sind, können mit "Internem Auftrag" weitergeleitet werden.

Eine Auszahlung an Dritte (Personen oder Unternehmen) ist nicht zulässig.

13.6 Doppelzahlungen

Durch geeignete Maßnahmen - insbesondere durch eine konsequente Belegentwertung - ist sicherzustellen, dass Doppelzahlungen vermieden bzw. entdeckt und die Beträge zurückgefordert werden.

13.7 Regelmäßige Überwachung der "Offene-Posten-Liste"

Die Überwachung von fälligen Annahme- und Auszahlungsanordnungen erfolgt im HVS. Die anordnenden Dienststellen sind gehalten, diese regelmäßig über die Session "Offene Posten - alle Annahmeanordnungen" und "Offene Posten - alle Auszahlungsanordnungen" zu überwachen und ggf. zu bereinigen. Dabei ist vor allem sicherzustellen, dass Ansprüche nicht verjähren.