3.1
Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, sowie in Papierform geführte Akten anderer Zuständigkeiten der Justizverwaltung und Beiakten, deren Übertragung wegen ihres Umfanges oder ihrer sonstigen Beschaffenheit unverhältnismäßig wäre. Die Behördenleitung kann anhand bestimmbarer Kriterien anordnen, dass zum Zeitpunkt des Beginns der elektronischen Aktenführung bereits vorhandene Papierakten in die elektronische Form zu übertragen sind.

3.2
Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

3.3
Die in Papierform eingereichten Schriftstücke und sonstigen Unterlagen sind frühestens sechs Monate nach ihrer Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder eine Aufbewahrung im Einzelfall zu erfolgen hat. Belege (Rechnungen und andere zahlungsbegründende Unterlagen) im Sinne von VV Nr. 5.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO sind weiterhin bei den anordnenden Dienststellen oder den für Zahlungen zuständigen Stellen in Papierform gemäß den Vorschriften der LHO und den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften aufzubewahren.

3.4
Ist das Gesamtsystem gestört, sind bis zum Zeitpunkt der Wiederherstellung der Voraussetzungen nach Nummer 3.2 Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingehen, in geeigneter Weise in Papierform abzulegen und aufzubewahren.