(1) Es sind grundsätzlich bei einer Behörde dieselben Generalakten nur von einer Abteilung der Geschäftsstelle zu führen. Die Führung von Parallelakten bei anderen Abteilungen der Geschäftsstelle ist zu vermeiden. Ausnahmen sind durch den Behördenleiter nur dann zuzulassen, wenn ein dringendes Bedürfnis dafür vorliegt und besondere Sicherungen getroffen sind, daß Unzuträglichkeiten in der Geschäftsführung (z.B. getrennte Bearbeitung zusammengehöriger Sachen, Schwierigkeiten beim Aufsuchen von Vorgängen usw.) nicht auftreten.

(2) Als Vorblatt zu jedem Generalaktenstück ist ein nach sachlichen Gesichtspunkten gegliedertes Inhaltsverzeichnis zu führen.

(3) Die Auszeichnung des Schriftwechsels auf die Generalakten erfordert sorgfältiges Nachdenken über die beste Unterbringung. Soweit in der Geschäftsnummer des Eingangs bereits das Aktenzeichen einer übergeordneten Behörde enthalten ist, sind die nachgeordneten Behörden gehalten, zur Wahrung der Einheitlichkeit auch ihrerseits den Schriftwechsel für die gleichen Akten (z.B. 4241) oder, wenn diese von ihnen nicht geführt werden, gemäß dem Beispiel im letzten Satz des § 6 für die von ihnen geführten Akten höherer Ordnung (424 oder 42 oder 4) auszuzeichnen. Dies gilt auch dann, wenn schon früher entstandene Vorgänge der nachgeordneten Behörden zu der gleichen Frage zu anderen Generalakten genommen worden sind. Es sind dann nach Möglichkeit auch die früheren Vorgänge zu denselben Generalakten zu nehmen unter entsprechendem Vermerk in den alten Generalakten. Wird aus besonderen Gründen von der Herübernahme abgesehen, so ist der Zusammenhang durch Vermerke zu sichern. Soweit ein Schriftwechsel bei einer Behörde in Rechtsakten, Personalakten, Sammelakten und dergl. entsteht, der bei einer übergeordneten Behörde als Generalsache behandelt wird, steht es der ersteren frei, den Schriftwechsel trotzdem auch weiterhin bei den Rechtsakten, Personalakten usw. zu behandeln. Die Generalakten sind jedoch durch Abschriften oder Vermerke zu vervollständigen.

(4) Betrifft ein Schriftwechsel das Sachgebiet mehrerer Generalakten, was bei der Auszeichnung auf die Akten sorgfältig zu prüfen ist, so ist zu den mitbetroffenen Akten Nachricht zu geben. Dies geschieht, wenn auch der Wortlaut des Schriftstücks für die mitbetroffenen Akten von Bedeutung ist, durch Hinübergabe von Durchschlägen oder Abschriften, sonst durch Hinübergabe von Vermerken. Oft wird es genügen, wenn lediglich in das Inhaltsverzeichnis der mitbetroffenen Generalakten ein entsprechender Vermerk eingetragen wird, der auf die den Schriftwechsel enthaltenden Akten hinweist.

(5) Aus Einzelvorgängen, in denen Fragen grundsätzlicher Natur behandelt werden oder die sonst von besonderer Bedeutung sind, sind ebenfalls Abschriften oder Vermerke zu den einschlägigen Generalakten zu geben, wenn es untunlich ist, die Vorgänge selbst zu den Generalakten zu bringen (§ 9 Satz 3).