Gemäß VV Nr. 5.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO sind Bücher zehn Jahre, Belege sechs Jahre und die übrigen Unterlagen ein Jahr aufzubewahren.

Die im HVS gespeicherten Belegdaten werden gemäß VV Nr. 5.7.5 nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (frühestens nach zehn Jahren) gelöscht (reorganisiert). Voraussetzung für diese Reorganisation ist, dass zu dem Beleg kein offener Posten besteht und es innerhalb der letzten zehn Jahre keine Belegaktivität gegeben hat.

Die Dienststellen werden durch eine Systemmeldung im HVS über die Reorganisation in ihren Bereichen informiert.