I. Allgemeines

¹Die manuelle Erhebung erfolgt mit Zählkarten für die Verfahrenserhebung, Übersichten für die Monatserhebung und die Besondere Monatserhebung nach den Mustern der Anlagen 1, 4, 6 und 8.

²Die Zählkarten werden ausgefüllt, indem in das neben der zutreffenden Antwort befindliche geschlossene Kästchen ein Kreuz eingetragen wird. ³Bei den offenen Kästchen sind die zutreffenden Ziffern einzutragen.

⁴Im Übrigen sind für das Ausfüllen der Zählkarten und Monatserhebungen die Erläuterungen der Anlagen 2, 5, 7 und 9 zu beachten.

II. Fortlaufende Nummerierung der Zählkarten und Vermerke auf dem Aktenumschlag

(1) ¹Die Zählkarten sind getrennt für jede Erhebungseinheit gesondert in der Reihenfolge ihrer Anlegung fortlaufend zu nummerieren. ²Die Nummerierung erstreckt sich über vier Jahre und beginnt nach Ablauf des vierten Jahres jeweils von neuem mit der Zahl 1. ³Der Zeitpunkt des Wechsels rechnet vom 1. Januar 1976 an. ⁴Dies gilt auch für Erhebungseinheiten, die während eines laufenden Vierjahreszeitraums neu gebildet werden.

(2) ¹Sind für ein Dezernat mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle zuständig, nummeriert jede Abteilung ihre Zählkarte der betreffenden Erhebungseinheit gesondert durch. ²In diesen Fällen teilt die Behördenleitung den jeweiligen Abteilungen Nummernblocks zu, zum Beispiel einer Abteilung von 1 bis 400000 und einer zweiten Abteilung von 400001 bis 800000.

(3) ¹Die laufende Nummer der Zählkarte ist auf dem Aktenumschlag der Verfahrensakten zu vermerken. ²Das Abschließen der Zählkarte ist mit Datum und Unterschrift auf dem Aktenumschlag zu dokumentieren. ³Gleichzeitig ist auf dem Aktenumschlag die laufende Nummer der Zählkarte durchzustreichen. ⁴Die durchgestrichene Zahl muss lesbar bleiben.

III. Verwahrung der angelegten Zählkarten

(1) ¹Angelegte Zählkarten sind nach Erhebungseinheiten getrennt in der Reihenfolge ihrer laufenden Nummern in der Geschäftsstelle zu verwahren. ²Die Ablage ist so anzuordnen, dass die zuletzt angelegte Zählkarte jeweils oben liegt, damit die laufende Nummer für die nächste eingehende Sache stets ohne Weiteres festgestellt werden kann. ³Wird die oberste Zählkarte vor Eingang der nächsten Sache abgeschlossen (§ 6), ist durch Vermerk der letzten laufenden Nummer auf einem besonderen Blatt in der Verwahrmappe oder in sonst geeigneter Weise sicherzustellen, dass die laufende Nummer der erledigten Sache nicht doppelt verwendet wird.

(2) ¹Im Fall des Wegfalls einer Erhebungseinheit ist es nicht zulässig, die Zählkarten umnummeriert zu den Zählkarten der neu zuständigen Erhebungseinheit zu nehmen. ²Zur Arbeitserleichterung können in diesem Fall die Zählkarten abgelichtet und die Ablichtungen unter der alten Schlüsselzahl der bisherigen Erhebungseinheit unter Ankreuzen des Abschnitts N der Anlage 1 abgeschlossen werden. ³Die Urschriften der Zählkarten können dann zu der nunmehr zuständigen Erhebungseinheit genommen werden, wo sie eine neue fortlaufende Nummer erhalten. ⁴Gleichzeitig ist Abschnitt C gegebenenfalls auch Abschnitt E zu berichtigen.

(3) ¹Die Aufbewahrung erfolgt in besonderen Mappen. ²Die Mappen sind mit der Aufschrift "Anhängige Verfahren" zu versehen. ³Auf der Außenseite der Verwahrmappe ist ferner die Schlüsselzahl der Erhebungseinheit anzugeben. ⁴Auf der Innenseite sind folgende Spalten anzuordnen und nach Ablauf eines jeden Kalendermonats bis zum zweiten Arbeitstag des folgenden Monats auszufüllen:

⁵Anstelle der Übersicht auf der Innenseite der Verwahrmappe kann auch ein entsprechendes Vorblatt den Zählkarten vorgeheftet werden.

⁶Für das Ausfüllen gilt Folgendes:

1. 1.

   Der Bestand zu Beginn des Erhebungsmonats (Spalte 3) entspricht der im Vormonat in Spalte 6 enthaltenen Zahl.

2. 2.

   ¹Der Zugang (Spalte 4) errechnet sich aus der Differenz zwischen der laufenden Nummer der letzten für den Erhebungsmonat und der letzten für den Vormonat angelegten Zählkarte. ²Für jeden ersten Monat nach Neubeginn der Nummerierung mit der Zahl 1 (Abschnitt II Absatz 1 Satz 2) ergibt er sich unmittelbar aus der laufenden Nummer der letzten für den betreffenden Monat angelegten Zählkarte.

3. 3.

   ¹Der Abgang (Spalte 5) ist gleich der Zahl der für die erledigten Verfahren ausgesonderten und der Schlussbehandlung zugeführten Zählkarten. ²Diese Zahl ist aus Spalte 2 der Sammelmappe für die abgeschlossenen Zählkarten (Abschnitt IV) zu übernehmen.

4. 4.

   ¹Der Bestand am Ende des Erhebungsmonats (Spalte 6) entspricht der Gesamtzahl der bei Ablauf des Erhebungsmonats in der Verwahrmappe befindlichen angelegten, unerledigten Zählkarten. ²Er ergibt sich rechnerisch aus der in Spalte 3 eingetragenen Zahl zuzüglich der in Spalte 4 eingetragenen Zahl, abzüglich der in Spalte 5 eingetragenen Zahl. ³Seine Richtigkeit ist mindestens vierteljährlich durch Auszählen der in der Verwahrmappe befindlichen Zählkarten zu überprüfen. ⁴Ergeben sich bei der Auszählung Differenzen, sind sie durch Korrektur der Spalte 6 zu bereinigen. ⁵Im nächsten Erhebungsmonat erscheint in Spalte 3 die korrigierte Zahl. ⁶Bei der Auszählung sind nur die Zählkarten von der untersten bis zu der in Spalte 2 bezeichneten Zählkarte zu berücksichtigen. ⁷Etwaige bereits für den neuen Monat angelegte Zählkarten dürfen nicht mitgezählt werden.

5. 5.

   ¹Mindestens einmal jährlich sind die in der Verwahrmappe befindlichen, länger als sechs Monate angelegten Zählkarten darauf zu prüfen, ob das betreffende Verfahren nicht bereits bezüglich aller Beteiligten erledigt ist. ²Sollte das der Fall sein, ist die Zählkarte abzuschließen (§ 6).

6. 6.

   ¹Die Überprüfungen nach den Nummern 4 und 5 sind unter Angabe des Überprüfungstages in Spalte 7 der Übersicht zu vermerken. ²Der Vermerk ist zu unterschreiben.

IV. Sammlung der abgeschlossenen Zählkarten

(1) ¹Die abgeschlossenen Zählkarten sind in der Geschäftsstelle in einer besonderen Mappe zu sammeln. ²Hierbei sind die Zählkarten für die jeweils in einem Erhebungsmonat erledigten Verfahren zusammenzufassen. ³Die Sammlung ist nach Erhebungseinheiten getrennt durchzuführen.

(2) ¹Die Sammelmappe ist mit der Aufschrift "Erledigte Verfahren" und der Schlüsselzahl der Erhebungseinheit zu versehen. ²Auf der Innenseite der Sammelmappe sind die Spalten

anzuordnen und nach Ablauf eines jeden Erhebungsmonats bis zum zweiten Arbeitstag des folgenden Monats auszufüllen.

³Anstelle der Übersicht auf der Innenseite der Sammelmappe kann auch ein entsprechendes Vorblatt den Zählkarten vorgeheftet werden. ⁴Die Gesamtzahl der für den abgelaufenen Monat abgeschlossenen Zählkarten (Spalte 2) ist durch Auszählen der in der Sammelmappe befindlichen Zählkarten zu ermitteln. ⁵Die Auszählung ist erst vorzunehmen, nachdem die Zählkarten für alle in dem betreffenden Monat erledigten Verfahren abgeschlossen sind. ⁶Etwaige bereits für Erledigungen im neuen Monat ausgefüllte Zählkarten dürfen nicht mitgezählt werden.

(3) ¹Die für den abgelaufenen Monat gesammelten Zählkarten sind bis zum zweiten Arbeitstag des folgenden Monats mit einer Monatsübersicht (dreifach) nach den Mustern der Anlagen 4 oder 6 an die Behördenleitung zur Weiterleitung an das Statistische Landesamt abzuliefern. ²Die Monatsübersichten sind nach den Erläuterungen der Anlagen 5 oder 7 auszufüllen. ³Es ist darauf zu achten, dass die allgemeinen Ordnungszahlen (Schlüsselzahl der Staatsanwaltschaft, Schlüsselzahl der Erhebungseinheit) von Zählkarten und Monatsübersichten übereinstimmen.

(4) Die Behördenleitung erhält eine Durchschrift der Monatsübersicht und der Übersicht über die Besondere Monatserhebung, der Staatsanwalt eine Durchschrift der Monatsübersicht.

(5) Monatsübersichten sind auch für solche Erhebungseinheiten auszufüllen und abzuliefern, die keine über Zählkarten zu erfassenden Verfahren betreffen.

V. Besondere Monatsübersicht der Staatsanwaltschaft

¹Die Staatsanwaltschaften fassen den Geschäftsanfall über Strafvollstreckungsangelegenheiten monatlich in einer Besonderen Monatsübersicht nach Anlage 7 zusammen. ²Die Angaben dieser Besonderen Monatsübersicht können mit dem Begleitschreiben nach Abschnitt VI zusammengefasst werden.

VI. Übersendung der Erhebungsunterlagen an das Statistische Landesamt

(1) ¹Die Behördenleitung fasst die für einen Monat abgelieferten Zählkarten aller Erhebungseinheiten zusammen und übersendet sie mit den Erststücken der Monatsübersichten bis zum 5. des jeweils folgenden Monats unmittelbar an das Statistische Landesamt. ²Der Sendung ist ein Begleitschreiben beizufügen. ³In dem Begleitschreiben ist die Gesamtzahl der übersandten Monatsübersichten anzugeben. ⁴Zweit- und Drittstücke der Monatsübersichten dürfen nicht an das Statistische Landesamt übersandt werden. ⁵Die Zählkarten und die Erststücke der Monatsübersichten sind in der Farbe Gelb, die Zweit- und Drittstücke in der Farbe Hellblau gehalten.

(2) ¹Die Begleitschreiben sind ebenso wie die Zählkarten und Monatsübersichten nicht für zusätzliche Mitteilungen an das Statistische Landesamt geeignet. ²Notwendige Informationen, zum Beispiel Änderung der Schlüsselzahl einer Erhebungseinheit, sind durch gesonderte Schreiben mitzuteilen.