Der Kläger begehrt die Löschung von auf seine Person bezogenen Daten in einem Vorgangsbearbeitungssystem der Polizei.

Der Kläger ist Polizeibeamter. Er wird im Bereich der Beklagten beschäftigt. Im März 2006 wurde gegen den Kläger ein Ermittlungsverfahren wegen des Verdachts der Verletzung des Dienstgeheimnisses und einer besonderen Geheimhaltungspflicht eingeleitet. Wegen dieses Verfahrens wurden in dem System zur Vorgangsbearbeitung der Polizei des Landes Niedersachsen mit dem Namen NIVADIS Angaben zur Person des Klägers (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Beruf) erhoben und gespeichert. Der Kläger wurde als Beschuldigter in einem Strafverfahren erfasst. Am 15. März 2006 stellte die Staatsanwaltschaft B. das unter dem Aktenzeichen 140 Js 11793/06 und der NIVADIS-Nr. 20060017295 gegen den Kläger geführte Ermittlungsverfahren mit der Begründung ein, ein Tatverdacht bestehe nicht.

Den Antrag des Klägers auf Löschung der hinsichtlich seiner Person im System NIVADIS gespeicherten Daten lehnte die Beklagte mit Bescheid vom 6. November 2006 ab.

Das Verwaltungsgericht hat die Verpflichtungsklage auf Löschung der personenbezogenen Daten mit Urteil vom 10. April 2008 abgelehnt. Zur Begründung hat es ausgeführt: Der Kläger habe keinen Anspruch auf Löschung von Daten. Rechtsgrundlage für das Begehren sei § 39 a Nds. SOG. Zwar seien die hier streitigen Daten im Zusammenhang mit einem Strafverfahren für Zwecke der Vorgangsverwaltung gespeichert worden. Die Regelung der Strafprozessordnung über die Löschung von für Zwecke des Strafverfahrens gespeicherten Daten finde aber nicht Anwendung. Maßgeblich seien die polizeirechtlichen Vorschriften, weil die personenbezogenen Daten des Klägers in dem Vorgangsbearbeitungssystem NIVADIS gespeichert worden seien, welches nicht nur zur Speicherung von Daten diene, die von den Polizeibehörden im Zusammenhang mit Ermittlungsverfahren erhoben worden seien, sondern auch solcher Daten, die zum Zwecke der Gefahrenabwehr erhoben worden seien. Der Löschungsanspruch bestehe nicht. Die Speicherung der Daten sei weiterhin zu dem in § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG genannten Zweck erforderlich. Aufgabenerfüllung im Sinne dieser Vorschrift sei auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Vorgangsverwaltung. Die Regelung in § 39 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Nds. SOG spreche ebenfalls für die Auslegung, dass § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG auch die Speicherung zum Zwecke der Vorgangsverwaltung erfasse. Es sei nicht zu beanstanden, dass die Beklagte für die Aufbewahrung der gespeicherten Daten eine Frist von fünf Jahren zugrunde lege, die hier noch nicht abgelaufen sei. Die Speicherung von Daten im Rahmen der Vorgangsverwaltung entspreche gängiger Behördenpraxis und sei unerlässlich, um einen geordneten Dienstbetrieb zu gewährleisten. Außerdem sei mit der Speicherung der Daten eine nennenswerte Beeinträchtigung des Klägers nicht verbunden. Die Daten enthielten nur eingeschränkte Informationen über den Kläger. Außerdem bestehe eine Zugangssperre, mit Hilfe derer nur wenigen Mitarbeitern der Beklagten der Zugriff auf die Daten möglich sei.

Der Zulassungsantrag des Klägers, der auf § 124 Abs. 2 Nrn. 1 bis 3 VwGO gestützt wird, ist unbegründet.

Ernstliche Zweifel an der Richtigkeit des verwaltungsgerichtlichen Urteils gemäß § 124 Abs. 2 Nr. 1 VwGO liegen nicht vor. Mit der Zulassungsbegründung macht der Kläger geltend, das Verwaltungsgericht habe zu Unrecht die Voraussetzungen eines Löschungsanspruchs nach § 39 a Nds. SOG geprüft. Die Vorschrift sei über § 483 Abs. 3 StPO weder unmittelbar noch mittelbar anwendbar. Bei dem Datenbanksystem NIVADIS der Polizei in Niedersachsen handele es sich nicht um eine Datei. Es liege auch nicht eine Datenverarbeitung für Zwecke der Vorgangsverwaltung im Sinne des § 485 StPO vor. § 483 Abs. 3 StPO sei deshalb nicht über § 485 Satz 4 StPO entsprechend anwendbar. Mit diesem Vorbringen dringt der Kläger nicht durch.

Der Löschungsanspruch richtet sich nach § 39 a Nds. SOG. Zwar sind personenbezogene Daten des Klägers durch die Polizei für Zwecke des Strafverfahrens im Sinne des § 483 Abs. 1 StPO verarbeitet worden. Mit der Speicherung der im Tatbestand näher bezeichneten Daten im Zuge des gegen den Kläger eingeleiteten Ermittlungsverfahrens hat die Polizei von ihrer Befugnis zur Datenverarbeitung nach der genannten Vorschrift Gebrauch gemacht. Wegen der Erledigung dieses Ermittlungsverfahrens könnte deshalb ein Löschungsanspruch nach § 489 Abs. 2 Nr. 1 StPO in Betracht kommen. Diese Vorschrift greift hier jedoch nicht ein. Sie wird verdrängt durch die Regelung in § 483 Abs. 3 StPO. Erfolgt in einer Datei der Polizei die Speicherung zusammen mit Daten, deren Speicherung sich nach den Polizeigesetzen richtet, so ist nach dieser Vorschrift für die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Rechte der Betroffenen das für die speichernde Stelle geltende Recht maßgeblich. Diese Voraussetzungen liegen hier vor.

Die auf die Person des Klägers bezogenen Daten sind in einer Datei der Polizei gespeichert. Als (automatisierte) Datei ist eine Sammlung von personenbezogenen Daten anzusehen, die durch automatisierte Verfahren nach bestimmten Merkmalen ausgewertet werden kann (vgl. § 46 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG). Von einer automatisierten Verarbeitung und Nutzung wird gesprochen, wenn wesentliche Verfahrensschritte, insbesondere das Lesen und Vergleichen von Daten, in programmgesteuerten Einrichtungen ablaufen (Dammann, in: Simitis, BDSG, 6. Aufl. 2006, § 3 Rn. 82). Dazu reicht es aus, dass die Datensammlung - wie im Falle des in NIVADIS gespeicherten Datenbestandes - maschinell gelesen werden kann. Das System NIVADIS weist ferner bestimmte Merkmale auf, hier Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Beruf einer Person, anhand derer nach dem Betroffenen gezielt gesucht werden kann. Dass es sich bei NIVADIS um ein Vorgangsbearbeitungssystem handelt, steht der Einordnung als Datei nicht entgegen. Gerade in solchen Systemen werden personenbezogene Daten automatisiert erhoben, verarbeitet und genutzt.

In der Datei NIVADIS werden nicht nur personenbezogene Daten gespeichert, verändert oder genutzt, soweit dies für Zwecke des Strafverfahrens nach § 483 Abs. 1 StPO erforderlich ist, sondern auch dann, wenn die Daten für die den Polizeibehörden des Landes obliegende Gefahrenabwehr erforderlich sind. Dieser Zweck der Gefahrenabwehr ergibt sich aus § 38 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. § 39 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Nds. SOG. Es liegt mithin ein Fall vor, in dem der polizeiliche Datenbestand der Verfolgung repressiver und präventiver Aufgabenstellungen dient. Bei dieser Gemengelage verweist § 483 Abs. 3 StPO hinsichtlich des Rechtsschutzes eines von einer Datenverarbeitung der Polizeibehörden Betroffenen auf das Recht, das für die speichernde Stelle maßgeblich ist, hier § 39 a Nds. SOG. Da somit § 483 Abs. 3 StPO unmittelbar Anwendung findet, kommt es nicht darauf an, ob die Vorschrift wegen einer Vorgangsverwaltung im Zuge des strafrechtlichen Ermittlungsverfahrens nach § 485 Satz 1 StPO über Satz 4 dieser Vorschrift entsprechend anzuwenden ist.

Die Voraussetzungen des § 39 a Nds. SOG liegen nicht vor. Nach Abs. 1 Satz 1 dieser Bestimmung sind personenbezogene Daten zu löschen, soweit deren Speicherung, Veränderung oder Nutzung zu einem der in den §§ 38 und 39 genannten Zwecken nicht mehr erforderlich ist. Der Kläger meint, Zweck im Sinne des § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG könne nur der primäre Zweck sein, der Anlass gegeben habe, überhaupt eine Datenspeicherung vorzunehmen, hier also die Durchführung von strafrechtlichen Ermittlungen. Eine Vorgangsverwaltung sei kein Selbstzweck, sondern nur Mittel zu einem primär verfolgten Zweck. Da der primäre Zweck entfallen sei, erweise sich die weitere Datenspeicherung als unzulässig. Anderenfalls könnten beliebig Daten zur Vorgangsverwaltung erhoben werden. Dieses Vorbringen begründet nicht ernstliche Zweifel an der Richtigkeit des vom Verwaltungsgericht gefundenen Ergebnisses.

Ein Zweck im Sinne des § 38 Nds. SOG liegt weiterhin vor. Nach Abs. 1 Satz 1 der Vorschrift kann die Polizei die von ihr im Rahmen der Aufgabenerfüllung nach diesem Gesetz rechtmäßig erhobenen personenbezogenen Daten speichern, verändern und nutzen, wenn dies zu dem Zweck erforderlich ist, zu dem sie erhoben worden sind. Zwar ist die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung, Veränderung und Nutzung der über den Kläger gespeicherten Daten zu Zwecken im Sinne des § 483 Abs. 1 StPO mit der Einstellung des staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsverfahrens entfallen. Die Verarbeitung der Daten in dem vorgenannten Sinn ist aber zur Erfüllung polizeilicher Aufgaben noch erforderlich. Zur Aufgabenerfüllung im Sinne des § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG gehört auch die Vorgangsverwaltung. Darunter sind Tätigkeiten zu verstehen, die dem Nachweis des Eingangs, der Bearbeitung, des Ausgangs und des Verbleibens von Vorgängen dienen (Saipa, Nds. SOG, Loseblattsammlung, Stand: Juni 2008, § 39 Rn. 3). Das Verwaltungsgericht hat zu Recht unter Hinweis auf die Ausführungsbestimmungen zum Nds. SOG, Nr. 38.1 (abgedr. bei Saipa, a.a.O.) ausgeführt, dass es sich hierbei um einen eigenständigen Zweck im Sinne des § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG handelt. Die Vorgangsverwaltung kann neben einen anderen Zweck treten, also, soweit es die originäre Aufgabenstellung der Polizei betrifft, neben die Aufgabe der Gefahrenabwehr, oder sie kann ausschließlicher Zweck sein, wie sich aus § 39 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Nds. SOG ergibt. Die zuletzt genannte Vorschrift regelt eine Zweckdurchbrechung für Daten, die u. a. ausschließlich zur Vorgangsverwaltung gespeichert worden sind. Die Aufnahme einer solchen Vorschrift in das Gesetz spricht für die vom Verwaltungsgericht für richtig und auch vom Senat als zutreffend erachtete Auslegung, dass die Speicherung von Daten zur Vorgangsverwaltung von den in § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG genannten Zwecken erfasst wird.

Im vorliegenden Fall waren die personenbezogenen Daten des Klägers zunächst wegen des gegen den Kläger eingeleiteten Ermittlungsverfahrens im Vorgangsbearbeitungssystem NIVADIS gespeichert worden. Der strafprozessuale Verwendungszweck ist zwar mit der Einstellung des Ermittlungsverfahrens weggefallen. Dieser Wegfall lässt jedoch den Zweck der Vorgangsverwaltung unberührt.

Der Einwand des Klägers, Vorgangsverwaltung dürfe nicht Selbstzweck sein, greift aus mehreren Gründen nicht durch. Zu berücksichtigen ist zunächst, dass die Daten im vorliegenden Verfahren aus einem konkreten Anlass, nämlich der Ermittlung wegen des Verdachts der Begehung einer Straftat, gespeichert wurden. Ferner werden die Daten des Klägers weiterhin benötigt. Ihre Aufbewahrung ist deshalb erforderlich (dazu weiter unten). Schließlich dürfen die Daten des Klägers nach Wegfall des ursprünglichen Speicherungszwecks nur für Zwecke der Vorgangsverwaltung verwendet werden. Die Sperre des § 39 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Nds. SOG ist zu beachten. Die Zweckdurchbrechung ist auf die Abwehr einer gegenwärtigen Gefahr für Leib, Leben oder Freiheit einer Person oder zur Aufklärung einer Straftat von erheblicher Bedeutung beschränkt.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten des Klägers ist für Zwecke der Vorgangsverwaltung erforderlich. Das Verwaltungshandeln muss nachvollziehbar und transparent sein. Es unterliegt deshalb keinen Bedenken, dass die Polizei zum Nachweis einzelner Verfahrensschritte und zur Dokumentation des gesamten Verfahrens verschiedene personenbezogene Daten Betroffener im Vorgangsbearbeitungssystem NIVADIS verarbeitet und diese für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt.

Dem Verwaltungsgericht ist auch darin zu folgen, dass die Aufbewahrung der Daten für einen Zeitraum von fünf Jahren nicht unverhältnismäßig ist. Eine feste zeitliche Obergrenze sieht das Landesrecht nicht vor. Es sind deshalb die Umstände des konkreten Einzelfalles maßgeblich. Diesen hat die Beklagte dadurch Rechnung getragen, dass sie in Anlehnung an eine Verwaltungsvorschrift des Landes zur Aktenordnung (Nds. AktO v. 18.8.2006 - 12 - 02201/02202 -, dort Nr. 9.2) abweichend von dem Regelfall einer Aufbewahrung von 15 Jahren die Frist im vorliegenden Fall auf die Mindestaufbewahrungsfrist von fünf Jahren verkürzt hat.

Die angeordnete Frist ist auch nicht wegen der Bedeutung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung unangemessen. Die Beklagte und das Verwaltungsgericht verweisen mit zutreffenden Erwägungen darauf, dass die Beeinträchtigung des Klägers wegen der Art und des Umfangs der über ihn gespeicherten Daten gering ist. Den Interessen des Klägers wird außerdem dadurch Rechnung getragen, dass die personenbezogenen Daten mit Hilfe einer Zugangssperre nur für wenige Mitarbeiter der Beklagten einsehbar sind.

Der Zulassungsgrund des § 124 Abs. 2 Nr. 2 VwGO ist nicht gegeben. Er setzt voraus, dass die Rechtssache besondere tatsächliche oder rechtliche Schwierigkeiten aufweist. Solche Schwierigkeiten sind nur anzunehmen, wenn die maßgeblichen Tatsachen- und Rechtsfragen nicht in einem Zulassungsverfahren geklärt werden können und deshalb die Durchführung eines Berufungsverfahrens erforderlich ist. So liegt der Fall hier nicht. Dies ergibt sich aus den vorstehenden Ausführungen zu dem Zulassungsgrund des § 124 Abs. 2 Nr. 1 VwGO.

Die Rechtssache hat auch nicht grundsätzliche Bedeutung im Sinne des § 124 Abs. 2 Nr. 3 VwGO. Mit der Grundsatzrüge muss eine tatsächliche oder rechtliche Frage aufgeworfen werden, die entscheidungserheblich ist und über den Einzelfall hinaus im Interesse der Einheitlichkeit der Rechtsprechung oder Fortentwicklung des Rechts einer Klärung bedarf. Soweit der Kläger geltend macht, es stellten sich Fragen nach der richtigen Auslegung der §§ 485 und 483 Abs. 3 StPO bzw. es stellten sich Rechtsfragen im Zusammenhang mit der Zulässigkeit einer Datenspeicherung nach den §§ 38 und 39 Nds. SOG und hinsichtlich der Bedeutung von § 39 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Nds. SOG für die Auslegung von § 38 Nds. SOG, genügen diese Ausführungen nicht dem Darlegungsgebot, wonach eine konkrete Frage, die auch beantwortet werden kann, zu formulieren ist. Soweit der Kläger in der Zulassungsschrift vom 16. Mai 2008 die Frage aufwirft, ob die "Dokumentation" des Vorgangs zu den Zwecken gehört, zu denen die Daten erhoben worden sind, bedarf es zur Klärung dieser Frage nicht der Durchführung eines Berufungsverfahrens. Sie lässt sich unter Rückgriff auf die Ausführungen des Senats zu dem Zulassungsgrund des § 124 Abs. 2 Nr. 1 VwGO beantworten. Gleiches gilt hinsichtlich der Frage, was unter dem Begriff des Zwecks in § 38 Abs. 1 Satz 1 Nds. SOG zu verstehen ist.