Beurteilungen, Beurteilungsbeiträge sowie Beurteilungsnotizen sind vertraulich zu behandeln. Beurteilungen enthalten personenbezogene Daten, deren nicht ordnungsgemäße Verwaltung und Verwendung die Polizeivollzugsbeamtin oder den Polizeivollzugsbeamten in ihrer oder seiner dienstlichen und/oder gesellschaftlichen Stellung beeinträchtigen können. Bei der elektronischen Erstellung von Beurteilungen hat die oder der Erstbeurteilende dafür Sorge zu tragen, dass nur sie oder er Zugriff auf das elektronische Dokument hat.

Beurteilungen sind Bestandteil der Personalakte. Ein elektronisch gespeicherter Beurteilungsentwurf ist endgültig zu löschen, sobald der Beurteilungsvorgang mit der Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte abgeschlossen ist.

Beurteilungsbeiträge und Beurteilungsnotizen sind nicht materieller Personalakteninhalt. Sie werden nach Eröffnung der Beurteilung für die Dauer eines Jahres, im Fall eines Rechtsstreits bis zu dessen Abschluss, aufbewahrt und sind anschließend zu vernichten.