8.1 Bevor die Beurteilung fertiggestellt wird, hat eine der Beurteilerinnen oder einer der Beurteiler oder haben die Beurteilerinnen und Beurteiler gemeinsam mit der oder dem Beschäftigten ein Gespräch über den wahrgenommenen Aufgabenbereich und das Leistungs- und Befähigungsbild zu fuhren. Dabei sind insbesondere die Dienstposten- oder Arbeitsplatzanforderungen und die erbrachten Leistungen zu besprechen. Das Beurteilungsgespräch soll auch dazu dienen, Anerkennung zu äußern und Hilfestellungen zu geben, wenn Schwächen und Mängel deutlich werden. Die Durchführung dieses Gesprächs ist aktenkundig zu machen. Auf das Gespräch kann in besonderen Ausnahmefällen verzichtet werden. Ein besonderer Ausnahmefall liegt insbesondere dann vor, wenn wegen einer langzeitigen Abwesenheit der oder des zu Beurteilenden das Gespräch nicht geführt werden kann oder die oder der zu Beurteilende ein Gespräch ablehnt. Die Beteiligung erfolgt dann im schriftlichen Verfahren, in welchem der oder dem zu Beurteilenden der Beurteilungsentwurf mit Gelegenheit zur Stellungnahme zu ubersenden ist.

8.2 Nach Fertigstellung ist die Beurteilung der oder dem Beschäftigten von einer der Beurteilerinnen oder einem der Beurteiler oder den Beurteilerinnen und Beurteilern gemeinsam bekannt zu geben und mit ihr oder ihm nochmals abschließend zu besprechen. In den Fällen nach Nummer 6.4 obliegen die Bekanntgabe und das Gespräch der Behördenleiterin oder dem Behördenleiter. Auf die persönliche Bekanntgabe und Besprechung der Beurteilung kann in besonderen Ausnahmefällen verzichtet werden. Ein besonderer Ausnahmefall liegt insbesondere dann vor, wenn wegen einer langzeitigen Abwesenheit der oder des zu Beurteilenden die Besprechung nicht erfolgen kann oder die oder der zu Beurteilende eine solche Besprechung ablehnt. In einem solchen Falle ist die Beurteilung in anderer geeigneter Weise bekannt zu geben (z. B. durch postalische Übersendung).