(1) Soweit gesetzliche Bestimmungen, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften Vereinfachungen bei der Fertigung und Übermittlung von Schriftstücken zulassen (zum Beispiel § 703b ZPO), soll hiervon Gebrauch gemacht werden, wenn technische, wirtschaftliche oder sonstige Gründe nicht entgegenstehen.

(2) Mitteilungen, Anforderungen, Aktenübersendungsschreiben und ähnlichen Schreiben, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt werden, sind Unterschriften, Signaturen, Beglaubigungs- oder Ausfertigungsvermerke grundsätzlich nur beizufügen, wenn dies durch gesetzliche Bestimmungen, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben oder es ausdrücklich angeordnet worden ist.

(3) Bei mit Hilfe automatischer Einrichtungen gefertigten Schriftstücken bestimmt die Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft, in welchen Fällen in Justizverwaltungsangelegenheiten und bei Verwaltungsakten, die der Nachprüfung in Verfahren vor den Gerichten der Verwaltungsgerichtsbarkeit unterliegen, auf die Unterschrift, die Namenswiedergabe sowie Beglaubigungs- und Ausfertigungsvermerke verzichtet werden soll (§ 2 Absatz 3 Nummer 1, § 37 Absatz 5 des Verwaltungsverfahrensgesetzes - VwVfG -) und in welchen Fällen der Abdruck eines Dienstsiegels beizufügen ist.

(4) Wenn das für die Empfängerin oder den Empfänger bestimmte Schriftstück nicht unterzeichnet wird, soll der für ihn bestimmte Ausdruck einen Hinweis darauf enthalten, dass er mit Hilfe automatischer Einrichtungen gefertigt und deshalb nicht unterschrieben wurde.