(1) In den Personalakten sind Vorgänge, die der Tilgung unterliegen, in besonderen Unterakten zu führen. Im Hauptband und in anderen Unterakten dürfen solche Vorgänge nur erwähnt werden, soweit zwingende dienstliche Gründe es erfordern.

(2) Das Landgericht holt vor der Tilgung von Eintragungen nach § 110a Abs. 1, 5 und 6 BNotO Stellungnahmen der Notarkammer und der Rechtsanwaltskammer ein, ob ein schwebendes Verfahren der Tilgung entgegensteht (§ 110a Abs. 3 BNotO). Soweit die Stellungnahmen nicht unter Beteiligung des Oberlandesgerichts eingeholt werden, ist diesem gleichzeitig Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Die Tilgung von Eintragungen ist der Notarkammer und der Rechtsanwaltskammer mitzuteilen. Der Notarin oder dem Notar ist die beabsichtigte Entfernung der Vorgänge und deren Vernichtung sechs Wochen vor ihrer Durchführung mitzuteilen. Freisprechende strafgerichtliche Entscheidungen und Einstellungen nach § 170 Abs. 2 StPO sind gemäß § 110a Abs. 6 BNotO zu tilgen. Soweit Mitteilungen nach Abschnitt XXIII (Mitteilungen betreffend die Angehörigen rechtsberatender Berufe) der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen (MiZi) in der jeweils geltenden Fassung, sonstige Mitteilungen nach § 64a Abs. 2 BNotO sowie Beschwerden und Eingaben zu den Personalakten gelangt sind, ist für deren Tilgung gemäß § 110a Abs. 6 BNotO zu verfahren.

(3) Die über die Tilgung entstandenen Vorgänge sind in einem verschlossenen Umschlag in einer Sammelakte zu verwahren. Sie dürfen nur herangezogen werden, soweit im Einzelfall Anlass zu einer Überprüfung des Tilgungsverfahrens besteht. In die Personalakte darf ein Vermerk über die Tilgung nicht aufgenommen werden.