8. § 8 regelt die Gewährung von Übernachtungsgeld und die Gewährung einer Aufwandsvergütung für Übernachtung.

8.1 Zu Absatz 1 (Höhe des Übernachtungsgeldes)

8.1.1 Übersteigen die Übernachtungskosten den Grenzbetrag von 80 EUR, ist die Unvermeidbarkeit der entstandenen Kosten zu begründen. Unvermeidbar sind Übernachtungskosten z. B. dann, wenn kein anderes zumutbares preiswerteres Hotelzimmer buchbar gewesen ist oder zur Erledigung des Dienstgeschäfts zwingend ein bestimmtes Hotel zu nutzen ist; z. B. ein Tagungshotel.

8.1.2 Sind Übernachtungskosten bereits im Genehmigungsverfahren als unvermeidbar anerkannt worden, bedarf es im Rahmen der Reisekostenabrechnung keiner erneuten Begründung für die Überschreitung des Grenzbetrages, es sei denn, die Dienstreise wurde nicht entsprechend der Angaben im Genehmigungsverfahren durchgeführt. Dies gilt auch, wenn die Dienststelle oder ein von dort beauftragtes Reisebüro die Zimmerreservierung durchführt oder die oder der Dienstreisende Zimmer aus einem von der Dienststelle herausgegebenen Hotelverzeichnis bucht.

8.1.3 Hotelkosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen, können unter Beachtung des § 7 Abs. 3 einheitlich als Übernachtungsgeld erstattet werden, wenn von einer Arbeitgeberveranlassung im lohnsteuerlichen Sinne ausgegangen werden kann. In welchen Fällen von einer Arbeitgeberveranlassung im lohnsteuerlichen Sinn ausgegangen werden kann, ergibt sich aus Rz. 64 des BMF-Schreibens vom 24. 10. 2014 (BStBl I S. 1412). Beinhaltet der Zimmerpreis neben dem Frühstück weitere Verpflegungskosten - sog. Halb- oder Vollpension -, kann dieser bei Vorliegen der Arbeitgeberveranlassung ebenfalls unter Beachtung des § 7 Abs. 3 einheitlich als Übernachtungskosten erstattet werden. Damit eine sog. arbeitgeberveranlasste Buchung mit der Rechnung dokumentiert wird, ist es zwingend erforderlich, dass die Hotelrechnung auf die Dienststelle ausgestellt ist und dort die oder der Dienstreisende nur als Übernachtungsgast benannt wird. Berechnet ein Hotel z. B. für eine Übernachtung 89 EUR einschließlich der Kosten für das Frühstück in Höhe von 9 EUR und eine Arbeitgeberveranlassung liegt vor, so sind die Hotelkosten in Höhe von 89 EUR insgesamt als Übernachtungskosten erstattungsfähig und das Tagegeld wird um 4,80 EUR gekürzt; vgl. hierzu Nummer 7.3.4. Liegt eine Arbeitgeberveranlassung nicht vor, so sind die Übernachtungskosten in Höhe von 80 EUR als Übernachtungsgeld erstattungsfähig und die Kosten für das Frühstück sind mit dem zu gewährenden Tagegeld abgegolten.

8.1.4 Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Dienstreisender in einem Mehrbettzimmer sind die Übernachtungskosten auf die Dienstreisenden aufzuteilen. Übernachtet eine Dienstreisende oder ein Dienstreisender mit einer nicht erstattungsberechtigten Person in einem Zimmer, ist der Preis erstattungsfähig, der nachweislich bei alleiniger Nutzung des Zimmers zu zahlen wäre. Legt die oder der Dienstreisende einen entsprechenden Nachweis nicht vor, sind die Übernachtungskosten gleichmäßig auf die Personen aufzuteilen.

8.1.5 Die Kosten der Unterkunft werden im Regelfall der oder dem Dienstreisenden erstattet und nicht dem Hotel. Die Möglichkeit der Dienststelle, die Unterkunftskosten aus besonderem Grund - z. B. zur Erlangung preisgünstigerer Konditionen - direkt mit dem Hotel oder der Veranstalterin oder dem Veranstalter abzurechnen, bleibt hiervon unberührt.

8.1.6 Die Unterkunft muss angemessen und zumutbar sein. Ein einfaches Hotelzimmer erfüllt dieses Kriterium. In Betracht kommen aber auch Unterkünfte in verwaltungseigenen Aus- und Fortbildungsstätten oder Gästezimmer von Landesdienststellen.

8.1.7 Wird der oder dem Dienstreisenden ein Gästezimmer von einer anderen Stelle als einer Landesdienststelle entgeltlich zur Verfügung gestellt und die Nutzung des Gästezimmers ohne hinreichenden Grund abgelehnt und eine andere Unterkunft gewählt, so wird höchstens der Betrag als Übernachtungsgeld erstattet, der sonst von der oder dem Dienstreisenden für das nicht in Anspruch genommene Gästezimmer zu zahlen gewesen wäre.

8.1.8 Ein pauschales Übernachtungsgeld wird gewährt, wenn kein Nachweis vorgelegt wird und kein Ausschlussgrund nach § 8 Abs. 2 greift. In diesen Fällen - z. B. Übernachtung bei einem Familienangehörigen - wird unterstellt, dass Kosten für eine Übernachtung außerhalb der Wohnung angefallen sind, die 20 EUR nicht übersteigen.

8.1.9 Übernachtet die oder der Dienstreisende in einem privateigenen Wohnwagen oder Wohnmobil, wird für notwendige Übernachtungen ein pauschales Übernachtungsgeld gewährt. Die für das Abstellen des Wohnwagens oder Wohnmobils anfallenden Stellplatzgebühren, sind als sonstige Kosten berücksichtigungsfähig; vgl. hierzu Nummer 9.2. Anfallende weitere Nebenkosten der Übernachtung - z. B. Gebühren für die Benutzung von sanitären Anlagen oder Kosten für die Reinigung des Schlafbereichs -, sind mit der Übernachtungspauschale abgegolten. Ist der Wohnwagen oder das Wohnmobil dauerhaft auf einem Campingplatz abgestellt, findet, abweichend von den Sätzen 1 bis 3, die Regelung des § 3 Abs. 3 Anwendung.

8.1.10 Übernachtungsgeld wird nicht bei Erledigung nächtlicher Dienstgeschäfte gewährt, wenn Art und Zweck des Dienstgeschäfts die Nutzung einer Unterkunft ausschließen - z. B. Nachtfahrten, Nachtkontrollen, Schichtdienst; in diesen Fällen liegt keine Übernachtung i. S. des § 8 vor.

8.2 Zu Absatz 2 (Ausschlussgründe)

8.2.1 Sind Kosten für das Benutzen von Schlafwagen oder Schiffskabinen im Rahmen der Fahrtkosten zu erstatten, wird für dieselbe Nacht Übernachtungsgeld nur gewährt, wenn die oder der Dienstreisende wegen der frühen Ankunft oder späten Abfahrt des Beförderungsmittels eine zusätzliche Unterkunft in Anspruch nimmt oder beibehalten muss. Dies gilt entsprechend, wenn bei der Benutzung von Beförderungsmitteln i. S. des § 8 Abs. 2 Nr. 1 eine zusätzliche Übernachtung erforderlich wird.

8.2.2 Übernachtet die oder der Dienstreisende in einem privateigenen Wohnwagen oder Wohnmobil gilt der Wohnwagen oder das Wohnmobil für die Dauer einer notwendigen Übernachtung nicht als Beförderungsmittel.

8.2.3 Führt eine Beamtin oder ein Beamter des Landes eine Dienstreise zu einer niedersächsischen Landesdienststelle mit Gästezimmern durch, so wird das Gästezimmer des Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellt. Dies hat zur Folge, dass kein Übernachtungsgeld zu gewähren ist. Das gilt auch, wenn die oder der Dienstreisende das Gästezimmer ohne hinreichenden Grund nicht in Anspruch nimmt. Auch ein Gästezimmer, das nicht mit einer üblichen Hotelunterkunft vergleichbar ist - z. B. bei Unterbringung in einer Justizvollzugsanstalt, einer Schule oder Lehrgangsstätte - erfüllt grundsätzlich den Ausschlusstatbestand des § 8 Abs. 2 Nr. 3.

8.3 Zu Absatz 3 (Gewährung einer Aufwandsvergütung)

8.3.1 Nummer 7.4 gilt entsprechend.

8.3.2 Eine Aufwandsvergütung für Übernachtungskosten kommt insbesondere bei einer Unterbringung in Einrichtungen außerhalb des Hotel- und Gaststättengewerbes in Betracht.