4.1 Erstmeldungen
Erstmeldungen sind in das System einzustellen, wenn die Voraussetzungen gemäß den Artikeln 104 bis 107 der Verordnung (EU) 2017/625 erfüllt sind. Beispiele für Einstellungen von Meldungen sind den Standard Operating Procedures der EU-Kommission zu entnehmen, die in das Fachinformationssystem Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (FIS-VL) und dort über den Pfad "Niedersachsen > Recht > Erlasse ML > Referat 201 > iRASFF > SOP" eingestellt oder auf der Homepage der EU-Kommission im Bereich "Lebensmittelsicherheit" zu finden sind.
Grundsätzlich ist vor Inanspruchnahme der Verfahren für Amtshilfe und Zusammenarbeit zu prüfen,
ob bei formalen Verstößen (wie z. B. Angabe von "mindestens haltbar bis Ende" in Verbindung mit tagesgenauem Mindesthaltbarkeitsdatum) eine wirtschaftsseitige Information ausreichend ist,
ob eine Klärung des Beanstandungsfalles über den in Deutschland ansässigen Importeur oder Vertreiber hinsichtlich der zu beanstandenden Ware angestrengt wird.
Nur wenn dies nicht zu einer zeitnahen Verbesserung der Situation führt, ist ein Amtshilfeverfahren einzuleiten.
Zuständig für die Erstellung einer Meldung ist in der Regel die für die Erstinverkehrbringer oder den Hersteller zuständige LMÜ.
Für Erstmeldungen ist durch die LMÜ die Formularvorlage "Originalmeldung" zu verwenden.
Der Entwurf der Erstmeldung sowie die weiterführenden Informationen und für den Vorgang relevante Anlagen sind von den LMÜ per E-Mail an die Länderkontaktstelle zu übermitteln. Der Betreff der E-Mail ist mit "Amtshilfe" und einem Titel für die Meldung zu kennzeichnen. Der Titel der Meldung setzt sich zusammen aus Beanstandungsgrund, betroffenem Produkt und Herkunftsland (z. B. Kennzeichnungsmängel bei Nahrungsergänzungsmittel aus XX).
Die Länderkontaktstelle überprüft bei einer von der LMÜ eingegangenen Erstmeldung, ob die Kriterien für eine Meldung erfüllt sind oder ob es sich um eine Meldung gemäß Artikel 50 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 handelt. Sind die Kriterien für eine Meldung gemäß Artikel 50 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 erfüllt, hält die Länderkontaktstelle umgehend mit der zuständigen LMÜ Rücksprache.
Die Erstmeldung wird außerdem durch die Länderkontaktstelle auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit geprüft. Unklarheiten, die über reine Rechtschreibfehler hinausgehen, werden nach Absprache mit der zuständigen LMÜ korrigiert.
Vor der Weiterleitung der Erstmeldung an die nationale Kontaktstelle über das iRASFF wird die Meldung von der Länderkontaktstelle zur Zustimmung an ML geschickt. Erteilt ML keine Zustimmung, muss die Meldung von der Länderkontaktstelle mit der LMÜ noch einmal abgestimmt und erneut an ML zur Zustimmung gesendet werden.
4.2 Folgemeldungen
Die Länderkontaktstelle prüft eingegangene Meldungen auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und auf die Betroffenheit von niedersächsischen Behörden.
Sofern eine Betroffenheit vorliegt, wird die Information unverzüglich per E-Mail an die LMÜ und zur Kenntnis an ML mit mindestens folgenden Informationen weitergeleitet:
Sollte der Termin für die Rückmeldung durch die LMÜ nicht einzuhalten sein, erfolgt eine direkte und zeitnahe Kontaktaufnahme mit der Länderkontaktstelle. Erfolgt trotz Erinnerung durch die Länderkontaktstelle keine Rückmeldung oder Kontaktaufnahme durch die LMÜ wird ML darüber informiert.
Für die Rückmeldung der zuständigen LMÜ ist die Formularvorlage "Folgemeldung" zu nutzen und per E-Mail mit ggf. weiteren Anlagen an die Länderkontaktstelle zu übermitteln. Der Betreff der E-Mail ist mit "Amtshilfe", der Nummer der Meldung und dem Titel der Ausgangsmeldung zu kennzeichnen.
Die von der LMÜ übermittelte Folgemeldung wird durch die Länderkontaktstelle auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit geprüft. Unklarheiten, die über reine Rechtschreibfehler hinausgehen, werden nach Absprache mit der zuständigen LMÜ korrigiert.
Vor der Weiterleitung der Folgemeldung an die nationale Kontaktstelle über das iRASFF wird die Meldung von der Länderkontaktstelle zur Zustimmung an ML geschickt. Erteilt ML keine Zustimmung, muss die Meldung von der Länderkontaktstelle mit der LMÜ noch einmal abgestimmt und erneut an ML zur Zustimmung gesendet werden.
Zusätzliche Information des ML durch die Länderkontaktstelle
Das ML erhält alle Meldungen zur Amtshilfe und Zusammenarbeit, die der Länderkontaktstelle übermittelt werden, zur Kenntnis, sofern keine anderen Absprachen getroffen werden.
