1.
Beurteilungsbeiträge

1. (1)

   Vor der Erstellung der Regelbeurteilung soll die Beurteilerin oder der Beurteiler schriftliche Beurteilungsbeiträge einholen, um sich ein möglichst umfassendes Bild zu verschaffen. Ersteller von Beurteilungsbeiträgen sind weitere Vorgesetzte (z.B. Gruppenleitungen) sowie in geeigneten Fällen auch Beschäftigte, die mit der oder dem zu Beurteilenden zusammenarbeiten.

2. (2)

   Die Beurteilerin oder der Beurteiler soll insbesondere schriftliche Beurteilungsbeiträge von unmittelbaren Vorgesetzten einholen bei über drei Monate andauernden Umsetzungen oder Abordnungen sowie immer dann, wenn es aus anderen Gründen sachdienlich erscheint (z.B. gleichzeitige Tätigkeit in mehreren Behörden, Beurlaubung oder Freistellung als Mitglied der Personalvertretung oder Schwerbehindertenvertretung, wenn die dienstliche Tätigkeit weniger als 25 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit beansprucht).

3. (3)

   Für Beamtinnen und Beamte, die im Beurteilungszeitraum mehr als sechs Monate außerhalb des Geschäftsbereiches der Beurteilerin oder des Beurteilers eingesetzt waren, ist ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag einzuholen. Ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag ist auch bei einer Versetzung an eine andere Behörde zu erstellen, wenn der Zeitraum seit der letzten Beurteilung mehr als sechs Monate beträgt.

4. (4)

   Die Beurteilungsbeiträge sind grundsätzlich zeitnah unter Verwendung der Beurteilungsvordrucke zu erstellen. Diese sind durch die Beurteilerin oder den Beurteiler bekannt zu geben. Aus Anlass der Erstellung von Regelbeurteilungen eingeholte Beurteilungsbeiträge sind zusammen mit dem Beurteilungsentwurf nach erfolgter Beurteilerkonferenz bekannt zu machen. Bei den einzelnen Leistungsmerkmalen sind Kreuze zu setzen. Zusätzlich hat bei Nummer 13 "Gesamtbeurteilung" eine globale Würdigung der Leistung und Befähigung ohne Gesamturteil zu erfolgen. Sinngemäß ist bei der Erstellung von Anlassbeurteilungen zu verfahren. Die Beurteilungsbeiträge werden Bestandteil der Personalakte.

5. (5)

   Wechselt die Beurteilerin oder der Beurteiler innerhalb von sechs Monaten vor dem jeweiligen Stichtag, so erstellt die zuvor zuständige Beurteilerin oder der zuvor zuständige Beurteiler einen schriftlichen Beurteilungsbeitrag.

2.
Beurteilerkonferenz

1. (1)

   Vor der Erstellung der Regelbeurteilungen sollen Beurteilerkonferenzen stattfinden, soweit die jeweilige Vergleichsgruppe behördenübergreifend gebildet wird oder für die jeweilige Vergleichsgruppe innerhalb einer Behörde mehrere Beurteilerinnen und Beurteiler zuständig sind. Die Beurteilerkonferenz tritt rechtzeitig vor dem festgelegten Beurteilungsstichtag zusammen.

2. (2)

   Die Beurteilerkonferenz dient dazu, die Vorgehensweise der Beurteilerinnen und Beurteiler zu vereinheitlichen, um die Einhaltung der Beurteilungsmaßstäbe sicherzustellen. Die Beurteilerkonferenz gliedert sich in zwei Abschnitte. In einem ersten Abschnitt sind Maßstäbe und Kriterien zu diskutieren (Abschnitt IV Nr. 1 und 2), durch welche die Voraussetzungen für das Erreichen bestimmter Rangstufen festgelegt werden. Dabei ist auf ein leistungsgerecht abgestuftes sowie untereinander vergleichbares Beurteilungsergebnis hinzuwirken. Im zweiten Abschnitt der Beurteilerkonferenz tauschen sich die Beurteilerinnen und Beurteiler über die Anwendung der im ersten Abschnitt gebildeten Maßstäbe aus. Die Beurteilerkonferenz hat keine Befugnis, Mehrheitsbeschlüsse über die Beurteilungen einzelner Beamtinnen und Beamten zu fassen. Die Beurteilerinnen und Beurteiler bleiben verantwortlich für die individuellen Beurteilungen.

3. (3)

   Die Beurteilerkonferenz besteht aus den jeweiligen Beurteilerinnen und Beurteilern sowie den zuständigen Verwaltungsdezernentinnen und Verwaltungsdezernenten. Für den ersten Abschnitt der Beurteilerkonferenz sind Mitglieder der Beurteilerkonferenz auch die Gleichstellungsbeauftragte, ein Mitglied der Personalvertretung und eine Vertreterin oder ein Vertreter der Schwerbehinderten jeweils auf der Ebene der Mittelbehörde oder hinsichtlich der Schwerbehindertenvertretung auf der Ebene der Landgerichtsbezirke.

4. (4)

   Für die Fachgerichte, Staatsanwaltschaften und Mittelbehörden selbst können die Konferenzen auf Ebene der Mittelbehörden, im Übrigen auf Ebene der Landgerichtsbezirke stattfinden.

5. (5)

   Bei der Durchführung der Beurteilerkonferenzen sind datenschutzrechtliche Belange zu berücksichtigen. Besonders schutzwürdige persönliche Merkmale sind von der Erörterung auszunehmen.

3.
Beurteilungsgespräche

Bevor die Beurteilung fertiggestellt wird, hat die Beurteilerin oder der Beurteiler mit der Beamtin oder dem Beamten ein Gespräch über den wahrgenommenen Aufgabenbereich und das Leistungs- und Befähigungsbild zu führen. Auf das Gespräch kann in besonderen Ausnahmefällen verzichtet werden. Ein besonderer Ausnahmefall liegt insbesondere dann vor, wenn wegen einer langzeitigen Abwesenheit der oder des zu Beurteilenden das Gespräch nicht geführt werden kann oder die oder der zu Beurteilende ein Gespräch ablehnt. Die Beteiligung erfolgt dann im schriftlichen Verfahren, in welchem der oder dem zu Beurteilenden der Beurteilungsentwurf mit Gelegenheit zur Stellungnahme zu übersenden ist.

4.
Eröffnung und Verwahrung

Nach Fertigstellung ist die Beurteilung der Beamtin oder dem Beamten durch die Beurteilerin oder den Beurteiler bekannt zu geben und mit ihr oder ihm zu besprechen. Die Eröffnung der Beurteilung ist aktenkundig zu machen. Die Beurteilung ist auf dem Dienstweg der Ernennungsbehörde vorzulegen und zur Personalakte zu nehmen. Bei der Beurteilungsnachzeichnung ist entsprechend zu verfahren. Auf die persönliche Bekanntgabe und Besprechung der Beurteilung kann in besonderen Ausnahmefällen verzichtet werden. Ein besonderer Ausnahmefall liegt insbesondere dann vor, wenn wegen einer langzeitigen Abwesenheit der oder des zu Beurteilenden die Besprechung nicht erfolgen kann oder die oder der zu Beurteilende eine solche Besprechung ablehnt. In einem solchen Fall ist die Beurteilung in anderer geeigneter Weise bekanntzugeben (z.B. durch postalische Übersendung).

5.
Frist

Das Beurteilungsverfahren ist innerhalb von vier Monaten nach dem Stichtag oder dem Beurteilungsanlass abzuschließen.

6.
Beurteilungsstatistik

Die Ergebnisse der erstellten Beurteilungen sollen nach dem jeweiligen Beurteilungsstichtag in Beurteilungsstatistiken zusammengefasst werden. Diese sind den Beurteilerinnen und Beurteilern, den Beurteilten, den Gleichstellungsbeauftragten, den Personalvertretungen und Schwerbehindertenvertretungen sowie dem Justizministerium bekannt zu geben. Das Justizministerium erstellt eine landesweite Beurteilungsstatistik und gibt diese in seinem Geschäftsbereich bekannt. Eine Individualisierung einzelner Beurteilungsergebnisse ist auszuschließen.