RdErl. d. MI v. 15.12.2008 - P26.22-02723-2/VM 3-27019-2 -

Vom 15. Dezember 2008 (Nds. MBl. 2009 S. 62)

- VORIS 20480 -

Bezug:

1. a)

   RdErl. v. 20.11.2007 (Nds. MBl. S. 1715)
   - VORIS 21021 -

2. b)

   RdErl. d. MF v. 4.10.2002 (Nds. MBl. S. 911), geändert durch RdErl. d. MF. v. 30.11.2004 (Nds. MBl. S. 861)
   - VORIS 64000 -

Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung in Niedersachsen hat die LReg am 19.12.2006 die Errichtung eines Zentralen Fahrdienstes Niedersachsen (ZFN) beschlossen. Der ZFN ist als Organisationseinheit der Zentralen Polizeidirektion in Hannover zugeordnet. Der ZFN hat seinen Sitz in der Tannenbergallee 11, 30163 Hannover.

Die Inanspruchnahme von Leistungen des ZFN basiert auf der vertrauensvollen Zusammenarbeit der Kunden mit dem ZFN. Die Nutzungsregelungen ZFN weisen den Beteiligten Rechte und Pflichten zu und erläutern das Verfahren.

Der ZFN ist als Shared Service eingerichtet. Durch den Aufbau eines zentralen Dienstleisters für administrative Aufgaben zur Sicherung der Mobilität für die gesamte Landesverwaltung sollen Synergien genutzt und Einspar- und Qualitätseffekte erzielt werden.

Der ZFN deckt als zentraler Dienstleister die Mobilitätsbedarfe der Landesverwaltung im Rahmen des in Abschnitt IV definierten Leistungsumfangs ab. Das Angebotsprofil des ZFN richtet sich am Bedarf der Kunden aus und orientiert sich an Preisen und Qualitäten des Marktes. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit wird durch die Bündelung der Fahrbedarfe und die Optimierung der Disposition der Kundenwünsche gewährleistet. Auf die Privatisierung von Leistungen, insbesondere im Logistikbereich, und eine weitere Konzentration auf die Vermittlung von Selbstfahrerangeboten soll hingewirkt werden. Es gelten die Bestimmungen der Richtlinie über Dienstkraftfahrzeuge in der Landesverwaltung (Kfz-Richtlinie) - siehe Bezugserlass zu b - in der jeweils geltenden Fassung.

Der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist grundsätzlich Vorrang einzuräumen. Ein Fahrzeug mit Fahrer soll nur dann eingesetzt werden, wenn das Reiseziel nicht in zumutbarer Zeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist oder die Dauer der Dienstreise, die Art des Dienstgeschäftes oder besondere persönliche Gründe der oder des Dienstreisenden die Nutzung eines Selbstfahrerfahrzeuges ausschließen.

2.1
Die Behörden, Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Landesverwaltung (Kunden) sind verpflichtet, die Leistungen des ZFN in Anspruch zu nehmen (Kontrahierungsverpflichtung). Der ZFN gewährleistet im Gegenzug die gewünschte Mobilität gegen Erstattung der Kosten.

2.2
Der ZFN bietet seine Leistungen zunächst Behörden, Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Landesverwaltung auf dem Gebiet der Region Hannover an. Ab dem 1.1.2009 wird der sukzessive landesweite Ausbau des ZFN geplant.

2.3
Grundsätzlich ausgenommen sind die Hochschulen, die Landeskrankenhäuser, der Verfassungsschutz, der LRH, der LT sowie die Landesvertretungen beim Bund und bei der EU.

3.1
Der ZFN ist während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag (ausgenommen gesetzliche Feiertage) in der Zeit von 6.00 bis 16.00 Uhr und außerhalb der Geschäftszeiten in Notfällen (Panne, Unfall) über die Servicenummer 0511 9695-1818 zu erreichen.

3.2
Die Leistungen des ZFN umfassen:

• Fahrerservice (Personenbeförderung),

• Selbstfahrerservice (Überlassung von Kraftfahrzeugen),

• Logistikservice (Post- und Kurierdienste, Materialtransporte) sowie

• Mitfahrzentrale (Optimierung des Fahrer- und Selbstfahrerservice).

3.3
Der ZFN gewährleistet darüber hinaus die Vertretung der ständigen persönlichen Fahrerinnen und Fahrer des Ministerpräsidenten, der Ministerinnen und Minister und der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre mit fest zugeordnetem Fahrpersonal.

3.4
Die regelmäßige Wagenpflege für den Fuhrpark des ZFN obliegt dem Fahrpersonal des ZFN. Das Fuhrparkmanagement des ZFN veranlasst die regelmäßige Pflege der Selbstfahrerfahrzeuge und eine notwendige technische Wartung des Fuhrparks.

3.5
Zur Sicherung der Fahrdienstleistung mit Fahrpersonal werden die Ressourcen für diese Fahrbedarfe bis zur Einführung einer Vollkostenrechnung auf der Grundlage der Jahresarbeitsleistung der aus den Ressorts und nachgeordneten Dienststellen zum ZFN übergeleiteten VZE bzw. Personalkostenbudgets kontingentiert. Die Vertretung der ständigen persönlichen Fahrer wird auf die Ressourcen des jeweiligen Ressorts angerechnet.

3.6
Zu den Aufgaben des ZFN gehören nicht die Leistungen, die durch Sonderfahrzeuge, Fahrzeuge mit Spezialeinbauten für fachliche Aufgaben, Fahrzeuge für polizeispezifische Aufgaben sowie durch Einsatzfahrzeuge der Polizei und deren Fahrpersonal erbracht werden. Im Einzelfall können Ausnahmen einvernehmlich zugelassen werden.

4.1
Die Fahrzeuge des zentralen Fahrdienstes dürfen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt werden. Darunter fallen grundsätzlich nicht Fahrten zwischen Dienststelle und Wohnung. Nummer 6.2.2 der Anlage des Bezugserlasses zu b bleibt unberührt. Schwerbehinderten Beschäftigten kann im Rahmen der Verfügbarkeit von Dienstwagen die Möglichkeit eines Abholdienstes zwischen Dienststelle und Wohnung angeboten werden, wenn ihnen nach Art und Schwere der Behinderung die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und das Führen eines Kraftfahrzeuges nicht zumutbar sind.

4.2
Die Buchung von Leistungen des ZFN erfolgt grundsätzlich direkt durch die Dienstreisenden oder durch bevollmächtigte Servicestellen (z. B. Vorzimmerkräfte) in den Dienststellen der Landesverwaltung. Sie hat frühzeitig, zunächst mit einer maximalen Vorlaufzeit von bis zu drei Monaten vor Reiseantritt bzw. Kurier- oder Transportauftrag, über das bereitgestellte elektronische Antragsverfahren zu erfolgen. Kurzfristige Buchungen ab einer Frist von drei Arbeitstagen erfolgen auf Risiko der oder des Dienstreisenden bzw. der Servicestelle. Ausgenommen sind Fahraufträge aus Gründen besonderer politischer oder polizeilicher Dringlichkeit.

4.3
Den Kunden wird der Zugang zum elektronischen Auftragsverfahren des ZFN über das Intranet ermöglicht. Das System generiert für die weitere Bearbeitung des Auftrages eine Auftragsnummer. Im Ausnahmefall und bei kurzfristigen Bedarfen kann die Antragstellung telefonisch erfolgen. Abweichend kann die Buchung auch über zentrale Servicestellen in den Dienststellen erfolgen. Das elektronische Verfahren sieht für zentrale Stellen in den Behörden (sog. Kopfstellen) die Möglichkeit einer elektronischen Bestätigung eines Fahrantrages vor. Soweit nicht anders vereinbart, erfolgt ohne diese Bestätigung keine Disposition des Fahrauftrages, da dieser dann nicht an das elektronische Buchungssystem weitergeleitet wird. Sofern ein Fahrauftrag nicht bestätigt wird, obliegt es der Kopfstelle, die Antragstellerin oder den Antragsteller zu unterrichten. Die Entscheidung zur Errichtung der Servicestellen und zur funktionalen Ausgestaltung der Kopfstellen obliegt den Kunden.

4.4
Die dienst- und haushaltsrechtliche Verantwortung für die Dienstreise oder den Logistikauftrag und die Auswahl des Transport- bzw. Beförderungsmittels verbleiben bei den Kunden. Ihnen obliegt die Verantwortung, dass bis zum Zeitpunkt der Einführung einer Vollkostenrechnung die Inanspruchnahme von Leistungen den übergeleiteten Ressourcen grundsätzlich entsprechen.

4.5
Der ZFN bestätigt umgehend, spätestens drei Arbeitstage vor Fahrtantritt, die Buchung und teilt nach Disposition der oder dem Dienstreisenden bzw. der Servicestelle die Einzelheiten der Fahrt per E-Mail mit (Abfahrts-/Bereitstellungsort/-zeit, ggf. Name der Fahrerin/des Fahrers nebst mobiler Erreichbarkeit, Kennzeichen des Fahrzeugs, voraussichtlicher Fahrpreis usw.).

4.6
Soweit der ZFN im Rahmen der vorhandenen Ressourcen die gewünschte Mobilität nicht erbringen kann, erfolgt spätestens drei Arbeitstage vor Fahrtantritt eine Absage an die oder den Dienstreisenden bzw. die Servicestelle und die Kopfstelle. Eine Umdisponierung zur Nutzung eines Selbstfahrerfahrzeuges stellt keine Absage dar. Bei Absagen und kurzfristigen Ausfällen (Krankheit, Vertretungsfahrten) prüft der ZFN im Einvernehmen mit dem Antragsteller Alternativlösungen.