(1) ¹Die aktenführende Stelle ist dafür verantwortlich, dass die Kosten rechtzeitig angesetzt werden können. ²Sofern sie für den Kostenansatz nicht selbst zuständig ist, legt sie die Akten dem Kostenbeamten insbesondere vor,

1. 1.

   wenn eine den Rechtszug abschließende gerichtliche Entscheidung ergangen ist,

2. 2.

   wenn die Akten infolge Einspruchs gegen den Vollstreckungsbescheid bei Gericht eingehen,

3. 3.

   wenn eine Klage erweitert oder Widerklage erhoben wird oder sich der Streitwert anderweitig erhöht,

4. 4.

   wenn die gezahlten Zeugen- und Sachverständigenvorschüsse zur Deckung der entstandenen Ansprüche nicht ausreichen,

5. 5.

   wenn die Akten aus einem Rechtsmittelzug zurückkommen,

6. 6.

   wenn eine schriftliche oder elektronische Mitteilung über einen Zahlungseingang (Zahlungsanzeige) oder ein mit elektronischen Kostenmarken oder dem Abdruck eines Gerichtskostenstemplers versehenes Dokument eingeht, es sei denn, dass die eingehende Zahlung einen nach § 26 eingeforderten Vorschuss betrifft,

7. 7.

   wenn eine Mitteilung über die Niederschlagung von Kosten oder über die Aufhebung der Niederschlagung eingeht,

8. 8.

   wenn eine Mitteilung über den Erlass oder Teilerlass von Kosten eingeht,

9. 9.

   wenn aus sonstigen Gründen Zweifel bestehen, ob Kosten oder Vorschüsse zu berechnen sind.

³Die Vorlage ist in den Akten unter Angabe des Tages kurz zu dokumentieren.

(2) ¹Die aktenführende Stelle hat alle in der Sache entstehenden, von dem Kostenschuldner zu erhebenden Auslagen in den Akten in auffälliger Weise zu vermerken, soweit nicht eine Berechnung zu den Akten gelangt. ²Bei elektronischer Aktenführung ist sicherzustellen, dass eine deutliche Kennzeichnung der Kostenrelevanz in geeigneter Art und Weise erfolgt.

(3) ¹In Zivilprozess-, Strafprozess-, Bußgeld-, Insolvenz-, Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren, in Familien- und Lebenspartnerschaftssachen, in Vormundschafts-, Betreuungs- und Pflegschaftssachen, in Nachlasssachen sowie in arbeits-, finanz-, sozial- und verwaltungsgerichtlichen Verfahren sind sämtliche Kostenrechnungen, Beanstandungen der Kostenprüfungsbeamten, Zahlungsanzeigen und Ausdrucke über die Entwertung elektronischer Kostenmarken sowie Mitteilungen über die Niederschlagung von Kosten, über die Aufhebung der Niederschlagung oder den (Teil-)Erlass vor dem ersten Aktenblatt einzuheften oder in eine dort einzuheftende Aktentasche lose einzulegen oder, soweit die Akten nicht zu heften sind, unter dem Aktenumschlag lose zu verwahren. ²Das Gleiche kann auch in anderen Verfahren geschehen, wenn dies zweckmäßig erscheint, insbesondere wenn die Akten umfangreich sind. ³Ist ein Vollstreckungsheft angelegt, sind die Kostenrechnungen, Beanstandungen, Zahlungsanzeigen und Nachrichten in diesem entsprechend zu verwahren (vgl. § 16 Abs. 2 StVollstrO). ⁴Wird es notwendig, die vor dem ersten Aktenblatt eingehefteten oder verwahrten Dokumente mit Blattzahlen zu versehen, sind dazu römische Ziffern zu verwenden.

(3a) Bei elektronischer Aktenführung sind die in Absatz 3 bezeichneten Dokumente in der Akte in einem gesonderten Bereich aufzubewahren, der mit "Kosten" oder einem entsprechend eindeutigen Begriff überschrieben ist.

(4) ¹Die aktenführende Stelle hat laufend auf dem Aktenumschlag oder einem Kostenvorblatt die Blätter zu bezeichnen,

1. 1.

   mit denen elektronische Kostenmarken eingereicht wurden,

2. 2.

   auf denen sich Abdrucke von Gerichtskostenstemplern, Aktenausdrucke nach § 696 Abs. 2 Satz 1 ZPO mit Gerichtskostenrechnungen oder Vermerke hierüber befinden,

3. 3.

   aus denen sich ergibt, dass Vorschüsse zum Soll (§ 25) gestellt oder ohne vorherige Sollstellung (§ 26) eingezahlt worden sind,

4. 4.

   auf denen sich Kostenrechnungen, Zahlungsanzeigen, Mitteilungen über die Niederschlagung von Kosten oder über die Aufhebung der Niederschlagung sowie Mitteilungen über den (Teil-)Erlass von Kosten oder die Anordnung ihrer Nichterhebung (§ 21 GKG, § 20 FamGKG, § 21 GNotKG) befinden, die nicht nach Absatz 3 eingeheftet oder verwahrt werden,

5. 5.

   auf denen Kleinbeträge vermerkt sind, deren Einziehung oder Auszahlung nach den über die Behandlung solcher Beträge erlassenen Bestimmungen einstweilen vorbehalten bleibt.

²Absatz 2 Satz 2 gilt entsprechend.

(5) ¹Die aktenführende Stelle leitet die Akten und Blattsammlungen vor dem Weglegen dem Kostenbeamten zu. ²Dieser prüft, ob berechnete Kosten entweder zum Soll gestellt sind oder der Zahlungseingang nachgewiesen ist. ³Er bescheinigt dies gemäß § 2 Abs. 2.