RdErl. d. MI v. 22. 7. 2021 - 42.99-19120/20-03-2 -

Vom 22. Juli 2021 (Nds. MBl. S. 1285)

-VORIS 29100 -

Die nach § 2 Abs. 1 Nds. AG ZensG 2022 vom 28. 4. 2021 (Nds. GVBl. S. 234) zuständigen Gemeinden und Landkreise (Kommunen) haben zur Erfüllung ihrer Aufgaben im erforderlichen Umfang örtliche Erhebungsstellen einzurichten. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben haben sie die statistische Geheimhaltung zu gewährleisten. Zur Konkretisierung dieser rechtlichen Anforderung und zur einheitlichen Handhabung werden die nachstehenden Verwaltungsvorschriften gemäß § 2 Abs. 4 Nds. AG ZensG 2022 erlassen. Diese enthalten im Wesentlichen Ausführungen zu den näheren Anforderungen, die an die Abschottung der Erhebungsstellen zu stellen sind.

1.1 Für jede Erhebungsstelle sind eine Leitung sowie deren Stellvertretung zu bestellen. Die Leitung hat insbesondere die vorbereitenden Maßnahmen zur Erfüllung der Aufgaben der Erhebungsstelle zu veranlassen. Sie verantwortet die Durchführung der Erhebungen. Sie nimmt die Vorgesetztenfunktion über das Personal der Erhebungsstelle wahr und steuert den Einsatz der Erhebungsbeauftragten.

1.2 Die Leitung der Erhebungsstelle und deren Stellvertretung werden von der Hauptverwaltungsbeamtin oder von dem Hauptverwaltungsbeamten der Kommune bestimmt. Die Leitung untersteht ihr oder ihm unmittelbar, es sei denn, sie oder er unterstellt die Leitung der Erhebungsstelle einer anderen Person des Leitungspersonals der Kommune.

2.1 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen müssen Gewähr für Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit bieten. Sie sind vor ihrem Einsatz über die Beachtung und Einhaltung der gesetzlichen Ge- und Verbote zur Sicherung des Datenschutzes zu belehren und entsprechend der Regelung in § 19 Abs. 3 ZensG 2022 auf die Wahrung des Statistikgeheimnisses schriftlich zu verpflichten.

2.2 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen dürfen die aus ihrer Tätigkeit gewonnenen Erkenntnisse über Auskunftspflichtige während und nach Beendigung ihrer Tätigkeit in der Erhebungsstelle nicht in anderen Verfahren oder für andere Zwecke verarbeiten. Das hier inbegriffene Offenbarungsverbot greift auch gegenüber Vorgesetzten, die nicht in der Erhebungsstelle tätig sind.

2.3 Die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte, deren Stellvertretung oder die nach Nummer 1.2 Satz 2 bestimmte Person des Leitungspersonals dürfen keinen Einblick in statistische Einzelangaben nehmen.

3.1 Die Erhebungsstellen sind für die Dauer der Bearbeitung und Aufbewahrung von statistischen Einzelangaben personell, organisatorisch, technisch und räumlich von anderen Verwaltungsstellen zu trennen.

3.2 Die in der Erhebungsstelle tätigen Personen (Erhebungsstellenleitung und Sachbearbeitung) dürfen während der Tätigkeit nicht zugleich, d. h. solange und soweit sie Zugang zu statistischen Einzelangaben haben, mit anderen Aufgaben des Verwaltungsvollzugs betraut werden. Sie dürfen insbesondere nicht gleichzeitig Zugriff auf verschiedene Datenbestände haben.

3.3 Der Wechsel kommunaler Bediensteter von ihrem zugewiesenen Arbeitsplatz in der Erhebungsstelle in den (normalen) Verwaltungsdienst ist jedoch nicht von vornherein ausgeschlossen. Die Festlegung der Zeiten, die den Tätigkeiten in der Erhebungsstelle vorbehalten sind, ist in das pflichtgemäße Ermessen der Leitung der Erhebungsstelle gestellt. Die Zeiträume sind mit Blick auf den für die Erhebungsstelle zu erwartenden Geschäftsanfall sowie unter besonderer Berücksichtigung der Verfahrensregelungen im Übrigen wie auch unter Gesichtspunkten der Praktikabilität zu bestimmen. Die Grenze des Zulässigen ist dann überschritten, wenn sich die Tätigkeitsbereiche so berühren, dass eine Vermischung der Tätigkeiten und der dabei gewonnenen Erkenntnisse naheliegt.

3.4 Obliegt die Durchführung von Verwaltungsvollstreckungsverfahren, Bußgeldverfahren und gerichtlichen Verfahren nicht der Erhebungsstelle, so darf diese den hierfür zuständigen Verwaltungsstellen der Kommunen die für die Durchführung dieser Verfahren notwendigen Angaben über den Umfang der Auskunftsverweigerung mitteilen. Notwendig sind in diesem Sinne Angaben, die zur Durchführung dieser Aufgaben unerlässlich sind. Diese Angaben unterliegen dem Zweckbindungs- und Geheimhaltungsgebot. Statistische Einzelangaben dürfen nicht mitgeteilt werden. Für die mit der Verwaltungsvollstreckung, mit Bußgeldverfahren und der Durchführung gerichtlicher Verfahren im Zusammenhang mit der Durchführung des Zensus 2022 betrauten Personen gilt Nummer 2.2 entsprechend.

4.1 Die Erhebungsstellen sind gegen den Zutritt unbefugter Personen hinreichend zu schützen. Sie sind in eigenen Räumen unterzubringen, wobei ein eigenes Gebäude nicht erforderlich ist. Zutritt zu den Räumen der Erhebungsstelle haben nur die dort tätigen, die in Nummer 1.2 genannten und die für die Fachaufsicht zuständigen Personen.

4.2 Die Befugnisse der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz nach § 20 Abs. 4 NDSG bleiben hiervon unberührt. Ihr ist insbesondere Zugang zu den Diensträumen, einschließlich aller Datenverarbeitungsanlagen und -geräte sowie zu Verfahrensverzeichnissen und Dokumentationen zu gewähren, die sie zur Ausübung der Kontrollbefugnis für erforderlich hält.

4.3 Ausgenommen von dem Zutrittsverbot sind auch sonstige amtliche Stellen, die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben ein Zutrittsrecht haben, wie insbesondere Gefahrenabwehr- und Polizeibehörden, Feuerwehr sowie Rettungsdienste in Not- oder Unglücksfällen. Sicherzustellen ist, dass diese Personen - soweit möglich - keinen Einblick in Unterlagen nehmen, die statistische Einzelangaben enthalten.

4.4 Technisches Personal (z. B. Reinigungskräfte, Handwerkerinnen und Handwerker oder datenverarbeitendes Personal) darf den abgeschotteten Bereich der Erhebungsstelle nur betreten, wenn durch anwesendes Personal der Erhebungsstelle oder auf andere Weise sichergestellt ist, dass keine Kenntnis von Einzelangaben genommen werden kann.

4.5 Auskunftspflichtige und Erhebungsbeauftragte dürfen für mündliche Anfragen sowie zur Abholung oder Abgabe schriftlicher Erhebungsunterlagen lediglich Zutritt zu einem Auskunftsbereich haben, der räumlich so vom abgeschotteten Bereich der Erhebungsstelle getrennt ist, dass sie keine Kenntnis über erhobene Daten nehmen können. Diesen Anforderungen kann auch eine Abtrennung mittels Trennwänden genügen, wenn und soweit dadurch die Geheimhaltung statistischer Daten gewährleistet ist.