I. Allgemeines

Die manuelle Erhebung erfolgt mit Zählkarten für die Verfahrenserhebung, Übersichten für die Monatserhebung und die Besondere Monatserhebung nach den Mustern der Anlagen 1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22 und 24.

Die Zählkarten werden ausgefüllt, indem in das neben der zutreffenden Antwort befindliche geschlossene Kästchen ein Kreuz eingetragen wird. Bei den offenen Kästchen sind die zutreffenden Ziffern einzutragen.

Im Übrigen sind für das Ausfüllen der Zählkarten und Monatserhebungen die Erläuterungen der Anlagen 2, 4, 6, 8, 10, 12, 15, 17, 19, 21, 23 und 25 zu beachten.

II. Fortlaufende Nummerierung der Zählkarten und Vermerke auf dem Aktenumschlag

(1) Die Zählkarten sind getrennt für jede Erhebungseinheit und jede Art der Zählkarten gesondert in der Reihenfolge ihrer Anlegung fortlaufend zu nummerieren. Die Nummerierung erstreckt sich über vier Jahre und beginnt mit Ablauf des vierten Jahres jeweils von neuem mit der Zahl 1. Der Zeitpunkt des Wechsels rechnet vom 1. Januar 1970 an. Dies gilt auch für Erhebungseinheiten, die während eines laufenden Vierjahreszeitraumes neu gebildet werden.

(2) Die laufende Nummer der Zählkarte ist auf dem Aktenumschlag der Verfahrensakten zu vermerken. Das Abschließen der Zählkarte ist mit Datum und Unterschrift auf dem Aktenumschlag zu dokumentieren. Gleichzeitig ist auf dem Aktenumschlag die laufende Nummer der Zählkarte durchzustreichen Die durchgestrichene Zahl muss lesbar bleiben.

III. Verwahrung der angelegten Zählkarten

(1) Angelegte Zählkarten sind nach Erhebungseinheiten und der Art der Verfahrenserhebung getrennt in der Reihenfolge ihrer laufenden Nummern in der Geschäftsstelle zu verwahren. Die Ablage ist so anzuordnen, dass die zuletzt angelegte Zählkarte jeweils oben liegt, damit die laufende Nummer für die nächste eingehende Sache stets ohne weiteres festgestellt werden kann. Wird die oberste Zählkarte vor Eingang der nächsten Sache abgeschlossen (§ 6), ist durch Vermerk der letzten laufenden Nummer auf einem besonderen Blatt in der Verwahr-mappe oder in sonst geeigneter Weise sicherzustellen, dass die laufende Nummer der erledigten Sache nicht doppelt verwendet wird.

(2) Im Fall des Wegfalls einer Erhebungseinheit ist es nicht zulässig, die Zählkarten umnummeriert zu den Zählkarten der neu zuständigen Erhebungseinheit zu nehmen. Zur Arbeitserleichterung können in diesem Fall die Zählkarten abgelichtet und die Ablichtungen unter der alten Schlüsselzahl der bisherigen Erhebungseinheit unter Ankreuzen des Abschnitts J der Anlagen 1, 3, 5, 9 und 11 sowie des Abschnitts K der Anlage 7 abgeschlossen werden. Die Urschriften der Zählkarten können dann zu der nunmehr zuständigen Erhebungseinheit genommen werden, wo sie eine neue fortlaufende Nummer erhalten Gleichzeitig ist Abschnitt B, gegebenenfalls auch Abschnitt D, zu berichtigen.

(3) Die Aufbewahrung erfolgt in besonderen Mappen. Die Mappen sind mit der Aufschrift "Anhängige Verfahren" und mit der Angabe der Art der Verfahrenserhebung zu versehen. Auf der Außenseite der Verwahrmappe ist ferner die Schlüsselzahl der Erhebungseinheit anzugeben. Auf der Innenseite sind folgende Spalten anzuordnen und nach Ablauf eines jeden Kalendermonats bis zum zweiten Arbeitstag des folgenden Monats auszufüllen:

Anstelle der Übersicht auf der Innenseite der Verwahrmappe kann auch ein entsprechendes Vorblatt den Zählkarten vorgeheftet werden.

Für das Ausfüllen gilt Folgendes:

1. 1.

   Der Bestand zu Beginn des Erhebungsmonats (Spalte 3) entspricht der im Vormonat in Spalte 6 enthaltenen Zahl.

2. 2.

   Der Zugang (Spalte 4) errechnet sich aus der Differenz zwischen der laufenden Nummer der letzten für den Erhebungsmonat und der letzten für den Vormonat angelegten Zählkarte Für jeden ersten Monat nach Neubeginn der Nummerierung mit der Zahl 1 ergibt er sich unmittelbar aus der laufenden Nummer der letzten für den betreffenden Monat angelegten Zählkarte.

3. 3.

   Der Abgang (Spalte 5) ist gleich der Zahl der für die erledigten Verfahren ausgesonderten und der Schlussbehandlung zugeführten Zählkarten Diese Zahl ist aus Spalte 2 der Sammelmappe für die abgeschlossenen Zählkarten zu übernehmen.

4. 4.

   Der Bestand am Ende des Erhebungsmonats (Spalte 6) entspricht der Gesamtzahl der bei Ablauf des Erhebungsmonats in der Verwahrmappe befindlichen angelegten, unerledigten Zählkarten. Er ergibt sich rechnerisch aus der in Spalte 3 eingetragenen Zahl zuzüglich der in Spalte 4 eingetragenen Zahl, abzüglich der in Spalte 5 eingetragenen Zahl. Seine Richtigkeit ist jährlich mindestens zweimal durch Auszählen der in der Verwahrmappe befindlichen Zählkarten zu überprüfen. Ergeben sich bei der Auszählung Differenzen, sind sie durch Korrektur der Spalte 6 zu bereinigen. Im nächsten Erhebungsmonat erscheint in Spalte 3 die korrigierte Zahl. Bei der Auszählung sind nur die Zählkarten von der untersten bis zu der in Spalte 2 bezeichneten Zählkarte zu berücksichtigen Etwaige bereits für den neuen Monat angelegte Zählkarten dürfen nicht mitgezählt werden.

5. 5.

   Mindestens einmal jährlich sind die in der Verwahrmappe befindlichen, länger als zwölf Monate angelegten Zählkarten darauf zu prüfen, ob das betreffende Verfahren nicht bereits bezüglich aller Beteiligten in der Instanz erledigt ist. Sollte das der Fall sein, ist die Zählkarte abzuschließen (§ 6).

6. 6.

   Die Überprüfungen nach den Nummern 4 und 5 sind unter Angabe des Überprüfungstages in Spalte 7 der Übersicht zu vermerken. Der Vermerk ist zu unterschreiben.

IV. Sammlung der abgeschlossenen Zählkarten

(1) Die abgeschlossenen Zählkarten sind in der Geschäftsstelle in einer besonderen Mappe zu sammeln. Hierbei sind die Zählkarten für die jeweils in einem Erhebungsmonat erledigten Verfahren zusammenzufassen. Die Sammlung ist nach Erhebungseinheiten und der Art der Verfahrenserhebung getrennt durchzuführen.

(2) Die Sammelmappe ist mit der Aufschrift "Erledigte Verfahren" und mit der Angabe der Art der Verfahrenserhebung sowie der Schlüsselzahl der Erhebungseinheit zu versehen. Auf der Innenseite der Sammelmappe sind die Spalten

anzuordnen und nach Ablauf eines jeden Erhebungsmonats bis zum zweiten Arbeitstag des folgenden Monats auszufüllen.

Anstelle der Übersicht auf der Innenseite der Sammelmappe kann auch ein entsprechendes Vorblatt den Zählkarten vorgeheftet werden. Die Gesamtzahl der für den abgelaufenen Monat abgeschlossenen Zählkarten (Spalte 2) ist durch Auszählen der in der Sammelmappe befindlichen Zählkarten zu ermitteln. Die Auszählung ist erst vorzunehmen, nachdem die Zählkarten für alle in dem betreffenden Monat erledigten Verfahren abgeschlossen sind. Etwaige bereits für Erledigungen im neuen Monat ausgefüllte Zählkarten dürfen nicht mitgezählt werden.

(3) Die für den abgelaufenen Monat gesammelten Zählkarten sind bis zum zweiten Arbeitstag des folgenden Monats mit einer Monatsübersicht (dreifach) nach den Mustern der Anlagen 14, 16, 18, 20 oder 22 an die Gerichtsverwaltung zur Weiterleitung an das Statistische Landesamt abzuliefern. Die Monatsübersichten sind nach den Erläuterungen der Anlagen 15, 17, 19, 21 oder 23 auszufüllen. Es ist darauf zu achten, dass die allgemeinen Ordnungszahlen (Schlüsselzahl des Gerichts, Schlüsselzahl der Erhebungseinheit) von Zählkarten und Monatsübersichten übereinstimmen.

(4) Die Zweit- oder Drittstücke der Monatsübersicht erhalten die Richter bei den Amtsgerichten und die Vorsitzenden der Kammern oder Senate.

(5) Monatsübersichten sind auch für solche Erhebungseinheiten auszufüllen und abzuliefern, die keine über Zählkarten zu erfassende Verfahren bearbeiten.

V. Besondere Monatsübersicht der Landgerichte

Die Landgerichte fassen den Geschäftsanfall vor den Strafvollstreckungskammern sowie in Führungsaufsichtssachen monatlich in einer Besonderen Monatsübersicht nach Anlage 24 zusammen. Die Angaben dieser Besonderen Monatsübersicht können mit dem Begleitschreiben nach Abschnitt VI zusammengefasst werden.

VI. Übersendung der Erhebungsunterlagen an das Statistische Landesamt

(1) Die Gerichtsverwaltung fasst die für einen Monat abgelieferten Zählkarten aller Erhebungseinheiten nach der Art der Verfahrenserhebung geordnet zusammen und übersendet sie mit den Erststücken der Monatsübersichten bis zum 5. des jeweils folgenden Monats unmittelbar an das Statistische Landesamt. Der Sendung ist ein Begleitschreiben beizufügen. In dem Begleitschreiben ist die Gesamtzahl der übersandten Monatsübersichten anzugeben. Zweit- und Drittstücke der Monatsübersichten dürfen nicht an das Statistische Landesamt übersandt werden. Die Zählkarten für Strafverfahren und die Erststücke der Monatsübersichten sind in der Farbe Hellrot, die Zählkarten für Bußgeldverfahren in der Farbe Orange und die Zweit- und Drittstücke der Monatsübersichten in der Farbe Hellblau gehalten.

(2) Die Begleitschreiben sind ebenso wie die Zählkarten und Monatsübersichten nicht für zusätzliche Mitteilungen an das Statistische Landesamt geeignet. Notwendige Informationen, zum Beispiel Änderungen der Schlüsselzahlen der Erhebungseinheiten, sind durch gesonderte Schreiben mitzuteilen.