(1) ¹Das eigenhändige Unterschreiben von Reinschriften ist auf die unbedingt nötigen Fälle zu beschränken. ²Soweit Gesetze, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften die persönliche Unterschrift nicht vorschreiben, werden Reinschriften eigenhändig nur unterschrieben, wenn:

1. 1.

   dies angeordnet oder wegen der Art oder der Bedeutung der Verfügung angemessen ist (zum Beispiel Ernennungen, Entlassungen, Beurteilungen, Vollstreckungshaftbefehle),

2. 2.

   das Schriftstück Erklärungen enthält, die für den Gang des Verfahrens wesentlich sind (zum Beispiel Anklageerhebung, Einlegung und Begründung von Rechtsmitteln, Strafanträge),

3. 3.

   das Schriftstück Erklärungen enthält, für die durch Gesetz oder Verwaltungsvorschriften die Schriftform nach § 126 BGB oder die Unterschrift des Erklärenden, zum Beispiel § 29 Absatz 3 GBO, vorgeschrieben ist; dies gilt insbesondere für Vollstreckungsaufträge, Beitreibungsersuchen, Ersuchen um Eintragung einer Sicherungshypothek, Anträge auf Bestimmung eines Termins zur Abnahme der eidesstattlichen Versicherung, Anträge auf Zwangsversteigerung, Zwangsverwaltung und Eröffnung des Insolvenzverfahrens, Anträge innerhalb dieser Verfahren und Anmeldungen von Forderungen im Insolvenz- und Zwangsversteigerungsverfahren,

4. 4.

   das Schreiben zum repräsentativen Schriftverkehr zu rechnen ist (zum Beispiel Glückwunsch- und Dankschreiben),

5. 5.

   es zur Erleichterung des Geschäftsgangs zweckmäßig erscheint (zum Beispiel gleichzeitige Herstellung von Verfügung und Reinschrift, insbesondere bei der Verwendung von Vordrucksätzen und Textbausteinen).

³Auf die Reinschriften ist der Name der oder des Verfügenden zu setzen, und zwar unter der für die Unterschrift vorgesehenen Stelle. ⁴Wird ein Hochschulgrad geführt, so ist dieser dem Namen voranzustellen. ⁵Das Dienstsiegel ist nur anzubringen, soweit dies besonders vorgeschrieben ist, zum Beispiel in § 29 Absatz 3 GBO.

(2) Wird ein Schreiben, das handschriftlich zu unterzeichnen ist, als gerichtliches elektronisches Dokument erstellt, genügt dieser Form, wenn die verantwortende Person am Ende des Dokuments ihren Namen hinzufügt und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach den jeweiligen Prozessordnungen versieht.

(3) Die häufig wiederkehrenden, ohne Aktenentwurf in der Regel unter Verwendung von Vordrucken "Auf Anordnung" zu fertigenden Schreiben (zum Beispiel Anfragen, Benachrichtigungen, Erinnerungen) sind mit einem Vermerk nach Muster B der Anlage zu vollziehen.

(4) In Fällen, in denen nach einem Gesetz oder einer Verwaltungsvorschrift Geschäfte von der Urkundsbeamtin oder vom Urkundsbeamten der Geschäftsstelle wahrzunehmen sind, zum Beispiel § 315 Absatz 3 Satz 1 ZPO, ist Muster J der Anlage zu verwenden.

(5) ¹In Fällen, in denen nach einem Gesetz oder einer Verwaltungsvorschrift Aufgaben von der Geschäftsstelle wahrzunehmen sind, ist Muster K der Anlage zu verwenden, es sei denn, dass bereits im Briefkopf des Schriftstücks das Wort "Geschäftsstelle" enthalten ist. ²Dies gilt auch, wenn die Stelle, der die dienstliche Verrichtung obliegt, nicht ausdrücklich bezeichnet ist, nach dem Sinn der Bestimmung oder der Verwaltungsübung aber nur die Geschäftsstelle in Betracht kommt, zum Beispiel in § 340a ZPO.