Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, im Rahmen seiner Projektbeschreibung eine Meilensteinplanung anzufertigen. Hierbei sind mindestens zwei Meilensteine (sinnvoll abgrenzbare Projektabschnitte) festzulegen, maximal vier. Der letzte Meilenstein entspricht einem Abschlussbericht über das Vorhaben. Der Nachweis des letzten Meilensteins ersetzt den Verwendungsnachweis.

Der Zuwendungsempfänger muss seine Projektkalkulation detailliert begründen und mit geeigneten Belegen die Angemessenheit des Ausgabenansatzes nachweisen. Die Gesamtausgaben der Projektkalkulation sind gemäß der Wertigkeit der Meilensteine anteilig auf diese zu verteilen. Sofern eine Förderung von Personalkosten in Betracht kommt (siehe Nummer 5.8), sind diese gemäß Personalkostenpauschale geltend zu machen.

Die Bewilligungsstelle setzt den Meilensteinplan nach erfolgter Plausibilisierung im Zuwendungsbescheid verbindlich fest.

Die Bewilligungsstelle prüft aufgrund der Angaben im Konzept die Notwendigkeit der geltend gemachten Ausgaben (Ausgabe erforderlich für die Projektdurchführung?) und die Angemessenheit anhand von vom Antragsteller vorzulegenden Vergleichsangeboten, Markterkundungen (Internetrecherche der angesetzten Preise) oder Rechnungskopien aus vorangegangenen ähnlich gelagerten Maßnahmen. Zur Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit können auch Bestätigungen externer Stellen herangezogen werden.

Sofern eine Förderung von Personalkosten in Betracht kommt (siehe Nummer 5.8), muss die Bewilligungsstelle aufgrund der Angaben im Konzept die Angemessenheit des Personaleinsatzes überprüfen (Art der Projekttätigkeit erforderlich für Projektdurchführung, Stellenanteil realistisch geplant und nachvollziehbar?)

Die Bewilligung, Auszahlung und Abrechnung der Vorhaben erfolgt aufgrund von Pauschalen entsprechend der geplanten und erreichten Meilensteine.

Die Realisierung der Meilensteine ist anhand qualitativer Nachweise zu belegen. Dies können z. B. sein:

• Fotonachweise,

• Nachweis der Auftragserteilung/Auftragserteilungen,

• Presseveröffentlichungen,

• Bestätigungen externer Stellen, die vor Ort eine Realisierung überprüft haben,

• Bautagebuch: Dokumentation des Bauablaufes durch Auftragnehmer der Bauleistung,

• Bestätigung Dritter, die z. B. an Veranstaltungen teilgenommen oder sich an anderen Aktivitäten beteiligt haben.

Eigenerklärungen beispielsweise in Form von Sachberichten oder Rechnungen sind als Nachweise nicht zugelassen. Der Projektträger muss im Projektantrag einen Vorschlag unterbreiten, anhand welcher Nachweise er die Meilensteine im Rahmen der Mittelanforderung belegen wird.

Auszahlungen dürfen nur soweit und nicht eher erfolgen, als die im Bewilligungsbescheid verbindlich erklärten Meilensteine zum vereinbarten Zeitpunkt durch geeignete Nachweise belegt und von der Bewilligungsstelle geprüft wurden ("Ausgabenerstattungsprinzip").

Folgende Nummern der ANBest EFRE/ESF+ finden bei Anwendung der "Gesamtpauschale gemäß Haushaltsplanentwurf" gemäß Artikel 53 der Verordnung (EU) 2021/1060 grundsätzlich keine Anwendung: die Nummern 5.1, 5.2, 6.2, 6.3., 6.4., 6.5 und 7. Die Bewilligungsstelle hat aber sicherzustellen, dass die Vorgaben der Nummer 2 Satz 2 der ANBest-EFRE/ESF+ beachtet werden.

Im Zuwendungsbescheid sind Aufbewahrungspflichten und -fristen des Zuwendungsempfängers insbesondere im Hinblick auf Nummer 9 der ANBest-EFRE/ESF+ zu regeln.