(1) Die Erledigungsstücke sind der ersuchenden Stelle mit einem Begleitschreiben zu übersenden (§ 7 Nummer 1 Buchstabe b). Dieses ist in deutscher Sprache abzufassen. Übersetzungen sind nicht beizufügen. Zahl und Art der beiliegenden Erledigungsstücke sind anzugeben. Soweit bei der Rückleitung von Zustellungszeugnissen Vordrucke nach der EG-Zustellungsverordnung, nach Artikel 6 des Haager Zustellungsübereinkommens vom 15. November 1965 oder nach bilateralen Zusatzvereinbarungen (siehe Länderteil) benutzt werden, sind Begleitschreiben grundsätzlich nicht erforderlich. Im Anwendungsbereich der EG-Beweisaufnahmeverordnung erfolgt die Übersendung unter Beifügung einer Erledigungsbestätigung unter Verwendung des vorgesehenen Formblatts. Die Sprachregelung für die Ausfüllung dieser Vordrucke ergibt sich aus dem Länderteil.

(2) In das Begleitschreiben sind gegebenenfalls nähere Angaben aufzunehmen, die dem ersuchenden Gericht die rechtliche Beurteilung der Art der Erledigung erleichtern. Dies ist insbesondere dann geboten, wenn aufgrund der deutschen Verfahrensvorschriften von den Wünschen der ausländischen Stelle abgewichen werden musste. In dem Begleitschreiben ist ferner anzugeben, aus welchen Gründen ein Ersuchen nicht oder nicht in vollem Umfang erledigt werden konnte. Konnte das Ersuchen wegen seines verspäteten Eingangs nicht mehr rechtzeitig erledigt werden (§ 84 Absatz 5), so ist hierauf besonders hinzuweisen. Sofern eine Ladung zugestellt worden ist, in der Zwangsmaßnahmen oder Strafen angedroht worden sind, ist der ersuchenden ausländischen Stelle mitzuteilen, dass diese Androhung in der Bundesrepublik Deutschland nicht durchsetzbar und der Empfänger hierauf hingewiesen worden ist.

(3) Ist wegen des bevorstehenden Ablaufs einer von der ersuchenden Stelle gesetzten Frist oder aus sonstigen Gründen eine besonders beschleunigte Rücksendung angezeigt, so ist auf den Grund in dem Begleitschreiben hinzuweisen und dieses selbst als Eilsache zu bezeichnen.

(4) Das Begleitschreiben ist stets durch einen Richter unter Beifügung seiner Amtsbezeichnung zu unterschreiben. In Verfahren, die dem Rechtspfleger zur Erledigung übertragen sind, unterschreibt in gleicher Weise der Rechtspfleger. Ein Abdruck des Dienststempels oder Dienstsiegels ist beizufügen.