Die verpflichtend zu nutzenden Formulare sind in das FIS-VL und dort über den Pfad "Niedersachsen > Recht > Erlasse ML > Referat 201 > iRASFF > Amtshilfe" eingestellt. Aktualisierungen werden von der Länderkontaktstelle vorgenommen. Hierüber werden die LMÜ durch die Länderkontaktstelle unverzüglich informiert; das ML erhält die Information parallel zur Kenntnis.

Werden auf Bundesebene für das Ausfüllen der Formulare standardisierte Informationen festgelegt, so werden diese in das FIS-VL abgelegt und die LMÜ durch ML oder die Länderkontaktstelle darüber in Kenntnis gesetzt.

Die Inhalte der Formulare müssen für den Empfänger auch ohne die Anlagen verständlich sein. Der wesentliche Inhalt der Erstmeldung muss in dem Feld "Beschreibung der Beanstandung" vollständig und abschließend zusammengefasst werden. Wenn auf Rechtstexte verwiesen wird, so ist ein Verweis auf einschlägige europäische Rechtsvorschriften zu wählen, nicht auf die Umsetzung im nationalen Recht.

Zusätzliche Informationen und für den Vorgang relevante Anlagen wie z. B. Untersuchungsergebnisse und Gutachten (ohne Kostenmitteilung), Produktbilder in ausreichender Qualität oder Vertriebslisten sind durch die LMÜ zusätzlich an die Länderkontaktstelle zu übermitteln. Für jede Anlage ist ein Einzeldokument zu erstellen.

Bei der Erstellung von Meldungen ist in jedem Fall zu prüfen, welche Daten für die Wirksamkeit der Überwachung und der Durchsetzungsmaßnahmen relevant und notwendig sind. Personen- und betriebsbezogene Daten, die nicht zur Fallbearbeitung notwendig sind, sind durch die LMÜ zu schwärzen. Es sind nur die für den Vorgang wesentlichen und relevanten Informationen zu übermitteln.