5.1 Für die Erhebungsstelle sind zur organisatorischen Trennung von anderen Verwaltungsstellen und zur Sicherung der statistischen Geheimhaltung eigene Posteingänge einzurichten. Dies umfasst die Bereitstellung eines eigenen elektronischen Postfachs, aus dem nur autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Erhebungsstelle die Eingänge abholen können, sowie einer eigenen Postanschrift für schriftliche Unterlagen.

5.2 Alle schriftlichen Eingänge, die für die Erhebungsstelle bestimmt sind, sind dieser unverzüglich und ungeöffnet zuzuleiten. Fehlgeleitete Eingänge müssen der zuständigen Erhebungsstelle unmittelbar und unverzüglich in einem geschlossenen Umschlag zugeleitet werden, wobei der Umschlag entsprechend zu kennzeichnen ist. Bei Einrichtung von besonderen Postfächern in den Poststellen der Kommunen ist sicherzustellen, dass die Erhebungsunterlagen in den Poststellen sicher unter Verschluss und nur für befugte Personen zugänglich aufbewahrt werden.

5.3 Die Erhebungsstellen haben alle Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, sicher aufzubewahren. Sie haben durch geeignete Vorkehrungen dafür Sorge zu tragen, dass die Erhebungsunterlagen während und außerhalb der Dienstzeit Unbefugten nicht zugänglich sind, z. B. durch Lagerung der Erhebungsunterlagen ausschließlich in den Räumlichkeiten der Erhebungsstelle und Sicherung dieser Räumlichkeiten oder Verwahrung der Erhebungsunterlagen in besonders gesicherten Schränken.

5.4 Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, dürfen nur vervielfältigt werden, wenn und soweit dies zur Durchführung eines gerichtlichen Verfahrens, eines Verwaltungsvollstreckungsverfahrens oder eines Bußgeldverfahrens erforderlich ist. Vervielfältigungen, die nicht mehr benötigt werden, sind zum frühestmöglichen Zeitpunkt datenschutzgerecht zu entsorgen.

5.5 Die Erhebungsstellen haben die Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, fristgerecht zur Abholung durch die Landesstatistikbehörde bereitzustellen oder an diese entsprechend den Arbeitsanleitungen oder Weisungen zu übersenden.