Die verpflichtend zu nutzenden Formulare sind im Fachinformationssystem Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (FIS-VL) und dort über den Pfad "Niedersachsen > Recht > Erlasse ML > Referat 201 > iRASFF > Schnellwarnsystem > Formulare" eingestellt. Aktualisierungen werden von der Länderkontaktstelle vorgenommen. Hierüber werden die LMÜ durch die Länderkontaktstelle unverzüglich informiert; das ML erhält die Information parallel zur Kenntnis.

Werden auf Bundesebene für das Ausfüllen der Formulare standardisierte Informationen festgelegt, so werden diese in FIS-VL abgelegt und die LMÜ durch das ML oder die Länderkontaktstelle darüber in Kenntnis gesetzt.

Die Inhalte der Formulare müssen für den Empfänger auch ohne die Anlagen verständlich sein. Der wesentliche Inhalt der Meldung muss in dem Feld "Weitere Informationen" vollständig und abschließend zusammengefasst werden.

Wenn auf Rechtstexte im Rahmen des RASFF verwiesen wird, so ist ein Verweis auf einschlägige europäische Rechtsvorschriften - nicht auf nationales Recht - zu wählen.

Zusätzliche Informationen und für den Vorgang relevante Anlagen, wie z. B. Lieferscheine, Untersuchungsergebnisse und Gutachten (ohne Kostenmitteilung), Produktbilder in ausreichender Qualität und nach Staaten geteilte Vertriebslisten, sind durch die LMÜ zusätzlich an die Länderkontaktstelle zu übermitteln. Für jede Anlage ist ein Einzeldokument zu erstellen.

Bei der Erstellung von Meldungen ist in jedem Fall zu prüfen, welche Daten für die Wirksamkeit der Überwachung und der Durchsetzungsmaßnahmen relevant und notwendig sind. Personen- und betriebsbezogene Daten, die nicht zur Fallbearbeitung notwendig sind, sind durch die LMÜ zu schwärzen. Es sind nur die für den Vorgang wesentlichen und relevanten Informationen zu übermitteln.

Gemäß Artikel 17 Abs. 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1715 darf bei Warnmeldungen der Umstand, dass ggf. noch nicht alle sachdienlichen Informationen vorliegen, die Übermittlung einer Meldung nicht unnötig verzögern.