5.1
Transporte und Beförderungen beginnen und enden grundsätzlich an dem von den Dienstreisenden bzw. der Servicestelle bezeichneten Ort. Abhol- und Ankunftszeiten werden grundsätzlich nach den Vorgaben des Kunden festgelegt. In der Regel ist Abfahrts- und Ankunftsort die Dienststelle der oder des Dienstreisenden.

5.2
Bei der Nutzung von Fahrzeugen mit Fahrpersonal (Fahrerservice) für die Personenbeförderung stehen beim ZFN neben Pkw auch Transporter und Busse für 7 bis 51 Fahrgäste zur Verfügung. Sollte kein Fahrzeug mit Fahrpersonal zur Verfügung stehen, wird der ZFN Alternativen in einer direkten Kontaktaufnahme vorschlagen. Bei der Buchung ist deshalb stets mitzuteilen, ob alternativ ein Selbstfahrerfahrzeug in Betracht kommt oder ein externer Dritter beauftragt werden könnte. Die Fahraufträge werden grundsätzlich nach Eingangsdatum bearbeitet. Sofern Prioritäten zu berücksichtigen sind oder bei Eil- oder Sofortbedarfen ist unter Angabe der Gründe eine unmittelbare Anfrage an den ZFN zu richten. Die Bearbeitung des Auftrages erfolgt dann vorrangig. Wird die Buchung bestätigt, hat eine nachträgliche Anforderung über das System zu erfolgen.

5.3
Fahrzeuge für die Nutzung als Selbstfahrer (Selbstfahrerservice) werden betriebsbereit an einem zentralen oder dem vereinbarten Standort bereitgestellt. Hierzu werden Fahrzeugübergabepunkte errichtet (Anlage). An den benannten Stellen sind die Fahrzeugdokumente und Fahrzeugschlüssel in Fächern mit den jeweiligen Fahrzeugkennzeichen hinterlegt. Bei den Fahrzeugunterlagen befinden sich:

• Fahrzeugschein und Fahrzeugschlüssel

• Fahrtenbuch

• Tankkarten mit PIN (UTA) einschließlich Gebrauchsanweisung

• Informationen über technische Besonderheiten des Fahrzeugs

• Regelungen für Selbstfahrerinnen und Selbstfahrer

• Regelungen für besondere Vorkommnisse

• Vordruck "Schadens-/Mängelbericht" einschließlich Fahrzeug-Piktogramm

• Erreichbarkeit des ZFN.

Dienststellen, in denen Fahrzeugübergabepunkte errichtet werden, stellen sicher, dass ein unerlaubter Zugriff auf die Fahrzeugdokumente und Fahrzeugschlüssel nicht möglich ist. Die Fahrzeugübergabepunkte sollten in den Dienststellen gut erreichbar sein. Bei Übernahme der Fahrzeuge ist als Nachweis die Buchungsbestätigung des ZFN im jeweiligen Fahrzeugfach zu hinterlegen. Nach Rückgabe des Fahrzeugs kann die Buchungsbestätigung wieder entnommen werden.

5.4
Zur weiteren Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Personenbeförderung und der Verringerung der Umweltbelastungen arbeitet der ZFN i. S. einer Mitfahrzentrale, soweit mehrere Kunden zeitgleiche Fahrten zum gleichen Zielort gebucht haben. Der ZFN disponiert eine gemeinsame Fahrt mehrerer Kunden, wenn dies aufgrund der Reiseanforderungen infrage kommt. Im Rahmen der Buchung kann durch den Kunden eine Mitnahmemöglichkeit ausgeschlossen werden. In der Buchungsbestätigung erhalten die Mitfahrenden die notwendigen Informationen. In der Regel übernimmt bei der Buchung eines Selbstfahrerfahrzeuges der Kunde die Rolle der oder des Fahrenden, die oder der nächst dem Fahrzeugübergabepunkt ihren oder seinen Dienstsitz hat.

5.5
Die Fahrzeuge des ZFN sind Nichtraucherfahrzeuge. Die Fahrzeuge sind in dem gleichen ordnungsgemäßen und sauberen Zustand zurückzugeben, in dem sie übernommen wurden. Vor Fahrtantritt ist das Fahrzeug auf Verkehrs- und Betriebssicherheit sowie auf offensichtliche Beschädigungen zu überprüfen. Mängel am Fahrzeug oder starke Verunreinigungen der Karosserie bzw. des Fahrgastraumes sind umgehend, möglichst vor Fahrtantritt, dem ZFN mitzuteilen. Mängel sind in dem Schadens-/Mängelbericht zu dokumentieren. Der Kilometerstand bei Übernahme ist in das Fahrtenbuch einzutragen. Gebuchte Zeiten sind konsequent einzuhalten. Sollte sich die Rückgabe des Fahrzeuges verzögern, ist dies dem ZFN unverzüglich mitzuteilen.

5.6
Vor Abgabe ist das Fahrzeug zu betanken, wenn seit dem letzten Tanken eine Gesamtstrecke von mehr als 100 km zurückgelegt wurde. Die Tankdaten sind im Fahrtenbuch einzutragen und der Tankbeleg zu den Fahrzeugunterlagen zu nehmen. Die Bezahlung erfolgt mit der Tankkarte (UTA). Anschließend ist das Fahrzeug auf einem der vorgesehenen Parkplätze abfahrbereit abzustellen. Für jede Fahrt ist im Fahrtenbuch eine vollständige, lesbare Eintragung (in Blockschrift) vorzunehmen. Die in der Auftragsbestätigung mitgeteilte Tourennummer ist im Fahrtenbuch ("Zweck der Fahrt") einzutragen. Die Fahrzeugunterlagen sind am Fahrzeugübergabepunkt zu hinterlegen.

5.7
Bei Fahrzeugpannen und Unfällen ist der ZFN umgehend zu informieren. Bei Unfällen ist immer die Polizei einzuschalten. Dies gilt auch für Bagatellschäden. Bei der Meldung an die Polizei ist darauf hinzuweisen, dass ein Dienstwagen am Unfall beteiligt ist. Auf Nummer 12 der Kfz-Richtlinie (Bezugserlass zu b) wird hingewiesen.

5.8
Der ZFN führt neben den regelmäßigen Post-, Kurier- und Servicefahrten auch sonstige Transportaufträge wie z. B. Material-, Logistik-, Akten- und Pakettransporte sowie Überführen von Fahrzeugen aus. Bei der Beantragung über das Buchungssystem sind dabei neben Größe und Gewicht der zu transportierenden Gegenstände insbesondere auch Abholort mit Straße und Hausnummer, Abholdatum und -zeitraum, Ansprechpartner am Abholort mit Erreichbarkeit und der Zielort mit Empfänger, Straße, Hausnummer sowie die Erreichbarkeit der Auftraggeberin oder des Auftragsgebers zur Transportzeit anzugeben. Besonderheiten des Transportgutes, die spezielle Fahrzeuge bzw. Fachkenntnisse erfordern (z. B. Museumsgüter etc.) sind bei der Beauftragung anzugeben. Soweit möglich, hilft das Fahrpersonal beim Be- und Entladen.